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Rolling Forecasts gestützt durch Datenintgeration und Zusatzbuchungsjournale helfen beim Fahren auf Sicht in der Corona-Krise

Mit Rolling Forecasts in der Corona-Krise besser auf Sicht fahren: Wie Datenintegration & Zusatzbuchungsjournale die Hochrechnung im Controlling ins Rollen bringen

Rolling Forecasts sind das Controlling-Instrument der Stunde, wenn sie aufgrund der Corona-Krise das Unternehmen auf Sicht steuern müssen. Dafür brauchen sie oft tagesaktuelle Ist-Daten, die am effizientesten per Datenintegration aus Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-Systemen integriert werden können. Doch was ist, wenn die Buchhaltung nur mit Versatz bucht? Dann können Zusatzbuchungsjournale die Hochrechnung im Controlling aktueller halten.

Die Corona-Krise hat wahrscheinliche jede Unternehmensplanung für das Jahr 2020 zunichte gemacht oder zumindest einmal kräftig durchgewirbelt. Niemand weiß so genau, welche kurz- oder langfristigen Auswirkungen der Lock-Down der Wirtschaft auf das eigene Unternehmen haben wird. Deshalb muss die derzeitige Unternehmensplanung realitätsnäher, kurzfristiger und Szenario-affiner werden. Rolling Forecasts sind da eine bewährte Ergänzung. Doch sowohl der manuelle Import von Ist-Finanzdaten per CSV- oder Excel-Export als auch eine Buchhaltung in Kurzarbeit bringen den rollierenden Forecast ins Stottern. Mit den folgenden zwei Lösungen bringen sie ihre Hochrechnung im Controlling jedoch wieder ins Rollen.

Mit Rolling Forecasts näher an der Realität: Datenintegration durch Standardschnittstellen für einen automatisierten Prozess

Rolling Forecasts klingen nicht nur danach, dass sie automatisch Planungswerte aufgrund von Ist-Daten fortschreiben, sie sollten es auch tun. Dafür bildet aber eine Datenintegration per Schnittstelle aus dem Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System eine notwendige Grundlage. Diese kann die Ist-Werte komplett automatisiert über Nacht für die rollierende Hochrechnung im Controlling bereit stellen. Bei uns übernehmen das die über 100 SX Integrator-Standardschnittstellen z.B. zu DATEV, Navision, Diamant usw. Andererseits bildet unser Data Warehouse mit einem ausgereiften Datenmodell die benötigte, standardisierte Datenbasis. So können wir nicht nur die Belastung beim Lesezugriff auf das Vorsystem geringhalten. Sondern wir gewährleisten damit auch die strukturierte Zusammenführung von Ist-Finanzdaten aus unterschiedlichen Vorsystemen.

Ad-hoc-Datenübernahme bei Schnittstellen beschleunigt den rollierenden Forecast im Controlling
Ad-hoc-Datenübernahme über den SX Integrator Webclient

Wer eine schnelle Buchhaltung hat, die untertägig bucht, und auch im Laufe des Tages seinen Rolling Forecast füttern möchte, der muss auch nicht unbedingt auf die nächtliche Datenaktualisierung warten. Zusätzlich können sie unsere Schnittstellen auch über eine Weboberfläche Ad-hoc ansteuern und den Datenexport direkt aus der Controlling-Abteilung starten. Um auch dabei die Belastung auf das Vorsystem gering zu halten und den Prozess zu verkürzen, können dediziert nur bestimmte Gesellschaften oder Monate für die Datenübernahme ausgewählt werden. Damit aktualisiert sich die Hochrechnung im Controlling auch per Knopfdruck.   

Träge oder verhinderte Buchhaltung: Zusatzbuchungsjournale im Controlling halten die Hochrechnung im Controlling aktuell

Was passiert nun, wenn die Buchhaltung viel langsamer bucht? Dies mag ja gerade in der Corona-Krise aufgrund von Kurzarbeit denkbar sein und ist auch ohne diese Umstände nicht so ungewöhnlich. Hier können jedoch einfache Zusatzbuchungsjournale helfen, um den Buchungsversatz für den Rolling Forecast zu überbrücken. Konkret heißt das, anstehende oder auch erwartbare Buchungen, die das Controlling bereits auf Seite der Einnahmen oder Ausgaben kennt, können mit Buchungsnummer, Buchungstext, Zuordnung zu Kostenstelle sowie Sachkonto, und Wert ggf. getrennt nach Soll und Haben in einer Liste vermerkt werden. Gerade bei Investitionen liegt auch eine spezifische Zuordnung zu Monaten und Jahren nahe.

