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Flexible Kostenstellenumlagen für Ist- und Plan-Werte mit SX DataFactory

Kostenstellenumlagen dienen einer realitätsnäheren Betrachtung der Umlage von Gemeinkosten. Mit der neuen SX DataFactory Solution „Kostenstellenumlage“ sparen Sie jetzt mehr Zeit durch flexible Umlagen für IST- Und Plan-Werte sowie automatisierter Berechnung.

Generell sollten Kostenstellenumlagen für Ist- und Plan-Werte einheitlich erfolgen. Doch das ist oft nicht so leicht, da ERP-Systeme zwar oft sehr umfangreiche Umlagefunktionen mitbringen, diese aber nicht auch einfach auf die Plandaten anzuwenden sind. Mit der neuen SX DataFactory Solution „Kostenstellenumlage“ können Sie jetzt ein einheitliches, konsistentes Umlagesystem über Ist- und Plan-Daten hinweg fahren. Das ist umso wichtiger, wenn über Umlageschlüssel oft mehr diskutiert wird als über die Ergebnisse selbst.

Automatisierte Kostenstellenumlagen mit den Umlagevarianten Kontenumlage und Ergebnisumlage

Um in einer Kostenstellenumlage die gewünschte Verteilung von einer Kostenstelle auf andere Kostenstellen zu erreichen, wird klassischerweise eine Hilfskostenstelle geleert und per Verteilungsschlüssel produktiveren Kostenstellen zugeschlagen. Als Ergebnis der Kostenstellenumlagen werden die Umlagebuchungen als neue Zeilen im Buchungsjournal sichtbar. Um einen korrekten Plan-Ist-Vergleich zu ermöglichen, sollten die Umlagen für Ist- und Plan-Werte identisch erfolgen. Die neue SX DataFactory Solution „Kostenstellenumlage“ berücksichtigt bei der automatischen Berechnung folgende Prämissen:

  • die Verteilung erfolgt monatsgenau
  • pro Monat kann eine andere Schlüsselgröße gewählt werden
  • die Schlüsselwerte können pro Monat angepasst werden
  • die Berechnung kann nach mehreren Datenebenen differenziert erfolgen

Dabei werden Hilfskostenstellen stufenweise bis auf Null entlastet, d.h. es gibt kein Restbehalt durch Eigenverbrauch. Eine bereits entlastete Hilfskostenstelle wird in einer Folgestufe nicht noch einmal belastet. Die Lösung unterstützt die folgenden 3 Umlagevarianten:

  • Ergebnisumlage, d.h. das Ergebnis der Hilfskostenstelle wird als Summe und als eine Buchung auf die Zielkostenstellen verteilt, sodass die empfangende Kostenstelle nur einen Buchungsbetrag pro Umlagekostenstelle sieht. Diese Variante eignet sich gut, wenn die abgebende Kostenstelle wenig Details über ihre Kosten im Detail den Empfängern verraten will.
  • Kontenumlage mit einheitlichem Schlüssel, d.h. jedes einzelne Sachkonto der Hilfskostenstelle wird nach einheitlichem Schlüssel verteilt und pro Kostenart an die Zielkostenstelle verbucht. Dies ist ein gutes Verfahren um viel Transparenz herzustellen, denn auf der empfangenden Kostenstelle werden die Ursprungskosten auf der gleichen Kostenart weitergegeben.
  • Kontenumlage mit differenziertem Schlüssel, d.h. jedes einzelne Sachkonto der Hilfskostenstelle kann nach verschiedenen Schlüsseltabellen pro abgebender Kostenstelle und Kostenart verteilt und pro Kostenart an die Zielkostenstelle verbucht. Z.B. kann die Hauptkostenstelle ,,Verwaltung“ die Telefonkosten nach Köpfen umlegen, aber die Raumkosten nach Quadratmeter.

Mehr Flexibilität und Schnelligkeit bei Kostenstellenumlagen durch automatisierten Daten-Import, selbst anpassbare Verteilungsschlüssel und Kostenstellen sowie direkte Auswertungen im Browser

Die neue SX DataFactory Solution „Kostenstellenumlage“ erleichtert die Kostenstellenumlagen sowohl durch seine automatisierte Datenintegration als auch durch die direkten Auswertungen im Browser. Mit dem SX Integrator bietet Saxess Software Standard-Schnittstellen zu über 100 Systemen an, um die notwendigen Umlageschlüssel automatisiert aus anderen Systemen zu integrieren, d.h. die Mitarbeiterzahlen pro Kostenstelle aus Systemen der Personalabrechnung, die Quadratmeter aus einem Raumprogramm oder die gebuchten Stunden aus der Zeiterfassung

Wollen Sie Ihre Kostenstellenumlagen beschleunigen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar und wir zeigen Ihnen die neue SX DataFactory-Lösung in einer Webdemo.

