Dokumentenverwaltung ist im Vertragsmanagement mit Excel bisher schwer möglich. Doch SX DataFactory ermöglicht jetzt durch eine neue Funktion das digitale Kostenmanagement und den Upload sowie die Speicherung von Vertragsdokumenten direkt im Zahlungsstrom.

Bei dem Thema Dokumentenverwaltung und Vertragsmanagement denken viele erst einmal an Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Systeme). Doch neben der Verwaltung von Vertragsdokumenten steht doch eigentlich auch immer das Kostenmanagement im Vordergrund. DMS-Systeme extrahieren und speichern zwar Vertragsdaten, aber einen Zahlungsstrom für Verträge bilden sie selten ab. SX DataFactory schließt jetzt diese Lücke und ermöglicht digitales Kostenmanagement als auch Vertragsmanagement Excel-nah und mit Abbildung des Zahlungsstroms pro Vertrag sowie den dazugehörigen Vertragsdokumenten.

Vertragsmanagement mit Excel oder DMS-System? SX DataFactory bietet jetzt Zwischenweg für digitales Kostenmanagement mit Dokumentenverwaltung

Für alle, die mit einem Dokumentenmanagementsystem liebäugeln und ihr Vertragsmanagement bisher in Excel oder gar nicht durchführten, aufgepasst! Vielleicht ist SX DataFactory die passende Alternativ-Lösung für Sie. Mit dem Fokus auf das digitale Kostenmanagement werden hier nicht nur Vertragsdetails wie Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsoptionen gepflegt. Sondern auch der individuelle Zahlungsstrom eines jeden Vertrags läuft im Zeitverlauf mit und ist anpassbar. Beispielsweise können sie bei einem Mietvertrag nicht nur die Grundmiete sondern auch diverse variable Nebenkosten pro Monat übersichtlich erfassen. Bei Leasingverträgen pflegen sie nicht nur die monatlichen Leasingraten sondern auch die gefahrenen Kilometer im Monat, den Fahrer, das Kennzeichen und vielleicht diverse Reparaturkosten, die im Jahr anfallen. Selbst vertragsunabhängige Details, wie die Zuordnung zu einer Abteilung im Unternehmen oder zu einem Bearbeiter ist möglich. Eine Benachrichtigungsfunktion über Kündigungsmöglichkeiten rundet die Lösung ab.

Die neue Funktion der Dokumentenverwaltung ergänzt somit nur das bereits bewährte Vertragsmanagement Excel-nah und digital, wie es bereits mit SX DataFactory schon möglich war. Das Vertragsdokument wird in der SQL-Datenbank der Lösung gespeichert und kann direkt dem Zahlungsstrom des Vertrages zugeordnet werden. So können auch Vertragsänderungen inklusive der zugehörigen, verlinkten aber auch aktualisierten Vertragsdokumente übersichtlich mit Bemerkungen dokumentiert werden. Die webbasierte Lösung spielt somit ihre Vorteile nicht nur bei komplexen Verträgen mit verschiedenen zahlungsrelevanten Komponenten aus, sondern auch bei einem dezentralen Vertragsmanagement mit mehreren Abteilungen oder sogar Unternehmensniederlassungen. Hier sorgt einerseits das integrierte Berechtigungskonzept für Zugriffskontrolle aber andererseits die zentrale Datenhaltung für Unternehmensübergreifende Auswertung der Vertragsdetails und Vertragskosten.

Auch mit DMS-System mehr digitales Kostenmanagement: SX DataFactory macht Vertragsmanagement Excel-nah und integriert

Sie haben bereits ein DMS-System und wünschen sich bei ihrem Vertragsmanagement Excel-Flexibilität, listenbasierte Übersichtlichkeit mit Zahlungsströmen und ein besseres Management der Vertragsfristen? Auch hier kann SX DataFactory eine nützliche Ergänzung sein. Denn aufgrund von bisher 12 bestehenden Schnittstellen zu bekannten DMS-Systemen wie z.B. DATEV DMS oder Diamant DMS sowie EasyArchive oder Rechnungsmanager können alle Vertragsdetails auch auf Knopfdruck in SX DataFactory integriert werden.

SX DataFactory unterstützt dann das digitale Kostenmanagement oder die Kostenplanung durch individuell anpassbare Zahlungsströme sowie durch Erinnerungsfunktionen zur Kündigung von Verträgen. Auch beim dezentralen Vertragsmanagement ergänzt es das DMS-System mit einer feingliedrigen Berechtigungssteuerung für einzelne Verträge, um einerseits den Datenschutz zwischen Gesellschaften oder Unternehmensbereichen zu gewährleisten aber andererseits auch gesellschaftsübergreifende Auswertungen und Überblicke für das Controlling zu garantieren. Gerade bei mehreren DMS-Systemen kann SX DataFactory hier für mehr übergreifende Transparenz sorgen. Aufgrund unseres bewährten Integrations-Know-how ist auch die Anbindung unbekannter DMS-Systeme kein Problem.

Planen Sie die Anschaffung eines DMS-Systems, aber wollen nicht von Ihrem Excel-nahen Vertragsmanagement abweichen? Oder möchten Sie Ihr bestehendes DMS-System zu einem besseren Vertragsmanagement-Tool machen? Dann kontaktieren sie uns gern und wir sprechen über Ihre Anforderungen