Sobald die Ist-Daten für die realen Buchungen feststehen, übersteuern sie klassischerweise die Zusatzbuchungen. Ist eine Buchung einmal nicht korrekt, dann dienen Zusatzbuchungen ebenfalls als transparente Korrekturbuchungen. Gerade in der Unvorsehbarkeit der Corona-Krise können so alle Eventualitäten in Form von Zusatzbuchungen vorweggenommen und somit der Forecast so realitätsnah wie möglich gestaltet werden.

Rolling Forecasts mit Zusatzbuchungsjournalen am Laufen halten
Zusatzbuchungsjournal in SX DataFactory

Aufgrund der Einfachheit eines solchen Zusatzbuchungsjournals legen viele Controller dieses natürlich schnell mit Excel an. Sofern sie auch die rollierende Hochrechnung im Controlling mit Excel abbilden, ist dieses Vorgehen nachvollziehbar. Doch sollen dann nachträglich die übergangsartigen Zusatzbuchungen zu den tatsächlich stattgefunden Buchungen zugeordnet werden, entstehen wieder sehr viel manueller Mehraufwand sowie Fehlerpotentiale. Wenn sie Zusatzbuchungsjournale jedoch mit einer datenbankbasierten, aber Excel-nahen Lösung wie unserer SX DataFactory erstellen, dann landen auch diese Werte in derselben standardisierten Datenbasis eines Data Warehouses. So können sie zurückliegende Korrekturbuchungen ohne viel Excel-Listen-Werk transparent nachvollziehen und der Rolling Forecasts hat die ideale Fahrbahn zum automatischen Losrollen.

Das SX DataFactory Vertragsmanagement Excel-nah und mit Dokumentenverwaltung und ergänzt das Kostenmanagement

Dokumentenverwaltung mit SX DataFactory: Digitales Kostenmanagement und Vertragsmanagement Excel-nah mit Upload der Vertragsdokumente im Zahlungsstrom

Dokumentenverwaltung ist im Vertragsmanagement mit Excel bisher schwer möglich. Doch SX DataFactory ermöglicht jetzt durch eine neue Funktion das digitale Kostenmanagement und den Upload sowie die Speicherung von Vertragsdokumenten direkt im Zahlungsstrom.

Bei dem Thema Dokumentenverwaltung und Vertragsmanagement denken viele erst einmal an Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Systeme). Doch neben der Verwaltung von Vertragsdokumenten steht doch eigentlich auch immer das Kostenmanagement im Vordergrund. DMS-Systeme extrahieren und speichern zwar Vertragsdaten, aber einen Zahlungsstrom für Verträge bilden sie selten ab. SX DataFactory schließt jetzt diese Lücke und ermöglicht digitales Kostenmanagement als auch Vertragsmanagement Excel-nah und mit Abbildung des Zahlungsstroms pro Vertrag sowie den dazugehörigen Vertragsdokumenten.

Vertragsmanagement mit Excel oder DMS-System? SX DataFactory bietet jetzt Zwischenweg für digitales Kostenmanagement mit Dokumentenverwaltung

