Saxess – controlling intelligence

Monthly Archives: März 2020

Planung von Investitionsmaßnahmen und zusammengesetzten Investitionsgütern in der Logistikplanung kann entscheidend die Liquidität beeinflussen

Liquidität und Abschreibungen genau im Blick: Planung von Investitionsmaßnahmen und kombinierten Investitionsobjekten in der Logistikplanung

Je realitätsnaher umso besser heißt es für die Abfallwirtschaft oder die Logistikplanung. Denn die detaillierte Planung von Investitionsmaßnahmen oder von kombinierten Investitionsobjekten dienen vor allem eins: Einer genaueren Sicht auf Liquiditätsabflüsse und einem langfristigen Überblick der Abschreibungen. Denn Genauigkeit zahlt sich bei hoher Komplexität trotz scheinbar hohem Mehraufwand oft aus.

Unternehmen betrachten bei der klassischen Investitionsplanung oft nur die einfachen Betriebsmittel. Doch nicht nur in der Fertigung, sondern auch in der Logistik führen sie einzelne Betriebsmittel wie z.B. ein LKW und ein Aufbau zu einem finalen Anlagengut zusammen. Jedoch kaufen diese Unternehmen die Komponenten für solche kombinierten Investitionsobjekte separat und oft zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Unterschiedliche Bedarfe oder Lieferzeiten spielen hier meist eine Rolle. Dies bedeutet einerseits unterschiedliche Abflüsse und damit Auswirkungen auf die Liquidität. Andererseits beeinflusst es auch die Abschreibungen. Daher sollten Unternehmen auch die Planung von Investitionsmaßnahmen in der Logistikplanung oder allgemeinen Investitionsplanung verankern.

Die Liquidität bei Abflüssen in der Logistikplanung genau kontrollieren: Unterschiedliche Kauf- und Aktivierungszeitpunkte bei kombinierten Investitionsobjekten

Wenn sie einzelne Investitionsobjekte die später zu einem Anlagegut kombiniert werden, in einer Planung von Investitionsmaßnahmen bündeln, dann behält das Controlling sowohl die Einzelkomponenten als auch das große Ganze im Blick. Sie können bei Bedarf sogar eine noch genauere Analyse der Amortisation durchführen.

Investitionsplanung geht dem Investitionscontrolling voraus

Mit SX DataFactory können sie z.B. einzelne Investitionsobjekte (Products) mit unterschiedlichen Kauf- und Aktivierungsdaten zu übergeordneten Investitionsmaßnahmen (Productlines) zuordnen. So kauft ein Unternehmen beispielsweise das Investitionsobjekt LKW beispielsweise im Januar, während es das Investitionsobjekt „Aufbau“ erst im März beschafft. Danach wird beides zum vollständigen Investitionsgut zusammengebaut. Unternehmen möchten es aber vielleicht erst im Juni aktivieren und abschreiben. Der Liquiditäsabfluss für die Teilkomponenten erfolgt jedoch schon eher. Mit ihrer Investitionsplanung sollten sie somit korrekt die Zeitpunkte der Einzelerwerbe und den Beginn der Abschreibung differenzieren. Genauso gut können Unternehmen diese Aufteilung auch zur Steuerung der Liquidität nutzen. Somit legen sie möglicherweise den genauen und damit günstigen Zeitpunkt der Zahlung sowie der Aktivierung fest.

Gesamtabschreibungen und spätere Abschreibungen bei Planung von Investitionsmaßnahmen und kombinierten Investitionsobjekten in der Logistikplanung

Bei kombinierten Investitionsobjekten, die z.B. im Rahmen einer Logistikplanung zu unterschiedlichen Zeiten angeschafft und aktiviert werden, gelten demnach auch unterschiedliche Abschreibungen. Der Unterschied von ein paar Monaten wirkt sich vielleicht auf den ersten Blick nicht groß aus. Doch die Zeiträume können sich aufgrund von Lieferengpässen oder spezieller Fertigung sehr in die Länge ziehen. Unternehmen sollten das genau im Blick behalten.

