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Category Archives: Unternehmensplanung

Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen des EJF geht jetzt dezentral viel schneller

Dezentral schnell: Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit zentraler, sicherer Datenhaltung beim Evangelischen Jugend- und Fürsorgewerk (EJF gemeinnützige AG)

Die Abbildung der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen in Excel und sogar handschriftlich war wie bei vielen Unternehmen der Sozialwirtschaft auch beim EJF gängig. Dies bedeutete aber einen hohen Aufwand und ein gewisses Fehlerpotenzial verschiedene Datenformate zusammenzufügen. Mit SX DataFactory gelingt dem EJF jetzt bereits im 3. Jahr eine dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung, die mehr als doppelt so schnell und vor allem sicher durch eine zentrale Datenbasis ist.

Immer gerne noch mit Excel: Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen wird oft mit dem beliebten Tabellenverarbeitungsprogramm bewältigt. Grund dafür ist sicher auch, dass gerade in der Sozialwirtschaft Wirtschaftsdaten dezentral aus verschiedenen Einrichtungen und Häusern erhoben werden müssen, die nur Board-Mittel zur Verfügung haben. Auch die Schulung für eine andere Softwarelösung erscheint zu aufwendig, wenn der Wirtschaftsplanungsprozess nur einmal im Jahr durchgeführt wird. Doch der Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Zusammenführen diverser Excel-Listen ist nicht zu unterschätzen. Das bemerkte auch das EJF, welches den Wirtschaftsplanungsprozess schon immer dezentral organisiert hat, aber dabei sehr individuell vorging.

Auf der Suche nach Optimierung: Individuelle, handschriftliche oder Excel-Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF

Nicht nur die Form der Datenerfassung im Zuge der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF war individuell und reichte von Excel-Listen bis hin zu handschriftlichen Notizen. Sondern auch die Form und der Aufbau der Planung war höchst individuell. Dies führte zu einem enormen Aufwand, die verschiedenen Formen und Arten in eine einheitliche Excel-Liste zusammenzuführen. Ein erster Schritt der Optimierung war dann eine gemeinsame Excel-Liste, die aber auch durch Änderungen der Formatierung keine verlässliche Datenhaltungsquelle war. Letztendlich bot die SX DataFactory mit ihrer Excel-nahen Oberfläche aber zentralen Datenspeicherung in einer Datenbank die flexible aber sichere Alternative für die Wirtschaftsplanung vom EJF.

Um einen schnellen Projektstart in 2016 zu realisieren, wurde SX DataFactory anfangs in einer Cloud-Umgebung aufgebaut, die der EJF aber 2017 durch eigene Ressourcen abgelöste. Von einem System zur einfachen Erfassung von GuV-Plandaten auf Kostenstellenebene mauserte es sich in den Folgejahren zum umfassenden Tool für Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit Sachkostenplanung, Erlösplanung und Investitionsplanung. Dabei bewies es sowohl seine Flexibilität im Bereinigungsprozess der Kostenstellenstruktur als auch seine Vielseitigkeit im Einsatz als Vertragsmanagement-Tool für Miet-, Erbpacht-, und Darlehensverträge außerhalb der Wirtschaftsplanung. Im einmal im Jahr stattfindenden, dezentralen Planungsprozess erfassen nun etwa 100 Kostenstellen-Leiter ihre Planzahlen für etwa 700 Kostenstellen im Excel- oder Webclient von SX DataFactory, wobei einige davon auch zentral geplant werden.

