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Beim Ansetzen des Investitionsabzugsbetrags kann bei einer Betriebsprüfung als Nachweise eine Planung der Investitionen hilfreich sein

Investitionsabzugsbetrag als Gestaltungsmittel bei der Betriebsprüfung nachweisen: Planung von Investitionen und deren Controlling kann helfen

Der Investitionsabzugsbetrag ist vom Gesetzgeber gedacht als Steuerstundung und Liquiditätsvorteil, um Finanzierung von Investitionen zu begünstigen. Doch von Unternehmern wird er auch gern als zulässiges Gestaltungsmittel bei einer Gewinnerhöhung genutzt, die bei einer Betriebsprüfung festgestellt wurde. Als Nachweis für beide Fälle, empfehlen wir eine Planung der Investitionen und deren Controlling in der Hinterhand zu haben.

Es gibt sicher es bessere Gründe für die Planung von Investitionen und deren Controlling. Aber wenn Sie gerne regelmäßig den Investitionsabzugsbetrag bei Ihrem Jahresabschluss in Anspruch nehmen oder bei einer festgestellten Gewinnerhöhung nehmen wollen, dann sollten Sie bei einer Betriebsprüfung darauf gefasst sein, dass dieser genau geprüft wird. Unternehmer sollten deshalb vor dem Betriebsprüfungs-Termin alle Nachweise um das Investitionsvorhaben und um seine Planung parat haben. Führen Sie jährlich eine Planung von Investitionen durch und überwachen Sie die Investitionsausgaben, dann können Sie diese Nachweise ohne große manuelle Aufwände erbringen.

Was ist der Investitionsabzugsbetrag und wie kann mir eine Planung von Investitionen bei dessen Nachweis in der Betriebsprüfung helfen?

Als Bilanzierende oder Einnahmenüberschussrechner können Unternehmer durch den Investitionsabzugsbetrag die Anschaffung oder Herstellung zukünftiger beweglicher Wirtschaftsgüter im Rahmen ihrer Gewinneinkünfte teilweise aus ersparten Steuern zu finanzieren. Dazu müssen sie diese zu mehr als 90 % betrieblich nutzen. Dann wird das steuerliche Jahresergebnis bei den Einkünften aus Gewerbebetrieb des laufenden Jahres vorab gemindert – um bis zu 40 % der Summe, die für künftige Investitionen in das Betriebsvermögen eingeplant sind. Damit können Unternehmer ein breites Gestaltungsspektrum nutzen, denn:

Investitionsplanung geht dem Investitionscontrolling voraus und ist Grundlage den Investitionsabzugsbetrag zu bilden

Beim Nachweis helfen Ihnen aber nicht die bloße Einholung von Kostenvoranschlägen und Darlehensangaben, ohne hierbei relevante Aufwendungen zu tätigen. Auch Zeugenaussagen nahestehender Personen ohne weitere objektive Beweise reichen als Nachweis nicht aus. Doch eine Planung von Investitionen kann genau aufzeigen, wie dieser angesetzte Investitionsabzugsbetrag gebildet wird. Durch ein Controlling der getätigten Investitionen können Sie dann überwachen, wenn Investitionsabzugsbeträge zwei Jahre in Folge angesetzt werden, aber vielleicht noch nicht ganz verbraucht sind. Sie können dann nämlich Teilbeträge verwenden. Weiterhin hilft Ihnen das Controlling der Investition bei der Auflösung des Abzugsbetrags, wenn entgegen der Planung keine Investition erfolgt ist oder die Anschaffungskosten unter dem ursprünglich Angedachten liegen. In diesem Fall berichtigt das Finanzamt die Steuerbescheide des Jahres. Dies geschieht in dem Jahr, in dem der Investitionsabzugsbetrag in Anspruch genommen wurde und bedeutet aufs Jahr gerechnet eine Steuernachzahlung mit 6% Verzinsung.

Diesem Szenario können Sie sowohl mit einer realitätsnahen Planung der Investition mit Kostenvoranschlägen vorbeugen, als auch mit alternativen Investitionen, falls das ursprüngliche Investitionsvorhaben nicht realisierbar ist.