Die digitalisierte Altenpflege wird auf der Messe Altenpflege 2019 zelebriert

Große, schöne und digitalisierte Altenpflege 2019: Doch ohne schnelles Internet und Standards der Datenintegration nützen die besten Messeneuheiten nichts

Die Altenpflege 2019, die größte Leitmesse für die Pflegebranche, ging gestern nach drei geschäftigen Messetagen zu Ende und ließ keinen Zweifel: Es ist alles bereit für die digitalisierte Altenpflege. Doch all die technischen Neuerungen bringen Pflegeeinrichtungen keinen Nutzen, wenn sie an Ihrem Standort kein schnelles Internet verfügbar haben. Auch die fehlende Vernetzung verschiedener Systeme aufgrund von fehlenden Standards in der Datenintegration war ein Thema.

Die Ankündigung der Bunderegierung mit insgesamt 6 Milliarden Euro Digitalisierungsprojekte in der Pflege zu unterstützen, kam den Ausstellern der Altenpflege 2019 wie gerufen. Dementsprechend wurde sich für die Besucher richtig ins Zeug gelegt: mit überragenden Café- oder Lounge-bestückten Messeständen, Live-Jazz-Wohlfühl-Musik, Instagram-Leinwand, iPhone-Verlosung und allgemeiner Tüten-Werbematerialien-Schlacht. Ein starker Gegensatz zur sonst auf Bescheidenheit bedachten Pflegebranche, möchte man meinen, aber ein bisschen positive Ablenkung von den prekären Personalproblemen, komplizierten Trägerverhandlungen und neuen Qualitätsrichtlinien, die in den Kongress-Programm-Vorträgen behandelt werden, tat auch Not.

Die digitalisierte Altenpflege: Zwischen den Möglichkeiten, dem Ausprobieren und dem Stocken von Digitalisierungsprojekten aufgrund von fehlender Bandbreite oder Standardisierung

In der spannendsten Digitalisierungs-Diskussion im Kongressprogramm mit dem Titel „Digitalisierung in der Pflege: Wo stehen wir heute und wohin geht die Reise?“, wagte Dr. Bernhard Opolony vom Bayerischen Staatsministerium für Gesundheit und Pflege, München, einen kurzen Rundumschlag, welche erfolgreichen Projekte schon umgesetzt wurden und wie die weitere Digitalisierungsstrategie für die Pflege in Bayern aussieht. Sein Fazit unterm Strich: Einfach mehr Ausprobieren und Erfahrungen sammeln! Die Landesregierung würde das mit diversen Programmen unterstützen. Doch das damit eher die Tablet-isierung der Pflegekräfte, Pflege-Roboter, Tele-Medizin oder maximal das Online-Recruiting über die eigene Website und elektronische Abrechnungsprozesse gemeint sind, war auch in der Halle 7 der IT-Aussteller sichtbar. Digitalisierte Altenpflege eher an der Oberfläche.

Prof. Helmut Kreidenweis von der KI Consult in Augsburg und auch Vorstand der FINSOZ e.V, dem Fachverband Informationstechnologie in der Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung e.V., lenkte daher eher das Augenmerk auf den Missstand, dass ein Digitalisierungsprojekt sehr oft von hinten nach vorne aufgezäumt wird, nämlich beginnend mit der Einführung eines Tool für einen bestimmten Bereich ohne Gesamtkonzept hinsichtlich infrastruktureller, technischer oder organisatorischer Gegebenheiten oder Bedürfnisse. So würde dann erst nach der Einführung festgestellt, dass z.B. die W-LAN-Bandbreite an manchen Standorten für die Tablet-Nutzung nicht ausreicht oder jedes spezialisierte Tool für sich zwar wunderschöne Dashboards und Auswertungen zeigt, aber die Datenübertragung von einem ins andere System aufgrund von fehlenden Datenstandards schlicht weg fehlt. Ein Umstand, den Saxess Software mit den Standardschnittstellen des SX Integrators und der einheitlichen Datenbasis für das Controlling verbessern will. Ohne Basis und Vernetzung ist jedes Projekt im Bereich digitalisierte Altenpflege eben auch nur ein Strohfeuer.

