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Category Archives: Unternehmensplanung

IFRS 16 Leases stellt Vertragsmanagement-Software auf die Probe

Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren: Vertragscontrolling nach IFRS 16 Standard auch für Unternehmen mit HGB-Bilanz von Vorteil

Bisher hat der IFRS 16 Standard und wie ihm entsprechend Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanziert werden die Unternehmen mit HGB-Bilanz nicht groß interessiert. Doch auch wenn das HGB weiterhin keine Ausweisung von Operativem Leasing in der Bilanz verlangt, könnte Ihre Bank bei der nächsten Kreditvergabe danach fragen.

Bereits seit fast einem Jahr ist der neue IFRS 16 Standard, nach dem vorrangig deutsche DAX-Unternehmen Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren müssen, in Kraft. Unternehmen mit HGB-Bilanz hören bei dem Thema immer noch weg. Interessiert mich nicht, betrifft mich nicht, heißt es oft. Solange das HGB mit seiner „Bilanzneutralität“ noch leasingfreundlich eingestellt ist und das Operative Leasing nicht in der Bilanz ausgewiesen werden muss, scheinen sie zumindest rechtlich gesehen auf der sicheren Seite. Doch der IFRS 16 Standard zieht trotzdem seine Kreise – und zwar bei den Banken.

Rating von Banken stark vom IFRS 16 Standard beeinflusst: Kreditvergabe an Unternehmen mit HGB-Bilanz verlangt mehr Details zu Verträgen im Leasing und macht Vertragscontrolling nötig

Durch ihre starke internationale Vernetzung beeinflusst der neue IFRS 16 Standard für die Leasingbilanzierung auch die deutschen Banken. Denn deren interne Ratingmodelle für die Kreditvergabe müssen mit den divergierenden Bilanzierungsstandards umgehen können. Da Banken- und Ratingagenturen einen größeren internationalen Fokus haben, richten sie sich eher nach dem neuen Bilanzierungsstandard. Das hat entweder umfangreichere Berichtswünsche oder Ratingveränderungen zufolge. Deshalb liegen bei einer Finanzierung die Unternehmen mit HGB-Bilanz vorne, die ihre Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren oder zumindest durch ein Vertragscontrolling nach dem IFRS 16 Standard Ihre Leasingverbindlichkeiten transparent nachweisen können.

Investoren halten es ähnlich wie die Banken, da sie nicht verschiedene Bilanzierungspraktiken unterschiedlicher Länder im Blick behalten können. Hier gewinnen auch die HGB-Bilanzierer, die transparent ihre wirtschaftliche Verfassung darlegen können – ohne aufwendige Recherche im Kleingedruckten eines Bilanz-Anhanges.

Detailliertes Vertragscontrolling um Verträge im Leasing nach IFRS 16 zu bilanzieren: Erfüllung des IFRS 16 Standard mit Excel-naher aber datenbankbasierter Lösung

Nun denken sich viele Unternehmen mit HGB-Bilanz, dass so ein Vertragscontrolling nach IFRS 16 Standard einfach mit einer Excel-Liste umgesetzt werden kann. Oft wird ein rudimentäres Vertragsmanagement bereits von der Verwaltung oder Organisation des Unternehmens geführt – bevorzugt in Excel. Doch bei Leasingverträgen, die nach IFRS 16 bilanziert werden sollen, müssen mehr als die üblichen Vertragsdetails erfasst oder berechnet werden wie z.B.

  • Stammdaten des Vertrags
  • Zu zahlende Raten
  • Bereits gezahlte Raten
  • Variable Zahlungen
  • Zinssätze (wenn bekannt) sonst Berechnung durch ein Näherungsverfahren
  • Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss, „lease incentives“
  • Vertragslaufzeiten
  • Kaufpreisoptionen
  • Vereinbarte Entschädigungszahlungen
  • Servicekomponenten

Diese Detailfülle resultiert aus der unterschiedlichen Betrachtung von Leasingverträgen nach IFRS 16, wo konsequent zwischen Finanzierung und Dienstleistung unterschieden wird.

