Saxess – controlling intelligence

Category Archives: Integration

Mit der Initiative Solidarität im Mittelstand schnüren Corporate Planning und Saxess Software ein Paket zur Liquiditätsplanung in der Corona-Krise und Datenintegration von Offenen Posten um die kurzfristige Liquidität von Unternehmen zu sichern

Liquiditätsplanung in der Corona-Krise: Mit tagesgenauen Auswertungen von offenen Posten die kurzfristige Liquidität sichern

Mit der Corona-Krise ist die Liquiditätsplanung für Unternehmen wieder essentiell. Doch um erfolgreich „Auf Sicht“ zu fahren, benötigt es jetzt tagesgenaue Auswertungen der IST-Daten der offenen Posten aus der Buchhaltung. Datenintegration kann somit helfen, einen genauen Überblick über die Liquidität zu erhalten und die kurzfristige Liquidität zu sichern. Deshalb unterstützen wir auch die Initiative „Solidarität im Mittelstand“ von Corporate Planning mit einer kostenlosen Datenintegration durch SX Integrator/CP-Connectivity Express.

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Ambulante Pflegedienste benötigen schnelles Controlling durch Schnittstellen zu BoS&S und Geocon

Effizientes monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste: SX Integrator bietet jetzt BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle

Ein effizientes monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste scheitert immer noch oft an den fehlenden Schnittstellen der eingesetzten IT-Systeme für die Finanzbuchhaltung, Leistungsabrechnung und Dienstplanung. Der SX Integrator schafft jetzt mit der neuen BoS&S-Schnittstelle und der neuen Geocon-Schnittstelle Abhilfe und ermöglicht eine regelmäßige Bewertung der Wirtschaftlichkeit von ambulanten Pflegediensten.

Diverse Insolvenz-Anmeldungen am Anfang des Jahres haben gezeigt: Regelmäßiges Controlling für ambulante Pflegedienste wird immer wichtiger. Teilweise, weil Fahrtzeiten immer noch nicht vom Kostenträger refinanziert werden und bei ineffizienter Tourenplanung die effektive Arbeitszeit der ambulanten Pflegekräfte schmälern.

Doch immer noch scheitert das regelmäßige Controlling an den manuellen Verwaltungsaufwänden, um die benötigten Daten aus verschiedenen IT-Systemen zusammen zu führen und für Kennzahlensysteme nutzbar zu machen. Denn Schnittstellen zwischen den Systemen sind Mangelware. Unser SX Integrator ändert dies mit seiner neuen BoS&S-Schnittstelle und seiner neuen Geocon-Schnittstelle – zwei beliebte Systeme für ambulante Pflegedienste.

Ganzheitliches Controlling für ambulante Pflegedienste: SX Integrator BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle ermöglichen einfache Auswertung von Daten der Leistungsabrechnung und Dienstplanung

Ähnlich wie bei der stationären Altenhilfe sind auch bei ambulanten Pflegediensten oft unterschiedliche IT-Systeme im Einsatz, da jedes die vielfältigen Bedürfnisse der ambulanten Pflege unterschiedlich gut erfüllt. So ist für die Leistungsabrechnung oft die BoS&S Software für Pflegedienste im Einsatz, aber für die Dienstplanung dann lieber die Geocon-Software. Auch wenn z.B. die BoS&S-Software sowie Vivendi ambulant oder Medifox ambulant ebenfalls ein Modul zur Dienstplanung anbieten und damit die Daten in einem System zu finden sind, heißt das noch lange nicht, dass auch adäquate, wirtschaftliche Auswertungen bzw. kombinierte Kennzahlen von den Systemen zur Verfügung gestellt werden können.

