Zeit ist Geld – das gilt auch für Pflege und die Leistungen die im Rahmen vom Dienstplan Pflege erbracht werden. Deshalb ist nicht nur die Integration von Daten aus der Leistungsabrechnung relevant, sondern auch von Daten aus sogenannten Personaleinsatzplanungs-Systemen (kurz PEP), die für ein effizientes Pflegecontrolling dazu in Relation gesetzt werden. Nur oft finden sich nicht alle benötigten Daten in einem System und wenn doch, dann ist das noch keine Garantie für eine ganzheitliche Auswertung für das Controlling in der Pflege.

Für das Controlling in der Pflege wird auch die Einbeziehung der Daten aus dem Dienstplan Pflege immer wichtiger. Denn spätestens bei den Entgeltverhandlungen und der Wirtschaftsplanung für das nächste Jahr müssen diese Daten ins Verhältnis zur Leistungsabrechnung gesetzt werden. Im Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung ergibt sich dann, ob und wie das Pflegeunternehmen rentabel wirtschaften kann oder ob nachverhandelt werden muss. Doch gerade im Bereich Pflege und der Sozialwirtschaft werden dafür unterschiedliche Systeme oder zumindest Module eingesetzt. Diese sind untereinander nicht immer gut vernetzt und bieten oft auch keine modulübergreifenden Auswertungen an.

Sollte dies doch gegeben sein, dann bedeutet ein gesamtheitliches Reporting mit Einbezug der Finanzbuchhaltung für das Controlling in der Pflege oft trotzdem Zusatzaufwand. Denn die Buchhaltung wird meist nicht in den fachlichen Systemen der Sozialwirtschaft geführt, sondern in bewährten Finanzbuchhaltung- oder ERP-Systemen wie Diamant, DATEV, Sage oder SAP. Das Ergebnis sind oft manuelle Exporte und das Zusammenführen der Daten in Excel, was aber erheblichen Aufwand verursacht. Gerade wenn ein Reporting in kürzeren Abständen gewünscht und auch notwendig wird, scheitert es daran.

Integration der Dienstplan Pflege-Daten mit Standardschnittstellen zu Vivendi PEP, Medifox, Q-Time, Intrexx zeigt Auswirkungen von Fehlzeiten, Überstunden in der Finanzbuchhaltung und Wirtschaftsplanung des Controllings in der Pflege

Um gerade die Anforderungen eines quartalsweisen oder sogar monatlichen Reportings zu erfüllen, kann die automatisierte Integration der Daten aus dem Dienstplan Pflege mithilfe einer Standardschnittstelle eine Möglichkeit sein. Derzeit haben wir mit OCT folgende Personaleinsatzplanungs-Systeme oder -Module (PEP-Systeme/Module) standardmäßig angebunden:

• Vivendi PEP
• Medifox Zeiterfassung
• Q-Time/Q1
• Intrexx

Durch den Lesezugriff auf die Datenbank ist meist der Export von umfassenderen Datenmengen gegeben, die bei den systeminternen Auswertungen an der Oberfläche oft gar nicht berücksichtigt werden. Dabei werden in der Regel folgende Daten aus den Systemen extrahiert:

• Mitarbeiterstammdaten (Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Einstellung, Austritt, Stundensatz, Qualifikation)
• Dienstzeiten (Jahr, Monat, Aufgabenbezeichnung, Aufgabenkürzel, Dienstbezeichnung, Mitarbeiter, Konto, Betrag, Sollarbeitsstunden)
• Krankzeiten (Krankenstunden mit LFZ/ohne LFZ)

Mehrarbeits-/Überstunden können dann berechnet werden, indem Sollarbeitsstunden mit den Ist-Dienstzeiten ins Verhältnis gesetzt werden. Eine Verbindung zur Leistungsabrechnung sowie zur Finanzbuchhaltung bzw. Personalkostenabrechnung ist dann auch über eine Datenintegration dieser Systeme möglich. Da alle Daten zentral in einem Data Warehouse nach einem bestimmten Datenmodell gespeichert werden, sind Modul- oder Systemübergreifende Auswertungen nach Einrichtung auf Knopfdruck möglich. Ein weiterer Vorteil der Zusammenführung dieser Daten ist auch, das Fehlbuchungen und Dateninkonsistenzen auf einmal sichtbar werden. Ebenso ist eine bewusste Manipulation der Daten, wie sie vielleicht durch das Zusenden von Excel-Listen möglich ist, ausgeschlossen.

Qualität der Datenerfassung entscheidend: Integration der Daten vom Dienstplan Pflege kann Zuordnung von Soll-Zeiten zu Bereichen oder Mehrfachvergabe von Qualifikationen lösen

Natürlich ist eine Integration der Dienstplan Pflege-Daten nur so gut, wie die Qualität der Daten, die sie exportiert. Über eine Schnittstelle können die zusammengeführten Daten neu gruppiert und in Zusammenhang gesetzt werden. Dies ist vielleicht an der starren Oberfläche des fachlichen Systems nicht immer möglich oder wird durch getrennte Datentöpfe auch innerhalb eines Systems verhindert. So ermöglicht es OCT zum Beispiel, die in PEP-Systemen gepflegten Sollzeiten auch pro Bereich/Kostenstellen auszugeben. Das funktioniert selbst wenn der Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen/bzw. auf mehreren Kostenstellen geführt wird. Natürlich müssen dafür die Sollzeiten auch in dem PEP-System gepflegt sein. Ebenso müssen Prozesse definiert werden, wie Zeiten manuell so erfasst werden können, dass sie auch mit dem Arbeitszeit-Konto übereinstimmen.

Bei der Zuordnung von Qualifikationen pro Mitarbeiter ist zum Beispiel bei Vivendi PEP besondere Sorgsamkeit geboten. Werden dort an der Oberfläche z.B. mehrere Qualifikationen vergeben, sei es durch einen tatsächlichen Wechsel dieser innerhalb des Monats oder einer Berichtigung von falsch gepflegten Stammdaten, dann kann die Schnittstelle für die Integration der Daten vom Dienstplan Pflege nur eine durch Komma getrennte Liste der Qualifikationen erfassen. Eine saubere Auswertung ist auf diese Art leider nicht immer möglich, weil nicht klar differenziert werden kann, welche Qualifikation jetzt die richtige ist oder wann relevant war.

Möglich wäre hier durch die Technik nur, dass die Qualifikation gewählt wird, die am letzten Tag eines Monats oder eines bestimmten Abrechnungstages vergeben wurde. Denkbar und besser wäre der Weg, mehrere Qualifikationen in einer Liste im Prozess der Datenmodellierung in verschiedene Tabellen zu separieren und mit einem Zeitstempel zu verknüpfen, sodass sie dann wieder getrennt ausgewertet werden können. Doch dafür muss ein Zeitstempel bei der Mehrfachvergabe der Qualifikationen im PEP-System gesetzt werden. Hier sollte in der Konzeption des Vivendi-Systems darauf geachtet werden.