Für alle, die mit einem Dokumentenmanagementsystem liebäugeln und ihr Vertragsmanagement bisher in Excel oder gar nicht durchführten, aufgepasst! Vielleicht ist SX DataFactory die passende Alternativ-Lösung für Sie. Mit dem Fokus auf das digitale Kostenmanagement werden hier nicht nur Vertragsdetails wie Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsoptionen gepflegt. Sondern auch der individuelle Zahlungsstrom eines jeden Vertrags läuft im Zeitverlauf mit und ist anpassbar. Beispielsweise können sie bei einem Mietvertrag nicht nur die Grundmiete sondern auch diverse variable Nebenkosten pro Monat übersichtlich erfassen. Bei Leasingverträgen pflegen sie nicht nur die monatlichen Leasingraten sondern auch die gefahrenen Kilometer im Monat, den Fahrer, das Kennzeichen und vielleicht diverse Reparaturkosten, die im Jahr anfallen. Selbst vertragsunabhängige Details, wie die Zuordnung zu einer Abteilung im Unternehmen oder zu einem Bearbeiter ist möglich. Eine Benachrichtigungsfunktion über Kündigungsmöglichkeiten rundet die Lösung ab.

Die neue Funktion der Dokumentenverwaltung ergänzt somit nur das bereits bewährte Vertragsmanagement Excel-nah und digital, wie es bereits mit SX DataFactory schon möglich war. Das Vertragsdokument wird in der SQL-Datenbank der Lösung gespeichert und kann direkt dem Zahlungsstrom des Vertrages zugeordnet werden. So können auch Vertragsänderungen inklusive der zugehörigen, verlinkten aber auch aktualisierten Vertragsdokumente übersichtlich mit Bemerkungen dokumentiert werden. Die webbasierte Lösung spielt somit ihre Vorteile nicht nur bei komplexen Verträgen mit verschiedenen zahlungsrelevanten Komponenten aus, sondern auch bei einem dezentralen Vertragsmanagement mit mehreren Abteilungen oder sogar Unternehmensniederlassungen. Hier sorgt einerseits das integrierte Berechtigungskonzept für Zugriffskontrolle aber andererseits die zentrale Datenhaltung für Unternehmensübergreifende Auswertung der Vertragsdetails und Vertragskosten.

SX DataFactory Vertragsmanagement wird auch zum DMS-System durch neue Funktion Dokumentenverwaltung

Auch mit DMS-System mehr digitales Kostenmanagement: SX DataFactory macht Vertragsmanagement Excel-nah und integriert

Sie haben bereits ein DMS-System und wünschen sich bei ihrem Vertragsmanagement Excel-Flexibilität, listenbasierte Übersichtlichkeit mit Zahlungsströmen und ein besseres Management der Vertragsfristen? Auch hier kann SX DataFactory eine nützliche Ergänzung sein. Denn aufgrund von bisher 12 bestehenden Schnittstellen zu bekannten DMS-Systemen wie z.B. DATEV DMS oder Diamant DMS sowie EasyArchive oder Rechnungsmanager können alle Vertragsdetails auch auf Knopfdruck in SX DataFactory integriert werden.

SX DataFactory unterstützt dann das digitale Kostenmanagement oder die Kostenplanung durch individuell anpassbare Zahlungsströme sowie durch Erinnerungsfunktionen zur Kündigung von Verträgen. Auch beim dezentralen Vertragsmanagement ergänzt es das DMS-System mit einer feingliedrigen Berechtigungssteuerung für einzelne Verträge, um einerseits den Datenschutz zwischen Gesellschaften oder Unternehmensbereichen zu gewährleisten aber andererseits auch gesellschaftsübergreifende Auswertungen und Überblicke für das Controlling zu garantieren. Gerade bei mehreren DMS-Systemen kann SX DataFactory hier für mehr übergreifende Transparenz sorgen. Aufgrund unseres bewährten Integrations-Know-how ist auch die Anbindung unbekannter DMS-Systeme kein Problem.

Planen Sie die Anschaffung eines DMS-Systems, aber wollen nicht von Ihrem Excel-nahen Vertragsmanagement abweichen? Oder möchten Sie Ihr bestehendes DMS-System zu einem besseren Vertragsmanagement-Tool machen? Dann kontaktieren sie uns gern und wir sprechen über Ihre Anforderungen

Entgeltverhandlungen erfordern Nachweise für das im Rettungsschirm für die Pflege beantragte Erstattungsbudget

Rettungsschirm für die Pflege: Erstattungsbudgets erfordern flexibles Controlling, Datenintegration und detaillierte Nachweise in Entgeltverhandlungen 2020