Der SX Integrator bietet also mit seiner neuen BoS&S-Schnittstelle und der neuen Geocon-Schnittstelle die Möglichkeit, alle benötigten Daten der Leistungsabrechnung und der Dienstplanung jede Nacht automatisiert zu exportieren und nach einem festen Datenmodell in einem zentralen, Hersteller unabhängigen Data Warehouse zu speichern. Die Daten können dann entweder per Webzugriff, per Excel-Cockpit oder per BI-Lösung effizient auf Knopfdruck ausgewertet werden. Dabei liefern beide Schnittstellen folgende Daten standardisiert aus:

BoS&S ambulant:

  • Einrichtungsstammdaten (Nummer, Name)
  • Klientenstammdaten (Nummer, Name)
  • Entgeltdaten (pro Einrichtung, Leistungsart, Klienten, Leistungsträger, Bewilligungsstatus)

Geocon Dienstplan sowie BoS&S Dienstplan:

  • Mitarbeiterstammdaten (Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Einstellung, Austritt, Stundensatz, Qualifikation)
  • Dienstzeiten (Jahr, Monat, Aufgabenbezeichnung, Aufgabenkürzel, Dienstbezeichnung, Mitarbeiter, Konto, Betrag, Sollarbeitsstunden)
  • Krankzeiten (Krankenstunden mit LFZ/ohne LFZ, Krankheitsquote pro Berufsgruppe)

Um jedoch Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des ambulanten Pflegedienstes zu treffen, müssen ebenfalls die Daten der Personalabrechnung und der Finanzbuchhaltung noch mit einbezogen werden. Die sind dann gerne in DATEV, Diamant oder Microsoft Dynamics NAV erfasst. Auch dafür bietet der SX Integrator Standardschnittstellen zu über 100 ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystemen.

Kombinierte Kennzahlen auf Knopfdruck für das monatliche Controlling für ambulante Pflegedienste: Durch die automatisierte Datenintegration der BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle sowie ein zentrales Data Warehouse

Doch ein effizientes, monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste benötigt nicht nur jeden Monat die aktuellen Daten in einer modellierten Datenbasis. Sondern es muss auch wissen, welche davon es wie auswerten möchte, um realistische und aussagekräftige Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung zu bilden. Aus der Erfahrung heraus können wir hier folgende Anregungen geben:

  • Umsätze pro Patient & Pflegegrad
  • Erlös pro Einsatz-Stunde
  • Anteil der Fahrt- und Wegezeiten an den Anwesenheitszeiten aller Mitarbeiter
  • Überstunden & Krankheitszeiten aller Mitarbeiter
  • Höhe und Entwicklung der gemischten Hausbesuche
  • Auslastung bei den Pflegesachleistungen in den Pflegegraden 2 bis 5

Wo systeminterne Auswertungen an der Software-Oberfläche oft sehr spezifisch und wenig flexibel anpassbar sind, ermöglicht der automatisierte Datenexport mithilfe der SX Intgerator BoS&S-Schnittstelle sowie der Geocon-Schnittstelle oft die flexibleren Auswertungen von mehr Daten. Da diese direkt per Lesezugriff aus der Datenbank abgezogen werden, können sie daher auch freier kombiniert werden.

Sie setzen ein anderes System in Ihrem ambulanten Pflegedienst ein und wollen die Daten für Auswertungen integrieren? Dann kontaktieren Sie uns!

Internationales Controlling beginnt mit den SX Integrator Standardschnittstellen zu ENOVA KROS OMEGA und Directo

Effizientes internationales Controlling: Mit Standardschnittstellen zu ENOVA, KROS OMEGA und Directo ermöglicht Saxess Software die automatisierte Datenintegration von ERP-Systemen aus Polen, Slowakei und Estland

Internationales Controlling muss neben kulturellen Unterschieden oft auch die Herausforderung der Datenintegration der externen ERP-Systeme meistern. Deshalb ermöglicht Saxess Software jetzt mit seinen SX Integrator Standardschnittstellen zu ENOVA, KROS OMEGA und Directo die einfache Anbindung von gängigen ERP-Systemen aus Polen, Slowakei und Estland, um das internationale Controlling zu beschleunigen und zu vereinfachen.

