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Monthly Archives: Oktober 2019

IFRS 16 Leases stellt Vertragsmanagement-Software auf die Probe

Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren: Vertragscontrolling nach IFRS 16 Standard auch für Unternehmen mit HGB-Bilanz von Vorteil

Bisher hat der IFRS 16 Standard und wie ihm entsprechend Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanziert werden die Unternehmen mit HGB-Bilanz nicht groß interessiert. Doch auch wenn das HGB weiterhin keine Ausweisung von Operativem Leasing in der Bilanz verlangt, könnte Ihre Bank bei der nächsten Kreditvergabe danach fragen.

Bereits seit fast einem Jahr ist der neue IFRS 16 Standard, nach dem vorrangig deutsche DAX-Unternehmen Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren müssen, in Kraft. Unternehmen mit HGB-Bilanz hören bei dem Thema immer noch weg. Interessiert mich nicht, betrifft mich nicht, heißt es oft. Solange das HGB mit seiner „Bilanzneutralität“ noch leasingfreundlich eingestellt ist und das Operative Leasing nicht in der Bilanz ausgewiesen werden muss, scheinen sie zumindest rechtlich gesehen auf der sicheren Seite. Doch der IFRS 16 Standard zieht trotzdem seine Kreise – und zwar bei den Banken.

Rating von Banken stark vom IFRS 16 Standard beeinflusst: Kreditvergabe an Unternehmen mit HGB-Bilanz verlangt mehr Details zu Verträgen im Leasing und macht Vertragscontrolling nötig

Durch ihre starke internationale Vernetzung beeinflusst der neue IFRS 16 Standard für die Leasingbilanzierung auch die deutschen Banken. Denn deren interne Ratingmodelle für die Kreditvergabe müssen mit den divergierenden Bilanzierungsstandards umgehen können. Da Banken- und Ratingagenturen einen größeren internationalen Fokus haben, richten sie sich eher nach dem neuen Bilanzierungsstandard. Das hat entweder umfangreichere Berichtswünsche oder Ratingveränderungen zufolge. Deshalb liegen bei einer Finanzierung die Unternehmen mit HGB-Bilanz vorne, die ihre Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren oder zumindest durch ein Vertragscontrolling nach dem IFRS 16 Standard Ihre Leasingverbindlichkeiten transparent nachweisen können.

Investoren halten es ähnlich wie die Banken, da sie nicht verschiedene Bilanzierungspraktiken unterschiedlicher Länder im Blick behalten können. Hier gewinnen auch die HGB-Bilanzierer, die transparent ihre wirtschaftliche Verfassung darlegen können – ohne aufwendige Recherche im Kleingedruckten eines Bilanz-Anhanges.

Detailliertes Vertragscontrolling um Verträge im Leasing nach IFRS 16 zu bilanzieren: Erfüllung des IFRS 16 Standard mit Excel-naher aber datenbankbasierter Lösung

Nun denken sich viele Unternehmen mit HGB-Bilanz, dass so ein Vertragscontrolling nach IFRS 16 Standard einfach mit einer Excel-Liste umgesetzt werden kann. Oft wird ein rudimentäres Vertragsmanagement bereits von der Verwaltung oder Organisation des Unternehmens geführt – bevorzugt in Excel. Doch bei Leasingverträgen, die nach IFRS 16 bilanziert werden sollen, müssen mehr als die üblichen Vertragsdetails erfasst oder berechnet werden wie z.B.

  • Stammdaten des Vertrags
  • Zu zahlende Raten
  • Bereits gezahlte Raten
  • Variable Zahlungen
  • Zinssätze (wenn bekannt) sonst Berechnung durch ein Näherungsverfahren
  • Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss, „lease incentives“
  • Vertragslaufzeiten
  • Kaufpreisoptionen
  • Vereinbarte Entschädigungszahlungen
  • Servicekomponenten

Diese Detailfülle resultiert aus der unterschiedlichen Betrachtung von Leasingverträgen nach IFRS 16, wo konsequent zwischen Finanzierung und Dienstleistung unterschieden wird.

