Saxess – controlling intelligence

Monthly Archives: August 2019

SX Integrator bietet jetzt eine Amondis-Schnittstelle und eine Via-S-Schnittstelle für effizienteres Krankenhaus-Controlling und Pflegecontrolling

Für ein effizientes Krankenhaus-Controlling und Pflegecontrolling auf Knopfdruck: SX Integrator bietet neue Amondis-Schnittstelle und Via-S-Schnittstelle

Das Pflegecontrolling und das Krankenhaus-Controlling werden in Zeiten von Pflegestärkungsgesetz und Fachkräftemangel immer wichtiger. Doch wichtige Kennzahlen werden nur mit viel manuellem Aufwand oder gar nicht erhoben. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, bietet der der SX Integrator jetzt eine Amondis-Schnittstelle und eine Via-S-Schnittstelle. Er erweitert damit sein Integrationsportfolio nochmals um weitere wichtige IT-Systeme im Gesundheitswesen.

Wenig Branchen haben eine so heterogene IT-Landschaft wie die Gesundheitsbranche. Für das Krankenhaus-Controlling und das Pflegecontrolling müssen die relevanten Daten dann meist aus teilweise 3 Systemen oder mehr händisch exportiert werden. Die Controlling-Abteilung fügt sie dann in eine Excel-Liste zusammen, um sie dort auszuwerten oder in ein Auswertungssystem zu importieren. Da teilweise vom Gesetzgeber z.B. wie durch das Pflegestärkungsgesetz tägliche Mindestpersonalquoten für gewisse Teilbereiche in Krankenhäusern gefordert werden, muss das Reporting ebenfalls tagesgenau sein. Dies ist manuell oft nicht oder nur fehleranfällig zu leisten.

Amondis-Schnittstelle und Via-S-Schnittstelle komplettieren das SX Integrator-Portfolio für das Pflegecontrolling und Krankenhaus-Controlling auf Knopfdruck

Die Datenintegration durch Schnittstellen kann den Aufwand für das Controlling in Krankenhäusern und in der Pflege enorm verringern und damit für mehr Steuerungsmöglichkeiten sorgen. Um die heterogene IT-Landschaft des Gesundheitswesens optimal zu vernetzen, hat der SX Integrator bereits Standard-Schnittstellen zu in der Gesundheitsbranche beliebten ERP-Systemen wie z.B. Diamant, Micos, CGM Sozial, Microsoft Dynamics NAV im Portfolio. Jetzt werden auch das oft in Krankenhäusern eingesetzte Amondis sowie das in Pflegeeinrichtungen beliebte Via-S automatisiert angebunden. Dabei können folgende Daten auf Knopfdruck oder per nächtlichem Batch-Job vollautomatisch exportiert werden:

Finanzbuchhaltung:

  • Stammdaten der Gesellschaften Nummer, Name, Geschäftsjahresbeginn)
  • Sachkontenstamm (Kontonummer, Kontoname, Kontotyp (Bilanz, GuV))
  • Buchungen (Gesellschaftsnummer, Kontonummer, Geschäftsjahr, Periode, Belegnummer, Buchungstext, Belegdatum, Buchungsdatum, Soll, Haben

Kostenrechnung:

  • Stammdaten Kostenstellen und Kostenträger (Nummer, Bezeichnung)
  • Buchungen (Gesellschaftsnummer, Kostenstellen, Kostenträger, Geschäftsjahr, Periode, Belegnummer, Buchungstext, Belegdatum, Buchungsdatum, Betrag)

Offene Posten:

  • Debitoren- und Kreditorenstamm (Kontonummer, Kontoname)
  • Einzelbewegungen (Mandantennummer, Kontonummer, Geschäftsjahr, Periode, Rechnungsnummer, Buchungstext, Rechnungsdatum, Rechnungsfälligkeitsdatum, OP-Status (offen/ausgeglichen), Soll, Haben)

Doch der Königsweg ist es, auch die Daten aus den Systemen der Leistungsabrechnung sowie der Personalabrechnung und der Personaleinsatzplanung für das Krankenhaus-Controlling und das Pflegecontrolling bereit zu stellen. Mit über 100 Standardschnittstellen deckt der SX Integrator auch diese Anforderungen immer umfangreicher ab. Zu bereits angebundenen Systemen in der Leistungsabrechnung gehören Cairful, Euregon SNAP, Medifox, Micos Bevia und Vivendi NG. Bei der Personalabrechnung sind es zum Beispiel Kidicap, P&I Loga, SD Worx Fidelis, aber auch klassisch Sage HR oder DATEV Lohn.