Mehr zum Projekt lesen Sie hier in der Saxess Story vom EJF:

Saxess Story zur Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen den EJF

Nicht mehr 9 sondern 3 Monate: Dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen ist mit SX DataFactory schnell, flexibel und sicher

Nach mittlerweile 3 Planungszyklen mit SX DataFactory und diversen Anpassungen zur Optimierung des Planungsprozesses liegen die Vorteile für das EJF klar auf der Hand, denn nicht nur der Prozess der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen an sich konnte merklich verkürzt werden, sondern auch in vollem Umfang von der Flexibilität und Einfachheit des Systems profitiert werden. Das bedeutet im Einzelnen:

  • Verkürzung des dezentralen Planungsprozesses mit 3 Mitarbeitern im Controlling von 9 Monaten auf 3 Monate
  • Umfassende und akkuratere Wirtschaftsplanung mit der Berücksichtigung der Aspekte Erlöse und Investitionen, perspektivisch von Sachkosten & Verträgen
  • Mehr Flexibilität & Eigenständigkeit durch eigene Anpassung oder Erstellung von Planungsmasken
  • Höhere Qualität der Planungsdaten, da realitätsnah und medienbruchfrei eingesammelt
  • Hohe User-Akzeptanz durch Excel-nahe Oberfläche
  • Hohe Transparenz im Planungsprozess, da jeder jederzeit in der Planungsphase nachschauen und ggf. noch Korrekturen vornehmen kann.

In der langjährigen Zusammenarbeit mit Saxess Software hat sich ein gutes Modell der Zusammenarbeit eingespielt, die durch einen festgelegten, planerischen Rhythmus bestimmt wird, der angenehm für beide Seiten ist, aber auch durch ein gutes Projektmanagement von Seiten des EJF lebt. Weiterhin lobt das EJF die Reaktionsschnelligkeit, die Fachkompetenz sowie die Lösungsorientiertheit auf Seiten von Saxess Software.

Sie gestalten derzeit noch Ihre Wirtschaftsplanung mit Excel, wünschen sich aber mehr Sicherheit und Schnelligkeit in dem Prozess? Gern stellen wir Ihnen SX DataFactory in einer Webdemo vor.

DasBundesteilhabegesetz (BTHG) macht detailliertes Vertragsmanagement durch Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen nötig

Getrennte Wohn- und Betreuungsverträge nach Bundesteilhabegesetz (BTHG) machen detailliertes Vertragsmanagement für Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen nötig

Zur Stärkung der Teilhabe von Menschen mit Behinderung müssen laut Bundesteilhabegesetz (BTHG) ab 2020 getrennte Wohn- und Betreuungsverträge mit Leistungserbringern vereinbart werden. Dies erfordert im selben Atemzug ein detaillierteres Vertragsmanagement bei Lebens- und Behindertenhilfen. Warum und wie Sie dieses am besten aufsetzen, erfahren Sie hier.

Das Bundesteilhabegesetz (BHTG) hat es sich zur Aufgabe gemacht die Inklusion in und damit auch die Teilhabe von Menschen mit Behinderungen an der Gesellschaft zu fördern. Teilhabe heißt dabei sowohl mehr Vielfalt, um Leistungen nach individuellen Bedürfnissen der Leistungsberechtigten zu erbringen als auch mehr Entscheidungsfreiheit diese in Anspruch zu nehmen. Doch gerade beim Thema Mietverträge wird klar, dass dies ab 2020 ein detaillierteres Vertragsmanagement auf Seiten der Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen erfordern wird. Denn was Menschen mit Behinderung an Unterstützungsleistung benötigen, hängt nicht länger vom Ort ab und der Leistungserbringer wird ab da an auch Vermieter oder sogar Verkäufer von Lebensmitteln sein. Damit dieser Zusatzaufwand auch entsprechend bei dem Leistungsträger abgerechnet werden kann, müssen Leistungserbringer ihn auch detailliert anhand der geschlossenen Verträge nachweisen.