Eine Excelliste ist für Details und Berechnungen von mehreren 100 Leasingverträgen nicht ausgelegt und kann Berechnungsfehler aufweisen. Sollten mehrere Personen diese Liste bearbeiten, dann können durch unterschiedliche Excel-Versionen Formatierungen und Berechnungen geändert werden. Doch für ein effizientes Vertragscontrolling, mit welchem Sie auch die Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren können, muss sich nicht gleich eine komplett neu zu erlernende IFRS 16-Software angeschafft werden. Besonders die Lösungen der Wirtschaftsprüfer sind oft sehr mächtig, unflexibel und unhandlich zu bedienen. Die Lösung könnten Dankenbank-basierte Tools mit Excel-Oberfläche sein, wie z.B. unsere SX DataFactory. Der Vorteil besteht in einem geringen Schulungsbedarf, da mit einer bekannten Oberfläche gearbeitet wird, aber die Daten sicher in einer Datenbank gespeichert und viel einfacher weiterverarbeitet werden können.

Kosteneinsparungen durch ein flexibles Tool für Vertragscontrolling & Anwendung der Trennung von Leasing und Services

Wird das Vertragscontrolling mit einem flexiblen Tool umgesetzt, mit dem Sie sowohl normale Verträge als auch Leasingverträge, die nach IFRS 16 Standard bilanziert werden müssen, erfassen, sparen sie bares Geld. Einmal natürlich durch den Einsatz eines einheitlichen Tools.

Andererseits auch durch die Kostentransparenz, welche mit einem Vertragscontrolling von Leasingverträgen erzielt wird. Nach Berechnungen von Experten lassen sich allein bei den Dienstleistungen Einsparungen von 5 % bis 10 % erzielen. Durch eine Umstellung auf ein „Open-End“-Leasingmodell sind Einsparungen von weiteren 10 % möglich. Im Gegensatz zum gängigen Closed-end-Model mit fester Laufzeit und Kilometerabrechnung wird der Restwert nicht aufgrund grober Annahmen fixiert, sondern er ergibt sich aus dem fairen Weitervermarktungserlös bei Vertragsende.

Wenn Sie mehr zu unserer IFRS 16 Lösung SX DataFactory erfahren möchten, zeigen wir sie Ihnen gern in einer unverbindlichen Webdemo. Kontaktieren Sie uns einfach! 

Investitionscontrolling ergänzt die Investitionsplanung

Investitionsplanung im Realitätscheck: Warum Sie mit Investitionscontrolling auch Ihr Unternehmen steuern können

Investitionsplanung ist mit den anstehenden Budgetplanungsrunden zum Jahresende wieder ein Thema für viele Unternehmen. Doch bloß mit der Top-Down-Planung von Investitionen oder dem dezentralen Einsammeln von Investitionsanträgen aus einzelnen Abteilungen ist es oft nicht getan. Investitionscontrolling ist mindestens genauso wichtig, um ein Unternehmen effizient zu steuern.

Planungen sind meist gute oder schlechte Vorsätze, die mal mehr oder weniger mit der Realität korrelieren. Das bemerken Unternehmen auch oft bei dem Thema Investitionsplanung – wenn Sie sich dazu überhaupt durchgerungen haben. Denn oft scheuen sich viele Unternehmen, Investitionen überhaupt zu planen und investieren eher bei Bedarf oder wenn die Kapitaldecke ausreichend ist. Doch von Unternehmenssteuerung kann da kaum die Rede sein. Obwohl es realitätsnaher wäre, schrecken viele Unternehmen vielleicht auch vor dem Aufwand zurück Investitionsanträge dezentral aus den Abteilungen einzusammeln. Dies erfordert nicht nur das Zusammenfügen vieler Excel-Listen, sondern zieht auch einen Wunsch nach Transparenz nach sich, was denn aus den Investitionsanträgen geworden ist. Top-Down-Planung wäre die einfachere Alternative. Wenn jedoch auch hier das Investitionscontrolling fehlt, können Unternehmen gar nicht feststellen, ob die Investitionsplanung realitätsnah war oder ob sie überhaupt umgesetzt wurde.