Nicht nur Integration: Einheitliches Datenmodell macht das Krankenhaus-Controlling und das Pflegecontrolling systemunabhängig

Einheitliche Datenbasis des SX Integrators

Um dem Thema Integration bisher vielleicht komplett vorbeugen zu können, haben Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen bevorzugt alle Lösungen für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Leistungsabrechnung und Personalabrechnung vom gleichen Hersteller bezogen – obwohl diese in manchen Bereichen vielleicht benutzerunfreundlicher oder ungeeigneter sind als spezialisiertere Systeme. Gleichzeitig entspricht der Marketing-Slogan „Integrierte Lösungen aus einer Hand“ nicht immer der Wahrheit. Auch Systeme vom selben Hersteller sind oft durch Zukäufe ins Portfolio gekommen. Andererseits wurden zusätzliche Module oft mit nicht genügend oder zu viel Rücksicht auf die Hauptkomponenten eines oft 20-Jahre gewachsenen Systems neu entwickelt.

Dabei kommt es noch nicht mal so sehr auf die technischen Komponenten an, um einen Datenaustausch sicher zu stellen. Denn die entscheidende Grundlage für Auswertungen auf Knopfdruck im Pflegecontrolling und Krankenhaus-Controlling ist ein einheitliches Datenmodell. Dieses strukturiert die unterschiedlich in Tabellen strukturierten aber auch unterschiedlich bezeichneten Daten und wie diese zueinander in Beziehung stehen. Oft wird erst nach einem Datenintegrationsprojekt sichtbar, wo auch die Datenqualität verbessert und die Berechnungsgrundlage von Kennzahlen vereinheitlicht werden muss. Darüber hinaus fehlt vielen Herstellern von Gesamtlösungen auch das fachliche Verständnis für die Aufgaben des Controllings in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, sodass die Entwicklung einer Auswertung zur Krankheitsstatistik zum größeren Problem werden kann.

Der SX Integrator bietet Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen mit seinem einheitlichen Datenmodell, einem herstellerunabhängigem Data Warehouse und seinen über 100 Standardschnittstellen die Möglichkeit, mit den jeweils besten Systemen für jeden Bereich zu arbeiten und trotzdem ein effizientes Krankenhaus-Controlling und Pflegecontrolling aufzubauen.

Bei Interesse, geben wir geben Ihnen gern eine Webdemo des SX Integrators. Kontaktieren Sie uns dazu gern über das Kontaktformular.

Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen des EJF geht jetzt dezentral viel schneller

Dezentral schnell: Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit zentraler, sicherer Datenhaltung beim Evangelischen Jugend- und Fürsorgewerk (EJF gemeinnützige AG)

Die Abbildung der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen in Excel und sogar handschriftlich war wie bei vielen Unternehmen der Sozialwirtschaft auch beim EJF gängig. Dies bedeutete aber einen hohen Aufwand und ein gewisses Fehlerpotenzial verschiedene Datenformate zusammenzufügen. Mit SX DataFactory gelingt dem EJF jetzt bereits im 3. Jahr eine dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung, die mehr als doppelt so schnell und vor allem sicher durch eine zentrale Datenbasis ist.

Immer gerne noch mit Excel: Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen wird oft mit dem beliebten Tabellenverarbeitungsprogramm bewältigt. Grund dafür ist sicher auch, dass gerade in der Sozialwirtschaft Wirtschaftsdaten dezentral aus verschiedenen Einrichtungen und Häusern erhoben werden müssen, die nur Board-Mittel zur Verfügung haben. Auch die Schulung für eine andere Softwarelösung erscheint zu aufwendig, wenn der Wirtschaftsplanungsprozess nur einmal im Jahr durchgeführt wird. Doch der Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Zusammenführen diverser Excel-Listen ist nicht zu unterschätzen. Das bemerkte auch das EJF, welches den Wirtschaftsplanungsprozess schon immer dezentral organisiert hat, aber dabei sehr individuell vorging.

