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Monthly Archives: Februar 2018

Personalcontrolling braucht Schnittstellen

Für effizientes Controlling in der Baubranche: Neue SX Integrator-Schnittstelle zur Bausoftware von BRZ

Nicht nur in Zeiten von Bauboom und Niedrigzinsen ist effizientes Controlling in der Baubranche wichtig. Doch macht es sich genau da bemerkbar. Denn nirgendwo schlagen sich Änderungen in der Projektplanung und -entwicklung merklich auf die Unternehmensplanung und im Controlling nieder. Eine Schnittstelle zwischen Bausoftware und Controlling-Software ermöglicht nicht nur eine automatische Übernahme von Finanzdaten in die Controlling-Software sondern auch tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche für das Controlling in der Baubranche. Neben einer bereits bestehenden Schnittstelle zur Bausoftware von Nevaris bietet SX Integrator jetzt auch eine Schnittstelle zur Bausoftware von BRZ.

Standardisierte Schnittstelle zur Bausoftware von BRZ – Finanzdaten auf Knopfdruck für das Controlling in der Baubranche

Die neue SX Integrator-Schnittstelle zur Bausoftware von BRZ ermöglicht dem Controlling in der Baubranche die effiziente Übertragung von Daten der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sowie von offenen Posten von der BRZ-Bausoftware in die Controlling-, Finanzplanungs-, oder Unternehmensplanungslösung. Von der Bereitstellung aller Einzelbuchungen und der Zuordnung des Kontotyps (Bilanz, GuV) nach Standardkontorahmen über die Bereitstellung der aktuellen Sachkonto-, Kostenstellen- und Kostenträgerbezeichnungen bis hin zur Übernahme aller benötigten Mandanten, Rechnungskreise, Geschäftsjahre und Perioden bedeutet die neue Schnittstelle für das Controlling in der Baubranche viel Zeiteinsparung und die Vermeidung von Fehlern, die durch manuelle Übertragungen oft gemacht werden.

Standardisierte Datenbasis für das Controlling in der Baubranche – Vielfältige Nutzung der ERP-Daten durch Schnittstelle zur Bausoftware von BRZ und auch von Nevaris

Nach der Extrahierung der benötigten Finanzdaten durch die neue SX Integrator-Schnittstelle aus der Bausoftware von BRZ werden diese standardisiert in einem Data Warehouse gespeichert. Somit sind nicht nur der Vergleich und das Ins-Verhältnis-Setzen von IST- und Plan-Daten in der Unternehmensplanung oder im Controlling in der Baubranche problemlos möglich, sondern auch die universelle Weiterverarbeitung der Daten für verschiedene Planungsthemen wie z.B. die GuV-Planung, aber auch die Liquiditäts- oder Investitionsplanung. Auch eine Schnittstelle zur Bausoftware von Nevaris befindet sich bereits im Portfolio von SX Integrator. Der „Single Point of Truth“ für die Datenhaltung ist auch in der Baubranche ein wichtiges Thema zur Steigerung von Effizienz und Genauigkeit.

Hier finden Sie die detaillierte Leistungsbeschreibung zur SX Integrator-Schnittstelle zur Bausoftware von BRZ.

Fehlt Ihnen noch eine Schnittstellen-Anbindung für Ihre Bausoftware? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

In der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung bedeutet Währungsumrechnung oft viel Zeitverlust

Automatische und aktuelle Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung mit Zusatzjournalen

Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften in unterschiedlichen Ländern ist die permanente Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung ein erheblicher Zeitaufwand. Gerade im Bereich der Abgrenzungsbuchungen, die oft mit Zusatzjournalen in den ausländischen Gesellschaften erfasst werden, bedeuten die wechselnden Kurse einige Betragsdifferenzen, die sich negativ in der Bilanzerstellung oder GuV-Erstellung auswirken können. Besonders bei Quartalsberichten steigt der Arbeitsaufwand bei der Anpassung von Wechselkursen in Zusatzjournalen. Wir zeigen zwei Möglichkeiten, wie diese Hürde genommen werden kann.