Eine Excelliste ist für Details und Berechnungen von mehreren 100 Leasingverträgen nicht ausgelegt und kann Berechnungsfehler aufweisen. Sollten mehrere Personen diese Liste bearbeiten, dann können durch unterschiedliche Excel-Versionen Formatierungen und Berechnungen geändert werden. Doch für ein effizientes Vertragscontrolling, mit welchem Sie auch die Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren können, muss sich nicht gleich eine komplett neu zu erlernende IFRS 16-Software angeschafft werden. Besonders die Lösungen der Wirtschaftsprüfer sind oft sehr mächtig, unflexibel und unhandlich zu bedienen. Die Lösung könnten Dankenbank-basierte Tools mit Excel-Oberfläche sein, wie z.B. unsere SX DataFactory. Der Vorteil besteht in einem geringen Schulungsbedarf, da mit einer bekannten Oberfläche gearbeitet wird, aber die Daten sicher in einer Datenbank gespeichert und viel einfacher weiterverarbeitet werden können.

Kosteneinsparungen durch ein flexibles Tool für Vertragscontrolling & Anwendung der Trennung von Leasing und Services

Wird das Vertragscontrolling mit einem flexiblen Tool umgesetzt, mit dem Sie sowohl normale Verträge als auch Leasingverträge, die nach IFRS 16 Standard bilanziert werden müssen, erfassen, sparen sie bares Geld. Einmal natürlich durch den Einsatz eines einheitlichen Tools.

Andererseits auch durch die Kostentransparenz, welche mit einem Vertragscontrolling von Leasingverträgen erzielt wird. Nach Berechnungen von Experten lassen sich allein bei den Dienstleistungen Einsparungen von 5 % bis 10 % erzielen. Durch eine Umstellung auf ein „Open-End“-Leasingmodell sind Einsparungen von weiteren 10 % möglich. Im Gegensatz zum gängigen Closed-end-Model mit fester Laufzeit und Kilometerabrechnung wird der Restwert nicht aufgrund grober Annahmen fixiert, sondern er ergibt sich aus dem fairen Weitervermarktungserlös bei Vertragsende.

Wenn Sie mehr zu unserer IFRS 16 Lösung SX DataFactory erfahren möchten, zeigen wir sie Ihnen gern in einer unverbindlichen Webdemo. Kontaktieren Sie uns einfach! 

Investitionscontrolling ergänzt die Investitionsplanung

Investitionsplanung im Realitätscheck: Warum Sie mit Investitionscontrolling auch Ihr Unternehmen steuern können

Investitionsplanung ist mit den anstehenden Budgetplanungsrunden zum Jahresende wieder ein Thema für viele Unternehmen. Doch bloß mit der Top-Down-Planung von Investitionen oder dem dezentralen Einsammeln von Investitionsanträgen aus einzelnen Abteilungen ist es oft nicht getan. Investitionscontrolling ist mindestens genauso wichtig, um ein Unternehmen effizient zu steuern.

Planungen sind meist gute oder schlechte Vorsätze, die mal mehr oder weniger mit der Realität korrelieren. Das bemerken Unternehmen auch oft bei dem Thema Investitionsplanung – wenn Sie sich dazu überhaupt durchgerungen haben. Denn oft scheuen sich viele Unternehmen, Investitionen überhaupt zu planen und investieren eher bei Bedarf oder wenn die Kapitaldecke ausreichend ist. Doch von Unternehmenssteuerung kann da kaum die Rede sein. Obwohl es realitätsnaher wäre, schrecken viele Unternehmen vielleicht auch vor dem Aufwand zurück Investitionsanträge dezentral aus den Abteilungen einzusammeln. Dies erfordert nicht nur das Zusammenfügen vieler Excel-Listen, sondern zieht auch einen Wunsch nach Transparenz nach sich, was denn aus den Investitionsanträgen geworden ist. Top-Down-Planung wäre die einfachere Alternative. Wenn jedoch auch hier das Investitionscontrolling fehlt, können Unternehmen gar nicht feststellen, ob die Investitionsplanung realitätsnah war oder ob sie überhaupt umgesetzt wurde.