Die digitalisierte Altenpflege spielt auch am Saxess Software Messestand eine Rolle.

Wahrer Digitalisierungs-Mut in Unterfranken und Internetprobleme im Technologie-Zentrum Nürnberg – Die zwei Gesichter der digitalisierten Altenpflege

Michael Wehner, Betreiber und Heimleiter des Seniorenheims Saaleufer in Bad Bocklet, gab zum Abschluss noch ein Paradebeispiel an digitalem Ausprobier-Mut und damit allen Zuhörern auch noch ein bisschen Zuversicht mit auf den Weg. Er zeigte in kleinen Videobeiträgen einer Fernsehberichterstattung, wie in seinen Seniorenheimen die Telemedizin erfolgreich den ambulanten Dienst unterstützt, wie ein GPS-Knopf schnelle Hilfe für gestürzte Bewohner bringt und wie eine Lichtschranken-Überwachung im Seniorenheim den Laufdrang von Demenzkranken nicht einschränkt, aber dem Nachtdienst emotionale Entlastung bringt, da entlaufene Bewohner sofort bemerkt und durch einen GPS-Sender geortet werden können. Der kleine Wehrmutstropfen: Für einen Großteil der technischen Neuerungen gab es keine Kostenübernahme durch den Träger. Digitalisierte Altenpflege geht also doch.

In der abschließenden Fragerunde entzündete sich die Diskussion dann wieder an der Basis, als Nicholas Schmolke vom Wohnstift Vitalis aus Nürnberg das Dilemma auf den Punkt brachte: „Reicht denn ihr W-LAN für all das aus? Bei uns nämlich nicht!“ Er schilderte kurz und eindrücklich, wie „scheiß-kompliziert“ die Einführung von neuen IT-Systemen oder – Infrastruktur sein kann. Dann konterte er Herrn Opolonie und seinem Ausprobier-Aufruf mit: „Ich probier‘ doch technische Neuerungen nicht einfach aus, indem ich sie aufwendig einführe, um dann festzustellen, dass die Bandbreite in ein paar Jahren nicht greift.“ Ehrliche Worte, die auch nach der Diskussion Sympathiebekundungen auf der Rolltreppe nach sich zogen. „Er hat uns da direkt aus der Seele gesprochen.“ sagt auch Petra Kretzschmar vom DRK Kreisverband Sangerhausen. Auch sie würden nach einem Server-Update die fehlende Bandbreite für den Datenaustausch zwischen den Standorten im ländlichen Raum zu spüren bekommen.

Bremst auch bei Ihnen die fehlende Bandbreite Ihre Digitalisierungsbestrebungen? Oder wo sehen Sie noch unüberwindliche Hindernisse? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

Mengenbasierte Erlös- und Vertriebsplanung in der Pflegebranche hilft Fragen bei unstimmigen Plan-Ist-Vergleich zu beantworten

Auch die Menge macht den Umsatz: Erlös- und Vertriebsplanung in der Pflegebranche mit erklärbarem Plan-Ist-Vergleich

Eine Vertriebsplanung in der Pflegebranche erscheint auf den ersten Blick abwegig, da eine auf Gewinne ausgerichtete Unternehmensstrategie wie in der freien Wirtschaft für die Sozialbranche unpassend ist. Trotzdem müssen auch Pflegeeinrichtungen gut wirtschaften, um hohe Qualitätsstandards halten oder am umkämpften Markt bestehen zu können. Dieser Blog-Beitrag widmet sich Gedanken dazu, warum nicht nur die Erlös-, sondern auch die Vertriebsplanung nach Mengengerüsten aufgebaut sein sollte.

Pflegeeinrichtungen sind mit einer Erlösplanung wohl vertraut, denn Sie hilft die Verhandlungen mit dem Kostenträger in die Wirtschaftsplanung zu gießen. Vertriebsplanung in der Pflegebranche erscheint da fast zu viel des Guten in einer Branche, in der das Erfüllen der sozialen Aufgaben das Ziel ist, und nicht die Erwirtschaftung von Überschüssen. Doch auch die sozialen Aufgaben wachsen und was tun, wenn die Verhandlungen mit dem Kostenträger nicht zum gewünschten Ergebnis führen? Da erscheint eine Vertriebsplanung z.B. von einzelnen Pflegemodulen der bessere Weg, als bestimmte Angebote gar nicht mehr anbieten zu können.

