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Bei der digitalisierten Abschlussprüfung arbeiten sich Robotter immer noch durch unstrukturierte Daten-Wiesen

Die digitale Abschlussprüfung jenseits RPA und KI: Was automatisierte Datenintegration und Datenmodellierung für die effiziente Analyse von Massendaten und die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung leisten kann

Wie Unternehmen über die digitale Abschlussprüfung denken und welche Hoffnungen sie an die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung knüpfen, das hat PwC bereits zum 3. Mal in einer Befragung unter 100 deutschen Großkonzernen und mittelständischen Unternehmen diverser Branchen versucht herauszufinden. Neben Trends wie Robotics und KI spielt für Unternehmen noch mehr die effiziente Analyse von Massendaten im Finanzbereich und der Ersatz von Excel-Spreadsheets eine Rolle. Doch alle benötigen eine standardisierte Datenbasis, die auch bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften noch sehr aufwendig erstellt wird.

Die Vorstellungen von der Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung im Allgemeinen und der digitalen Abschlussprüfung im Besonderen sind nicht arm an großen Erwartungen. Alle großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften adressieren Trends wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotics bzw. Robotic Process Automation (RPA) und Blockchain. Unternehmen, wie die von PwC zum dritten Mal in Folge befragten 100 deutschen Großkonzerne und Mittelständler, sind mit weitaus weniger zufrieden. 70% sehen eher Potentiale in Data Analytics und 40% wollen ihre Excel Spreadsheets ersetzen. Wie geht das zusammen? Unbestritten ist, dass sowohl für die kleinen als auch die großen Digitalisierungsträume eine einheitliche Datenbasis Grundvoraussetzung ist. Ebenso scheint es, dass das Potential von Datenintegration und Datenmodellierung zur effizienten Schaffung dieser Datenbasis bei Wirtschaftsprüfern noch nicht vollständig erkannt wurde.

Standardisierte Datenbasis als Voraussetzung für die digitale Abschlussprüfung: Datenintegration als Alternative zur homogenen IT-Landschaft und Excel-Sheets

Tatsächlich sah PwC in seiner Umfrage zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen in 2018 noch die Unternehmen in der Bringepflicht, Prozesse und Systeme zu standardisieren, um der weiteren Verbreitung von künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen den Weg zu ebnen. Um das zu bewerkstelligen, favorisieren die Wirtschaftsprüfer den Weg einer homogenen IT-Landschaft, denn die Implementierung von Schnittstellen wäre zu aufwendig. Gleichzeitig wird aber festgestellt, dass der Standardisierungsgrad von IT-Systemen im Finanz- und Rechnungswesen bei 44% der Befragten eher niedrig ist. Im Mitte 2019 veröffentlichten Update der Befragung wünschen sich auch noch 40% der Befragten einen Ersatz ihrer Excel-Sheets. Da scheint der Wunsch nach Individualisierung von einer homogenen IT-Landschaft nicht immer erfüllt zu werden. Der Grund dafür ist auch in den langen Entwicklungszeiten und begrenzten Anpassungen von großen ERP-Systemen zu finden. Die Folge: Zusätzliche Excel-Listen mit allen Formatierungsfreiheiten und mehr Aufwand für das Unternehmenscontrolling und die Wirtschaftsprüfung, diese effizient auswerten zu können.

Mut zur Individualität: Datenintegration mit Standardschnittstellen als Lösung für die effiziente, digitale Abschlussprüfung in einer heterogenen IT-Landschaft

Hier kommt eine Datenintegration mittels Standardkonnektoren für die digitale Abschlussprüfung ins Spiel. Mithilfe eines zentralen Datenmodells ist es durch standardisierte ETL-Prozesse möglich Finanzdaten entweder per Lesezugriff auf die Datenbank der anzubindenden Systeme oder durch das automatisierte Einlesen von exportierten Summen- und Saldenlisten verschiedener Systeme in einer standardisierten Datenbasis zu aggregieren und zu modellieren. Um solche standardisierten ETL-Prozesse zu entwickeln, bedarf es natürlich ein großes Know-how unterschiedlicher Datenstrukturen von ERP-Systemen. Dieses Know-how ist z.B. in die über 100 Standardkonnektoren unseres SX Integrators eingeflossen. Das Ergebnis: Unternehmen können weiterhin die Spezialsysteme einsetzen, die ihren Unternehmensprozessen am besten dienen und Wirtschaftsprüfer können eine ganzheitliche und effiziente Auswertung von Massendaten auf einer standardisierten Datenbasis anbieten.