Flexibles und genaues Vertragsmanagement für Leistungserbringer notwendig durch separate Wohn- und Betreuungsverträge für eine selbstbestimmtere Lebensführung nach Bundesteilhabegesetz (BTHG)

Im Zuge des Bundesteilhabegesetztes (BTHG) wurde auch das Eingliederungsrecht reformiert. Dessen Leistungen werden jetzt nicht mehr durch das SGB XII, dem Recht der Sozialhilfe,  geregelt sondern als „Besondere Leistungen zur selbstbestimmten Lebensführung für Menschen mit Behinderungen“ in das SGB IX aufgenommen. Auch für Menschen, die in Einrichtungen von Trägern der Eingliederungshilfe leben, gilt daher eine zukünftige Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen. Das heißt konkret sie schließen mit dem Leistungserbringer zukünftig 2 Verträge ab: einen Mietvertrag und einen Vertrag über die Eingliederungsleistungen, die in Anspruch genommen werden. Dies erfordert natürlich auf Seiten der Leistungserbringer, gerade im stationären Bereich, ein viel detaillierteres Vertragsmanagement von Mietverträgen pro Bewohner als es vorher der Fall war.

Um bei der Abrechnung mit den Leistungsträgern die Kalkulation der Gesamtkosten zur Wohnraumüberlassung so genau wie möglich nachzuweisen und idealerweise erstattet zu bekommen, ist nicht nur eine genaue Auflistung der Vertragsdetails wie z.B. Nettokaltmiete, Wohnraumgröße, Heizkosten oder Möbelierung wichtig, wie sie der Leistungsempfänger nutzt, sondern auch eine prozentuale Umlage der Gesamtkosten von Gemeinschaftsflächen und Fachflächen, die er in Anspruch genommen hat. Grundlage für die Leistungen zur Unterkunft und Heizung soll durch das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) geregelt werden. Der Leistungsempfänger erhält diese Leistungen zur Existenssicherung v.a. SGB XII 4. Kapitel vom SHB XII-Träger ausgezahlt, die er dann an den Leistungserbringer zahlt. Das macht nicht nur ein genaueres Vertragsmanagement von Mietverträgen für Lebens- und Behindertenhilfen nötig, sondern auch eine Kontrolle der Offenen Posten und konsequenterweise ein Forderungsmanagement.

Angemessene Wohnkosten nach Bundesteilhabegesetz (BTHG): Detailliertes Vertragsmanagement garantiert 25%-Zuschlag vom Leistungsträger bei Überschreitungen der Angemessenheitsgrenze

Erster Diskussionspunkt war bei diesem Thema zurecht die angemessenen Wohnkosten nach dem Bundesteilhabegesetz (BTHG). Denn wenn im Zuge der Umstellung ganzer EGH-Wohnheime auf private Wohnungsmietverhältnisse auch eine Berücksichtigung der Mietspiegel nicht ausbleibt, müssen demzufolge auch die Vergütungsstrukturen der Leistungsträger dieses aber genauso gut Mietausfälle oder Instandhaltungs- und Umbaukosten mitberücksichtigen. Einerseits werden also die angemessenen Wohnkosten einmal an der durchschnittlichen Warmmiete im Zuständigkeitsbereich des SHB XII-Träger festgemacht und andererseits aber ein großzügiger Puffer eingebaut, sollte dieser Betrag durch bestimmte Kosten überschritten werden. Eine Überschreitung der angemessenen Miete bis maximal 25% wird ebenfalls noch übernommen – wenn diese Kosten mietvertraglich fixiert und gesondert nachgewiesen werden. Dies können Zuschläge für Möblierung, Wohn- und Wohnnebenkosten, die im Verhältnis zu vergleichbaren Wohnformen angemessen sind, Haushaltsstrom, Instandhaltung der Mieträume sowie der Ausstattung mit Haushaltsgroßgeräten und Gebühren für Telefon, Rundfunk, Fernsehen und Internet. Hier gibt es dazu einen guten Überblick.

Auch hier wird deutlich, dass vertragsgebundene Kosten im Zuge des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) durch Leistungserbringer durch ein detailiertes aber auch flexibles Vertragsmanagement nicht nur von Mietverträgen, sondern auch von anderen Verträgen, nachgewiesen werden müssen, um diese Kosten erstattet zu bekommen.