Investitionsplanung als fortlaufendes Projekt: Investitionscontrolling mit Soll-Ist-Abgleich auf Zeit und monatlichem Budgetabgleich

Stammdatenblatt eines Projektes im Investitionscontrolling

Anders als bei der Investitionsplanung steht beim Investitionscontrolling eher der Projektgedanke im Vordergrund: Was passiert mit der Investition nachdem sie genehmigt ist? Deshalb hilft erst einmal ein Stammdatenblatt, wo Projektleiter, Projektbeteiligte oder Projektstatus vermerkt sind. Wichtiger ist dann hingegen, dass jede Investition eine eindeutige ID-Nummer bekommen muss, die auch im Finanzbuchhaltungssystem bei den Eingangsrechnungen hinterlegt wird. So gewährleisten Sie eine genaue Zuordnung der Zahlungen zu den einzelnen Investitionsschritten. Durch Datenintegration, wie z.B. mit unseren SX Integrator Standardschnittstellen, können die Ist-Daten tagesgenau in eine Bewegungsdaten-Maske hineingeladen werden. Dabei handelt es sich sowohl um Daten aus der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung. Hier besteht dann sogar die Möglichkeit Investitionsbudgets auf verschiedene Perioden zu planen oder in ihnen zu realisieren

Maske für Plan- und Bewegungsdaten im Investitionscontrolling

Im Zusammenspiel mit der Finanzplanung oder dem Finanzcontrolling: Mit Investitionscontrolling das Unternehmen steuern

Wie lässt sich nun das Unternehmen mit Hilfe von Investitionscontrolling besser steuern? Hier ein paar der wichtigsten Erkenntnisse, die Ihnen bestimmte Handlungsoptionen bieten.

1. Wieviel Investitionsbudget ist noch übrig?

Egal, wie genau man plant, die Realität sieht meist oft anders aus. Da verzögert sich die Anschaffung eines bewilligten Investitionsguts oder der tatsächliche Kostenvoranschlag ist teurer als ursprünglich geschätzt. Je akribischer Sie solche Verschiebungen oder Veränderungen der Investitionsbeträge überwachen, umso genauer haben Sie reale Mittelabflüsse kurzfristig im Blick – besonders wenn die Liquidität im Fokus steht.

Mit einem genauen Fokus aufs tatsächliche Investitionsbudget können auch Prioritäten von Investitionen angepasst werden. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel das Investitionsgut mit Priorität 1 erst später geliefert werden kann, aber ein Investitionsgut mit Prio 2 vielleicht sofort verfügbar ist. Ebenso wissen Sie, ob Investitionsgüter überhaupt bestellt werden und Sie das Investitionsbudget voll ausgereizt haben oder dort vielleicht noch Kapitalreserven schlummern.

Zu guter Letzt können Sie im nächsten Planungszyklus auf realitätsnahe Daten zurück zu greifen, gerade, wenn regelmäßig Investitionen wie z.B. Maschinen getätigt werden. Umso genauer wird die nächste Planung.

Tagesaktuelle Auswertungen im Webclient über tatsächlichen Stand des Investitionsbudgets
2. Investitionen zum richtigen Zeitpunkt tätigen

Mit einem genauen Investitionscontrolling lässt sich auch der finanziell beste Zeitpunkt im Jahr bestimmen, wann eine Investition getätigt werden sollte. Das kann einerseits in Abstimmung mit dem Finanzcontrolling ein Zeitpunkt sein, an dem die Liquidität besonders gut ist oder gerade viel Umsatz gemacht wurde. Im Umkehrschluss erkennen Sie auch Liquiditätsengpässe oder eine kurzfristig unpassende Finanzlage schneller. Sie können Investitionen so rechtzeitig verschieben, um das Unternehmensergebnis nicht noch mehr zu belasten. Andererseits kann vielleicht auch die Preisentwicklung am Markt beobachtet und damit der ideale Zeitpunkt für einen Preisnachlass abgepasst werden.

