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Category Archives: Unternehmensplanung

IFRS 16 Leases stellt Vertragsmanagement-Software auf die Probe

IFRS Leasing Bilanzierung im ausländischen Mutterkonzern: Deutsche Tochterunternehmen müssen trotz HBG Bilanzierung Leasingverbindlichkeiten konform zu IFRS 16 Leases reporten

Die IFRS Leasing Bilanzierung kümmert deutsche Unternehmen, die größtenteils nach HGB bilanzieren, bisher wenig und sie scheinen beim Thema IFRS 16 Leases fein raus zu sein. Doch sobald sie quartalsmäßig an einen ausländischen Mutterkonzern berichten müssen, der seine Leasingbilanzierung nach IFRS durchführt, kommt auch schnell die Frage nach einem IFRS 16 Reporting auf.

IFRS 16 Leases, der neue Bilanzierungsstandard, hat bisher nur Spuren in den global agierenden DAX-Konzernen hinterlassen. Doch auch für mittelständische Unternehmen mit HGB Bilanzierung kann das Thema relevant werden. Nämlich wenn sie Teil eines internationalen Konzerns sind, der die IFRS Leasing Bilanzierung ab Anfang dieses Jahres nach dem neuen Standard vornehmen muss. Denn dieser muss entweder die Leasingverbindlichkeiten der Unternehmenstöchter in der Bilanz direkt aufführen oder ist zumindest daran interessiert zu erfahren, wie hoch diese in etwa sind. Damit muss auch die deutsche Unternehmenstochter ein Reporting konform zu IFRS 16 Leases liefern.

Wenn auch nur zur Orientierung: Einfache Buchungssätze für die IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns –  Reporting nach IFRS 16 Leases einfach auch in Excel?

Nun könnte man meinen, da herrsche kein Druck für die deutschen Unternehmenstöchter. Diese sind ja nicht direkt an die IFRS Leasing Bilanzierung gebunden. Ebenso kann nach gängiger Meinung so ein IFRS 16 Leases Reporting auch mit Board-Mitteln, sprich mit Excel, abgebildet werden. Das klingt umso verlockender, wenn Leasingverträge und ihre Details bisher auch dort gepflegt wurden und nicht in einem ERP-System oder einer speziellen Vertragsmanagement-Lösung. Doch der Aufbau einer solchen Excel-Liste beansprucht nicht nur Zeit, sondern auch Know-How zu IFRS 16 – und zwar nicht nur theoretischer, sondern auch praktischer Natur. Der noch junge Bilanzierungsstandard IFRS 16 Leases lässt nämlich durchaus Interpretationsspielräume. Diese werden derzeit zusammen mit den Wirtschaftsprüfern noch ausgehandelt und langsam praktisch festgezeichnet. Somit ist Excel aufgrund seiner äußerst flexiblen Handhabung im Aufbau eines solchen Reportings keine schlechte Wahl. Vor allem, wenn sich viele Parameter der neuen Leasingbilanzierung noch ändern können. Gleichzeitig steht der Mutterkonzern unter Druck und muss spätestens ab diesem Jahr IFRS 16-konform reporten. Möglicherweise wurde er sogar schon in der ersten Wirtschaftsprüfung um Nachbesserungen gebeten. Deshalb verlangt er jetzt ein schnelles Reporting der Leasingverträge nach IFRS 16 Leases von der deutschen Tochterfirma.

IFRS 16 Leases Buchungssätze der Leaisngverbindlichkeiten zur IFRS Leasing Bilanzierung
IFRS 16 Leases Buchungssätze

Darüber hinaus kann das flexible Excel problematisch werden. Nämlich wenn es sich nicht um 50, sondern um mehrere 100 IFRS 16 relevante Leasingverträge mit höchst unterschiedlichen Vertragsparametern handelt. Dann kann das ganze Unterfangen nicht nur unübersichtlich, sondern auch fehleranfällig werden. Das fällt spätestens dann auf, wenn nicht nur das Reporting mit aggregierten Buchungssätzen, sondern die gesamte, sorgsam erstellte Excel-Mappe zur Auflistung und Berechnung der IFRS 16 Leasingverbindlichkeiten mit dem Controlling der Muttergesellschaft geteilt oder dieser zur Verfügung gestellt wird – und diese eine andere Excel-Version benutzt. Dann beginnt die Suche nach verloren gegangenen Formatierungen und Rechenfehlern. Also, warum das Rad neu erfinden, wenn es schon die ersten bewährten IFRS 16 Leases Tools am Markt gibt?