Am schnellsten nur in Excel: Flexibles Vertragsmanagement von Mietverträgen für Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen

Falls Leistungserbringern wie Lebens- und Behindertenhilfen noch kein geeignetes Tool für das Vertragsmanagement verwenden, dann sollte man im Hinblick auf die vom Bundesteilhabegesetz (BTHG) festgelegte, nahende Deadline 01.01.2020 sich schon jetzt Gedanken machen, wie nach der Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen die neuen Mietverträge mit den Leistungsempfängern in Zukunft verwaltet werden sollen.

Die erste Wahl wären da natürlich Boardmittel wie z.B. Excel, worin die neuen Mietverträge mit ihren Vertragsdetails schnell angelegt und die Struktur auch flexibel anzupassen ist – falls doch einmal mehr oder weniger Informationen im Vertragsmanagement benötigt werden. Ebenso können schnell und unkompliziert Auswertungen erstellt werden. Doch sobald vielleicht mehrere Einrichtungen ihre eigenen Excel-Listen mit Mietverträgen pflegen und dann aber eine gesammelte Auswertung der Daten stattfinden soll, geht das Chaos oft los. Dabei wird oft viel Zeit aufgewendet die verschiedenen Excel-Listen zu konsolidieren. Für ein jährliches oder halbjährliches Reporting mag das noch verkraftbar sein. Doch sobald ein kontinuierliches Reporting mit Datenaktualisierungen pro Quartal oder Monat stattfinden soll, wird der Aufwand unzumutbar.

Um dem Aufwand der Excel-Listen-Konsolidierung entgegenzuwirken, wird dann oft nur eine Excel-Liste von mehreren Einrichtungen verwendet und hin- und hergeschickt. Doch auch hier gibt es die Gefahr, dass eine Einrichtung eine andere Excel-Version benutzt und schon das gut durchdachte Layout des Vertragsmanagements dahin ist oder Berechnungsformeln unbedacht herausgelöscht werden. Ebenso muss bedacht werden, dass bei mehreren 100 Verträgen mit vielen Details viele Daten zusammenkommen und eine Excel-Liste keine sichere Datenhaltungsmethode darstellt.

Bundesteilhabegesetz (BTHG) steigert auch den Bedarf an Datenintegration – nicht nur für das Vertragsmanagement

Für alle, die die Flexibilität und die einfache Bedienung von Excel schätzen, aber ihre Vertragsdaten sicher und zentral gespeichert wissen wollen, um darauf aktuelle Auswertungen zu fahren, den möchten wir einmal unsere SX DataFactory Solution Vertragsverwaltung ans Herz legen. Neben einer Excel-nahen Oberfläche aber auch einem Webclient für das einfache dezentrale Verwalten von Mietverträgen, werden hier die Daten sicher in einem Data Warehouse gespeichert. Durch unsere Integrationskompetenz und mehr als über 100 Standardschnittstellen zu den gängisten ERP Systemen, ermöglichen wir es zudem mit dem SX Integrator die IST-Daten zu einzelnen Posten der Mietabrechnungen oder Offene Posten bei Mietausständen ebenfalls dort zu integrieren.

Sie können deshalb jederzeit umfassende Auswertungen mit Ist- und Plan-Daten entweder ebenfalls im Webclient mit Power Pivot-Tabellen oder in jedem anderen Auswertungstool erstellen. Aufgrund seiner flexiblen, leicht anpassbaren Struktur ist SX DataFactory für alle noch kommenden Änderungen durch das Bundesteilhabegesetz gewappnet und kann auch individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus wird auch das Thema Datenintegration im Kontext des vom Bundesteilhabegesetz (BTHG) geforderten Wirkungscontrolling immer essentieller.

Sie suchen im Zuge der durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG) beschlossenen Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen eine flexible Lösung für das zukünftige Vertragsmanagement? Wir zeigen Ihnen die SX DataFactory Solution Vertragsmanagement gerne in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns dafür einfach!