3. Effekte von Investitionen erkennen und wie sie sich auszahlen

Investitionen dienen in erster Linie der Zukunftssicherung des Unternehmens und damit auch oft der Wettbewerbssteigerung. Gerade wenn neue Maschinen angeschafft werden, dann erhoffen sich Unternehmen auch ein Umsatzwachstum durch höhere Produktivität. Doch dies stellen Sie ebenfalls nur durch ein Investitionscontrolling fest. Ein einfacher Weg wäre hier, die Daten zu produzierten Stückzahlen und dem Verkauf in Beziehung zur Investitionssumme zu setzen. Wer es genauer wissen will, der sollte Produktionszahlen genau auf das Investitionsgut bzw. die Investitionsnummer zurückverfolgen können.
 

Realitätsnahe Investitionsplanung durch effizientes Einsammeln von Daten durch Kostenstellenleiter sowie mehr Transparenz

Nicht nur durch Investitionscontrolling unterziehen Sie ihre Investitionsplanung einem Realitätstest, sondern auch durch dezentrales Einsammeln von Investitionsanträgen durch Kostenstellenleiter. Denn diese sind schon im Planungszyklus näher an der Realität dran. Denn wer weiß besser, welche Investitionen zu tätigen sind als die Mitarbeiter, die operativ arbeiten. Wenn Sie sich vor diesem Aufwand bisher gescheut haben oder beim Versuch bereits zu viel Zeit beim Zusammenfügen aller Excel-Listen-Investitionsanträge vergeudet haben, dann gibt es auch hier Hoffnung. Das Einsammeln dieser Investitionsanträge kann schon viel effizienter ablaufen, wenn es über eine Weboberfläche geschieht und die Daten dann direkt in einer Datenbank gespeichert werden. Von dort aus können sie dann auch einfacher von anderen Lösungen für das Investitionscontrolling weiterverarbeitet werden.

Die digitale Investitionsliste für eine einfachere Investitionsplanung ohne Excel-Listen

Bei unserer Lösung SX DataFactory Investitionsplanung erfassen Kostenstellenleiter berechtigungsgesteuert Investitionsanträge dezentral im Web-Client. Alle Daten werden in einem zentralen Data Warehouse gesammelt, wohin bei Bedarf auch die Ist-Finanzdaten der Eingangsrechnungen – idealerweise gemappt auf die Investitions-ID – integriert werden. Durch simulierte Workflows können das Controlling oder die Anlagenbuchhaltung die Investitionsvorschläge mit weiteren Informationen ergänzen. Dies bildet dann die ideale Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. In Zusammenspiel mit dem anschließenden Investitionscontrollings können die Schritte des Einkaufs, der Inbetriebnahme und sogar des Monitorings im fortlaufenden Betrieb auch transparent verfolgt und gesteuert werden. Gleichzeitig ist es den Kostenstellenleitern möglich, das Ergebnis jeden Schritts per Leserechte transparent mit dem Webclient zu verfolgen. So bleibt z.B. immer ersichtlich, welche Investitionen von der Geschäftsführung bewilligt wurden oder aus welchem Grund auch nicht. Das fördert auch die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter weiterhin an der Investitionsplanung mitzuwirken.

Sie möchten mehr über unsere Lösungen zur Investitionsplanung und zum Investitionscontrolling erfahren? Dann zeigen wir Ihnen diese gern in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns über das Formular auf der linken Seite.

50 Teilnehmer des 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffens

Effiziente Unternehmenssteuerung mit einheitlicher Datenbasis, flexibler Planung & Auswertungen für die Anwender – 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffen mit 50 begeisterten Anwendern

Wie effiziente Unternehmenssteuerung mithilfe einer einheitlichen Datenbasis, flexibler Planung und einfachen Auswertungen sowohl für das Controlling als auch für Kostenstellenleiter erfolgreich umgesetzt werden kann, zeigte auch das diesjährige 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffen. Bis zu 50 wissbegierige Teilnehmer lauschten den Vorträgen mit Praxisbeispielen und bildeten sich in der Sprache der Datenbanken, Microsoft SQL, sowie ETL und Microsoft Power BI fort.