Der Investitionsabzugsbetrag als Gestaltungsmittel bei Feststellung einer Gewinnerhöhung durch die Betriebsprüfung – wie kann hier eine Planung von Investitionen als Nachweis helfen?

Findige Unternehmer und Steuerberater haben den Investitionsabzugsbetrag auch als guten Ausweg entdeckt, wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Gewinnerhöhung oder Mehrergebnisse festgestellt werden. Dann können Sie den Investitionsabzugsbetrag nämlich nachträglich ausschöpfen – sofern Sie ihre Investitionen und deren Höhe im Blick haben.

Durch dieses Urteil wurde dazu ein Präzidenzfall geschaffen. Es ging um eine Klägerin, die im Streitfall I R 31/15 vom 28.4.2016 eine GmbH war. Sie hatte bereits einen Investitionsabzugsbetrag gebildet und diesen für die Anschaffung eines Lkw erhöhen wollen. Denn eine Außenprüfung löste eine Gewinnhinzuschätzung aus, wobei der Verlust in einen Gewinn umschlug. Der Streitfall betraf das Wirtschaftsjahr 2007, für das im Anschluss an eine Außenprüfung der Steuerbescheid am 24.8.2010 geändert wurde. Im Einspruchsverfahren beantragte die Klägerin mit Erfolg einen zusätzlichen Investitionsabzugsbetrag für einen bereits im Mai 2010 angeschafften Lkw. Dabei musste der Finanzierungszusammenhang nicht mehr dediziert nachgewiesen werden. Denn die Durchführung einer Investition wäre bereits ein Indiz für eine Investitionsabsicht. (Quelle: Hollender Lampe Partner und H.a.a.S. GmbH) Hier kann eine dauerhafte Planung von Investitionen auch Ihnen helfen, den Investitionsabzugsbetrag als steuerliches Gestaltungsmittel zu nutzen.

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Planung der Pflegepersonalkosten nach PbSG sollte detaillierter werden

Planung der Pflegepersonalkosten in Krankenhäusern muss mit dem Pflegebudget des PbSG ab 2020 differenzierter und detaillierter werden

Bei der Planung der Pflegepersonalkosten in Krankenhäusern zeigt das 2018 verabschiedete Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) mit seinem Pflegebudget erste Auswirkungen. Für die Budgetplanung 2020 und Entgeltverhandlungen mit den Krankenkassen müssen die Pflegepersonalkosten differenzierter und detaillierter geplant aber auch im IST nachgewiesen werden. Doch es gibt noch Unklarheiten, auf die mit flexiblen Lösungen am Besten reagiert werden kann.

Mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) wurde 2018 unter anderem auch die krankenhausindividuelle Finanzierung von tatsächlichen Pflegepersonalkosten für die sogenannte Pflege am Bett neu geregelt. Dies beinhaltet eine Herausrechnung der Kosten für die Pflege aus den bisherigen Fallpauschalen. Das dafür bereitgestellte Pflegebudget umfasst die ausgegliederten Pflegepersonalkosten inklusive der Kosten für Leiharbeit sowie Honorarkräfte und bewirkt, dass diese Kosten stets vollständig durch den Kostenträger gedeckt sind.

Pflegebudget 2020 fordert Abgrenzung und Aufschlüsselung der Pflegepersonalkosten

Dies erfordert sowohl eine genauere Abgrenzung sowie Aufschlüsselung der geplanten als auch einen Nachweis der tatsächlichen Pflegepersonalkosten bei den Entgeltverhandlungen. Doch aufgrund des Verhandlungsstaus scheinen diese erst spät in 2020 zu starten. Darüber hinaus gibt es noch Klärungsbedarf, ob auch die Kosten für Servicekräfte, MFAs oder Pflegeassistenten ins Pflegebudget gehören bzw. wie eng oder weit dieses gefasst wird. Deshalb hier aus unserer Sicht ein paar Anregungen, wie Sie in dieser Unsicherheit Ihre Planung etwas flexibler und genauer gestalten können.