Anfang April spannte die Bundesregierung den Rettungsschirm für die Pflege in Form des Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetzes. Er verspricht die volle Erstattung von Mehrausgaben und Mindererlösen schnell und bürokratiefrei. Doch Pflegeeinrichtungen müssen jetzt nicht nur schnell dieses Erstattungsbudget zusammenstellen, um ihre Liquidität zu sichern. Sondern auch die detaillierten Nachweise dafür spielen in den nächsten Entgeltverhandlungen 2020 oder 2021 eine entscheidende Rolle. Warum sie jetzt aber nicht direkt zur Excel-Liste greifen müssen, um ein flexibleres Controlling zu ermöglichen und warum Datenintegration schnell beim Erstellen des Erstattungsbudget hilft, erfahren sie hier.

Das Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetz soll als schneller Rettungsschirm für die Pflege dienen. Doch hatten die meisten Pflegeeinrichtungen Probleme zu bestimmen, was ihre Mehrausgaben und Mindererlöse im Zuge der Corona-Krise sind. Entsprechend aufwendig ist für das Controlling erst einmal die Recherche nach den IST-Daten in den entsprechenden Vorsystemen. Darunter zählen die Finanzbuchhaltung, die Personalabrechnung und die Leistungsabrechnung. Aber auch die Dienstplanung kann eine Rolle spielen. Selbst wer bereits ein ausgefeiltes Controlling- oder Planungs-Tool nutzt, kann dort vielleicht nur eingeschränkt oder umständlich Abgrenzungen und Anpassungen eingeben. Scheinbar ist Excel das Tool der Stunde, um das Erstattungsbudget für das Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetz zu erstellen. Doch es gibt Alternativen für ein flexibleres Controlling.   

Mit Datenintegration Auswertungen von Überstunden, Offene Posten sowie Leistungsabrechnungen auf Knopfdruck für eine schnellere Erstellung des Erstattungsbudgets & Nachfolgeanträge vom Rettungsschirm für die Pflege

Wenn sie schnell die relevantesten Zahlen der aktuellen Personal- und Sachkosten ohne Hantieren von Excel-Exporten aus verschiedenen Systemen zur Hand haben wollen, dann hilft ihnen eine Standardschnittstelle zum Finanzbuchhaltungssystem wie z.B. zu DATEV. So lassen sich Mehrausgaben nicht nur im Vergleich zum Referenzmonat Januar 2020 erkennen. Per Knopfdruck können sie auch einen Vorjahresvergleich auf Monatsbasis erstellen. Zu Mindererlösen rechnen sie ebenfalls schon verbuchte, aber noch offene Forderungen gegenüber Pflegebedürftiger, Krankenkassen, Pflegekassen oder Sozialhilfeträgern. Dabei lassen sich gerade Standardschnittstellen unseres SX Integrators sehr schnell einrichten (z.B. innerhalb von 2 Wochen).

Wollen sie den Rettungsschirm für die Pflege vollends ausschöpfen, ist auch die Integration von Systemen für die Personalabrechnung, Leistungsabrechnung oder sogar der Dienstplanung sinnvoll. Nur so können sie im Erstattungsbudget des Covid-19 Krankenhauserstattungsgesetzes nachweislich auch die Kosten für angefallene Überstunden geltend machen. Gleiches gilt für die Nachweise, wenn für erkranktes Fachpersonal Ersatzkräfte durch z.B. Leasing für einen begrenzten Zeitraum eingestellt werden. Diese Kosten bekommen sie jetzt nämlich ebenfalls erstattet, sofern sie Covid-19 bedingt sind.

Standardschnittstellen bzw. ein zentrales Data Warehouse spielen ihre Vorteile erst richtig aus, wenn es nicht nur um die Erstellung eines Erstattungsbudgets geht, sondern auch um Nachfolge-Anträge zur Nutzung des Rettungsschirms. Diese müssen sie je nach Liquiditätsstatus kurzfristig und vielleicht auch mehrfach im Jahr anfertigen. Auch hier hilft die Datenintegration mit einem Knopfdruck.