IFRS 16 Leases stellt Vertragsmanagement-Software auf die Probe

IFRS Leasing Bilanzierung im ausländischen Mutterkonzern: Deutsche Tochterunternehmen müssen trotz HBG Bilanzierung Leasingverbindlichkeiten konform zu IFRS 16 Leases reporten

Die IFRS Leasing Bilanzierung kümmert deutsche Unternehmen, die größtenteils nach HGB bilanzieren, bisher wenig und sie scheinen beim Thema IFRS 16 Leases fein raus zu sein. Doch sobald sie quartalsmäßig an einen ausländischen Mutterkonzern berichten müssen, der seine Leasingbilanzierung nach IFRS durchführt, kommt auch schnell die Frage nach einem IFRS 16 Reporting auf.

IFRS 16 Leases, der neue Bilanzierungsstandard, hat bisher nur Spuren in den global agierenden DAX-Konzernen hinterlassen. Doch auch für mittelständische Unternehmen mit HGB Bilanzierung kann das Thema relevant werden. Nämlich wenn sie Teil eines internationalen Konzerns sind, der die IFRS Leasing Bilanzierung ab Anfang dieses Jahres nach dem neuen Standard vornehmen muss. Denn dieser muss entweder die Leasingverbindlichkeiten der Unternehmenstöchter in der Bilanz direkt aufführen oder ist zumindest daran interessiert zu erfahren, wie hoch diese in etwa sind. Damit muss auch die deutsche Unternehmenstochter ein Reporting konform zu IFRS 16 Leases liefern.

Wenn auch nur zur Orientierung: Einfache Buchungssätze für die IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns –  Reporting nach IFRS 16 Leases einfach auch in Excel?

Nun könnte man meinen, da herrsche kein Druck für die deutschen Unternehmenstöchter. Diese sind ja nicht direkt an die IFRS Leasing Bilanzierung gebunden. Ebenso kann nach gängiger Meinung so ein IFRS 16 Leases Reporting auch mit Board-Mitteln, sprich mit Excel, abgebildet werden. Das klingt umso verlockender, wenn Leasingverträge und ihre Details bisher auch dort gepflegt wurden und nicht in einem ERP-System oder einer speziellen Vertragsmanagement-Lösung. Doch der Aufbau einer solchen Excel-Liste beansprucht nicht nur Zeit, sondern auch Know-How zu IFRS 16 – und zwar nicht nur theoretischer, sondern auch praktischer Natur. Der noch junge Bilanzierungsstandard IFRS 16 Leases lässt nämlich durchaus Interpretationsspielräume. Diese werden derzeit zusammen mit den Wirtschaftsprüfern noch ausgehandelt und langsam praktisch festgezeichnet. Somit ist Excel aufgrund seiner äußerst flexiblen Handhabung im Aufbau eines solchen Reportings keine schlechte Wahl. Vor allem, wenn sich viele Parameter der neuen Leasingbilanzierung noch ändern können. Gleichzeitig steht der Mutterkonzern unter Druck und muss spätestens ab diesem Jahr IFRS 16-konform reporten. Möglicherweise wurde er sogar schon in der ersten Wirtschaftsprüfung um Nachbesserungen gebeten. Deshalb verlangt er jetzt ein schnelles Reporting der Leasingverträge nach IFRS 16 Leases von der deutschen Tochterfirma.

IFRS 16 Leases Buchungssätze der Leaisngverbindlichkeiten zur IFRS Leasing Bilanzierung
IFRS 16 Leases Buchungssätze

Darüber hinaus kann das flexible Excel problematisch werden. Nämlich wenn es sich nicht um 50, sondern um mehrere 100 IFRS 16 relevante Leasingverträge mit höchst unterschiedlichen Vertragsparametern handelt. Dann kann das ganze Unterfangen nicht nur unübersichtlich, sondern auch fehleranfällig werden. Das fällt spätestens dann auf, wenn nicht nur das Reporting mit aggregierten Buchungssätzen, sondern die gesamte, sorgsam erstellte Excel-Mappe zur Auflistung und Berechnung der IFRS 16 Leasingverbindlichkeiten mit dem Controlling der Muttergesellschaft geteilt oder dieser zur Verfügung gestellt wird – und diese eine andere Excel-Version benutzt. Dann beginnt die Suche nach verloren gegangenen Formatierungen und Rechenfehlern. Also, warum das Rad neu erfinden, wenn es schon die ersten bewährten IFRS 16 Leases Tools am Markt gibt?