Genauere und flexible Planung der Pflegepersonalkosten mit Fokus auf die Mitarbeiter mit Qualifikationen, Stellenanteilen für die Pflege, individuellen Gehaltbestandteilen sowie Tarifsteigerungen

Um in den Genuss der krankenhausindividuellen Refinanzierung für die Pflege am Bett durch das Pflegebudget 2020 zu kommen, gilt es, einer erhöhten Nachweispflicht nachzukommen, die bereits mit einer detaillierten und transparenten Planung der Pflegepersonalkosten auf Personenebene beginnen könnte. Dabei soll der Bezug zur Pflege am Bett einmal durch direkte Mitarbeiterqualifikation aber auch durch maßnahmenorientierte Zuarbeit von anderen Bereichen wie eben Servicekräfte, MFAs oder Pflegeassistenten dargestellt werden. Ebenso sind Kosten für Leiharbeit und Honorarkräfte einzubeziehen. Wird eine Planung des Pflegepersonals pro Person vorgenommen, können dort nicht nur Qualifikationen hinterlegt und individuelle Gehaltsbestandteile miterfasst werden, sondern auch anteilige Stellenberechnungen für die Pflege oder Tarifsteigerungen und deren Auswirkungen auf die Zukunft sowie Kündigungsfristen. So lässt sich auch ein sehr differenzierter Mix aus Personalkosten z.b. aus verschiedenen Haustarifen, gesetzlichen Tarifen, befristeten Verträgen, Ausbildungsstellen oder Honaren abbilden.

Denn nicht nur die Kosten für zu erwartende, strukturelle Veränderungen wie z.B. Anzahl und/oder Qualifikation der Pflegevollkräfte sind im Pflegebudget 2020 zu berücksichtigen, sondern auch zu erwartende Kostenentwicklungen wie u. a. lineare und strukturelle Tarifsteigerungen, Steigerungen bei den Lohnnebenkosten etc. Diese Vorausschau sollte bereits in der Planung der Pflegepersonalkosten der Krankenhäuser enthalten sein. Um auch der noch herrschenden Unsicherheit vorzubeugen, welche Pflegekosten denn jetzt wirklich ins Pflegehonorar gehören bzw. um in harten Entgeltverhandlungen flexibel reagieren zu können, ermöglicht eine Pflegepersonalkostenplanung pro Person durch entsprechende Parameter, die an der Person vermerkt sind, auch eine einfache Zuordnung zum oder Aussparung aus dem Pflegebudget sowie entsprechende Simulationen.

Dezentrale Personalkostenplanung im Webclient mit SX DataFactory

Tatsächliche Pflegeausgaben entscheidend: Integration der Ist-Daten und regelmäßiges Controlling von Plan und Ist schärft die Planung von Pflegepersonalkosten in den Folgejahren

Auch wenn der Planung des Pflegebudgets jetzt aufgrund der Neustrukturierung und Abgrenzungen mehr Aufmerksamkeit zu kommt, so entscheidet sich in den Entgeltverhandlungen mit den Krankenkassen alles mit den tatsächlichen Pflegekosten. Denn Fehlschätzungen sind über die Budgetvereinbarung des jeweils folgenden Jahres zu 100% auszugleichen und zu berichtigen. Wo bei anderen Posten im Wirtschaftsplan die Pauschalvergütung weiter greift, ist die Kontrolle der Ist-Daten sicherlich aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, aber nicht zwingend Bestand der Entgeltverhandlungen. Anders beim neuen Pflegebudget: Hier muss das Controlling der Ist-Daten entsprechend der Planung der Pflegepersonalkosten genau abgegrenzt sein z.B. nach Berufsbezeichnungen, nach Pflegevollkräften ohne gesondert berücksichtigte Überstunden u.a.

Nun mag der manuelle Aufwand, der beim Zusammentragen dieser Daten aus den Bereichen Finanzen, Personalabrechnung und Dienstplan nur einmal jährlich zu den Entgeltverhandlungen entsteht, vertretbar sein. Doch wird ebenfalls auch eine Entwicklungsperspektive von Anzahl und beruflicher Qualifikation der Pflegevollkräfte sowie der Kostenentwicklung gefordert. Diese kann eigentlich nur durch ein mindestens quartalsweises oder besser noch monatliches Controlling relevanter Zahlen erreicht werden. Nichts anderes fordert schon die Einhaltung der Pflegepersonaluntergrenzen, die ebenfalls mit dem PpSG festgelegt wurden.