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Pflegesatzverhandlungen in 2020 sind ein Ringem welches mit einem gemeinsamen Management Informationssystem und detaillierte Kostenkalkulationen gewonnen werden kann

Tipps & Tricks für Pflegesatzverhandlungen in 2020: Gemeinsames Management Informationssystem (MIS), detailliertere Kostenkalkulationen & keine Angst vorm Gang zu den Schiedsstellen

Planen Sie Pflegesatzverhandlungen in 2020? Wir haben uns auf dem Altenheim Managertag von der Wirtschaftsberatung Curacon auf den aktuellen Stand bringen lassen, worauf in den nächsten Verhandlungsrunden zu achten ist. Diese haben wir in drei Tipps & Tricks zusammengefasst, wo wir Ihnen erklären, wie ein gemeinsames Management Informationssystem (MIS), detailliertere Kostenkalkulationen und der Gang zu den Schiedsstellen helfen können.

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Planung der Pflegepersonalkosten nach PbSG sollte detaillierter werden

Planung der Pflegepersonalkosten in Krankenhäusern muss mit dem Pflegebudget des PbSG ab 2020 differenzierter und detaillierter werden

Bei der Planung der Pflegepersonalkosten in Krankenhäusern zeigt das 2018 verabschiedete Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) mit seinem Pflegebudget erste Auswirkungen. Für die Budgetplanung 2020 und Entgeltverhandlungen mit den Krankenkassen müssen die Pflegepersonalkosten differenzierter und detaillierter geplant aber auch im IST nachgewiesen werden. Doch es gibt noch Unklarheiten, auf die mit flexiblen Lösungen am Besten reagiert werden kann.

Mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) wurde 2018 unter anderem auch die krankenhausindividuelle Finanzierung von tatsächlichen Pflegepersonalkosten für die sogenannte Pflege am Bett neu geregelt. Dies beinhaltet eine Herausrechnung der Kosten für die Pflege aus den bisherigen Fallpauschalen. Das dafür bereitgestellte Pflegebudget umfasst die ausgegliederten Pflegepersonalkosten inklusive der Kosten für Leiharbeit sowie Honorarkräfte und bewirkt, dass diese Kosten stets vollständig durch den Kostenträger gedeckt sind.

Pflegebudget 2020 fordert Abgrenzung und Aufschlüsselung der Pflegepersonalkosten

Dies erfordert sowohl eine genauere Abgrenzung sowie Aufschlüsselung der geplanten als auch einen Nachweis der tatsächlichen Pflegepersonalkosten bei den Entgeltverhandlungen. Doch aufgrund des Verhandlungsstaus scheinen diese erst spät in 2020 zu starten. Darüber hinaus gibt es noch Klärungsbedarf, ob auch die Kosten für Servicekräfte, MFAs oder Pflegeassistenten ins Pflegebudget gehören bzw. wie eng oder weit dieses gefasst wird. Deshalb hier aus unserer Sicht ein paar Anregungen, wie Sie in dieser Unsicherheit Ihre Planung etwas flexibler und genauer gestalten können.

Genauere und flexible Planung der Pflegepersonalkosten mit Fokus auf die Mitarbeiter mit Qualifikationen, Stellenanteilen für die Pflege, individuellen Gehaltbestandteilen sowie Tarifsteigerungen

Um in den Genuss der krankenhausindividuellen Refinanzierung für die Pflege am Bett durch das Pflegebudget 2020 zu kommen, gilt es, einer erhöhten Nachweispflicht nachzukommen, die bereits mit einer detaillierten und transparenten Planung der Pflegepersonalkosten auf Personenebene beginnen könnte. Dabei soll der Bezug zur Pflege am Bett einmal durch direkte Mitarbeiterqualifikation aber auch durch maßnahmenorientierte Zuarbeit von anderen Bereichen wie eben Servicekräfte, MFAs oder Pflegeassistenten dargestellt werden. Ebenso sind Kosten für Leiharbeit und Honorarkräfte einzubeziehen. Wird eine Planung des Pflegepersonals pro Person vorgenommen, können dort nicht nur Qualifikationen hinterlegt und individuelle Gehaltsbestandteile miterfasst werden, sondern auch anteilige Stellenberechnungen für die Pflege oder Tarifsteigerungen und deren Auswirkungen auf die Zukunft sowie Kündigungsfristen. So lässt sich auch ein sehr differenzierter Mix aus Personalkosten z.b. aus verschiedenen Haustarifen, gesetzlichen Tarifen, befristeten Verträgen, Ausbildungsstellen oder Honaren abbilden.