Investitionsplanung als fortlaufendes Projekt: Investitionscontrolling mit Soll-Ist-Abgleich auf Zeit und monatlichem Budgetabgleich

Stammdatenblatt eines Projektes im Investitionscontrolling

Anders als bei der Investitionsplanung steht beim Investitionscontrolling eher der Projektgedanke im Vordergrund: Was passiert mit der Investition nachdem sie genehmigt ist? Deshalb hilft erst einmal ein Stammdatenblatt, wo Projektleiter, Projektbeteiligte oder Projektstatus vermerkt sind. Wichtiger ist dann hingegen, dass jede Investition eine eindeutige ID-Nummer bekommen muss, die auch im Finanzbuchhaltungssystem bei den Eingangsrechnungen hinterlegt wird. So gewährleisten Sie eine genaue Zuordnung der Zahlungen zu den einzelnen Investitionsschritten. Durch Datenintegration, wie z.B. mit unseren SX Integrator Standardschnittstellen, können die Ist-Daten tagesgenau in eine Bewegungsdaten-Maske hineingeladen werden. Dabei handelt es sich sowohl um Daten aus der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung. Hier besteht dann sogar die Möglichkeit Investitionsbudgets auf verschiedene Perioden zu planen oder in ihnen zu realisieren

Maske für Plan- und Bewegungsdaten im Investitionscontrolling

Im Zusammenspiel mit der Finanzplanung oder dem Finanzcontrolling: Mit Investitionscontrolling das Unternehmen steuern

Wie lässt sich nun das Unternehmen mit Hilfe von Investitionscontrolling besser steuern? Hier ein paar der wichtigsten Erkenntnisse, die Ihnen bestimmte Handlungsoptionen bieten.

1. Wieviel Investitionsbudget ist noch übrig?

Egal, wie genau man plant, die Realität sieht meist oft anders aus. Da verzögert sich die Anschaffung eines bewilligten Investitionsguts oder der tatsächliche Kostenvoranschlag ist teurer als ursprünglich geschätzt. Je akribischer Sie solche Verschiebungen oder Veränderungen der Investitionsbeträge überwachen, umso genauer haben Sie reale Mittelabflüsse kurzfristig im Blick – besonders wenn die Liquidität im Fokus steht.

Mit einem genauen Fokus aufs tatsächliche Investitionsbudget können auch Prioritäten von Investitionen angepasst werden. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel das Investitionsgut mit Priorität 1 erst später geliefert werden kann, aber ein Investitionsgut mit Prio 2 vielleicht sofort verfügbar ist. Ebenso wissen Sie, ob Investitionsgüter überhaupt bestellt werden und Sie das Investitionsbudget voll ausgereizt haben oder dort vielleicht noch Kapitalreserven schlummern.

Zu guter Letzt können Sie im nächsten Planungszyklus auf realitätsnahe Daten zurück zu greifen, gerade, wenn regelmäßig Investitionen wie z.B. Maschinen getätigt werden. Umso genauer wird die nächste Planung.