Ein solches Monitoring kann nur durch automatisierte Datenintegration durch Schnittstellen geleistet werden, wenn mehrere unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Doch auch bei bewährten KIS-Systemen mit zentraler Datenhaltung muss überprüft werden, ob die Auswertungen so flexibel und anpassbar sind, wie es die momentane Unsicherheit erfordert. Auch hier kann eine erhöhte Flexibilität erreicht werden, wenn die Daten in einem externen Data Warehouse nach einem standardisierten Datenmodell flexibler zu Auswertungen kombiniert werden können. 

Bei der digitalisierten Abschlussprüfung arbeiten sich Robotter immer noch durch unstrukturierte Daten-Wiesen

Die digitale Abschlussprüfung jenseits RPA und KI: Was automatisierte Datenintegration und Datenmodellierung für die effiziente Analyse von Massendaten und die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung leisten kann

Wie Unternehmen über die digitale Abschlussprüfung denken und welche Hoffnungen sie an die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung knüpfen, das hat PwC bereits zum 3. Mal in einer Befragung unter 100 deutschen Großkonzernen und mittelständischen Unternehmen diverser Branchen versucht herauszufinden. Neben Trends wie Robotics und KI spielt für Unternehmen noch mehr die effiziente Analyse von Massendaten im Finanzbereich und der Ersatz von Excel-Spreadsheets eine Rolle. Doch alle benötigen eine standardisierte Datenbasis, die auch bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften noch sehr aufwendig erstellt wird.

Die Vorstellungen von der Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung im Allgemeinen und der digitalen Abschlussprüfung im Besonderen sind nicht arm an großen Erwartungen. Alle großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften adressieren Trends wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotics bzw. Robotic Process Automation (RPA) und Blockchain. Unternehmen, wie die von PwC zum dritten Mal in Folge befragten 100 deutschen Großkonzerne und Mittelständler, sind mit weitaus weniger zufrieden. 70% sehen eher Potentiale in Data Analytics und 40% wollen ihre Excel Spreadsheets ersetzen. Wie geht das zusammen? Unbestritten ist, dass sowohl für die kleinen als auch die großen Digitalisierungsträume eine einheitliche Datenbasis Grundvoraussetzung ist. Ebenso scheint es, dass das Potential von Datenintegration und Datenmodellierung zur effizienten Schaffung dieser Datenbasis bei Wirtschaftsprüfern noch nicht vollständig erkannt wurde.

Standardisierte Datenbasis als Voraussetzung für die digitale Abschlussprüfung: Datenintegration als Alternative zur homogenen IT-Landschaft und Excel-Sheets

Tatsächlich sah PwC in seiner Umfrage zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen in 2018 noch die Unternehmen in der Bringepflicht, Prozesse und Systeme zu standardisieren, um der weiteren Verbreitung von künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen den Weg zu ebnen. Um das zu bewerkstelligen, favorisieren die Wirtschaftsprüfer den Weg einer homogenen IT-Landschaft, denn die Implementierung von Schnittstellen wäre zu aufwendig. Gleichzeitig wird aber festgestellt, dass der Standardisierungsgrad von IT-Systemen im Finanz- und Rechnungswesen bei 44% der Befragten eher niedrig ist. Im Mitte 2019 veröffentlichten Update der Befragung wünschen sich auch noch 40% der Befragten einen Ersatz ihrer Excel-Sheets. Da scheint der Wunsch nach Individualisierung von einer homogenen IT-Landschaft nicht immer erfüllt zu werden. Der Grund dafür ist auch in den langen Entwicklungszeiten und begrenzten Anpassungen von großen ERP-Systemen zu finden. Die Folge: Zusätzliche Excel-Listen mit allen Formatierungsfreiheiten und mehr Aufwand für das Unternehmenscontrolling und die Wirtschaftsprüfung, diese effizient auswerten zu können.

