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Taschenrechner und Liste für das Zusatzbuchungsjournal

Controlling-Sachverhalte in der Schwebe und Buchungen ohne Belege: Wie ein Zusatzbuchungsjournal Abhilfe schaffen kann

… Und 3 Gründe, warum Excel da nur kurzzeitig glücklich macht

Oft müssen im Controlling und in der Unternehmensplanung Sachverhalte einkalkuliert werden, die noch nicht in der Finanzbuchhaltung enthalten sind, weil sie sich im Prozess befinden. Sowohl abweichende Abschreibungswerte oder erwartete Lieferantenboni als auch Abgrenzungen für den Ausweis einer zweiten Rechnungslegungsebene (IFRS/HGB) sind gute Beispiele dafür, dass Buchungen erfasst werden müssen, obwohl noch keine Belege dafür vorliegen. Um diesem Buchungs-Dilemma beizukommen, empfiehlt sich die Führung eines Zusatzbuchungsjournals. Doch dies scheint oft mit gängigen Controlling-Software-Lösungen oder Unternehmensplanungssoftware-Lösungen nicht möglich zu sein.

Dabei reicht natürlich das Anlegen einer einfachen Excel-Tabelle, in der folgende Daten aufgeführt sind:

  • Buchungsnummer
  • Kostenstelle
  • Sachkonto
  • Buchungstext
  • die verwendeten Ebenen (HGB / IFRS)
  • Soll und Haben

Parallel zu den tatsächlichen Buchungen mit Belegen, die in der Buchhaltungssoftware auf- und ausgeführt werden, hält der Controller jetzt im Zusatzbuchungsjournal alle Buchungen fest, die sich noch in der Schwebe befinden und zu denen noch keine Belege existieren. Das garantiert eine genauere Ausweismöglichkeit vor und nach Abgrenzungen.

Nun gibt es natürlich Dinge, die der Controller in seinem in Excel erstellten Zusatzbuchungsjournal vermissen wird und die seine Arbeit auf lange Sicht behindern können. Wir haben hier die 3 wichtigsten Hindernisse aufgeführt und wie wir sie mit SX DataFactory überwunden haben:

1.      Fehlende Kontrollen

Menschen machen Fehler. Ganz besonders bei der manuellen Erfassung von Daten in Excel-Tabellen. Da verrutscht man beim Eintragen nur einmal in einer Spalte oder Zeile und schon stimmt die gesamte Kalkulation nicht mehr. Dann beginnt eine nerven- und zeitraubende Suche nach dem Fehler. Noch fehleranfälliger wird die Sache, wenn mehrere Zusatzbuchungsjournale für unterschiedliche Zwecke angelegt werden müssen z.B. nach IFRS oder für das Management und zur gleichen Zeit in allen gearbeitet wird.

Wie wir das mit SX DataFactory gelöst haben?

  • Farbige Kontrollfelder, die die Plausibilität jeder Eingabe am Ende der Zeile anzeigen
  • Aktiv- und Passivschaltung von gerade genutzten oder zeitlich aktuellen Zusatzbuchungsjournalen
  • Prüfungen, dass Buchungsnummern nicht doppelt verwendet werden und eine gesammelte Buchung besteht

Das Zusatzbuchungsjournal mit SX DataFactory

2.      Unflexibel, wenn mehrere Personen daran arbeiten sollen

Nicht nur in Firmen, die mehrere Tochtergesellschaften mit einem jeweils eigenen Controller besitzen, ist eine Gemeinschaftsarbeit an dem in Excel erstellten Zusatzbuchungsjournal nötig, sondern vielleicht auch bei einer stärkeren Einbeziehung von anderen Abteilungen – wenn auch nur als Kontrollinstanz. Da wird dann die Excel-Tabelle auf Reisen geschickt und kehrt im besten Fall in x-verschiedenen Versionen oder im schlechtesten Fall komplett zerschossen zurück. Und noch haariger wird die ganze Sache, wenn mit mehreren Währungen gearbeitet werden muss.

Wie wir das mit SX DataFactory gelöst haben?

  • Webbasierter Zugriff auf das erstellte Zusatzbuchungsjournal – Änderungen können standardisiert im Webclient vorgenommen werden
  • Detaillierte Berechtigungsverwaltung für Ihre Gesellschaftsstruktur
  • Mehrwährungsfähigkeit mit der Möglichkeit einfach zwischen den Währungen zu wechseln und automatischer Umrechnung

Durch mehrere Personen nutzbar - das Zusatzbuchungsjournal von SX DataFactory

3.      Auswirkungen der Zusatzbuchungen sind nicht sichtbar

Um eine genaue Unternehmensplanung zu betreiben, wäre es natürlich hilfreich zu sehen, wie sich Zusatzbuchungen dahingehend auswirken. Da das in Excel erstellte Zusatzbuchungsjournal aber nicht mit der Controlling-Software oder der Unternehmensplanungssoftware integriert ist, können diese Effekte nicht sichtbar gemacht werden und der Controller hat nicht die volle Kontrolle über die Auswirkung seiner Zusatzbuchungen.