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Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen des EJF geht jetzt dezentral viel schneller

Dezentral schnell: Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit zentraler, sicherer Datenhaltung beim Evangelischen Jugend- und Fürsorgewerk (EJF gemeinnützige AG)

Die Abbildung der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen in Excel und sogar handschriftlich war wie bei vielen Unternehmen der Sozialwirtschaft auch beim EJF gängig. Dies bedeutete aber einen hohen Aufwand und ein gewisses Fehlerpotenzial verschiedene Datenformate zusammenzufügen. Mit SX DataFactory gelingt dem EJF jetzt bereits im 3. Jahr eine dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung, die mehr als doppelt so schnell und vor allem sicher durch eine zentrale Datenbasis ist.

Immer gerne noch mit Excel: Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen wird oft mit dem beliebten Tabellenverarbeitungsprogramm bewältigt. Grund dafür ist sicher auch, dass gerade in der Sozialwirtschaft Wirtschaftsdaten dezentral aus verschiedenen Einrichtungen und Häusern erhoben werden müssen, die nur Board-Mittel zur Verfügung haben. Auch die Schulung für eine andere Softwarelösung erscheint zu aufwendig, wenn der Wirtschaftsplanungsprozess nur einmal im Jahr durchgeführt wird. Doch der Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Zusammenführen diverser Excel-Listen ist nicht zu unterschätzen. Das bemerkte auch das EJF, welches den Wirtschaftsplanungsprozess schon immer dezentral organisiert hat, aber dabei sehr individuell vorging.

Auf der Suche nach Optimierung: Individuelle, handschriftliche oder Excel-Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF

Nicht nur die Form der Datenerfassung im Zuge der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF war individuell und reichte von Excel-Listen bis hin zu handschriftlichen Notizen. Sondern auch die Form und der Aufbau der Planung war höchst individuell. Dies führte zu einem enormen Aufwand, die verschiedenen Formen und Arten in eine einheitliche Excel-Liste zusammenzuführen. Ein erster Schritt der Optimierung war dann eine gemeinsame Excel-Liste, die aber auch durch Änderungen der Formatierung keine verlässliche Datenhaltungsquelle war. Letztendlich bot die SX DataFactory mit ihrer Excel-nahen Oberfläche aber zentralen Datenspeicherung in einer Datenbank die flexible aber sichere Alternative für die Wirtschaftsplanung vom EJF.

Um einen schnellen Projektstart in 2016 zu realisieren, wurde SX DataFactory anfangs in einer Cloud-Umgebung aufgebaut, die der EJF aber 2017 durch eigene Ressourcen abgelöste. Von einem System zur einfachen Erfassung von GuV-Plandaten auf Kostenstellenebene mauserte es sich in den Folgejahren zum umfassenden Tool für Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit Sachkostenplanung, Erlösplanung und Investitionsplanung. Dabei bewies es sowohl seine Flexibilität im Bereinigungsprozess der Kostenstellenstruktur als auch seine Vielseitigkeit im Einsatz als Vertragsmanagement-Tool für Miet-, Erbpacht-, und Darlehensverträge außerhalb der Wirtschaftsplanung. Im einmal im Jahr stattfindenden, dezentralen Planungsprozess erfassen nun etwa 100 Kostenstellen-Leiter ihre Planzahlen für etwa 700 Kostenstellen im Excel- oder Webclient von SX DataFactory, wobei einige davon auch zentral geplant werden.