Die Qual der Wahl bei IFRS 16 Software – Variante 1: Die starren ERP-Erweiterungen für die korrekte IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns

Um die IFRS Leasing Bilanzierung deutscher Unternehmen zu unterstützen sind auch hierzulande IFRS 16 Software wie Pilze aus dem Boden geschossen. Unter den ERP-System-Herstellern sah sich SAP unter dem Druck seiner überwiegend nach IFRS bilanzierenden Kunden gezwungen, sein Vertragsmanagementmodul SAP RE-FX entsprechend den Anforderungen von IFRS 16 anzupassen. Hier fehlte zu anfangs noch die Integration in die Anlagenbuchhaltung, welches mittlerweile aber nachgeholt sein dürfte. Doch die Fokussierung von SAP RE-FX auf umfangreiche und komplizierte Immobilienverträge macht die Handhabung nicht unbedingt einfach und übersichtlich. Im Falle von mehreren hundert Leasingverträgen oder sogar weniger und unter dem Aspekt, dass vielleicht nur der Übersicht und Transparenz halber an die Muttergesellschaft berichtet wird, wirkt die Einführung des mächtigen SAP-Moduls überdimensioniert.

Variante 2 für IFRS 16 Lösungen: Mächtige, aber oft komplizierte Wirtschaftsprüfer-Standard-Lösungen zur IFRS Leasing Bilanzierung

Auch diverse Wirtschaftsprüfer-Gesellschaften wie KPMG, Deloitte und BDO hatten schnell IFRS 16 Leases Lösungen an den Markt gebracht, um die IFRS Leasing Bilanzierung entsprechend des neuen Standards in die richtigen Bahnen zu lenken. Hier profitiert der Kunde natürlich nicht nur von einem testierten Tool. Sondern auch das fachliche IFRS 16 Know-how kommt bei der Einführung und dem weiteren Betrieb zu Gute. Das erhoffte Ergebnis sind bestenfalls weniger Abstimmungsrunden im Wirtschaftsprüfungsprozess. Trotz bedienungsfreundlichen, modernen Oberflächen und einer breiten Abdeckung aller möglichen Leasingverhältnisse, überwiegt auch hier die Tendenz der Überdimensionierung bei gleichzeitiger Inflexibilität bei besonderen Anforderungen wie z.B.:

  • Ungleichmäßige Vertragszahlungen pro Monat
  • Flexible Zinssätze
  • Mehrere, flexible Abspaltungen von Zahlungen in Leasingverträgen
  • Berücksichtigung von Optionen, die erst nach und nach gezogen werden
  • Usw.

Nicht zuletzt müssen auch die finanziellen Aufwendungen für die IFRS 16 Software im Verhältnis zum Nutzen stehen – gerade, wenn es um ein eher unkritisches IFRS 16 Reporting einer deutschen Tochterfirma zur IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns geht.

Screenshot IFRS 16 Leasing Software SX DataFactory
Bilanzstrom der SX DataFactory IFRS 16 Lösung

Variante 3 der IFRS 16 Tools: Individuelle, Excel-basierten Lösung zur transparenten Unterstützung der IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns

Als Alternative wären dann noch maßgeschneiderte und flexibel anpassbare IFRS 16 Lösungen zu nennen. Einige, wie unsere SX DataFactory, basieren auch auf einer bedienungsfreundlichen Excel-Oberfläche. Im Unterschied zur reinen Excel-Mappe werden hier die Daten zentral in einer Datenbank gesammelt. Auch umfangreiche Berechnungen finden teilweise dort statt, um die optimale Performance der IFRS 16 Software zu erreichen. Nicht nur im Hinblick auf die Flexibilität und damit Zukunftssicherheit bei weiteren Nachbesserungen des IFRS 16 Leasingstandards sind diese Lösungen eine gute Alternative. Sondern auch preislich gesehen geht man hier ein geringeres Risiko ein, gerade wenn es eher um ein IFRS 16 Leases Reporting aus Transparenzgründen für die IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns geht.