Wie wir das mit SX DataFactory gelöst haben?  

  • Zentrale, standardisierte Speicherung der Daten des Zusatzbuchungsjournals in einem Data Warehouse
  • Standard-Schnittstellen zu den gängigsten Controlling-, Business Intelligence- und Unternehmensplanungssoftwarelösungen wie z.B. BPS-One, Corporate Planner, Cognos BI, InfoZoom, Jedox BI-Suite, QlikView, Prevero und Tableau
  • Live-Datenübermittlung aus dem Data Warehouse für tagesaktuelle, präzise Planungen

Das SX DataFactory Zusatzbuchungsjournal kann auch an BI-und Auswertungslösungen angebunden werden

Ein Zusatzbuchungsjournal zu führen – egal auf welche Art und Weise – ist ohne Zweifel die beste Möglichkeit, schwebende Controlling-Sachverhalte punktgenau abzubilden und in Planungen einzubeziehen. Über die Art und Weise entscheidet dann nur noch, wie die eigenen Anforderungen sind, wie flexibel man arbeiten möchte und muss und wie hoch der Bedienungskomfort sein soll.

Oder was meinen Sie? Ermöglicht Ihre Controlling-Software oder Unternehmensplanungssoftware das Anlegen von Zusatzbuchungsjournalen und sind Sie damit zufrieden?

Wir sind gespannt auf Ihre Meinungen und Kommentare!

Mehr über SX DataFactory lesen Sie übrigens hier

Unser neues Baby - Unser Blog Unternehmenssteuerung mit Saxess

Hallo Welt! Lust auf mehr Saxess in der Unternehmenssteuerung?

Dann Herzlich Willkommen in unserem neuen Blog Unternehmenssteuerung mit Saxess!

Hier werden Sie fündig zu allen Themen der modernen, operativen Unternehmenssteuerung, angefangen bei der Planung bis hin zur Integration mit Drittlösungen wie z.B. ERP-Systemen oder anderen Planungslösungen.

Wir möchten Ihnen neue Ideen geben, wie Sie Ihre operative Unternehmenssteuerung effizienter gestalten können – und natürlich auch Ihre Ideen und Kommentare hören, um diese gemeinsam weiterzuentwickeln. Oder wieder zu verwerfen. Oder zusammen ganz andere zu Tage fördern. Nutzen Sie dafür gerne die Kommentarfunktion unter den Beiträgen.

Hier stehen Ihr Success, Ihr Erfolg, aber auch unsere Saxess Software-Lösungen SX Integrator und SX DataFactory im Mittelpunkt. Diese sind natürlich aus dem Wunsch entstanden die Unternehmenssteuerung zu erleichtern, dafür verwendete Systeme besser miteinander zu verbinden und eine einheitliche Datenbasis für Ist- und Plan-Daten zu schaffen. Aber Sie werden hier genauso Tipps & Tricks rund um Excel, PowerPivot oder PowerQuery finden, die uns die Arbeit erleichtert haben, Erfahrungsberichte unserer Kunden, Kommentare zu Veranstaltungen, die wir besucht haben und zu aktuellen Themen im Controlling.

Gern freuen wir uns natürlich auch auf Ihre Themenvorschläge, denn uns geht es darum einen intensiven Austausch zwischen verschiedenen Zielgruppen zu erreichen: Controller treffen auf BI-Spezialisten, Unternehmer und Abteilungsleiter erfahren mehr über Personalplanung in HR-Abteilungen. Da unsere Lösungen selbst vielfältig einsetzbar sind und wir im Unternehmen eher generalistisch arbeiten, ist uns eine gemischte Leserschaft am Liebsten. Je mehr unterschiedliche Blickwinkel zusammenkommen, umso intensiver ist der Austausch und umso befriedigender und hilfreicher ist das Ergebnis für uns alle.

Diese Interessengemeinschaft rund um eine erfolgreiche Unternehmensplanung und -steuerung lebt natürlich auch von neuen Mitgliedern und Lesern. Deshalb sind Sie auch eingeladen, unsere Artikel weiter zu verlinken oder in ihrem eigenen Netzwerk zu streuen. Nutzen Sie dafür die angezeigten Optionen unter den Beiträgen.

Dann bleibt uns abschließend nur noch zu sagen: Viel Spaß beim Lesen und entdecken!

Ihr Saxes Software-Team

 

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