1.    Möglichkeit der Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GUV-Erstellung: Formular zur monatlichen Schlusskurs- sowie Durchschnittskurserfassung und Übertragung in eine Umrechnungstabelle für die Anpassung der Zusatzjournale

Die erste Möglichkeit der halbwegs automatischen und damit aktuellen Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung lässt sich durch ein Formular zur monatlichen Schlusskurs- und Durchschnittskurserfassung in der eigenen Finanzplanungs- oder Controllinglösung lösen. In unserem Fall war das Corporate Planner. Wenn also die ausländischen Gesellschaften die Zusatzjournale in der Heimatwährung erfassen, in unserem Fall in unserer Detailplanungssoftware SX DataFactory, dann wird monatlich der Schlusskurs und der errechnete Durchschnittskurs in das Formular von Corporate Planner eingepflegt. Dabei wird der Schlusskurs für die Bilanzkonten und der Durchschnittskurs für die GuV-Konten benötigt. Dann können die Daten per Skript von dem Formular in eine Umrechnungstabelle von SX DataFactory übertragen werden. Durch eine integrierte Funktion rechnet diese die dort angelegten Zusatzbuchungsjournale automatisch um.

Denkbar wären in diesem Szenario auch ein Kursvortrag und eine Vorprognose der Kursentwicklung aufgrund von Kalkulationen der bereits eingetragenen Werte.

Doch auch hier ist noch etwas manuelle Arbeit notwendig, wenn der Schlusskurs erst recherchiert und der monatliche Durchschnittskurs aus den Tageskursen errechnet werden muss – ohne Frage zeitaufwendig und fehleranfällig. Dies kann mit unserer zweiten Möglichkeit noch weiter verbessert werden.

2.        Möglichkeit der Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung: Tagesaktuelle Wechselkurse aus dem Web mit Power Query einbinden und Zusatzjournalwerte automatisch anpassen

Bei dieser zweiten Möglichkeit ist ein bisschen technisches Geschick gefragt, aber mit der genauen Anleitung von Robert Lochner von Linearis auf seinem Blog – von dem auch wir uns haben leiten lassen – dürfte die Einrichtung auch für Laien kein Hexenwerk sein.

Grundsätzlich werden bei dieser Methode die Wechselkurse tagesaktuell von der Website der Europäischen Zentralbank per XML-Feed von PowerQuery in Excel oder in unsere Excel-nahe SX DataFactory übertragen. Dabei muss nach der Auswahl aller Felder des XML-Feeds im Power Query Editor die intuitive Listenform in die Felder Datum und Wert mit Dezimalzahl transformiert werden. Bis auf die Textfelder mit den Währungsbezeichnungen können alle anderen Spalten entfernt werden. Danach ist es möglich, sich die Werte in eine Exceltabelle oder auch zusätzlich in ein PowerPivot Datenmodell zu laden und anzeigen zu lassen. Eine Aktualisierung der Wechselkurse findet dann mit dem Befehl „Aktualisieren“ statt.

Wer noch eine visuelle Aufbereitung der Wechselkurse benötigt, behilft sich einfach mit einer Pivot-Tabelle mit einem PivotChart, welches die Kurse auf Tagesbasis visualisiert.

Eine detaillierte Anleitung der Anbindung des XML-Feeds der Europäischen Zentralbank finden Sie auf dem Blog von Linearis.

Haben Sie mithilfe von Power Query schon einmal Ihren Controller-Alltag erleichtert? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten (Teil 2)

Im ersten Teil unserer Blogartikel-Reihe über die Herausforderungen der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten, haben wir die am häufigsten vorkommenden Anforderungen analysiert und sind auf die Schwierigkeit einer dynamischen Ressourcenplanung eingegangen. Jetzt betrachten wir die wechselnde Zuordnung von Mitarbeitern zu Kostenstellen und schwankende Teilnehmerzahlen.

1.    Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Mitarbeiter mit monatlich wechselnder Kostenstellenaufteilung und dezentrale Planung durch die Teamleiter

In der beruflichen Weiterbildung haben Mitarbeiter generell ein sehr breites Aufgabenfeld und führen demnach mehrere Maßnahmen durch. Diese wechseln zudem noch jede Woche. Das heißt auch die Kostenstellenzuordnung der Mitarbeiter ändert sich, was die Planungsprozesse verkompliziert. Hinzu kommen natürlich noch typische Änderungen in der Lohnberechnung, die ebenfalls einkalkuliert sein sollten. Darüber hinaus ist es auch für das Controlling von Weiterbildungsinstituten wünschenswert, wenn die Teamleiter, auch Profitcenter-Owner genannt, die Planung selbstständig durchführen können. Wird dieses Vorhaben wie so oft mit Excel umgesetzt, finden sich dann unterschiedliche Datei-Versionen im Umlauf und die Zusammenführung der unterschiedlichen Datenquellen kostet wertvolle Zeit und oft auch Genauigkeit in der Endberechnung. Darüber hinaus begleitet einen dauerhaft das Gefühl, dass Formeln hätten herausgelöscht oder verändert werden können, woraufhin eine noch aufwendigere Fehlersuche beginnt.