Die Delta-Beladung für Massendaten-Integrationen dargestellt im ETL
ETL-Prozesse des SX Integrators

Grundlagen für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung: Auch RPA und KI benötigen strukturierte Daten und standardisierte Datenintegration kann sie transparenter bereitstellen

Sicherlich sind Robotics bzw. Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) zukunftsweisende Themen, die eine Wertschöpfung für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung erreichen können. Doch sollte nicht vergessen werden, dass beide Technologien auch strukturierte Daten benötigen um zu funktionieren oder zumindest, um sich darauf zu entwickeln. Gerade Robotic Process Automation (RPA) scheint oft als einfachere und kostengünstigere Alternative zu fehlenden APIs gerade in einer heterogenen IT-Landschaft mit vielen Systemen dargestellt zu werden. Gern vergessen wird dabei, dass die digitalen Software-Roboter dabei auf dem User-Interface aufsetzen, um menschliche Handlungen nachzuahmen wie z.B. einen Daten-Export aus einem ERP-System auszuführen und diesen an einem bestimmten Ort abzulegen.

Ändert sich in der Benutzeroberfläche des ERP-Systems die Position des Export-Buttons oder wird eine weitere Option, welche Art des Exports ausgeführt werden soll, hinzugefügt, stoppt der Software-Roboter. Und noch schlimmer: Nur spezialisierte Entwickler können ihn umkonfigurieren bzw. muss die nachgeahmte Handlung noch einmal neu imitiert werden. In einer Welt, wo permanent die Benutzerfreundlichkeit von System-Oberflächen verbessert wird und rasche Update-Zyklen von Systemen Usus sind, ist dies ein nicht zu unterschätzender Kostentreiber. Zwar mag RPA an Lizenzkosten nur ein Drittel eines Vollzeitangestellten kosten, doch wird sie einerseits von hochspezialisierten Entwicklern konfiguriert und gewartet – Fachkräfte, die schwer zu finden und sicher mehr als ein normales Vollzeitangestellten-Gehalt beziehen. Andererseits geht der Einführung von Software-Robotern eine intensive Prozessanalyse und -definition voraus, die ebenfalls nicht kurz sein dürfte und damit viel Projektbudget benötigt. Wenn es tatsächlich nur um die Auswertung von Daten geht, kann eine Automatisierung auch schneller und kostengünstiger erreicht werden.

Jenseits teurer APIs und RPA: Standardisierte Datenintegration als verlässlicher und erlernbarer Wegbereiter für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung

Anders als die Robotic Process Automation (RPA) setzt die standardisierte Datenintegration direkt an der Datenbank der verwendeten Systeme an. Dafür ist auch keine Entwicklung von teuren APIs notwendig, wenn lediglich Daten per Lesezugriff exportiert werden wollen, welches für die Datenanalyse im Wirtschaftsprüfungsprozess ausreichend ist. Im Gegensatz zu Benutzeroberflächen, die auf ständige Verbesserung der Nutzung getrimmt werden, ändern sich Daten-Strukturen von z.B. ERP-Systemen auch bei Updates wenig bis gar nicht. Die gesamten System-Funktionalitäten bzw. Logiken bauen darauf auf. Deshalb ist der Prozess der automatisierten, standardisierten Datenintegration in der Regel mit wenig Anpassungsaufwand verbunden. Auf Grundlage der hohen Standardisierung kann auch die Einrichtung in wenigen Wochen erfolgen und benötigt keine längere Projekt(Vor)laufzeit.