Tagesaktuelle Auswertungen im Webclient über tatsächlichen Stand des Investitionsbudgets
2. Investitionen zum richtigen Zeitpunkt tätigen

Mit einem genauen Investitionscontrolling lässt sich auch der finanziell beste Zeitpunkt im Jahr bestimmen, wann eine Investition getätigt werden sollte. Das kann einerseits in Abstimmung mit dem Finanzcontrolling ein Zeitpunkt sein, an dem die Liquidität besonders gut ist oder gerade viel Umsatz gemacht wurde. Im Umkehrschluss erkennen Sie auch Liquiditätsengpässe oder eine kurzfristig unpassende Finanzlage schneller. Sie können Investitionen so rechtzeitig verschieben, um das Unternehmensergebnis nicht noch mehr zu belasten. Andererseits kann vielleicht auch die Preisentwicklung am Markt beobachtet und damit der ideale Zeitpunkt für einen Preisnachlass abgepasst werden.

3. Effekte von Investitionen erkennen und wie sie sich auszahlen

Investitionen dienen in erster Linie der Zukunftssicherung des Unternehmens und damit auch oft der Wettbewerbssteigerung. Gerade wenn neue Maschinen angeschafft werden, dann erhoffen sich Unternehmen auch ein Umsatzwachstum durch höhere Produktivität. Doch dies stellen Sie ebenfalls nur durch ein Investitionscontrolling fest. Ein einfacher Weg wäre hier, die Daten zu produzierten Stückzahlen und dem Verkauf in Beziehung zur Investitionssumme zu setzen. Wer es genauer wissen will, der sollte Produktionszahlen genau auf das Investitionsgut bzw. die Investitionsnummer zurückverfolgen können.
 

Realitätsnahe Investitionsplanung durch effizientes Einsammeln von Daten durch Kostenstellenleiter sowie mehr Transparenz

Nicht nur durch Investitionscontrolling unterziehen Sie ihre Investitionsplanung einem Realitätstest, sondern auch durch dezentrales Einsammeln von Investitionsanträgen durch Kostenstellenleiter. Denn diese sind schon im Planungszyklus näher an der Realität dran. Denn wer weiß besser, welche Investitionen zu tätigen sind als die Mitarbeiter, die operativ arbeiten. Wenn Sie sich vor diesem Aufwand bisher gescheut haben oder beim Versuch bereits zu viel Zeit beim Zusammenfügen aller Excel-Listen-Investitionsanträge vergeudet haben, dann gibt es auch hier Hoffnung. Das Einsammeln dieser Investitionsanträge kann schon viel effizienter ablaufen, wenn es über eine Weboberfläche geschieht und die Daten dann direkt in einer Datenbank gespeichert werden. Von dort aus können sie dann auch einfacher von anderen Lösungen für das Investitionscontrolling weiterverarbeitet werden.

Die digitale Investitionsliste für eine einfachere Investitionsplanung ohne Excel-Listen

Bei unserer Lösung SX DataFactory Investitionsplanung erfassen Kostenstellenleiter berechtigungsgesteuert Investitionsanträge dezentral im Web-Client. Alle Daten werden in einem zentralen Data Warehouse gesammelt, wohin bei Bedarf auch die Ist-Finanzdaten der Eingangsrechnungen – idealerweise gemappt auf die Investitions-ID – integriert werden. Durch simulierte Workflows können das Controlling oder die Anlagenbuchhaltung die Investitionsvorschläge mit weiteren Informationen ergänzen. Dies bildet dann die ideale Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. In Zusammenspiel mit dem anschließenden Investitionscontrollings können die Schritte des Einkaufs, der Inbetriebnahme und sogar des Monitorings im fortlaufenden Betrieb auch transparent verfolgt und gesteuert werden. Gleichzeitig ist es den Kostenstellenleitern möglich, das Ergebnis jeden Schritts per Leserechte transparent mit dem Webclient zu verfolgen. So bleibt z.B. immer ersichtlich, welche Investitionen von der Geschäftsführung bewilligt wurden oder aus welchem Grund auch nicht. Das fördert auch die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter weiterhin an der Investitionsplanung mitzuwirken.

Sie möchten mehr über unsere Lösungen zur Investitionsplanung und zum Investitionscontrolling erfahren? Dann zeigen wir Ihnen diese gern in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns über das Formular auf der linken Seite.

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