Die Qual der Wahl bei IFRS 16 Software – Variante 1: Die starren ERP-Erweiterungen für die korrekte IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns

Um die IFRS Leasing Bilanzierung deutscher Unternehmen zu unterstützen sind auch hierzulande IFRS 16 Software wie Pilze aus dem Boden geschossen. Unter den ERP-System-Herstellern sah sich SAP unter dem Druck seiner überwiegend nach IFRS bilanzierenden Kunden gezwungen, sein Vertragsmanagementmodul SAP RE-FX entsprechend den Anforderungen von IFRS 16 anzupassen. Hier fehlte zu anfangs noch die Integration in die Anlagenbuchhaltung, welches mittlerweile aber nachgeholt sein dürfte. Doch die Fokussierung von SAP RE-FX auf umfangreiche und komplizierte Immobilienverträge macht die Handhabung nicht unbedingt einfach und übersichtlich. Im Falle von mehreren hundert Leasingverträgen oder sogar weniger und unter dem Aspekt, dass vielleicht nur der Übersicht und Transparenz halber an die Muttergesellschaft berichtet wird, wirkt die Einführung des mächtigen SAP-Moduls überdimensioniert.

Variante 2 für IFRS 16 Lösungen: Mächtige, aber oft komplizierte Wirtschaftsprüfer-Standard-Lösungen zur IFRS Leasing Bilanzierung

Auch diverse Wirtschaftsprüfer-Gesellschaften wie KPMG, Deloitte und BDO hatten schnell IFRS 16 Leases Lösungen an den Markt gebracht, um die IFRS Leasing Bilanzierung entsprechend des neuen Standards in die richtigen Bahnen zu lenken. Hier profitiert der Kunde natürlich nicht nur von einem testierten Tool. Sondern auch das fachliche IFRS 16 Know-how kommt bei der Einführung und dem weiteren Betrieb zu Gute. Das erhoffte Ergebnis sind bestenfalls weniger Abstimmungsrunden im Wirtschaftsprüfungsprozess. Trotz bedienungsfreundlichen, modernen Oberflächen und einer breiten Abdeckung aller möglichen Leasingverhältnisse, überwiegt auch hier die Tendenz der Überdimensionierung bei gleichzeitiger Inflexibilität bei besonderen Anforderungen wie z.B.:

  • Ungleichmäßige Vertragszahlungen pro Monat
  • Flexible Zinssätze
  • Mehrere, flexible Abspaltungen von Zahlungen in Leasingverträgen
  • Berücksichtigung von Optionen, die erst nach und nach gezogen werden
  • Usw.

Nicht zuletzt müssen auch die finanziellen Aufwendungen für die IFRS 16 Software im Verhältnis zum Nutzen stehen – gerade, wenn es um ein eher unkritisches IFRS 16 Reporting einer deutschen Tochterfirma zur IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns geht.

Screenshot IFRS 16 Leasing Software SX DataFactory
Bilanzstrom der SX DataFactory IFRS 16 Lösung

Variante 3 der IFRS 16 Tools: Individuelle, Excel-basierten Lösung zur transparenten Unterstützung der IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns

Als Alternative wären dann noch maßgeschneiderte und flexibel anpassbare IFRS 16 Lösungen zu nennen. Einige, wie unsere SX DataFactory, basieren auch auf einer bedienungsfreundlichen Excel-Oberfläche. Im Unterschied zur reinen Excel-Mappe werden hier die Daten zentral in einer Datenbank gesammelt. Auch umfangreiche Berechnungen finden teilweise dort statt, um die optimale Performance der IFRS 16 Software zu erreichen. Nicht nur im Hinblick auf die Flexibilität und damit Zukunftssicherheit bei weiteren Nachbesserungen des IFRS 16 Leasingstandards sind diese Lösungen eine gute Alternative. Sondern auch preislich gesehen geht man hier ein geringeres Risiko ein, gerade wenn es eher um ein IFRS 16 Leases Reporting aus Transparenzgründen für die IFRS Leasing Bilanzierung des Mutterkonzerns geht.