Mehr zum Projekt lesen Sie hier in der Saxess Story vom EJF:

Saxess Story zur Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen den EJF

Nicht mehr 9 sondern 3 Monate: Dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen ist mit SX DataFactory schnell, flexibel und sicher

Nach mittlerweile 3 Planungszyklen mit SX DataFactory und diversen Anpassungen zur Optimierung des Planungsprozesses liegen die Vorteile für das EJF klar auf der Hand, denn nicht nur der Prozess der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen an sich konnte merklich verkürzt werden, sondern auch in vollem Umfang von der Flexibilität und Einfachheit des Systems profitiert werden. Das bedeutet im Einzelnen:

  • Verkürzung des dezentralen Planungsprozesses mit 3 Mitarbeitern im Controlling von 9 Monaten auf 3 Monate
  • Umfassende und akkuratere Wirtschaftsplanung mit der Berücksichtigung der Aspekte Erlöse und Investitionen, perspektivisch von Sachkosten & Verträgen
  • Mehr Flexibilität & Eigenständigkeit durch eigene Anpassung oder Erstellung von Planungsmasken
  • Höhere Qualität der Planungsdaten, da realitätsnah und medienbruchfrei eingesammelt
  • Hohe User-Akzeptanz durch Excel-nahe Oberfläche
  • Hohe Transparenz im Planungsprozess, da jeder jederzeit in der Planungsphase nachschauen und ggf. noch Korrekturen vornehmen kann.

In der langjährigen Zusammenarbeit mit Saxess Software hat sich ein gutes Modell der Zusammenarbeit eingespielt, die durch einen festgelegten, planerischen Rhythmus bestimmt wird, der angenehm für beide Seiten ist, aber auch durch ein gutes Projektmanagement von Seiten des EJF lebt. Weiterhin lobt das EJF die Reaktionsschnelligkeit, die Fachkompetenz sowie die Lösungsorientiertheit auf Seiten von Saxess Software.

Sie gestalten derzeit noch Ihre Wirtschaftsplanung mit Excel, wünschen sich aber mehr Sicherheit und Schnelligkeit in dem Prozess? Gern stellen wir Ihnen SX DataFactory in einer Webdemo vor.

DasBundesteilhabegesetz (BTHG) macht detailliertes Vertragsmanagement durch Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen nötig

Getrennte Wohn- und Betreuungsverträge nach Bundesteilhabegesetz (BTHG) machen detailliertes Vertragsmanagement für Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen nötig

Zur Stärkung der Teilhabe von Menschen mit Behinderung müssen laut Bundesteilhabegesetz (BTHG) ab 2020 getrennte Wohn- und Betreuungsverträge mit Leistungserbringern vereinbart werden. Dies erfordert im selben Atemzug ein detaillierteres Vertragsmanagement bei Lebens- und Behindertenhilfen. Warum und wie Sie dieses am besten aufsetzen, erfahren Sie hier.

Das Bundesteilhabegesetz (BHTG) hat es sich zur Aufgabe gemacht die Inklusion in und damit auch die Teilhabe von Menschen mit Behinderungen an der Gesellschaft zu fördern. Teilhabe heißt dabei sowohl mehr Vielfalt, um Leistungen nach individuellen Bedürfnissen der Leistungsberechtigten zu erbringen als auch mehr Entscheidungsfreiheit diese in Anspruch zu nehmen. Doch gerade beim Thema Mietverträge wird klar, dass dies ab 2020 ein detaillierteres Vertragsmanagement auf Seiten der Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen erfordern wird. Denn was Menschen mit Behinderung an Unterstützungsleistung benötigen, hängt nicht länger vom Ort ab und der Leistungserbringer wird ab da an auch Vermieter oder sogar Verkäufer von Lebensmitteln sein. Damit dieser Zusatzaufwand auch entsprechend bei dem Leistungsträger abgerechnet werden kann, müssen Leistungserbringer ihn auch detailliert anhand der geschlossenen Verträge nachweisen.