Zusatzbuchungen, interne Verrechnungen und Erlösplanung: Detaillierte Nachweise für die Entgeltverhandlungen 2020 über die Covid-19-bedingten Mehrausgaben und Mindererlöse

Wer bereits ein gutes digitales Controlling mit Schnittstellen zu den relevanten Vorsystemen nutzt, konnte relativ schnell die Kostensteigerungen z.B. für Infektionsmittel, eventuelle Krankheitszahlen des Personals oder ein Einbruch der erwarteten Erlöse durch Aufnahmestopps erkennen. Doch die meisten Systeme können keine detaillierten Nachweise der Einzelfälle mit entsprechender Zuordnung zu Covid-19-relevanten darstellen. Darüber hinaus ist eine nachträgliche Änderung von Buchungen z.B. auf eine Covid-19-Kostenstelle auch aus rechtlicher Sicht bedenklich. Hier helfen einmal flexible Zusatzbuchungsjournale, mit denen sie einerseits Gründe für Korrekturbuchungen nachweisen. Andererseits können sie so Sachverhalte in ihren Auswertungen erfassen, die noch nicht gebucht sind. Dazu zählen z.B. auch geplante Erlöse oder nur Aufnahmegespräche, die wegen des Covid-19-bedingten Aufnahmestopps nicht realisiert werden konnten. Doch bevor sie dafür Excel-Listen wälzen, erfasst eine datenbankbasierten Lösung wie unserer SX DataFactory diese Vorgänge genauso einfach, aber speichert die Daten zentral. Auch hier helfen Ihnen dann Auswertungen auf Knopfdruck.

Zusatzbuchungsjournale könnten bei Abgrenzungsbuchungen oder zur Bestimmung der Mehrkosten und Mindererlöse in der Erstellung des Erstattungsbudgets für den Rettungsschirm für die Pflege wichtig werder.

Ihr Erstattungsbudget braucht auf jeden Fall handfeste Nachweise für die Entgeltverhandlung 2020. Dabei sollten sie vielleicht interne Verrechnung mit berücksichtigen. Ihnen hilft aber auch die transparente Darstellung, wenn Mitarbeiter vielleicht auf mehreren Kostenstellen tätig waren. Gerade den Bezug zu Corona-bedingten Maßnahmen können sie vielleicht in anderen Systemen nicht so ohne weiteres herstellen. Auch deshalb hilft ihnen hier eine datenbankbasierte Lösung mit Excel-naher Oberfläche. Vielleicht bietet auch eine Kostenstellenummlagerechnung im Zuge des Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetztes das Potential noch weitere Kostenerstattungen transparent zu belegen. Das trifft z.B. auf zusätzliche Reinigungsmaßnahmen für bestimmte Bereiche zu. Aber auch an den erhöhten Betreuungsaufwand der Bewohner durch die Kontaktbeschränkungen sollten sie denken. Der ist vielleicht durch interne, aber dafür nicht vorgesehene Kräfte getätigt worden.

Den Rettungsschirm der Pflege schnell nutzen: Alternativplanungen erstellen, Liquidität genau beobachten & Nachweiskalkulationen bei Bedarf später flexibel erstellen

Wenn sie bisher schon gut aber in großen Abständen geplant haben, dann sollten sie jetzt Alternativpläne mit stärkerer Berücksichtigung von Mehrkosten und Mindereinnahmen für die nächsten Monate erstellen. Diese Alternativpläne können natürlich ganz anders strukturiert sein als die Originalplanung. Sie sollten aber trotzdem damit verknüpft sein. SX DataFactory dient hier als gutes Ergänzungstool für z.B. den Corporate Planner. Als Ersatz für die frei gestaltbare aber wenig integrierte Excel-Tabelle ermöglicht DataFactory die einfache und flexiblere Erfassung von Alternativplanungen. Aber sie ermöglicht auch nachträgliche, detaillierte Nachweise für bestimmte Covid-19-relevante Buchungsvorgänge, die dann auch einfach in die Hauptplanung im Corporate Planner integriert werden können.  