Ebenso wichtig ist dann auch die Gesamtabschreibung bei Fertigstellung des Investitionsguts im Rahmen der Investitionsmaßnahme. Denn diese ist in den meisten Fällen höher und hat eine längere Abschreibungsdauer. Darin verringern sich folglich die späteren Abschreibungsbeträge. Dies sollten Unternehmen wiederum in ihre Berechnungen einbeziehen, wenn der Amortisationszeitpunkt des Investitionsguts bestimmt werden soll.  

Vertragscontrolling unterstützt das Liquiditätsmanagement in der Corona Krise

Liquiditätsmanagement in der Corona Krise: Wie sie jetzt mit detailliertem Vertragscontrolling ihre Liquidität verbessern

Liquiditätsmanagement ist in der derzeitigen Corona Krise für viele Unternehmen das A und O. Umsatzeinbrüche lassen sich nur durch verstärktes Kostenmanagement abfangen. Da viele Sachkosten vertragsgebunden sind, kann jetzt ein detailliertes Vertragscontrolling dabei helfen, die Liquidität ihres Unternehmens zu verbessern.

Die Corona Krise erhebt das Liquiditätsmanagement für alle Unternehmen zur höchsten Priorität. Bei fehlenden Einnahmen geraten automatisch die Ausgaben in den Fokus. In solchen Zeiten macht auch Kleinvieh viel Mist. Doch wer hat schon den Überblick über alle vertragsgebundenen Sachkosten in einem mittelständischen Unternehmen ab 100 Mitarbeiter? Welche Zahlungen stehen in der nächsten Zeit an? Welche Verträge sind zwingend nötig und welche schon längst überflüssig? Und wo kann eine Zahlung vielleicht verschoben oder gestundet werden? Ein detailliertes Vertragscontrolling kann die Antworten dafür geben. Und eine Excel-Liste muss nicht unbedingt der effizienteste Weg sein, den Sie dafür gehen können.

Abteilungsübergreifend vertragsgebundene Kosten aufspüren: Liquiditätsmanagement in der Corona Krise hängt von Vertragsdetails ab

Verschaffen sie sich zuerst einen Überblick über alle bestehenden Verträge ihres Unternehmens. In liquiden Zeiten wird diese Verwaltungstätigkeit gerne vernachlässigt, aber jetzt ist sie unumgänglich. Etwas mehr Zeit ist dafür jetzt auch gegeben. Starten sie mit den Verträgen, die regelmäßige, meist monatliche Zahlungen nach sich ziehen wie z.B. Mietverträge, Strom- und Wasser Telekommunikationsverträge, Leasingverträge, Reinigungsverträge usw.. Durchforsten sie sicherheitshalber die letzten Kontoauszüge nach regelmäßigen Zahlungen, die ihnen nicht gleich in den Sinn gekommen sind. Dann weiten sie ihre Suche nach größeren Zeiträumen, wie quartalsweise oder jährliche Zahlungen aus, wie z.B. Softwarewartungsverträge, ÖPNV-Abokarten, Zeitungsabonnements o.ä.

Wichtig ist nicht nur, dass sie diese Verträge aufspüren und in einer Excel-Liste auflisten. Sondern auch die Vertragsdetails wie Kündigungsfristen, Zahlungsdatum und Zahlungsziel, aber auch den Unternehmensbereich, wie viele Benutzer eine Software hat und der Nutzen, der dahintersteht, sollte aufgeführt werden. Gerade in größeren, mittelständischen Unternehmen kann es vorkommen, dass viele Abteilungen dasselbe Tool nutzen, aber unterschiedliche Verträge abgeschlossen haben oder für gleiche Tätigkeiten unterschiedliche Tools nutzen. Ein abteilungsübergreifendes Vertragscontrolling bringt hier mehr Transparenz und damit sowohl Kostenkontrolle als auch Nutzungskontrolle.

Doch anstatt verschiedentlich zusammen getragene Excel-Listen mit Vertragsdetails in eine Liste zu packen, geht die dezentrale Datenerhebung mit einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung wie z.B. mit unserer DataFactory viel effizienter.