Darüber hinaus basieren die angesprochenen ETL-Prozesse, die in der standardisierten Datenintegration zur Anwendung kommen, auf einfachen oder komplexen SQL-Prozeduren. Dabei ist SQL eine gängige Sprache zur Abfrage von Datenbanken, die auch von Laien erlernt werden kann – anders als vielleicht die Programmierung eines Software-Roboters. Die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung kann also auch auf einfacherem Weg vorangetrieben werden, um erst einmal die Grundlage für weiterführende Technologien wie z.B. Künstliche Intelligenz zu schaffen.    

Leasing IFRS 16 Folgebewertung und wie sie nicht mit enem Excel-Vertragsmanagement umgesetzt werden kann

Leasing IFRS 16 Folgebewertung: Wie Änderungen von Leasingverträgen nicht nur im Excel-Vertragsmanagement zu viel Aufwand führt

Nun ist der Leasing IFRS 16 Standard seit 1 Jahr in Kraft und alle betroffenen Unternehmen müssten eine Lösung gefunden haben, um ihre bewertungsrelevanten Leasingverträge zu berechnen und in der Bilanz aufzuführen. Doch Vertragsdetails können sich ändern und somit die Leasing IFRS 16 Folgebewertung. Ist Ihre Lösung fit genug dafür?

Nach dem Stress der Einführung einer Lösung für das Leasingvertragsmanagement nach dem neuen IFRS 16 Standard in 2018 und 2019, wähnen sich viele Firmen in sicherem Fahrwasser – besonders wenn die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Wirtschaftsprüfer ohne schwerwiegende Rüge ausfiel. Doch wirklich aufatmen können Unternehmen bezüglich Leasing IFRS 16 nur, wenn sich die Details ihrer Leasingverträge niemals ändern. Dann gilt die Erstbewertung auf Vertragslebenslaufzeit. Doch wo ist das schon der Fall? Wenn sich auch nur der Zinssatz oder die Rate einer ihrer Leasingverträge ändert, muss dieser unter diesen Gesichtspunkten neubewertet und damit Operating und Finance Lease neu berechnet werden. Diese Leasing IFRS 16 Folgebewertung ist nicht nur vom Datenvolumen eine schwer zu bewältigende Aufgabe für das Excel-Vertragsmanagement, sondern kann auch in gestandenen IFRS 16-Tools zu vermehrtem Aufwand führen.

Änderungen in Leasingverträgen bemerken & verwalten: Datenintegration von Vertragsdetails hilft bei der Leasing IFRS 16 Folgebewertung jenseits eines Excel-Vertragsmanagements

Egal mit welcher Lösung das Vertragsmanagement nach Leasing IFRS 16 umgesetzt wurde, es liegt klassischerweise in zwei oder mehr Abteilungen. Das sind nämlich die Verwaltung und das Controlling oder die Bilanzbuchhaltung. Die, die eine IFRS 16 Folgebewertung vornehmen müssen, wissen oft nichts von einer Zinsänderung oder einer Anpassung der Leasingrate. Die hat vielleicht nur die Verwaltung zur Kenntnis genommen, aber nicht weitergeleitet. Diese Diskrepanz tritt natürlich häufiger auf, wenn es bereits ein Vertragsverwaltungstool gibt, aber die IFRS 16-Berechnungen außerhalb davon oder von einem IFRS 16-Tool durchgeführt werden. Mithilfe von Datenintegration per Schnittstelle könnte die Leasing IFRS 16 Folgebewertung automatisiert angestoßen werden, sofern die Vertragsdaten nächtlich exportiert werden und die IFRS 16-Lösung eine Änderung der Vertragswerte registriert.