Sie haben Interesse an unserer Lösung für IFRS 16 Leases? Kontaktieren Sie uns einfach und wir zeigen Sie Ihnen unverbindlich in einer Webdemo.

Effiziente Unternehmensführung in der Praxis & durch Schulungen: Saxess Software lädt zum 4. Controlling-Anwendertreffen vom 23.-25.09.2019 nach Leipzig ein

Effiziente Unternehmensführung ist das diesjährige Thema des 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffens vom 23.-25.09.2019 in der Alten Essig Manufactur Leipzig, zu dem Kunden, Partner und Interessenten herzlich eingeladen sind. Von Vertriebscontrolling bis zum Belegungscontrolling zeigen wir in 6 spannenden Vorträgen, wie unsere Kunden diese Herausforderung gemeistert haben und bieten wieder hilfreiche Schulungen zu SQL, ETL, unserer Datenintegrationslösung SX Integrator und Detailplanungslösung SX DataFactory sowie Microsoft Power BI an – für Anfänger und Fortgeschrittene. 

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Planungsmaske für Lehrveranstaltungsplanung an Hochschulen mit SX DataFactory

SX DataFactory als Excel-nahe Software für Lehrveranstaltungsplanung und Planung der Lehrbeauftragten – Hochschulen haben Kosten und Auslastungen immer perfekt im Blick

Software für Lehrveranstaltungsplanung gibt es viele, doch nicht jede hat auch die Planung der Lehrbeauftragten mit dem Fokus des Kostencontrollings und der Auslastung im Blick. SX DataFactory kann jetzt beides und noch viel mehr, wie potentiell z.B. die Personalkostenplanung und die Sachkostenplanung. Darüber hinaus ist sie bestens mit mehr als 100 Fibu-Systemen integriert.

SX DataFactory macht jetzt auch Lehrveranstaltungsplanung und Planung der Lehrbeauftragten für Hochschulen. Im Rahmen eines Kundenprojekts mit einer Fachhochschule haben wir einmal mehr die große Flexibilität des Systems bewiesen, das natürlich gleichzeitig auch für die Personalplanung oder die Sachkostenplanung an Hochschulen eingesetzt werden kann. Im aktuellen Kundenprojekt stand nur die Lehrveranstaltungsplanung mit einem Planungszeitraum von 3 Jahren an, in dem für 25 Institute jeweils die Vollzeit-Kurse und die Berufsbegleitenden Kurse geplant werden mussten. Ziel war es u.a. die Anzahl der Semesterwochenstunden pro Mitarbeiter und Veranstaltungstyp (Übung oder Vorlesung) sowie die Honorare der externen Lehrkräfte zu planen. Eine besondere Herausforderung war dabei auch den Wechsel von Studienplänen innerhalb des Planungszeitraums zu berücksichtigen.

In SX Datafactory kan auch die Planung der Lehrkräfte durchgeführt werden und in Berichten die Verteilung der externen und internen Lehrkräfte aufgeführt werden
Bericht über Gesamtlehrstunden pro Studiengang und Jahrgang nach externen und internen Lehrkräften

Nahtlose Lehrveranstaltungsplanung auch bei Änderung der Studienpläne und Planung der Lehrkräfte mit integrierten Personaldaten aus SAP und über 100 weiteren ERP-Systemen

Da der Planungszeitraum lang ist und die Dauer der Studiengänge noch länger, wirken sich Änderungen im Lehrplan entsprechend längerfristig aus. Pro Studiengang und Studienplan gibt es deshalb einzelne Planungsmasken, deren Erstellung über eine Parametertabelle gesteuert wird. Da diese Parametertabellen zentral und übersichtlich vom Anwender selbst gepflegt werden können, beschert das der Hochschule viel Flexibilität und eine Unabhängigkeit von uns als Serviceprovider.