Auf der Suche nach Optimierung: Individuelle, handschriftliche oder Excel-Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF

Nicht nur die Form der Datenerfassung im Zuge der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF war individuell und reichte von Excel-Listen bis hin zu handschriftlichen Notizen. Sondern auch die Form und der Aufbau der Planung war höchst individuell. Dies führte zu einem enormen Aufwand, die verschiedenen Formen und Arten in eine einheitliche Excel-Liste zusammenzuführen. Ein erster Schritt der Optimierung war dann eine gemeinsame Excel-Liste, die aber auch durch Änderungen der Formatierung keine verlässliche Datenhaltungsquelle war. Letztendlich bot die SX DataFactory mit ihrer Excel-nahen Oberfläche aber zentralen Datenspeicherung in einer Datenbank die flexible aber sichere Alternative für die Wirtschaftsplanung vom EJF.

Um einen schnellen Projektstart in 2016 zu realisieren, wurde SX DataFactory anfangs in einer Cloud-Umgebung aufgebaut, die der EJF aber 2017 durch eigene Ressourcen abgelöste. Von einem System zur einfachen Erfassung von GuV-Plandaten auf Kostenstellenebene mauserte es sich in den Folgejahren zum umfassenden Tool für Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit Sachkostenplanung, Erlösplanung und Investitionsplanung. Dabei bewies es sowohl seine Flexibilität im Bereinigungsprozess der Kostenstellenstruktur als auch seine Vielseitigkeit im Einsatz als Vertragsmanagement-Tool für Miet-, Erbpacht-, und Darlehensverträge außerhalb der Wirtschaftsplanung. Im einmal im Jahr stattfindenden, dezentralen Planungsprozess erfassen nun etwa 100 Kostenstellen-Leiter ihre Planzahlen für etwa 700 Kostenstellen im Excel- oder Webclient von SX DataFactory, wobei einige davon auch zentral geplant werden.

Mehr zum Projekt lesen Sie hier in der Saxess Story vom EJF:

Saxess Story zur Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen den EJF

Nicht mehr 9 sondern 3 Monate: Dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen ist mit SX DataFactory schnell, flexibel und sicher

Nach mittlerweile 3 Planungszyklen mit SX DataFactory und diversen Anpassungen zur Optimierung des Planungsprozesses liegen die Vorteile für das EJF klar auf der Hand, denn nicht nur der Prozess der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen an sich konnte merklich verkürzt werden, sondern auch in vollem Umfang von der Flexibilität und Einfachheit des Systems profitiert werden. Das bedeutet im Einzelnen:

  • Verkürzung des dezentralen Planungsprozesses mit 3 Mitarbeitern im Controlling von 9 Monaten auf 3 Monate
  • Umfassende und akkuratere Wirtschaftsplanung mit der Berücksichtigung der Aspekte Erlöse und Investitionen, perspektivisch von Sachkosten & Verträgen
  • Mehr Flexibilität & Eigenständigkeit durch eigene Anpassung oder Erstellung von Planungsmasken
  • Höhere Qualität der Planungsdaten, da realitätsnah und medienbruchfrei eingesammelt
  • Hohe User-Akzeptanz durch Excel-nahe Oberfläche
  • Hohe Transparenz im Planungsprozess, da jeder jederzeit in der Planungsphase nachschauen und ggf. noch Korrekturen vornehmen kann.

In der langjährigen Zusammenarbeit mit Saxess Software hat sich ein gutes Modell der Zusammenarbeit eingespielt, die durch einen festgelegten, planerischen Rhythmus bestimmt wird, der angenehm für beide Seiten ist, aber auch durch ein gutes Projektmanagement von Seiten des EJF lebt. Weiterhin lobt das EJF die Reaktionsschnelligkeit, die Fachkompetenz sowie die Lösungsorientiertheit auf Seiten von Saxess Software.

Sie gestalten derzeit noch Ihre Wirtschaftsplanung mit Excel, wünschen sich aber mehr Sicherheit und Schnelligkeit in dem Prozess? Gern stellen wir Ihnen SX DataFactory in einer Webdemo vor.

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