Was beim Excel-Vertragsmanagement mit 20 Verträgen vielleicht noch mit manuellem Aufwand neuberechnet werden kann, führt bei einer größeren Anzahl von Leasingverträgen und vielen Vertragsänderungen zu einem großen Zeitverlust und erhöht die Fehleranfälligkeit. Hier sollte sich nach einer professionellen und wirtschaftsgeprüften IFRS 16-Lösung umgeschaut werden, die im besten Fall eine flexible Schnittstelle zum automatisierten Import der Vertragsdaten gleich mitliefert. Denn auch das manuelle Übertragen von Vertragsänderungen aus der Vertragsmanagement-Lösung in die IFRS 16-Lösung ist nicht wirklich zu empfehlen.

Neubewertung & Historisierung monatlich pro Vertrag: Was eine Leasing IFRS 16 Folgebewertung bei hohem Detailgrad des Vertragsmanagements außer Datenmengen bringt

In der Hast der Einführung eines IFRS 16-gerechten Vertragsmanagements und aufgrund fehlender Erfahrungswerte mit dem neuen Bilanzierungsstandard, predigten viele erst einmal Einfachheit in der Umsetzung und setzten diese sicher auch in einigen IFRS 16-Lösungen um. Nun kann es sein, dass einzelne Vertragsdetails gar nicht direkt am Vertrag geändert werden können, sondern vielleicht nur global im Vertragsportfolio. Ebenso ist es möglich, dass Zinsen nicht nach Laufzeiten gestaffelt anpassbar sind oder die Leasingrate sich nur pro Laufzeit ändern lässt, aber nicht innerhalb dieser. Noch aufwendiger wird es, wenn jede Zahlung einzeln angelegt werden muss oder mehrere Währungen ins Spiel kommen.

Doch genau diese Details können im Zuge eines kostenbewussten und gesteuerten Leasingvertragsmanagements entscheidend sein. Vielleicht sollen Leasingverträge z.B. für Schiffe nur abgeschlossen werden, wenn diese auch wirklich etwas zu transportieren haben oder vielleicht wählen sie gern zwischen verschiedenen Anbietern den günstigsten Zins. Doch dafür muss ihre Leasingvertragsmanagement-Lösung mit IFRS 16-Bewertung nicht nur flexibel genug sein, um diese Detailgrade zu erfüllen, sondern dabei auch bedienungsfreundlich. Denn nach der 4. Untermaske hat niemand mehr Lust noch etwas auszufüllen.

Natürlich sorgt dieser Ansatz im Zuge der Leasing IFRS 16 Folgebewertung zu größeren Datenmengen, die vor allem durch eine notwendige Historisierung zustande kommt. Wenn sich der Zinssatz ändert und sie deswegen eine Neubewertung ihrer Leasingverträge vornehmen müssen, dann sollte trotzdem transparent bleiben, wie sie die Berechnung in der Vergangenheit getätigt haben. Dass hier aufgrund größerer Datenmengen ein Excel-Vertragsmanagement in die Knie gehen muss, ist selbstverständlich. Doch das muss kein Grund sein, das IFRS 16 Leasingvertragsmanagement nicht auch aktiver zu seinem Vorteil zu nutzen, wenn es denn dazu dient Leasingverträge regelmäßig zu kontrollieren, neu zu bewerten und zu historisieren. In einem leistungsstarken System können Sie somit auch Szenario-Rechnungen tätigen, die helfen, im Leasingvertragsmanagement die richtigen, kostenbewussten Entscheidungen zu treffen.

Vertriebscontrolling mit der Datenintegration von Vertrieb mittelsSX Integrator-Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV

Umfassendes Vertriebscontrolling: Jetzt auch Datenintegration des Vertriebs mit SX Integrator- Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV

Mit einem Vertriebscontrolling lässt sich das Umsatzwachstum steuern und steigern. Die Datenintegration des Vertriebs ist jetzt auch mit der SX Integrator-Schnittstelle für Microsoft Dynamics NAV möglich. Dies ist sinnvoll, wenn für umfassende Analysen in Abhängigkeit von Personaldaten und dem Einkauf die systemeigenen Auswertungen nicht ausreichen oder ein systemübergreifendes Vertriebscontrolling etabliert werden soll.