Flexibles und genaues Vertragsmanagement für Leistungserbringer notwendig durch separate Wohn- und Betreuungsverträge für eine selbstbestimmtere Lebensführung nach Bundesteilhabegesetz (BTHG)

Im Zuge des Bundesteilhabegesetztes (BTHG) wurde auch das Eingliederungsrecht reformiert. Dessen Leistungen werden jetzt nicht mehr durch das SGB XII, dem Recht der Sozialhilfe,  geregelt sondern als „Besondere Leistungen zur selbstbestimmten Lebensführung für Menschen mit Behinderungen“ in das SGB IX aufgenommen. Auch für Menschen, die in Einrichtungen von Trägern der Eingliederungshilfe leben, gilt daher eine zukünftige Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen. Das heißt konkret sie schließen mit dem Leistungserbringer zukünftig 2 Verträge ab: einen Mietvertrag und einen Vertrag über die Eingliederungsleistungen, die in Anspruch genommen werden. Dies erfordert natürlich auf Seiten der Leistungserbringer, gerade im stationären Bereich, ein viel detaillierteres Vertragsmanagement von Mietverträgen pro Bewohner als es vorher der Fall war.

Um bei der Abrechnung mit den Leistungsträgern die Kalkulation der Gesamtkosten zur Wohnraumüberlassung so genau wie möglich nachzuweisen und idealerweise erstattet zu bekommen, ist nicht nur eine genaue Auflistung der Vertragsdetails wie z.B. Nettokaltmiete, Wohnraumgröße, Heizkosten oder Möbelierung wichtig, wie sie der Leistungsempfänger nutzt, sondern auch eine prozentuale Umlage der Gesamtkosten von Gemeinschaftsflächen und Fachflächen, die er in Anspruch genommen hat. Grundlage für die Leistungen zur Unterkunft und Heizung soll durch das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) geregelt werden. Der Leistungsempfänger erhält diese Leistungen zur Existenssicherung v.a. SGB XII 4. Kapitel vom SHB XII-Träger ausgezahlt, die er dann an den Leistungserbringer zahlt. Das macht nicht nur ein genaueres Vertragsmanagement von Mietverträgen für Lebens- und Behindertenhilfen nötig, sondern auch eine Kontrolle der Offenen Posten und konsequenterweise ein Forderungsmanagement.

Angemessene Wohnkosten nach Bundesteilhabegesetz (BTHG): Detailliertes Vertragsmanagement garantiert 25%-Zuschlag vom Leistungsträger bei Überschreitungen der Angemessenheitsgrenze

Erster Diskussionspunkt war bei diesem Thema zurecht die angemessenen Wohnkosten nach dem Bundesteilhabegesetz (BTHG). Denn wenn im Zuge der Umstellung ganzer EGH-Wohnheime auf private Wohnungsmietverhältnisse auch eine Berücksichtigung der Mietspiegel nicht ausbleibt, müssen demzufolge auch die Vergütungsstrukturen der Leistungsträger dieses aber genauso gut Mietausfälle oder Instandhaltungs- und Umbaukosten mitberücksichtigen. Einerseits werden also die angemessenen Wohnkosten einmal an der durchschnittlichen Warmmiete im Zuständigkeitsbereich des SHB XII-Träger festgemacht und andererseits aber ein großzügiger Puffer eingebaut, sollte dieser Betrag durch bestimmte Kosten überschritten werden. Eine Überschreitung der angemessenen Miete bis maximal 25% wird ebenfalls noch übernommen – wenn diese Kosten mietvertraglich fixiert und gesondert nachgewiesen werden. Dies können Zuschläge für Möblierung, Wohn- und Wohnnebenkosten, die im Verhältnis zu vergleichbaren Wohnformen angemessen sind, Haushaltsstrom, Instandhaltung der Mieträume sowie der Ausstattung mit Haushaltsgroßgeräten und Gebühren für Telefon, Rundfunk, Fernsehen und Internet. Hier gibt es dazu einen guten Überblick.

Auch hier wird deutlich, dass vertragsgebundene Kosten im Zuge des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) durch Leistungserbringer durch ein detailiertes aber auch flexibles Vertragsmanagement nicht nur von Mietverträgen, sondern auch von anderen Verträgen, nachgewiesen werden müssen, um diese Kosten erstattet zu bekommen.