Mut zur Individualität: Datenintegration mit Standardschnittstellen als Lösung für die effiziente, digitale Abschlussprüfung in einer heterogenen IT-Landschaft

Hier kommt eine Datenintegration mittels Standardkonnektoren für die digitale Abschlussprüfung ins Spiel. Mithilfe eines zentralen Datenmodells ist es durch standardisierte ETL-Prozesse möglich Finanzdaten entweder per Lesezugriff auf die Datenbank der anzubindenden Systeme oder durch das automatisierte Einlesen von exportierten Summen- und Saldenlisten verschiedener Systeme in einer standardisierten Datenbasis zu aggregieren und zu modellieren. Um solche standardisierten ETL-Prozesse zu entwickeln, bedarf es natürlich ein großes Know-how unterschiedlicher Datenstrukturen von ERP-Systemen. Dieses Know-how ist z.B. in den Saxess GoBD-Konnektor eingeflossen, der auf den über 100 Standardkonnektoren unseres SX Integrators basiert. Das Ergebnis: Unternehmen können weiterhin die Spezialsysteme einsetzen, die ihren Unternehmensprozessen am besten dienen und Wirtschaftsprüfer können eine ganzheitliche und effiziente Auswertung von Massendaten auf einer standardisierten Datenbasis anbieten.

Die Delta-Beladung für Massendaten-Integrationen dargestellt im ETL
ETL-Prozesse des SX Integrators

Grundlagen für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung: Auch RPA und KI benötigen strukturierte Daten und standardisierte Datenintegration kann sie transparenter bereitstellen

Sicherlich sind Robotics bzw. Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) zukunftsweisende Themen, die eine Wertschöpfung für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung erreichen können. Doch sollte nicht vergessen werden, dass beide Technologien auch strukturierte Daten benötigen um zu funktionieren oder zumindest, um sich darauf zu entwickeln. Gerade Robotic Process Automation (RPA) scheint oft als einfachere und kostengünstigere Alternative zu fehlenden APIs gerade in einer heterogenen IT-Landschaft mit vielen Systemen dargestellt zu werden. Gern vergessen wird dabei, dass die digitalen Software-Roboter dabei auf dem User-Interface aufsetzen, um menschliche Handlungen nachzuahmen wie z.B. einen Daten-Export aus einem ERP-System auszuführen und diesen an einem bestimmten Ort abzulegen.

Ändert sich in der Benutzeroberfläche des ERP-Systems die Position des Export-Buttons oder wird eine weitere Option, welche Art des Exports ausgeführt werden soll, hinzugefügt, stoppt der Software-Roboter. Und noch schlimmer: Nur spezialisierte Entwickler können ihn umkonfigurieren bzw. muss die nachgeahmte Handlung noch einmal neu imitiert werden. In einer Welt, wo permanent die Benutzerfreundlichkeit von System-Oberflächen verbessert wird und rasche Update-Zyklen von Systemen Usus sind, ist dies ein nicht zu unterschätzender Kostentreiber. Zwar mag RPA an Lizenzkosten nur ein Drittel eines Vollzeitangestellten kosten, doch wird sie einerseits von hochspezialisierten Entwicklern konfiguriert und gewartet – Fachkräfte, die schwer zu finden und sicher mehr als ein normales Vollzeitangestellten-Gehalt beziehen. Andererseits geht der Einführung von Software-Robotern eine intensive Prozessanalyse und -definition voraus, die ebenfalls nicht kurz sein dürfte und damit viel Projektbudget benötigt. Wenn es tatsächlich nur um die Auswertung von Daten geht, kann eine Automatisierung auch schneller und kostengünstiger erreicht werden.

Jenseits teurer APIs und RPA: Standardisierte Datenintegration als verlässlicher und erlernbarer Wegbereiter für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung

Anders als die Robotic Process Automation (RPA) setzt die standardisierte Datenintegration direkt an der Datenbank der verwendeten Systeme an. Dafür ist auch keine Entwicklung von teuren APIs notwendig, wenn lediglich Daten per Lesezugriff exportiert werden wollen, welches für die Datenanalyse im Wirtschaftsprüfungsprozess ausreichend ist. Im Gegensatz zu Benutzeroberflächen, die auf ständige Verbesserung der Nutzung getrimmt werden, ändern sich Daten-Strukturen von z.B. ERP-Systemen auch bei Updates wenig bis gar nicht. Die gesamten System-Funktionalitäten bzw. Logiken bauen darauf auf. Deshalb ist der Prozess der automatisierten, standardisierten Datenintegration in der Regel mit wenig Anpassungsaufwand verbunden. Auf Grundlage der hohen Standardisierung kann auch die Einrichtung in wenigen Wochen erfolgen und benötigt keine längere Projekt(Vor)laufzeit.