In der datengetriebenen Welt werden die Umsatzschlachten immer häufiger durch strategisches und operatives Vertriebscontrolling entschieden. Sei es, um besonders starke Umsatzregionen für bestimmte Produktgruppen zu identifizieren oder den Deckungsbeitrag in Abhängigkeit von Verkäuferprovision und Einkaufskonditionen zu analysieren. Da solche detaillierten Analysen im ERP-System selbst oft nicht möglich sind oder das Vertriebscontrolling vielleicht über verschiedene Unternehmenstöchter mit unterschiedlichen Systemen stattfindet, ist eine Datenintegration des Vertriebs und seiner Daten eine gute Alternative – und oft kostengünstiger als man denkt. Mit unserer SX Integrator-Standardschnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV lassen sich jetzt auch Vertriebsdaten in die eigene Controllingsoftware oder diverse Business Intelligence-Systeme integrieren.

Nächtlich automatisiert Vertriebsdaten von Microsoft Dynamics NAV per Schnittstelle von SX Integrator ins Vertriebscontrolling integrieren

Die bereits bestehende und bewährte SX Integrator-Standardschnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV wurde jetzt um das Modul Vertrieb erweitert. Die Datenintegration des Vertriebs kann somit schnell und kostengünstig umgesetzt werden und umfasst im Standard folgende Daten:

  • Stammdaten: Artikeleinheiten, Artikelgruppen, Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen, Sachkonten, Verarbeitungsart, Verkäufer, Zahlungsbedingungen
  • Bewegungsdaten: Artikelposten/Artikelwertposten

Weitere Werte können per individuelle Erweiterung ebenfalls in das Vertriebscontrolling integriert werden. Der SX Integrator extrahiert die Vertriebsdaten automatisiert per nächtlichem Batchjob sowie Lesezugriff auf die Microsoft Dynamics NAV-Datenbank und schreibt sie in ein zentrales, relationales Data Warehouse mit standardisiertem Datenmodell für Finanzen & Controlling. Dieser Single Point of Truth kann von jeder Controlling- oder BI-Software zur Analyse oder Weiterverarbeitung genutzt werden.

Neben dem Modul Vertrieb können Daten auch aus den folgenden Microsoft Dynamics NAV-Modulen integriert werden:

  • Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Offene Posten
  • Einkauf/Warenwirtschaft
  • Vertrieb
  • Personal
  • CKL Kosten- und Leistungsrechnung
  • Anlagenbuchhaltung

Umfassende Datenintegration des Vertriebs für das Vertriebscontrolling: Nicht nur mit SX Integrator Schnittstelle für Microsoft Dynamics NAV sondern auch für SAP CO-PA und andere

Doch oft umfasst das Vertriebscontrolling nicht nur Unternehmen und ein System, wo die Datenintegration des Vertriebs eine Rolle spielt, sondern mehrere. In diesem Szenario zahlen sich die SX Integrator Standardschnittstellen und das zentrale Data Warehouse mit standardisiertem Datenmodell besonders aus. Denn nicht nur die reine Datenintegration bzw. der Datenexport ist da die Kunst, sondern das Mapping der unterschiedlichen Daten, um kongruente und valide Informationen zu erhalten.

Neben der Integration der Vertriebsdaten aus Microsoft Dynamics NAV ist dies per Standardschnittstelle auch aus folgenden Systemen möglich:

Doch in SAP CO-PA erlaubt das Vertriebsmodul sehr viel mehr Freiheiten, was zu sehr unterschiedlichen Datenstrukturen und auch großen Datenmengen führen kann. Dafür haben wir durch die Entwicklung eines Delta-Loads eine gute Lösung parat, die die Performance auch bei der Datenintegration des Vertriebs hochhält. Hier erfahren Sie mehr darüber. Auch wenn das Vertriebscontrolling andere ERP-Systeme oder deren Module umfasst bei denen noch keine Standardintegration realisiert worden ist, sehen wir das als willkommene Herausforderung unser Portfolio an Standardschnittstellen zu erweitern. Kontaktieren Sie uns diesbezüglich einfach!