Lösung:

Das Problem der flexiblen Kostenstellenplanung in der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten löst sich in erster Hinsicht einmal dadurch, dass überhaupt eine Planung auf Kostenstellen möglich ist. Im zweiten Schritt lässt sich die Dynamik nur durch eine tagesaktuelle Datenintegration der Daten aus der Lohnbuchhaltung in das Planungssystem abbilden. Mit einer performanten Schnittstelle, wie unserer SX Integrator für DATEV, lassen sich diese zum Beispiel aus DATEV per Knopfdruck extrahieren und einfach, schon nach Kostenstellen sortiert in die Planungslösung eingespielt. Dann passt sich mit jedem neuen Datenimport auch die Unternehmensplanung dynamisch an. Um Lohnänderungen entsprechend einzuplanen, empfiehlt sich auch die Verwendung eines indizierten Lohnmodells

Das Chaos von ausgetauschten Excel-Listen lässt sich am Besten durch eine datenbankbasierte, aber immer noch Excel-nahe Lösung mit Web-Oberfläche lösen, wie bei unserer SX DataFactory. Dann können Teamleiter die geforderten Planungswerte einfach über den Internet-Browser in einem einheitlichen, festgelegten Format eingeben, ohne Gefahr zu laufen, Formeln zu löschen. Alle erfassten Daten werden zentral in einem Data Warehouse gespeichert. So hat die genutzte Planungslösung immer direkten Zugriff auf die Daten, die gerade benötigt werden. Wenn auch die IST-Daten, die per Schnittstelle aus den ERP oder FIBU-Systemen integriert werden, ebenfalls in diesem Data Warehouse gespeichert werden, lassen sich auch ganz einfach Soll- und Ist-Vergleiche erstellen, um die Unternehmensplanung kontinuierlich nachzuhalten.

2.    Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Unterschiedlichste Teilnehmertypen und schwankende Teilnehmerzahlen

Typischerweise finden sich bei der beruflichen Weiterbildung analog zum breiten Angebotsportfolio auch die unterschiedlichsten Teilnehmertypen. Da fängt die Unterscheidung schon beim Alter an, geht über den Schulabschluss oder bereits erworbene berufliche Kenntnisse bis hin zur Dauer der bewilligten Maßnahme. Ebenso schwanken die Teilnehmerzahlen, und das nicht nur, weil sich einige mehr den weiterbildenden Maßnahmen verpflichtet fühlen als andere. Einige schließen eine Maßnahme vielleicht besonders schnell ab und andere brauchen etwas länger. Wieder andere bekommen einen neuen Job oder die Maßnahme wird vom Leistungsträger nicht mehr länger bewilligt. Auch das bringt Bewegung in die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten.

Lösung:

Auch hier ist es wichtig, erst einmal die Vielfalt der Teilnehmertypen in der Planungslösung abbilden zu können, das heißt, individuell neue Typen in die Planung aufzunehmen, zu erweitern oder löschen zu können. Weiterhin hilft die Erstellung eines Deflationsindex, um die Teilnehmerentwicklung in Tendenzen anzunehmen. Die Berechnung dieses Index speist sich aus den IST-Daten der vorherigen Jahre und kann auch hier bei einheitlicher Datenhaltung im Data Warehouse entsprechend der aktuellen Werte angepasst werden.

Schlussendlich lässt sich sagen, dass die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten durchaus dynamisch durchgeführt werden kann, wenn eine gute Integration der IST-Daten besteht, eine einheitliche Datenhaltung im Data Warehouse und eine Planungslösung eingesetzt wird, die selbst flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassbar ist – auch ohne Programmieraufwand.

Sind Sie ein Weiterbildungsinstitut und haben mit anderen Herausforderungen zu kämpfen? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie unten ein Kommentar schreiben.

Jetzt anmelden zum Webinar „Effizientes & detailliertes Vertragsmanagement mit SX DataFactory“

Detailliertes Vertragsmanagement ist wichtig für eine genaue GuV-Planung, denn 60-80% der betrieblichen Gemeinkosten sind vertragsgebunden und damit gut planbar. Doch immer noch gibt es in vielen Unternehmen unbekannte Verträge z.B. von Softwarelösungen, Leasing oder Services, die dauerhaft Kosten verursachen, aber gar nicht mehr genutzt werden. Oft ist das auch durch ein fehlendes Vertragsmanagement zu erklären, welches die Unternehmensverwaltung oder das Controlling auch bei fristgemäßen Kündigungen der Verträge unterstützen könnte. So entgehen Unternehmen etwa 20% Einsparungspotential.