Vertragsmanagement mit DataFactory als Ergänzung zur GUV Planung

Mit Vertragscontrolling die Kündigungsfristen und Zahlungsabflüsse im Blick: Liquidität verbessern durch Vertragskündigungen oder Verhandlungen

Haben sie alle Verträge und deren Details zusammengetragen, dann können sie jetzt nicht nur die vertragsgebundenen Gesamtkosten sehen, sondern auch, wann, welche Zahlungen in welcher Höhe in nächster Zeit anstehen. Eine Übersicht über die Kündigungsfristen zeigt ihnen, welche Verträge sie zudem sehr schnell kündigen könnten und wieviel Kosten dadurch einzusparen sind. Das hilft Ihnen dann auch ihre Kosten zu steuern und damit die Liquidität zu verbessern. Dabei sollten sie nach Nützlichkeit der Verträge sowie die Anzahl von Mitarbeitern, die von einer Einschränkung durch die Kündigung betroffen wären, abwägen. So macht es vielleicht Sinn, die Monatskarten für den ÖPNV erst einmal zu kündigen, da Mitarbeiter im Homeoffice sie derzeit nicht benötigen. Ebenso sind Softwarewartungsverträge bei unkritischem Einsatz der Lösung tatsächlich erst einmal auch verzichtbar. Wir sprechen hier als Software-Dienstleister aus eigener Erfahrung.

Je detaillierter ihr Vertragscontrolling auch die monatlichen Kostenflüsse abbildet, umso genauer können sie Szenario-Rechnungen für ihr Liquiditätsmanagement in der Corona Krise durchführen. Denn wenn eine Kündigung möglicherweise nicht möglich ist, dann hilft vielleicht eine Verhandlung des Zahlungsziels oder die Stundung der Vertragskosten mit ihrem Vertragspartner. Doch dafür sollten sie genau wissen, welche Spielräume sie haben und benötigen. Denn aufgeschoben heißt ja nicht aufgehoben. Sondern alle Kosten stehen dann später auf einmal an. Auch das kann ihre Liquidität gerade in der Anfangsphase nach der Corona Krise stark belasten. Möglicherweise ist eine Teilzahlung dann die bessere Alternative. Da jetzt alle im gleichen Boot sitzen, können sie sicher sein, dass ihre Verhandlungspartner gesprächsbereit sein werden. Doch aus sie müssen die eigene Liquidität im Auge behalten.

Entdecken sie mit detailliertem Vertragscontrolling als Ergänzung zum Liquiditätsmanagement in der Corona Krise ihre vorhandenen Spielräume um ihre Liquidität zu verbessern – auch ganz ohne Excel-Aufwand, denn es gibt bereits gute vorgefertigte Lösungen.

Ambulante Pflegedienste benötigen schnelles Controlling durch Schnittstellen zu BoS&S und Geocon

Effizientes monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste: SX Integrator bietet jetzt BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle

Ein effizientes monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste scheitert immer noch oft an den fehlenden Schnittstellen der eingesetzten IT-Systeme für die Finanzbuchhaltung, Leistungsabrechnung und Dienstplanung. Der SX Integrator schafft jetzt mit der neuen BoS&S-Schnittstelle und der neuen Geocon-Schnittstelle Abhilfe und ermöglicht eine regelmäßige Bewertung der Wirtschaftlichkeit von ambulanten Pflegediensten.

Diverse Insolvenz-Anmeldungen am Anfang des Jahres haben gezeigt: Regelmäßiges Controlling für ambulante Pflegedienste wird immer wichtiger. Teilweise, weil Fahrtzeiten immer noch nicht vom Kostenträger refinanziert werden und bei ineffizienter Tourenplanung die effektive Arbeitszeit der ambulanten Pflegekräfte schmälern.

Doch immer noch scheitert das regelmäßige Controlling an den manuellen Verwaltungsaufwänden, um die benötigten Daten aus verschiedenen IT-Systemen zusammen zu führen und für Kennzahlensysteme nutzbar zu machen. Denn Schnittstellen zwischen den Systemen sind Mangelware. Unser SX Integrator ändert dies mit seiner neuen BoS&S-Schnittstelle und seiner neuen Geocon-Schnittstelle – zwei beliebte Systeme für ambulante Pflegedienste.