Saxess Seminarwoche bietet Controller SQL- PowerQuerry-, PowerPivot-, CUBE-Funktionen- und Power BI-Schulungen

Saxess Software Seminarwoche im März 2020 bietet Controller SQL-, Power Query-, PowerPivot-, CUBE-Funktionen- und Microsoft Power BI-Schulungen in Leipzig

Als Controller SQL-, Power Query-, PowerPivot-, CUBE-Funktionen- und Microsoft Power BI-Wissen vorweisen – das wird im Daten-Zeitalter immer wichtiger. Deshalb bietet Saxess Software in Leipzig vom 02.-06.03.2020 im Rahmen der Seminarwoche wieder wertvolle Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre Controlling-Mitarbeiter. Erklimmen Sie neue Gipfel des Wissens mit uns!

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Zeiten aus dem Dienstplan Pflege integrioeren ist essentiell für das Controlling in der Pflege

Integration der Daten aus dem Dienstplan Pflege – Arbeitszeit der Mitarbeiter als wichtigste Ressource für das Controlling in der Pflege

Zeit ist Geld – das gilt auch für Pflege und die Leistungen die im Rahmen vom Dienstplan Pflege erbracht werden. Deshalb ist nicht nur die Integration von Daten aus der Leistungsabrechnung relevant, sondern auch von Daten aus sogenannten Personaleinsatzplanungs-Systemen (kurz PEP), die für ein effizientes Pflegecontrolling dazu in Relation gesetzt werden. Nur oft finden sich nicht alle benötigten Daten in einem System und wenn doch, dann ist das noch keine Garantie für eine ganzheitliche Auswertung für das Controlling in der Pflege.

Für das Controlling in der Pflege wird auch die Einbeziehung der Daten aus dem Dienstplan Pflege immer wichtiger. Denn spätestens bei den Entgeltverhandlungen und der Wirtschaftsplanung für das nächste Jahr müssen diese Daten ins Verhältnis zur Leistungsabrechnung gesetzt werden. Im Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung ergibt sich dann, ob und wie das Pflegeunternehmen rentabel wirtschaften kann oder ob nachverhandelt werden muss. Doch gerade im Bereich Pflege und der Sozialwirtschaft werden dafür unterschiedliche Systeme oder zumindest Module eingesetzt. Diese sind untereinander nicht immer gut vernetzt und bieten oft auch keine modulübergreifenden Auswertungen an.

Sollte dies doch gegeben sein, dann bedeutet ein gesamtheitliches Reporting mit Einbezug der Finanzbuchhaltung für das Controlling in der Pflege oft trotzdem Zusatzaufwand. Denn die Buchhaltung wird meist nicht in den fachlichen Systemen der Sozialwirtschaft geführt, sondern in bewährten Finanzbuchhaltung- oder ERP-Systemen wie Diamant, DATEV, Sage oder SAP. Das Ergebnis sind oft manuelle Exporte und das Zusammenführen der Daten in Excel, was aber erheblichen Aufwand verursacht. Gerade wenn ein Reporting in kürzeren Abständen gewünscht und auch notwendig wird, scheitert es daran.

Integration der Dienstplan Pflege-Daten mit Standardschnittstellen zu Vivendi PEP, Medifox, Q-Time, Intrexx zeigt Auswirkungen von Fehlzeiten, Überstunden in der Finanzbuchhaltung und Wirtschaftsplanung des Controllings in der Pflege

Um gerade die Anforderungen eines quartalsweisen oder sogar monatlichen Reportings zu erfüllen, kann die automatisierte Integration der Daten aus dem Dienstplan Pflege mithilfe einer Standardschnittstelle eine Möglichkeit sein. Derzeit haben wir mit dem SX Integrator folgende Personaleinsatzplanungs-Systeme oder -Module (PEP-Systeme/Module) standardmäßig angebunden:

Durch den Lesezugriff auf die Datenbank ist meist der Export von umfassenderen Datenmengen gegeben, die bei den systeminternen Auswertungen an der Oberfläche oft gar nicht berücksichtigt werden. Dabei werden in der Regel folgende Daten aus den Systemen extrahiert:

  • Mitarbeiterstammdaten (Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Einstellung, Austritt, Stundensatz, Qualifikation)
  • Dienstzeiten (Jahr, Monat, Aufgabenbezeichnung, Aufgabenkürzel, Dienstbezeichnung, Mitarbeiter, Konto, Betrag, Sollarbeitsstunden)
  • Krankzeiten (Krankenstunden mit LFZ/ohne LFZ)

Mehrarbeits-/Überstunden können dann berechnet werden, indem Sollarbeitsstunden mit den Ist-Dienstzeiten ins Verhältnis gesetzt werden. Eine Verbindung zur Leistungsabrechnung sowie zur Finanzbuchhaltung bzw. Personalkostenabrechnung ist dann auch über eine Datenintegration dieser Systeme möglich. Da alle Daten zentral in einem Data Warehouse nach einem bestimmten Datenmodell gespeichert werden, sind Modul- oder Systemübergreifende Auswertungen nach Einrichtung auf Knopfdruck möglich. Ein weiterer Vorteil der Zusammenführung dieser Daten ist auch, das Fehlbuchungen und Dateninkonsistenzen auf einmal sichtbar werden. Ebenso ist eine bewusste Manipulation der Daten, wie sie vielleicht durch das Zusenden von Excel-Listen möglich ist, ausgeschlossen.

Qualität der Datenerfassung entscheidend: Integration der Daten vom Dienstplan Pflege kann Zuordnung von Soll-Zeiten zu Bereichen oder Mehrfachvergabe von Qualifikationen lösen

Natürlich ist eine Integration der Dienstplan Pflege-Daten nur so gut, wie die Qualität der Daten, die sie exportiert. Über eine Schnittstelle können die zusammengeführten Daten neu gruppiert und in Zusammenhang gesetzt werden. Dies ist vielleicht an der starren Oberfläche des fachlichen Systems nicht immer möglich oder wird durch getrennte Datentöpfe auch innerhalb eines Systems verhindert. So ermöglicht es unser SX Integrator zum Beispiel, die in PEP-Systemen gepflegten Sollzeiten auch pro Bereich/Kostenstellen auszugeben. Das funktioniert selbst wenn der Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen/bzw. auf mehreren Kostenstellen geführt wird. Natürlich müssen dafür die Sollzeiten auch in dem PEP-System gepflegt sein. Ebenso müssen Prozesse definiert werden, wie Zeiten manuell so erfasst werden können, dass sie auch mit dem Arbeitszeit-Konto übereinstimmen.

Bei der Zuordnung von Qualifikationen pro Mitarbeiter ist zum Beispiel bei Vivendi PEP besondere Sorgsamkeit geboten. Werden dort an der Oberfläche z.B. mehrere Qualifikationen vergeben, sei es durch einen tatsächlichen Wechsel dieser innerhalb des Monats oder einer Berichtigung von falsch gepflegten Stammdaten, dann kann die Schnittstelle für die Integration der Daten vom Dienstplan Pflege nur eine durch Komma getrennte Liste der Qualifikationen erfassen. Eine saubere Auswertung ist auf diese Art leider nicht immer möglich, weil nicht klar differenziert werden kann, welche Qualifikation jetzt die richtige ist oder wann relevant war.

Möglich wäre hier durch die Technik nur, dass die Qualifikation gewählt wird, die am letzten Tag eines Monats oder eines bestimmten Abrechnungstages vergeben wurde. Denkbar und besser wäre der Weg, mehrere Qualifikationen in einer Liste im Prozess der Datenmodellierung in verschiedene Tabellen zu separieren und mit einem Zeitstempel zu verknüpfen, sodass sie dann wieder getrennt ausgewertet werden können. Doch dafür muss ein Zeitstempel bei der Mehrfachvergabe der Qualifikationen im PEP-System gesetzt werden. Hier sollte in der Konzeption des Vivendi-Systems darauf geachtet werden.

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