Erlös- sowie Vertriebsplanung in der Pflegebranche gewöhnlich pro Umsatz – Plan-Ist-Abweichungen oft schlecht zu analysieren

Doch wie so eine Vertriebsplanung für die Pflegebranche aufsetzen? Gewöhnlich herrscht die Umsatz-orientierte Perspektive bei der Erlösplanung vor, da so ja auch die Verhandlungen mit dem Kostenträger geführt werden. Da geht es um die Zahl und weniger um die Menge. Eine Vertriebsplanung analog dazu scheint logisch. Doch das rächt sich spätestens bei einem Plan-Ist-Vergleich, in dem Abweichungen auf der Umsatzseite zwar zu erkennen aber nicht genau zuzuordnen sind. Die Fragen, welches Pflegemodul vielleicht gerade nicht so nachgefragt ist, wie viele Bewohner einer bestimmten Pflegestufe vielleicht zur Planerfüllung fehlen und wie viel dafür qualifiziertes Personal auf andere Pflegestufen verteilt werden muss bleiben damit unbeantwortet. Die Antworten dafür bieten eine detaillierte Erlös- und Vertriebsplanung pro Menge und einzelne Pflegemodule.

Detaillierte und mengenbasierte Erlös- und Vertriebsplanung in der Pflegebranche: Geht doch am Besten mit Excel, oder? Und ein regelmäßiger Plan-Ist-Vergleich ist doch viel zu aufwendig, nicht?

Wer jetzt bei einer Erlös- und Vertriebsplanung pro Menge als erstes an Excel denkt, hat nicht ganz unrecht. Viele ERP-Systeme bieten nur rudimentäre Planungsmöglichkeiten und gehen selten auf so eine Detailebene wie die Menge herunter, es sei denn, es ist für Industrie- und Fertigungsunternehmen gemacht. Doch dies ist dann meist von den Funktionen her so umfangreich, dass sie für den Fall Pflegebranche damit mit Kanonen auf Spatzen schießen würden. Auch etablierte Controlling- und Planungssysteme werden standardmäßig eher die Umsatz-orientierte Sicht verfolgen, maximal vielleicht eine gleiche Verteilung auf alle Pflegemodule unterstützen, jedoch nicht eine individuelle Mengenplanung, basierend auf den Ist-Werten. Also bietet sich Excel an, wenn nicht eh schon für die Erlös- oder Vertriebsplanung genutzt. Doch auch hier gibt es Nachteile, angefangen beim Hin- und Herschicken und Konsolidierung von diversen Listen, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind bis hin zu Berechnungsfehlern bei großen Datenmengen, wenn z.B. viele historische Daten noch erfasst sind.

Auch die Erstellung eines regelmäßigen Plan-Ist-Vergleichs ist oft unverhältnismäßig aufwendig, wenn Ist-Daten aus verschiedenen Systemen händisch exportiert und in Excel konsolidiert werden, um dann in ein Controlling- oder Auswertungssystem hochgeladen zu werden, in dem der Plan-Ist-Vergleich dargestellt wird. Oder auch hier bleibt man dann vielleicht gleich in Excel, doch der Exportaufwand bleibt ähnlich hoch.

SX DataFactory bietet Excel-nahe Erlös- und Vertriebsplanung auf Mengenbasis und Ist-Datenintegration auf Knopfdruck

Mit unserer Excel-nahen Lösung SX DataFactory lassen sich vielfältige Detailplanungsszenarien umsetzen wie z.B. eine einfache GuV-Planung, Personalplanungen pro Person und die Vertragsverwaltung zur besseren Sachkostenplanung. Aufgrund des hohen Detailgrads lässt sich auch eine mengenbasierte Erlös- und Vertriebsplanung für die Pflegebranche einfach umsetzen, die dazu noch hoch integriert ist. So werden die Ist-Daten automatisiert auf Knopfdruck oder per nächtlichem Batchjob mit Standardschnittstellen aus über 100 ERP in die SX DataFactory übertragen. Dort kann dann die Erlös- und Vertriebsplanung pro Menge dezentral per Webclient oder zentral per Excel-Client vorgenommen werden – ganz ohne Excel-Listen-Dschungel. Der stets aktuelle Plan-Ist-Vergleich kann dann bequem im SX DataFactory-Webclient jederzeit und überall dargestellt werden – bei Bedarf auch nach Berechtigungskonzept gesteuert. Ein Zeitgewinn findet nicht nur durch die nahtlose Integration der Ist-Daten statt, sondern auch durch das einfache, dezentrale Planen mit einem Single Point of Truth – das Saxess DataWarehouse mit dem Datenmodell für Finanzen und Controlling.