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Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen (Teil 1)

Berufliche Weiterbildung ist ein weites und kostenintensives Feld, dessen effiziente Bewirtschaftung von einer äußerst flexiblen Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen abhängt. Denn nicht nur die Verteilung von Ressourcen und Mitarbeiter ist äußerst dynamisch, sondern auch die Teilnehmerzahlen sind es. Im Folgenden beschreiben wir die gängisten Anforderungen an sowie die wichtigsten Komplexitätstreiber in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen und zeigen auf, wie sie gelöst werden können.

In der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen dringend benötigt: Transparenz über Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen und verlässliche Dateneingaben

Generell kann über die Anforderungen an die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen gesagt werden, dass sie sich nicht so groß von denen anderer Unternehmen unterscheiden. So werden auch hier lange Planungsprozesse, eine aufwendige und fehleranfällige Dateneingabe sowie -übernahme und sowohl die Intransparenz der Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen als auch die Intransparenz der Ressourcenauslastung des Teams bemängelt.

Besonders werden diese Anforderungen nur im Kontext der doch speziellen Geschäftsprozesse von Weiterbildungseinrichtungen. Dazu gehören z.B. die unterschiedliche Dauer der beruflichen Weiterbildungen (zwischen 2 Tagen und 4 Jahren), die wöchentlich wechselnde, große Bandbreite von eingesetzten Ressourcen oder die vielfältigen Tätigkeitsprofile von Mitarbeitern unter unterschiedlichen Kostenstellen. Hier kommt ordentlich Bewegung in die Wirtschaftsplanung.

Auch unter dem hohen Kostendruck der Leistungsträger, wie z.B. den gesetzlichen Rententrägern, Berufsgenossenschaften sowie Arbeitsagenturen, sind in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen folgende Punkte besonders wichtig:

  • Planung und tagesgenaues Controlling bis auf Produktebene
  • Ausweis der Maßnahmen- und Team-Deckungsbeiträge zum Planungszeitpunkt
  • Möglichkeit zur Bewertung von Szenarien (wie z.B. Preisvariationen oder Angebotsportfolio)
  • Erkennen und Bewerten von Minderauslastungen (Leerkosten)
  • Deutliche Verbesserung von Planungsdauer-, -transparenz und -qualität

Dem stehen oft eine getrennte Erlös- und Kostenplanung auf Teamebene sowie verschiedene Systeme für die Lohnbuchhaltung und die Vertragsverwaltung entgegen, die ein Ins-Verhältnis setzen der relevanten Daten erschwert und damit auch die Berechnung von Szenarien aufwendig macht.

1.    Herausforderung: Flexible Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen mit umfangreichen Maßnahmen und dynamischer Ressourcennutzung

Klassischerweise sind die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung in Weiterbildungseinrichtungen sehr breit aufgestellt und reichen von der kaufmännischen und gewerblich-technischen Ausbildung bis hin zum Rehabilitationsvorbereitungstraining für Personen mit psychischen und/oder sozialen Problemen. Folgende Herausforderungen erwachsen aus diesem Tatsachenbestand:

  • Breite Palette an unterschiedlichen Maßnahmen und Ressourcen
  • Wöchentlich wechselnde Ressourcen pro Maßnahme
  • Aber auch an Teilnehmer gebundene Ressourcen
  • Teilen von Ausbildungsressourcen unter mehreren Teilnehmern, indem Ausbildungsteile konsolidiert werden
  • Ressourcen mit Folgeressourcen z.B. Raum mit PCs, Maschinen und Lizenzen

Lösung:

Aufgrund der breiten Produktpalette ist eine äußerst detaillierte Erfassung dieser für die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen unablässig. Doch die Produktpalette und damit die angebotenen Maßnahmen sind bei jeder Einrichtung sehr individuell zusammengestellt, weshalb hier nur eine Planungslösung unterstützen kann, die einen hohen Detaillierungsgrad aber auch viele Individualisierungsmöglichkeiten zulässt. So muss sowohl eine flexible Gruppierung von Ressourcen sowie eine kurzzeitige oder wöchentliche Maßnahmenplanung möglich als auch bestimmte Abhängigkeiten definierbar sein. Dann lässt sich auch sehr einfach eine Verrechnungspreisermittlung von solchen Ressourcengruppen verwirklichen.

Lesen Sie hier den 2. Teil des Artikels->

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