Darüber hinaus basieren die angesprochenen ETL-Prozesse, die in der standardisierten Datenintegration zur Anwendung kommen, auf einfachen oder komplexen SQL-Prozeduren. Dabei ist SQL eine gängige Sprache zur Abfrage von Datenbanken, die auch von Laien erlernt werden kann – anders als vielleicht die Programmierung eines Software-Roboters. Die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung kann also auch auf einfacherem Weg vorangetrieben werden, um erst einmal die Grundlage für weiterführende Technologien wie z.B. Künstliche Intelligenz zu schaffen.    

Leasing IFRS 16 Folgebewertung und wie sie nicht mit enem Excel-Vertragsmanagement umgesetzt werden kann

Leasing IFRS 16 Folgebewertung: Wie Änderungen von Leasingverträgen nicht nur im Excel-Vertragsmanagement zu viel Aufwand führt

Nun ist der Leasing IFRS 16 Standard seit 1 Jahr in Kraft und alle betroffenen Unternehmen müssten eine Lösung gefunden haben, um ihre bewertungsrelevanten Leasingverträge zu berechnen und in der Bilanz aufzuführen. Doch Vertragsdetails können sich ändern und somit die Leasing IFRS 16 Folgebewertung. Ist Ihre Lösung fit genug dafür?

Nach dem Stress der Einführung einer Lösung für das Leasingvertragsmanagement nach dem neuen IFRS 16 Standard in 2018 und 2019, wähnen sich viele Firmen in sicherem Fahrwasser – besonders wenn die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Wirtschaftsprüfer ohne schwerwiegende Rüge ausfiel. Doch wirklich aufatmen können Unternehmen bezüglich Leasing IFRS 16 nur, wenn sich die Details ihrer Leasingverträge niemals ändern. Dann gilt die Erstbewertung auf Vertragslebenslaufzeit. Doch wo ist das schon der Fall? Wenn sich auch nur der Zinssatz oder die Rate einer ihrer Leasingverträge ändert, muss dieser unter diesen Gesichtspunkten neubewertet und damit Operating und Finance Lease neu berechnet werden. Diese Leasing IFRS 16 Folgebewertung ist nicht nur vom Datenvolumen eine schwer zu bewältigende Aufgabe für das Excel-Vertragsmanagement, sondern kann auch in gestandenen IFRS 16-Tools zu vermehrtem Aufwand führen.

Änderungen in Leasingverträgen bemerken & verwalten: Datenintegration von Vertragsdetails hilft bei der Leasing IFRS 16 Folgebewertung jenseits eines Excel-Vertragsmanagements

Egal mit welcher Lösung das Vertragsmanagement nach Leasing IFRS 16 umgesetzt wurde, es liegt klassischerweise in zwei oder mehr Abteilungen. Das sind nämlich die Verwaltung und das Controlling oder die Bilanzbuchhaltung. Die, die eine IFRS 16 Folgebewertung vornehmen müssen, wissen oft nichts von einer Zinsänderung oder einer Anpassung der Leasingrate. Die hat vielleicht nur die Verwaltung zur Kenntnis genommen, aber nicht weitergeleitet. Diese Diskrepanz tritt natürlich häufiger auf, wenn es bereits ein Vertragsverwaltungstool gibt, aber die IFRS 16-Berechnungen außerhalb davon oder von einem IFRS 16-Tool durchgeführt werden. Mithilfe von Datenintegration per Schnittstelle könnte die Leasing IFRS 16 Folgebewertung automatisiert angestoßen werden, sofern die Vertragsdaten nächtlich exportiert werden und die IFRS 16-Lösung eine Änderung der Vertragswerte registriert.