Auch die Liquidität sollten sie beim derzeitigen Fahren auf Sicht im Blick behalten. Denn nur so können sie rechtzeitig Nachfolgeanträge aus dem Rettungsschirm für die Pflege einreichen. Dafür ist Corporate Planner Cash sehr gut geeignet. Dies wird auch von unserer Datenintegration der Offenen Posten aus dem Finanzbuchhaltungssystem entsprechend ergänzt. Im Rahmen der Innitiative „Solidarität im Mittelstand“ bieten wir beides sogar kostenfrei an.

heißt nicht nur wahllos Rabatte geben

Mit Absatzplanung die Umsatzeinbrüche der Corona-Krise abfedern: Warum jetzt alle Unternehmen genauer ihren Umsatz planen und controllen sollten

Vor der Corona-Krise schien das Thema Absatzplanung überwiegend für Produktionsunternehmen relevant zu sein. Doch nun könnte es gerade nach der Krise für alle Unternehmen wichtiger sein, den Absatz ihrer Produkte genau und flexibel zu planen. So ist es möglich erlittene Umsatzeinbußen abzufedern oder sogar auszugleichen und mehr Kontrolle über die eigene Liquidität zu erlangen.

Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen empfindliche Umsatzeinbußen von bis zu 80% oder mehr pro Monat beschert. Diese belasten nicht nur die Liquidität, sondern scheinen unwiederbringlich verloren zu sein. Denn gerade in der Gastronomie, im Eventbereich oder in der Modebranche wird später nicht automatisch mehr konsumiert. Zu sehr ist der Umsatz an einen bestimmten Zeitpunkt gekoppelt. Wer zudem zur Liquiditätssicherung Hilfskredite aufgenommen hat oder vielleicht eine Stundung seiner Büromietverträge erreicht hat, muss selbst nach Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeiten diese kurz- oder langfristig mit dem gleichen Umsatz bedienen. Dies gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass die Nachfrage wieder anzieht. Bei so vielen Wenns und Abers scheint die Lage für den einen oder anderen aussichtslos. Doch gegen die Unsicherheit kann zumindest etwas mehr Planung nicht schaden.

Besonders die Absatzplanung sowie das regelmäßige Umsatzcontrolling sollten alle Unternehmen nach der Corona-Krise stärker in den Blick nehmen. Warum, das haben wir in den folgenden 4 Punkten zusammengefasst.

1. Eine belastbare Basis für ihre Absatzplanung: Genaue Analyse bisheriger Umsätze – per Datenintegration auch flexibler und systemübergreifend

Der Ausgangspunkt jeder guten Planung ist immer eine genaue Analyse der Vergangenheit. Gerade beim Thema Absatzplanung ist dies wichtig, um erst einmal potenzielle Absatzchancen zu erkennen. Das können zum Beispiel die durchschnittliche Bestellmenge, der Durchschnittspreis, Produkte- oder Produktgruppen, der Zeitraum oder die Branche sein.

Noch wichtiger ist es, die Werte auch untereinander flexibel in Beziehung zu setzen, um gegebenenfalls Abhängigkeiten festzustellen. Obwohl jedes ERP-System solche Werte liefern kann und meistens auch eine Auswertungsoberfläche mitliefert, so ist diese doch eher auf Standardreports beschränkt und wenig anwenderfreundlich.

Das Data Warehouse bildet die zentrale Datenbasis zur Vor-Analyse für die Absatzplanung in der Corona-Krise

Die Lösung für flexiblere Auswertungen heißt dann oft eine separate Excel-Liste, die aus verschiedenen Export-Dateien aus dem ERP-System zusammengesetzt ist. Gleiches gilt auch für eine gesellschaftsübergreifende Analyse innerhalb eines Unternehmensverbundes, wie z.B. mit DATEV. Noch umfangreicher wird das ganze Unterfangen, wenn Tochterunternehmen unterschiedliche Systeme im Einsatz haben oder Spezialsysteme für unterschiedliche Bereiche z.B. Personal, Zeiterfassung oder die Leistungsabrechnung im Sozialbereich. Hier kann eine Datenintegration per Standardschnittstelle, wie durch unseren SX Integrator, schnell und einfach Abhilfe schaffen. Die Daten werden automatisiert über Nacht aus allen angebundenen Systemen exportiert und zentral in einem standardisierten Datenmodell in einem Data Warehouse gespeichert. Von dort können sie dann entweder mit Excel oder anderen Lösungen systemübergreifend und gesellschaftsübergreifend ausgewertet und weiterverarbeitet werden.