Denn nicht nur die Kosten für zu erwartende, strukturelle Veränderungen wie z.B. Anzahl und/oder Qualifikation der Pflegevollkräfte sind im Pflegebudget 2020 zu berücksichtigen, sondern auch zu erwartende Kostenentwicklungen wie u. a. lineare und strukturelle Tarifsteigerungen, Steigerungen bei den Lohnnebenkosten etc. Diese Vorausschau sollte bereits in der Planung der Pflegepersonalkosten der Krankenhäuser enthalten sein. Um auch der noch herrschenden Unsicherheit vorzubeugen, welche Pflegekosten denn jetzt wirklich ins Pflegehonorar gehören bzw. um in harten Entgeltverhandlungen flexibel reagieren zu können, ermöglicht eine Pflegepersonalkostenplanung pro Person durch entsprechende Parameter, die an der Person vermerkt sind, auch eine einfache Zuordnung zum oder Aussparung aus dem Pflegebudget sowie entsprechende Simulationen.

Dezentrale Personalkostenplanung im Webclient mit SX DataFactory

Tatsächliche Pflegeausgaben entscheidend: Integration der Ist-Daten und regelmäßiges Controlling von Plan und Ist schärft die Planung von Pflegepersonalkosten in den Folgejahren

Auch wenn der Planung des Pflegebudgets jetzt aufgrund der Neustrukturierung und Abgrenzungen mehr Aufmerksamkeit zu kommt, so entscheidet sich in den Entgeltverhandlungen mit den Krankenkassen alles mit den tatsächlichen Pflegekosten. Denn Fehlschätzungen sind über die Budgetvereinbarung des jeweils folgenden Jahres zu 100% auszugleichen und zu berichtigen. Wo bei anderen Posten im Wirtschaftsplan die Pauschalvergütung weiter greift, ist die Kontrolle der Ist-Daten sicherlich aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, aber nicht zwingend Bestand der Entgeltverhandlungen. Anders beim neuen Pflegebudget: Hier muss das Controlling der Ist-Daten entsprechend der Planung der Pflegepersonalkosten genau abgegrenzt sein z.B. nach Berufsbezeichnungen, nach Pflegevollkräften ohne gesondert berücksichtigte Überstunden u.a.

Nun mag der manuelle Aufwand, der beim Zusammentragen dieser Daten aus den Bereichen Finanzen, Personalabrechnung und Dienstplan nur einmal jährlich zu den Entgeltverhandlungen entsteht, vertretbar sein. Doch wird ebenfalls auch eine Entwicklungsperspektive von Anzahl und beruflicher Qualifikation der Pflegevollkräfte sowie der Kostenentwicklung gefordert. Diese kann eigentlich nur durch ein mindestens quartalsweises oder besser noch monatliches Controlling relevanter Zahlen erreicht werden. Nichts anderes fordert schon die Einhaltung der Pflegepersonaluntergrenzen, die ebenfalls mit dem PpSG festgelegt wurden.

Ein solches Monitoring kann nur durch automatisierte Datenintegration durch Schnittstellen geleistet werden, wenn mehrere unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Doch auch bei bewährten KIS-Systemen mit zentraler Datenhaltung muss überprüft werden, ob die Auswertungen so flexibel und anpassbar sind, wie es die momentane Unsicherheit erfordert. Auch hier kann eine erhöhte Flexibilität erreicht werden, wenn die Daten in einem externen Data Warehouse nach einem standardisierten Datenmodell flexibler zu Auswertungen kombiniert werden können. 

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