Was beim Excel-Vertragsmanagement mit 20 Verträgen vielleicht noch mit manuellem Aufwand neuberechnet werden kann, führt bei einer größeren Anzahl von Leasingverträgen und vielen Vertragsänderungen zu einem großen Zeitverlust und erhöht die Fehleranfälligkeit. Hier sollte sich nach einer professionellen und wirtschaftsgeprüften IFRS 16-Lösung umgeschaut werden, die im besten Fall eine flexible Schnittstelle zum automatisierten Import der Vertragsdaten gleich mitliefert. Denn auch das manuelle Übertragen von Vertragsänderungen aus der Vertragsmanagement-Lösung in die IFRS 16-Lösung ist nicht wirklich zu empfehlen.

Neubewertung & Historisierung monatlich pro Vertrag: Was eine Leasing IFRS 16 Folgebewertung bei hohem Detailgrad des Vertragsmanagements außer Datenmengen bringt

In der Hast der Einführung eines IFRS 16-gerechten Vertragsmanagements und aufgrund fehlender Erfahrungswerte mit dem neuen Bilanzierungsstandard, predigten viele erst einmal Einfachheit in der Umsetzung und setzten diese sicher auch in einigen IFRS 16-Lösungen um. Nun kann es sein, dass einzelne Vertragsdetails gar nicht direkt am Vertrag geändert werden können, sondern vielleicht nur global im Vertragsportfolio. Ebenso ist es möglich, dass Zinsen nicht nach Laufzeiten gestaffelt anpassbar sind oder die Leasingrate sich nur pro Laufzeit ändern lässt, aber nicht innerhalb dieser. Noch aufwendiger wird es, wenn jede Zahlung einzeln angelegt werden muss oder mehrere Währungen ins Spiel kommen.

Doch genau diese Details können im Zuge eines kostenbewussten und gesteuerten Leasingvertragsmanagements entscheidend sein. Vielleicht sollen Leasingverträge z.B. für Schiffe nur abgeschlossen werden, wenn diese auch wirklich etwas zu transportieren haben oder vielleicht wählen sie gern zwischen verschiedenen Anbietern den günstigsten Zins. Doch dafür muss ihre Leasingvertragsmanagement-Lösung mit IFRS 16-Bewertung nicht nur flexibel genug sein, um diese Detailgrade zu erfüllen, sondern dabei auch bedienungsfreundlich. Denn nach der 4. Untermaske hat niemand mehr Lust noch etwas auszufüllen.

Natürlich sorgt dieser Ansatz im Zuge der Leasing IFRS 16 Folgebewertung zu größeren Datenmengen, die vor allem durch eine notwendige Historisierung zustande kommt. Wenn sich der Zinssatz ändert und sie deswegen eine Neubewertung ihrer Leasingverträge vornehmen müssen, dann sollte trotzdem transparent bleiben, wie sie die Berechnung in der Vergangenheit getätigt haben. Dass hier aufgrund größerer Datenmengen ein Excel-Vertragsmanagement in die Knie gehen muss, ist selbstverständlich. Doch das muss kein Grund sein, das IFRS 16 Leasingvertragsmanagement nicht auch aktiver zu seinem Vorteil zu nutzen, wenn es denn dazu dient Leasingverträge regelmäßig zu kontrollieren, neu zu bewerten und zu historisieren. In einem leistungsstarken System können Sie somit auch Szenario-Rechnungen tätigen, die helfen, im Leasingvertragsmanagement die richtigen, kostenbewussten Entscheidungen zu treffen.

Vertriebscontrolling mit der Datenintegration von Vertrieb mittelsSX Integrator-Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV

Umfassendes Vertriebscontrolling: Jetzt auch Datenintegration des Vertriebs mit SX Integrator- Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV

Mit einem Vertriebscontrolling lässt sich das Umsatzwachstum steuern und steigern. Die Datenintegration des Vertriebs ist jetzt auch mit der SX Integrator-Schnittstelle für Microsoft Dynamics NAV möglich. Dies ist sinnvoll, wenn für umfassende Analysen in Abhängigkeit von Personaldaten und dem Einkauf die systemeigenen Auswertungen nicht ausreichen oder ein systemübergreifendes Vertriebscontrolling etabliert werden soll.

