In einer übersichtlichen Kontenplanung möchte man auch immer die Kontenbezeichnung mit aufgeführt haben – denn wer merkt sich schon Zahlen und die damit verbunden Vorgänge. Doch gerade wenn mehrere Mitarbeiter in die Kontenplanung involviert sind, mündet die manuelle Kontenbezeichnung oft ins Chaos.

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Sie kennen das vielleicht: Sie haben sich eine Kontenplanung im Excel zusammengestellt und möchten nicht nur das Konto mit der Kontonummer, sondern auch die Kontenbezeichnung aufführen. Die geben Sie dann manuell ein. Ein paar Zeilen weiter unten taucht das Konto noch mal auf, und Sie fragen sich: Wie hatte ich die Kontenbezeichnung oben genau geschrieben? Und dann geben Sie sie aus dem Gedächtnis ein. Die Chance, dass sie damit falsch liegen, ist hoch. Damit schaffen Sie unterschiedliche Bezeichnungen von ein und dem selben Konto, dass Ihnen später beim Filtern oder Selektieren mehr Arbeit machen wird. Oder schlimmer noch: Ihre Kontenplanung wird verfälscht. Enthält Ihre Exceltabelle nicht zu viele Konten, können Sie die Fehlergefahr minimieren, indem Sie die gesuchte Kontobezeichnung suchen, kopieren und am neuen Platz einfügen. Ganz Fortgeschrittene nutzen den SVerweis im Excel. Dabei muss aber immer die richtige SVerweis-Formel in der entsprechenden Spalte eingetragen werden. Das bedeutet ebenfalls Aufwand und die Gefahr, die falsche Formel zu kopieren oder mein Einfügen zu verändern.

Der SVerweis in OCT: Mit FlexAction Auffüllen immer die korrekte Kontenbezeichnung in der Kontenplanung

Die Vorteile von OCT als datenbankbasierte Lösung im Gegensatz zu Excel sind schnell zusammengefasst: Sicherheit bei großen Datenmengen, Objektorientierung, die Standards schafft und der Mehrbenutzerbetrieb. Zu den durch Objektorientierung geschaffenen Standards gehört auch ein automatisches Zuordnen und einfügen von korrekten Kontenbezeichnungen zu Konten in der Kontenplanung. Denn mit der FlexAction Auffüllen kann direkt in der dahinter liegenden SQL-Prozedur festgelegt werden, in welcher Datenbank-Spalte die korrekte Kontenbezeichnung liegt und sie von dort immer automatisch und richtig einfügen. Um dieses Ergebnis auch nicht wieder verfälschen zu können, empfiehlt sich ebenfalls eine Sperrung der Spalte durch den XLS-Strict-Befehl in der Detailanzeige im Spaltenkopf.