Da eine zentrale Datenhaltung und damit die Schaffung eines Single Point of Truth‘s für uns und unsere Kunden wichtig ist, bieten wir mit unseren über 100 Standardschnittstellen eine nahtlose Integration zu FiBu- und Personalverwaltungssystemen. Auch in diesem Kundenszenario spielte deshalb die Integration von Personaldaten aus SAP HCM eine wichtige Rolle. Nicht nur das Finanzcontrolling und die Finanzplanung profieren davon, sondern eben auch die Lehrveranstaltungsplanung. Denn so können die Lehrkräfte mit all ihren Eigenschaften wie z.B. extern oder intern sowie Personalnummer und Vollzeitäquivalent einfach per FlexSuche ausgesucht und in die Planung der Lehrveranstaltungen eingefügt werden. Dabei wird auch noch die Aufteilung auf Veranstaltungsarten, wie Vorlesungen oder Übungen, sowie auf Gruppen und zu betreuende Arbeiten berücksichtigt. Eine Plausibilitätsprüfung verhindert eine Über- oder Unterplanung von Lehrkräften.

Lehrveranstaltungsplanung mit SX datafactory liefert Berichte, welche Lehrkräfte mit wieviel Stunden auf welche Veranstaltungsart geplant sind
Bericht zur Verteilung der Lehrkräfte auf die Veranstaltungsart.

Finanzielle Sicht auf Lehrveranstaltungsplanung und die Planung der Lehrkräfte: Übersichtliche Auswertungen sorgen für mehr Transparenz und Flexibilität

Eine Planung der Lehrkräfte und Lehrveranstaltungen lebt im Ergebnis immer von den Auswertungen. Hier konnten wir im Zuge des Kundenprojektes schon folgende Standardauswertungen umsetzen, die einfach je nach Berechtigungen von jedem Mitarbeiter im Browser eingesehen werden können und somit das Herumschicken von Excel-Listen komplett entfällt:

  • Lehrveranstaltungen nach Mitarbeiter, aufgeteilt nach Sommer- und Wintersemester sowie als Gesamtwert pro Jahr und allgemeiner Gesamtwert
  • Gesamtlehrstunden pro Studiengang und Jahrgang, aufgeteilt nach externen und internen Lehrkräften sowie nach Sommer- und Wintersemester
  • Abdeckung des Lehrauftrags nach internen und externen Lehrkräften pro Semester und Gesamtsumme
  • Verteilung der Semesterwochenstunden auf die einzelnen Semester nach externen und internen Lehrkräften pro Jahr und als Gesamtsumme
  • Lehrbeauftragte und deren Honorar, verteilt auf die Lehrveranstaltungen pro Jahr und Semester
  • U.v.m
Planung von Lehrkräften mit SX Datafactory mit Gesamtübersicht über die Abdeckung mit Lehrkräften
Bericht zur Abdeckung durch externe und interne Lehrkräfte

Da die Auswertungen hauptsächlich mit Web-Pivot umgesetzt wurden, können Anwender selbst nach ihren Bedürfnissen die Ergebnisse filtern oder neu anordnen.

Durch die eher kostenorientierte Sicht auf das Verhältnis von externen und internen Lehrkräften, kann bei der Lehrveranstaltungsplanung sehr transparent und flexibel entschieden werden, wo, wenn nötig Ressourcen zusammengelegt werden oder durch interne Lehrkräfte abgedeckt werden können. Ebenso wird der Bedarf an Lehrplanänderungen oder der Ausbau der internen Lehrkräfte schneller sichtbar, wenn effizientes Kostenmanagement eine Rolle spielt.

Sie wollen auch Ihre Lehrveranstaltungen und Lehrkräfte mit Fokus auf die Kosten effizient planen? Kontaktieren Sie uns und wie zeigen Ihnen SX DataFactory gern in einer Webdemo.

Übersicht Beleihungsmanagement mit Verwaltung von kreditsicherheiten im Excel-Bericht von SX DataFactory

Transparentes Beleihungsmanagement und Verwaltung von Kreditsicherheiten mit SX DataFactory

Ein Beleihungsmanagement mit Verwaltung von Kreditsicherheiten ist sowohl für Immobiliengesellschaften als auch für Unternehmen mit viel Immobilienbesitz notwendig. Es bringt den Überblick darüber:

  • Welche Sicherheiten für welche Darlehen haften
  • In welchem Umfang der Beleihungswert der Sicherheiten ausgeschöpft ist
  • Welche Spielräume für Neukreditierung oder Konditionsverbesserungen durch Tilgungen geschaffen werden

Was vorher vielleicht in mehreren Excel-Listen gepflegt wurde, kann jetzt mit SX DataFactory Excel-nah und flexibel, aber mit einer zentralisierten Datenspeicherung sowie einem umfangreichen Berichtswesen abgebildet werden.