2. Mit flexibler Absatzplanung nach der Corona-Krise bisherige Preiskalkulationen anpassen, Absatzmengen durch Aktionen steigern oder Produkte neu bündeln

Nach der Analyse ihrer Absatzpotentiale folgt die Absatzplanung. Diese sollte aufgrund der Corona-Krise und der damit verbundenen Unsicherheiten durchaus kleinteiliger, flexibler und vor allem mit kürzeren Planungszeiträumen wie Monate oder Wochen gestaltet sein. Denn nur so können sie genau verfolgen, ob sie den geplanten Absatz auch erreichen. Falls das nicht eintritt, sind schnell Änderungen möglich. Speziell die Grenzwerte ihre bisherige Preiskalkulation sollten sie genauer in den Blick nehmen. Um Lager leer zu bekommen oder anfänglicher Kaufzurückhaltung entgegenzuwirken mögen Mengenrabatte sinnvoll sein. Doch ein kalkulierter Rahmen wie z.B. günstigere Einkaufspreise ist ebenfalls nötig. Möglicherweise macht es aber auch Sinn mehrere Produktkomponenten zu bündeln und im Paket zu einem höheren Preis zu verkaufen.

Behalten sie bei solchen Kalkulationen auf der Kostenseite nicht nur den Einkaufspreis im Blick, sondern ggf. Produktionskosten, Verwaltungskosten, Lieferkosten, aber auch Vertriebs- und Marketingkosten. Gerade im Dienstleistungsbereich dienen da als Richtwert oft nur die Personalkosten. Doch wie die Arbeitszeit jedes einzelnen in verschiedene Bereiche in die Rechnung mit einzahlt, wird aus Komplexitätsgründen oft außen vorgelassen. Hier können einerseits Kostenstellenumlagen-Rechnungen helfen. Andererseits schadet es nicht neben der Absatzplanung auch eine detaillierte Kostenplanung und Personalplanung oder Marketingplanung zu betreiben. Wenn das in einem Tool wie in unserer SX DataFactory geschieht, wo alles in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen kommt, dann sind auch bereichsübergreifende Auswertungen und damit komplexe Kalkulationen möglich.

Denn letztendlich gilt:  Viel Absatz macht nicht immer viel Gewinn, wenn man wahllos mit Rabatten um sich wirft. 

3. Auf alle Eventualitäten gefasst: In der Absatzplanung Corona-Krisen-Szenarios durchrechnen und mit einer integrierten Lösung alle Auswirkungen auf die Unternehmensplanung im Blick haben

Jetzt haben sie innerhalb der Absatzplanung alle Parameter gesetzt, kalkuliert und auch schon einiges ausprobiert. Doch bei Planung geht es immer ein Stück weit um Idealvorstellungen, die erreicht werden wollen. Äußere Umstände wie Investitionszurückhaltung, ungewisse Produktivität im Home Office oder weniger Personal wegen Kurzarbeit sowie Abstandsregelungen lassen den geplanten Absatz vielleicht nicht zu.

Die Lösung heißt: Annahmen und Szenario-Rechnungen. So können sie auch die Faktoren, die sie nicht unmittelbar beeinflussen können, als Erfolgsrisiko mit einplanen. Dies erfordert nicht nur eine einheitliche Datenbasis und kombinierte Kennzahlen, sondern auch vernetzte sprich integrierte Teilplanungen mit definierten Abhängigkeiten. Denn nur so können sie sehen, wie sich das Drehen von gewissen Stellschrauben auf alle Bereiche der Unternehmensplanung auswirkt. Wenn der Absatz von Produkten zwar steigt, aber die eine Hälfte der Mitarbeiter überlastet ist, weil sie für die andere Hälfte in Kurzarbeit mitarbeitet, dann haben sie langfristig nichts gewonnen.