Sie haben Interesse an unserer Lösung für IFRS 16 Leases? Kontaktieren Sie uns einfach und wir zeigen Sie Ihnen unverbindlich in einer Webdemo.

Effiziente Unternehmensführung in der Praxis & durch Schulungen: Saxess Software lädt zum 4. Controlling-Anwendertreffen vom 23.-25.09.2019 nach Leipzig ein

Effiziente Unternehmensführung ist das diesjährige Thema des 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffens vom 23.-25.09.2019 in der Alten Essig Manufactur Leipzig, zu dem Kunden, Partner und Interessenten herzlich eingeladen sind. Von Personalplanung bis zum Belegungscontrolling zeigen wir in 6 spannenden Vorträgen, wie unsere Kunden diese Herausforderung gemeistert haben und bieten wieder hilfreiche Schulungen zu SQL, ETL, unserer Datenintegrationslösung SX Integrator und Detailplanungslösung SX DataFactory sowie Microsoft Power BI an – für Anfänger und Fortgeschrittene. 

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Planungsmaske für Lehrveranstaltungsplanung an Hochschulen mit SX DataFactory

SX DataFactory als Excel-nahe Software für Lehrveranstaltungsplanung und Planung der Lehrbeauftragten – Hochschulen haben Kosten und Auslastungen immer perfekt im Blick

Software für Lehrveranstaltungsplanung gibt es viele, doch nicht jede hat auch die Planung der Lehrbeauftragten mit dem Fokus des Kostencontrollings und der Auslastung im Blick. SX DataFactory kann jetzt beides und noch viel mehr, wie potentiell z.B. die Personalkostenplanung und die Sachkostenplanung. Darüber hinaus ist sie bestens mit mehr als 100 Fibu-Systemen integriert.

SX DataFactory macht jetzt auch Lehrveranstaltungsplanung und Planung der Lehrbeauftragten für Hochschulen. Im Rahmen eines Kundenprojekts mit einer Fachhochschule haben wir einmal mehr die große Flexibilität des Systems bewiesen, das natürlich gleichzeitig auch für die Personalplanung oder die Sachkostenplanung an Hochschulen eingesetzt werden kann. Im aktuellen Kundenprojekt stand nur die Lehrveranstaltungsplanung mit einem Planungszeitraum von 3 Jahren an, in dem für 25 Institute jeweils die Vollzeit-Kurse und die Berufsbegleitenden Kurse geplant werden mussten. Ziel war es u.a. die Anzahl der Semesterwochenstunden pro Mitarbeiter und Veranstaltungstyp (Übung oder Vorlesung) sowie die Honorare der externen Lehrkräfte zu planen. Eine besondere Herausforderung war dabei auch den Wechsel von Studienplänen innerhalb des Planungszeitraums zu berücksichtigen.

In SX Datafactory kan auch die Planung der Lehrkräfte durchgeführt werden und in Berichten die Verteilung der externen und internen Lehrkräfte aufgeführt werden
Bericht über Gesamtlehrstunden pro Studiengang und Jahrgang nach externen und internen Lehrkräften

Nahtlose Lehrveranstaltungsplanung auch bei Änderung der Studienpläne und Planung der Lehrkräfte mit integrierten Personaldaten aus SAP und über 100 weiteren ERP-Systemen

Da der Planungszeitraum lang ist und die Dauer der Studiengänge noch länger, wirken sich Änderungen im Lehrplan entsprechend längerfristig aus. Pro Studiengang und Studienplan gibt es deshalb einzelne Planungsmasken, deren Erstellung über eine Parametertabelle gesteuert wird. Da diese Parametertabellen zentral und übersichtlich vom Anwender selbst gepflegt werden können, beschert das der Hochschule viel Flexibilität und eine Unabhängigkeit von uns als Serviceprovider.