Am schnellsten nur in Excel: Flexibles Vertragsmanagement von Mietverträgen für Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen

Falls Leistungserbringern wie Lebens- und Behindertenhilfen noch kein geeignetes Tool für das Vertragsmanagement verwenden, dann sollte man im Hinblick auf die vom Bundesteilhabegesetz (BTHG) festgelegte, nahende Deadline 01.01.2020 sich schon jetzt Gedanken machen, wie nach der Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen die neuen Mietverträge mit den Leistungsempfängern in Zukunft verwaltet werden sollen.

Die erste Wahl wären da natürlich Boardmittel wie z.B. Excel, worin die neuen Mietverträge mit ihren Vertragsdetails schnell angelegt und die Struktur auch flexibel anzupassen ist – falls doch einmal mehr oder weniger Informationen im Vertragsmanagement benötigt werden. Ebenso können schnell und unkompliziert Auswertungen erstellt werden. Doch sobald vielleicht mehrere Einrichtungen ihre eigenen Excel-Listen mit Mietverträgen pflegen und dann aber eine gesammelte Auswertung der Daten stattfinden soll, geht das Chaos oft los. Dabei wird oft viel Zeit aufgewendet die verschiedenen Excel-Listen zu konsolidieren. Für ein jährliches oder halbjährliches Reporting mag das noch verkraftbar sein. Doch sobald ein kontinuierliches Reporting mit Datenaktualisierungen pro Quartal oder Monat stattfinden soll, wird der Aufwand unzumutbar.

Um dem Aufwand der Excel-Listen-Konsolidierung entgegenzuwirken, wird dann oft nur eine Excel-Liste von mehreren Einrichtungen verwendet und hin- und hergeschickt. Doch auch hier gibt es die Gefahr, dass eine Einrichtung eine andere Excel-Version benutzt und schon das gut durchdachte Layout des Vertragsmanagements dahin ist oder Berechnungsformeln unbedacht herausgelöscht werden. Ebenso muss bedacht werden, dass bei mehreren 100 Verträgen mit vielen Details viele Daten zusammenkommen und eine Excel-Liste keine sichere Datenhaltungsmethode darstellt.

Bundesteilhabegesetz (BTHG) steigert auch den Bedarf an Datenintegration – nicht nur für das Vertragsmanagement

Für alle, die die Flexibilität und die einfache Bedienung von Excel schätzen, aber ihre Vertragsdaten sicher und zentral gespeichert wissen wollen, um darauf aktuelle Auswertungen zu fahren, den möchten wir einmal unsere SX DataFactory Solution Vertragsverwaltung ans Herz legen. Neben einer Excel-nahen Oberfläche aber auch einem Webclient für das einfache dezentrale Verwalten von Mietverträgen, werden hier die Daten sicher in einem Data Warehouse gespeichert. Durch unsere Integrationskompetenz und mehr als über 100 Standardschnittstellen zu den gängisten ERP Systemen, ermöglichen wir es zudem mit dem SX Integrator die IST-Daten zu einzelnen Posten der Mietabrechnungen oder Offene Posten bei Mietausständen ebenfalls dort zu integrieren.

Sie können deshalb jederzeit umfassende Auswertungen mit Ist- und Plan-Daten entweder ebenfalls im Webclient mit Power Pivot-Tabellen oder in jedem anderen Auswertungstool erstellen. Aufgrund seiner flexiblen, leicht anpassbaren Struktur ist SX DataFactory für alle noch kommenden Änderungen durch das Bundesteilhabegesetz gewappnet und kann auch individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus wird auch das Thema Datenintegration im Kontext des vom Bundesteilhabegesetz (BTHG) geforderten Wirkungscontrolling immer essentieller.

Sie suchen im Zuge der durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG) beschlossenen Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen eine flexible Lösung für das zukünftige Vertragsmanagement? Wir zeigen Ihnen die SX DataFactory Solution Vertragsmanagement gerne in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns dafür einfach!

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