Für Unternehmen mit viel Immobilienbesitz oder Immobiliengesellschaften ist es im Zuge weiterer Investitionen oder z.B. Umschuldungen wichtig, ihren Objektbestand im Detail zu kennen und laufend die Beleihungswerte und Beleihungsgrenzen zu überwachen. Dabei spielt besonders der Überblick über die Objekte und ihre laufenden Darlehen, Grundbuchblättern, Sicherheiten und Finanzierungseinheiten eine Rolle. Mit seinem transparenten Beleihungsmanagement sowie einer Verwaltung von Kreditsicherheiten bietet SX DataFactory genau diesen Überblick mit einer Vielzahl an Einzelberichten sowie die einfache Verwaltung dieser Beziehungen.

Summenbericht Bank im Excdel-bericht des Beleihungsmanagements mit Verwaltung der Kreditsicherheiten in SX DataFactory
Summenbericht Darlehen bei Banken

Übersichtliche Berichte in Excel mit zentraler Datenspeicherung bringen den Durchblick im Beleihungsmanagement und der Verwaltung von Kreditsicherheiten

Es erfolgt die Erfassung:

  • aller Darlehen mit Zins- und Tilgungsplan
  • aller Grundbücher mit Flurstücken
  • aller Belastungen mit Flurstückszuordnung und Rang
  • mithaftender Grundbuchblätter
  • bei wohnungswirtschaftlichen Objekten die Erfassung der Wirtschaftseinheiten
  • von Bürgschaften
  • von Zessionen
  • von Beziehungen zwischen Sicherheit und Darlehen (Zweckerklärungen)
  • Mieterträgen zur Ermittlung von Beleihungswerten
  • Boden- und Gebäudewerte nach externem und internem Ansatz
Übersicht Beleihungsmanagement mit Verwaltung von kreditsicherheiten im Excel-Bericht von SX DataFactory
Steuerungsmaske Excel-Bericht

Das Berichtswesen beginnt mit einer übersichtlichen Steuerungsmaske, auf der die Objekte Darlehen, Grundbuchblätter, Banken, Sicherheiten und Finanzierungseinheiten angeklickt werden können, um in den nachfolgenden Tabellenblättern detailliertere Auswertungen zu den gewählten Konstellationen zu sehen. Diese Filter können natürlich mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche zurückgesetzt werden.

Die nachfolgenden, detaillierten Auswertungen umfassen folgende Punkte:

  • Überblick über Grunddaten mit Darlehen, Sicherheiten, Grundbuchblatt und Finanzierungseinheit
  • Detailansicht auf die Darlehen pro Bank mit Darlehensbetrag, Restschuld, Beginn und Ende der Laufzeit, Zinzsatz, Ende der Zinsbindung, Bürgschaft, Zweckerklärung und Patronatserklärung
Ansicht zu den Darlehen im Beleihungsmanagement mit Verwaltung der Kreditsicherheiten in SX DataFactory
Detailansicht der Darlehen