Da eine zentrale Datenhaltung und damit die Schaffung eines Single Point of Truth‘s für uns und unsere Kunden wichtig ist, bieten wir mit unseren über 100 Standardschnittstellen eine nahtlose Integration zu FiBu- und Personalverwaltungssystemen. Auch in diesem Kundenszenario spielte deshalb die Integration von Personaldaten aus SAP HCM eine wichtige Rolle. Nicht nur das Finanzcontrolling und die Finanzplanung profieren davon, sondern eben auch die Lehrveranstaltungsplanung. Denn so können die Lehrkräfte mit all ihren Eigenschaften wie z.B. extern oder intern sowie Personalnummer und Vollzeitäquivalent einfach per FlexSuche ausgesucht und in die Planung der Lehrveranstaltungen eingefügt werden. Dabei wird auch noch die Aufteilung auf Veranstaltungsarten, wie Vorlesungen oder Übungen, sowie auf Gruppen und zu betreuende Arbeiten berücksichtigt. Eine Plausibilitätsprüfung verhindert eine Über- oder Unterplanung von Lehrkräften.

Lehrveranstaltungsplanung mit SX datafactory liefert Berichte, welche Lehrkräfte mit wieviel Stunden auf welche Veranstaltungsart geplant sind
Bericht zur Verteilung der Lehrkräfte auf die Veranstaltungsart.

Finanzielle Sicht auf Lehrveranstaltungsplanung und die Planung der Lehrkräfte: Übersichtliche Auswertungen sorgen für mehr Transparenz und Flexibilität

Eine Planung der Lehrkräfte und Lehrveranstaltungen lebt im Ergebnis immer von den Auswertungen. Hier konnten wir im Zuge des Kundenprojektes schon folgende Standardauswertungen umsetzen, die einfach je nach Berechtigungen von jedem Mitarbeiter im Browser eingesehen werden können und somit das Herumschicken von Excel-Listen komplett entfällt:

  • Lehrveranstaltungen nach Mitarbeiter, aufgeteilt nach Sommer- und Wintersemester sowie als Gesamtwert pro Jahr und allgemeiner Gesamtwert
  • Gesamtlehrstunden pro Studiengang und Jahrgang, aufgeteilt nach externen und internen Lehrkräften sowie nach Sommer- und Wintersemester
  • Abdeckung des Lehrauftrags nach internen und externen Lehrkräften pro Semester und Gesamtsumme
  • Verteilung der Semesterwochenstunden auf die einzelnen Semester nach externen und internen Lehrkräften pro Jahr und als Gesamtsumme
  • Lehrbeauftragte und deren Honorar, verteilt auf die Lehrveranstaltungen pro Jahr und Semester
  • U.v.m
Planung von Lehrkräften mit SX Datafactory mit Gesamtübersicht über die Abdeckung mit Lehrkräften
Bericht zur Abdeckung durch externe und interne Lehrkräfte

Da die Auswertungen hauptsächlich mit Web-Pivot umgesetzt wurden, können Anwender selbst nach ihren Bedürfnissen die Ergebnisse filtern oder neu anordnen.

Durch die eher kostenorientierte Sicht auf das Verhältnis von externen und internen Lehrkräften, kann bei der Lehrveranstaltungsplanung sehr transparent und flexibel entschieden werden, wo, wenn nötig Ressourcen zusammengelegt werden oder durch interne Lehrkräfte abgedeckt werden können. Ebenso wird der Bedarf an Lehrplanänderungen oder der Ausbau der internen Lehrkräfte schneller sichtbar, wenn effizientes Kostenmanagement eine Rolle spielt.

Sie wollen auch Ihre Lehrveranstaltungen und Lehrkräfte mit Fokus auf die Kosten effizient planen? Kontaktieren Sie uns und wie zeigen Ihnen SX DataFactory gern in einer Webdemo.

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