In der datengetriebenen Welt werden die Umsatzschlachten immer häufiger durch strategisches und operatives Vertriebscontrolling entschieden. Sei es, um besonders starke Umsatzregionen für bestimmte Produktgruppen zu identifizieren oder den Deckungsbeitrag in Abhängigkeit von Verkäuferprovision und Einkaufskonditionen zu analysieren. Da solche detaillierten Analysen im ERP-System selbst oft nicht möglich sind oder das Vertriebscontrolling vielleicht über verschiedene Unternehmenstöchter mit unterschiedlichen Systemen stattfindet, ist eine Datenintegration des Vertriebs und seiner Daten eine gute Alternative – und oft kostengünstiger als man denkt. Mit unserer SX Integrator-Standardschnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV lassen sich jetzt auch Vertriebsdaten in die eigene Controllingsoftware oder diverse Business Intelligence-Systeme integrieren.

Nächtlich automatisiert Vertriebsdaten von Microsoft Dynamics NAV per Schnittstelle von SX Integrator ins Vertriebscontrolling integrieren

Die bereits bestehende und bewährte SX Integrator-Standardschnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV wurde jetzt um das Modul Vertrieb erweitert. Die Datenintegration des Vertriebs kann somit schnell und kostengünstig umgesetzt werden und umfasst im Standard folgende Daten:

  • Stammdaten: Artikeleinheiten, Artikelgruppen, Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen, Sachkonten, Verarbeitungsart, Verkäufer, Zahlungsbedingungen
  • Bewegungsdaten: Artikelposten/Artikelwertposten

Weitere Werte können per individuelle Erweiterung ebenfalls in das Vertriebscontrolling integriert werden. Der SX Integrator extrahiert die Vertriebsdaten automatisiert per nächtlichem Batchjob sowie Lesezugriff auf die Microsoft Dynamics NAV-Datenbank und schreibt sie in ein zentrales, relationales Data Warehouse mit standardisiertem Datenmodell für Finanzen & Controlling. Dieser Single Point of Truth kann von jeder Controlling- oder BI-Software zur Analyse oder Weiterverarbeitung genutzt werden.

Neben dem Modul Vertrieb können Daten auch aus den folgenden Microsoft Dynamics NAV-Modulen integriert werden:

  • Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Offene Posten
  • Einkauf/Warenwirtschaft
  • Vertrieb
  • Personal
  • CKL Kosten- und Leistungsrechnung
  • Anlagenbuchhaltung

Umfassende Datenintegration des Vertriebs für das Vertriebscontrolling: Nicht nur mit SX Integrator Schnittstelle für Microsoft Dynamics NAV sondern auch für SAP CO-PA und andere

Doch oft umfasst das Vertriebscontrolling nicht nur Unternehmen und ein System, wo die Datenintegration des Vertriebs eine Rolle spielt, sondern mehrere. In diesem Szenario zahlen sich die SX Integrator Standardschnittstellen und das zentrale Data Warehouse mit standardisiertem Datenmodell besonders aus. Denn nicht nur die reine Datenintegration bzw. der Datenexport ist da die Kunst, sondern das Mapping der unterschiedlichen Daten, um kongruente und valide Informationen zu erhalten.

Neben der Integration der Vertriebsdaten aus Microsoft Dynamics NAV ist dies per Standardschnittstelle auch aus folgenden Systemen möglich:

Doch in SAP CO-PA erlaubt das Vertriebsmodul sehr viel mehr Freiheiten, was zu sehr unterschiedlichen Datenstrukturen und auch großen Datenmengen führen kann. Dafür haben wir durch die Entwicklung eines Delta-Loads eine gute Lösung parat, die die Performance auch bei der Datenintegration des Vertriebs hochhält. Hier erfahren Sie mehr darüber. Auch wenn das Vertriebscontrolling andere ERP-Systeme oder deren Module umfasst bei denen noch keine Standardintegration realisiert worden ist, sehen wir das als willkommene Herausforderung unser Portfolio an Standardschnittstellen zu erweitern. Kontaktieren Sie uns diesbezüglich einfach!

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