Ganzheitliches Controlling für ambulante Pflegedienste: SX Integrator BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle ermöglichen einfache Auswertung von Daten der Leistungsabrechnung und Dienstplanung

Ähnlich wie bei der stationären Altenhilfe sind auch bei ambulanten Pflegediensten oft unterschiedliche IT-Systeme im Einsatz, da jedes die vielfältigen Bedürfnisse der ambulanten Pflege unterschiedlich gut erfüllt. So ist für die Leistungsabrechnung oft die BoS&S Software für Pflegedienste im Einsatz, aber für die Dienstplanung dann lieber die Geocon-Software. Auch wenn z.B. die BoS&S-Software sowie Vivendi ambulant oder Medifox ambulant ebenfalls ein Modul zur Dienstplanung anbieten und damit die Daten in einem System zu finden sind, heißt das noch lange nicht, dass auch adäquate, wirtschaftliche Auswertungen bzw. kombinierte Kennzahlen von den Systemen zur Verfügung gestellt werden können.

Der SX Integrator bietet also mit seiner neuen BoS&S-Schnittstelle und der neuen Geocon-Schnittstelle die Möglichkeit, alle benötigten Daten der Leistungsabrechnung und der Dienstplanung jede Nacht automatisiert zu exportieren und nach einem festen Datenmodell in einem zentralen, Hersteller unabhängigen Data Warehouse zu speichern. Die Daten können dann entweder per Webzugriff, per Excel-Cockpit oder per BI-Lösung effizient auf Knopfdruck ausgewertet werden. Dabei liefern beide Schnittstellen folgende Daten standardisiert aus:

BoS&S ambulant:

  • Einrichtungsstammdaten (Nummer, Name)
  • Klientenstammdaten (Nummer, Name)
  • Entgeltdaten (pro Einrichtung, Leistungsart, Klienten, Leistungsträger, Bewilligungsstatus)

Geocon Dienstplan sowie BoS&S Dienstplan:

  • Mitarbeiterstammdaten (Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Einstellung, Austritt, Stundensatz, Qualifikation)
  • Dienstzeiten (Jahr, Monat, Aufgabenbezeichnung, Aufgabenkürzel, Dienstbezeichnung, Mitarbeiter, Konto, Betrag, Sollarbeitsstunden)
  • Krankzeiten (Krankenstunden mit LFZ/ohne LFZ, Krankheitsquote pro Berufsgruppe)

Um jedoch Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des ambulanten Pflegedienstes zu treffen, müssen ebenfalls die Daten der Personalabrechnung und der Finanzbuchhaltung noch mit einbezogen werden. Die sind dann gerne in DATEV, Diamant oder Microsoft Dynamics NAV erfasst. Auch dafür bietet der SX Integrator Standardschnittstellen zu über 100 ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystemen.

Kombinierte Kennzahlen auf Knopfdruck für das monatliche Controlling für ambulante Pflegedienste: Durch die automatisierte Datenintegration der BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle sowie ein zentrales Data Warehouse

Doch ein effizientes, monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste benötigt nicht nur jeden Monat die aktuellen Daten in einer modellierten Datenbasis. Sondern es muss auch wissen, welche davon es wie auswerten möchte, um realistische und aussagekräftige Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung zu bilden. Aus der Erfahrung heraus können wir hier folgende Anregungen geben:

  • Umsätze pro Patient & Pflegegrad
  • Erlös pro Einsatz-Stunde
  • Anteil der Fahrt- und Wegezeiten an den Anwesenheitszeiten aller Mitarbeiter
  • Überstunden & Krankheitszeiten aller Mitarbeiter
  • Höhe und Entwicklung der gemischten Hausbesuche
  • Auslastung bei den Pflegesachleistungen in den Pflegegraden 2 bis 5

Wo systeminterne Auswertungen an der Software-Oberfläche oft sehr spezifisch und wenig flexibel anpassbar sind, ermöglicht der automatisierte Datenexport mithilfe der SX Intgerator BoS&S-Schnittstelle sowie der Geocon-Schnittstelle oft die flexibleren Auswertungen von mehr Daten. Da diese direkt per Lesezugriff aus der Datenbank abgezogen werden, können sie daher auch freier kombiniert werden.

Sie setzen ein anderes System in Ihrem ambulanten Pflegedienst ein und wollen die Daten für Auswertungen integrieren? Dann kontaktieren Sie uns!

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