  • Detailansicht auf Sicherheiten pro Bank mit Sicherheitennummer, Sicherheitswert, Darlehensnummer, Darlehensbetrag, Restschuld, Zinssatz, Bürgschaft, Zweckerklärung und Patronatserklärung
  • Detailansicht des Grundbuchblatts (GBBlatt) pro Gesellschaft mit GBBlatt Nummer, Nummer, Flurstück, Fläche, Wegrecht, Eigentümer, Gesellschaft der Finanzierungseinheit, Nummer der Finanzierungseinheit
  • Detailansicht der Flurstücke nach Nummer mit Flur, Flurstück, Fläche, Wegrecht und Eigentümer
SX Datafactory Management von Beleihungen mit Verwaltung der Kreditsicherheiten zeigt einen Bericht zu den Flurstücken
Detailansicht der Flurstücke
  • Detailsicht Finanzierungseinheiten nach Gesellschaft mit Nummer und Name der Finanzierungseinheit, Beleihungswert zu 100%, 80% und 60%
Detailansicht der Finanzierungseinheiten im Management von Beleihungen mit Verwaltung Kreditsicherheiten in SX dataFactory
Detailansicht auf Finanzierungseinheiten
  • Detailansicht Sicherheiten in Verbindung mit Finanzierungseinheiten nach Bank mit Sicherheitennummer, Sicherheitswert, Nummer und Name der Finanzierungseinheit sowie der Zinssatz
  • Detailansicht für die Bank nach Bank mit Name der Gesellschaft für das Darlehen, Darlehensnummer, Darlehensbetrag, Restschuld, Sicherheitswert, GBBlatt Bezirksname, GBBlattNummer, Nummer und Name der Finanzierungseinheit sowie die Beleihungswerte zu 100%, 80% und 60%
  • Detailansicht zum Darlehensspiegel mit (Mehrfach-)Auswahl der Bank und dann Anzeige mit Drill-Down-Funktion zu Darlehen, Darlehensbetrag, Restschuld, Sicherheitswert, Nummer und Name der Finanzierungseinheit sowie Beleihungswerte zu 100%, 80% und 60%
  • Summenbericht für die Bank mit (Mehrfach-)Auswahl der Bank und dann Anzeige pro Bank den Darlehensbetrag, Restschuld, Sicherheit sowie Beleihungswerte zu 100%, 80% und 60% in Listenform und Balkengrafik

Beleihungsmanagement mit Verwaltung von Kreditsicherheiten mit automatischem Daten-Import für neue Darlehen und Finanzierungseinheiten aus SAP

Da das Beleihungsmanagement und die Verwaltung von Kreditsicherheiten nicht nur die Vergangenheit abbilden sollen, sondern auch neue Darlehen und Finanzierungseinheiten effizient erfasst werden müssen, bietet SX DataFactory derzeit bereits eine automatisierte Datenintegration aus SAP oder anderen Vertragsverwaltungen. Werden dort neue Darlehen oder Finanzierungseinheiten erfasst, dann findet in einem nächtlichen Aktualisierungsprozess die automatische Anlage dieser sowie einiger Werte in SX DataFactory statt.

Bei Darlehen werden die folgenden Werte automatisiert aus SAP übertragen:

  • Bank
  • Darlehensnummer
  • Darlehensbetrag
  • Restschuld
  • Zinssatz
  • Ende Zinsbindung
  • Beginn/Ende Laufzeit

Bei den Finanzierungseinheiten werden die folgenden Werte automatisiert aus SAP übertragen:

  • Sollmiete

Weitere Globalattribute, die zu Auswertungszwecken benötigt werden, kann der Nutzer manuell hinzufügen.

In der Bearbeitungsmaske sowie im Fehlerreport des Berichtswesens werden die neuen Darlehen und Finanzierungseinheiten als „zu prüfen“ ausgewiesen, um dort eine höhere Transparenz der importierten Werte zu schaffen.

Wollen Sie Ihr Beleihungsmanagement transparenter gestalten? Kontaktieren Sie uns und wir zeigen Ihnen die Lösung gern in einer Webpräsentation.

Aussteller-Raum der BARC Digital Finance & Controlling 2019

Effizientes Beteiligungsmanagement bei Burda Digital, Predictive Planning und RPA: Saxess Software & Corporate Planning mit Vortrag sowie Partnerstand bei der BARC Digital Finance & Controlling 2019

Effizientes Beteiligungsmanagement war das gemeinsame Thema mit dem Saxess Software und Corporate Planning bei der diesjährigen BARC Digital Finance & Controlling 2019 in Würzburg mit einem gemeinsamen Stand angetreten waren. Aufgrund der Öffnung des BARC-Veranstaltungskonzepts von der reinen Planung auch in Richtung Prozessautomatisierung im Controlling und der Buchhaltung, war nicht nur der Raum für die Aussteller eng gefüllt, sondern auch die Agenda der Veranstaltung und damit die Interessen der Besucher breit gefächert.

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