GUV Planung mit Corporate Planner

Bei dem Spiel mit Eventualitäten und Zahlen helfen integrierte Planungslösungen wie z.B. der Corporate Planner Sales durch Schieberegler auf Knopfdruck Szenarien zu kreieren und durchzurechnen. Weil sie dabei alle Unternehmensbereiche im Blick haben, können auch schneller Kompromiss-Ergebnisse für Negativ-Szenarien gefunden werden. Sprich die Antwort auf die Frage „Welchen Mindestabsatz muss ich mit welchen Mindestkriterien in welcher Zeit erreichen, um wieder profitabel zu sein“ finden sie mit einer integrierten Unternehmensplanung sehr viel schneller.

4. Fahren auf Sicht in der Corona-Krise: Wöchentliches Umsatzsontrolling mithilfe von Datenintegration

Selbst wenn sie mit integrierter Absatzplanung und Unternehmensplanung ein Stück weit in die Zukunft blicken, handelt es sich auch hier nur um Planungsszenarien ohne reale Grundlage. In der Corona-Krise gilt deshalb ein Fahren auf Sicht, das heißt, der engmaschige Abgleich von Planung und realem Absatz bzw. Umsatz ist essenziell. Ein monatliches Reporting kann da schon fast zu träge sein, um Anpassungen an der Absatzplanung vorzunehmen. Doch meist liegen bei Mittelständlern die IST-Finanzdaten aus der Buchhaltung auch nicht schneller vor.

Unbestritten ist aber: Engmaschige Abgleiche lassen keine Zeit für das Hantieren und Zusammenfügen von Excel-Listen. Das ist auch vollkommen unnötig, denn eine direkte Datenintegration mit den ERP-Systemen in der Finanzbuchhaltung, wie mit unserem SX Integrator, liefert Finanzdaten auf Knopfdruck. Sie speichert die Ist-Daten in einer einheitlichen, zentralen Datenbasis, dem Data Warehouse, und aktualisiert sie jede Nacht. So kann der Plan-Ist-Vergleich zumindest schon nach jeder Buchung ausgewertet werden und notfalls Anpassungen in der Absatzplanung vorgenommen werden.

Wer schnellere Ergebnisse braucht, für den kann aber auch die Integration des CRM-Systems Sinn machen, wo Verkaufsabschlüsse oder Bestellungen direkt in die Absatzplanung zurück gespiegelt werden können. Somit ist es möglich, auch die Absatzplanung auf wöchentlicher Basis anzupassen und mehrere Szenarien mit Blick auf den Erfolg durchzuspielen.Doch auch hier sollte im Hinblick auf die Liquidität beachtet werden, dass eine Bestellung noch keine Liquidität bedeutet, denn gerade in der Corona-Krise werden Zahlungsziele möglicherweise mehr ausgereizt als sonst. Deshalb hilft auch hier eine kurzfristige Liquiditätsplanung vorzuhalten.

Sie haben Interesse Ihren Umsatz durch eine Absatzplanung wieder zu steigern oder ihr Unternehmen mit anderen Planungsmöglichkeiten auf Sicht durch die schwierige Zeit zu führen. Dann kontaktieren sie uns gerne.

Mit der Initiative Solidarität im Mittelstand schnüren Corporate Planning und Saxess Software ein Paket zur Liquiditätsplanung in der Corona-Krise und Datenintegration von Offenen Posten um die kurzfristige Liquidität von Unternehmen zu sichern

Liquiditätsplanung in der Corona-Krise: Mit tagesgenauen Auswertungen von offenen Posten die kurzfristige Liquidität sichern

Mit der Corona-Krise ist die Liquiditätsplanung für Unternehmen wieder essentiell. Doch um erfolgreich „Auf Sicht“ zu fahren, benötigt es jetzt tagesgenaue Auswertungen der IST-Daten der offenen Posten aus der Buchhaltung. Datenintegration kann somit helfen, einen genauen Überblick über die Liquidität zu erhalten und die kurzfristige Liquidität zu sichern. Deshalb unterstützen wir auch die Initiative „Solidarität im Mittelstand“ von Corporate Planning mit einer kostenlosen Datenintegration durch SX Integrator/CP-Connectivity Express.

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