Haben Sie schon einmal über mengenbasierte Erlös- oder Vertriebsplanung nachgedacht oder bilden sie schon in Excel oder in einem anderen Tool ab? Dann berichten Sie gern in unseren Kommentaren über Ihre Erfahrungen.

Personalcontrolling braucht Schnittstellen

Mehr Schnelligkeit für das Controlling von Bauunternehmen und Immobilienverwaltern durch neue SX Integrator-Schnittstellen zu BDS, RELion und Realax

Das Controlling von Bauunternehmen und Immobilienverwaltern muss Finanzdaten schnell und möglichst aktuell verarbeiten und auswerten. Da dies nicht immer die Kernkompetenz von ERP-Systemen ist und manuelle Datenexporte und Datenkonsolidierungen in Excel-Listen Controllern oft sehr viel Zeit kosten, bietet der SX Integrator mit seinen neuen Schnittstellen für BDS, RELion und Realax jetzt einen echten Mehrwert für Immobilienverwalter und Bauunternehmen.

Mit über 100 Schnittstellen zu ERP-Systemen erleichtert der SX Integrator nicht nur dem Controlling in Pflegeeinrichtungen die Datenübernahme für ihre Controlling- und Planungsprozesse, sondern zunehmend auch dem Controlling in Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft. So finden sich die neuen Schnittstellen für das Controlling von Bauunternehmen und Immobilienverwaltern in guter Gesellschaft: Neben der kürzlichen Anbindung der ERP-Systeme BDS, RELion und Realax befinden sich bereits Schnittstellen zu BRZ, Nevaris Finance, Kirchhof ProWoh, ITS Immobilien Treuhand und Wodis Sigma im SX Integrator Portfolio.

Einheitliche Datenbasis für das Controlling von Bauunternehmen und Immobilienverwaltern – Auswertungen auf Knopfdruck durch Schnittstellen zu BDS, RELion und Realax

Das Controlling von Bauunternehmen und Immobilienverwaltern profitiert von den neuen SX Integrator Schnittstellen indem die benötigten Daten aus der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und den offenen Posten automatisiert auf Knopfdruck oder üblicherweise in einem nächtlichen Batch-Job extrahiert werden. Zu diesen Daten gehören unter anderem:

  • Bereitstellung aller Einzelbuchungen und deren Zuordnung des Kontotyps (Bilanz, GuV) nach Standardkontorahmen
  • Bereitstellung der aktuellen Sachkonto-, Kostenstellen- und Kostenträgerbezeichnungen
  • Übernahme aller benötigten Mandanten, Rechnungskreise, Geschäftsjahre und Perioden

Doch die neuen Schnittstellen zu den ERP-Systemen BDS, RELion und Realax bieten dem Controlling von Bauunternehmen und Immobilienverwaltern nicht nur eine schnelle Extraktion der Daten aus den Systemen sondern auch eine Modellierung nach einem auf das Controlling zugeschnittenen Datenmodell sowie eine einheitliche Speicherung in einem zentralen Data Warehouse. Dieser Single Point of Truth ist die entscheidende Basis für Auswertungen auf Knopfdruck – entweder im SX Integrator Webclient selbst oder in Auswertungssystemen wie Qlik, Power BI und Tableau sowie in Planungssystemen wie z.B. dem Corporate Planner.

Fehlt Ihnen noch eine Schnittstelle für Ihre Immobiliensoftware? Lassen Sie es uns durch ein Kommentar wissen!

Pflegestärkungsgesetz und seine Personaluntergrenzen machen Datenintegration in der Sozialwirtschaft nötig

Pflegepersonaluntergrenzen des Pflegestärkungsgesetzes steigern Nachfrage nach Datenintegration in der Sozialwirtschaft: Tägliche Auswertung von Soll- und Ist-Kapazität von Personal auf Knopfdruck mehr Pflicht als Kür

Das Pflegestärkungsgesetz hat seit 01.01.2019 eine verbindliche Pflegepersonaluntergrenze für vier pflegeintensive Bereiche in Krankenhäusern festgeschrieben. Bei Nicht-Erfüllung drohen Vergütungsabschläge. Für die stationäre Altenpflege ist ähnliches im Gespräch, um die verschiedenen Personalschlüssel der Länder zu vereinheitlichen. Doch das Zusammenbringen der benötigten Daten zur Soll- und Ist-Kapazität von Personal um den „Pflegepersonalquotienten“ zu ermitteln erfordert die Datenintegration von mehreren Systemen.

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