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Mit Absatzplanung die Umsatzeinbrüche der Corona-Krise abfedern: Warum jetzt alle Unternehmen genauer ihren Umsatz planen und controllen sollten

heißt nicht nur wahllos Rabatte geben

Mit Absatzplanung die Umsatzeinbrüche der Corona-Krise abfedern: Warum jetzt alle Unternehmen genauer ihren Umsatz planen und controllen sollten

Vor der Corona-Krise schien das Thema Absatzplanung überwiegend für Produktionsunternehmen relevant zu sein. Doch nun könnte es gerade nach der Krise für alle Unternehmen wichtiger sein, den Absatz ihrer Produkte genau und flexibel zu planen. So ist es möglich erlittene Umsatzeinbußen abzufedern oder sogar auszugleichen und mehr Kontrolle über die eigene Liquidität zu erlangen.

Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen empfindliche Umsatzeinbußen von bis zu 80% oder mehr pro Monat beschert. Diese belasten nicht nur die Liquidität, sondern scheinen unwiederbringlich verloren zu sein. Denn gerade in der Gastronomie, im Eventbereich oder in der Modebranche wird später nicht automatisch mehr konsumiert. Zu sehr ist der Umsatz an einen bestimmten Zeitpunkt gekoppelt. Wer zudem zur Liquiditätssicherung Hilfskredite aufgenommen hat oder vielleicht eine Stundung seiner Büromietverträge erreicht hat, muss selbst nach Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeiten diese kurz- oder langfristig mit dem gleichen Umsatz bedienen. Dies gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass die Nachfrage wieder anzieht. Bei so vielen Wenns und Abers scheint die Lage für den einen oder anderen aussichtslos. Doch gegen die Unsicherheit kann zumindest etwas mehr Planung nicht schaden.

Besonders die Absatzplanung sowie das regelmäßige Umsatzcontrolling sollten alle Unternehmen nach der Corona-Krise stärker in den Blick nehmen. Warum, das haben wir in den folgenden 4 Punkten zusammengefasst.

1. Eine belastbare Basis für ihre Absatzplanung: Genaue Analyse bisheriger Umsätze – per Datenintegration auch flexibler und systemübergreifend

Der Ausgangspunkt jeder guten Planung ist immer eine genaue Analyse der Vergangenheit. Gerade beim Thema Absatzplanung ist dies wichtig, um erst einmal potenzielle Absatzchancen zu erkennen. Das können zum Beispiel die durchschnittliche Bestellmenge, der Durchschnittspreis, Produkte- oder Produktgruppen, der Zeitraum oder die Branche sein.

Noch wichtiger ist es, die Werte auch untereinander flexibel in Beziehung zu setzen, um gegebenenfalls Abhängigkeiten festzustellen. Obwohl jedes ERP-System solche Werte liefern kann und meistens auch eine Auswertungsoberfläche mitliefert, so ist diese doch eher auf Standardreports beschränkt und wenig anwenderfreundlich.

Das Data Warehouse bildet die zentrale Datenbasis zur Vor-Analyse für die Absatzplanung in der Corona-Krise

Die Lösung für flexiblere Auswertungen heißt dann oft eine separate Excel-Liste, die aus verschiedenen Export-Dateien aus dem ERP-System zusammengesetzt ist. Gleiches gilt auch für eine gesellschaftsübergreifende Analyse innerhalb eines Unternehmensverbundes, wie z.B. mit DATEV. Noch umfangreicher wird das ganze Unterfangen, wenn Tochterunternehmen unterschiedliche Systeme im Einsatz haben oder Spezialsysteme für unterschiedliche Bereiche z.B. Personal, Zeiterfassung oder die Leistungsabrechnung im Sozialbereich. Hier kann eine Datenintegration per Standardschnittstelle, wie durch unseren SX Integrator, schnell und einfach Abhilfe schaffen. Die Daten werden automatisiert über Nacht aus allen angebundenen Systemen exportiert und zentral in einem standardisierten Datenmodell in einem Data Warehouse gespeichert. Von dort können sie dann entweder mit Excel oder anderen Lösungen systemübergreifend und gesellschaftsübergreifend ausgewertet und weiterverarbeitet werden.

2. Mit flexibler Absatzplanung nach der Corona-Krise bisherige Preiskalkulationen anpassen, Absatzmengen durch Aktionen steigern oder Produkte neu bündeln

Nach der Analyse ihrer Absatzpotentiale folgt die Absatzplanung. Diese sollte aufgrund der Corona-Krise und der damit verbundenen Unsicherheiten durchaus kleinteiliger, flexibler und vor allem mit kürzeren Planungszeiträumen wie Monate oder Wochen gestaltet sein. Denn nur so können sie genau verfolgen, ob sie den geplanten Absatz auch erreichen. Falls das nicht eintritt, sind schnell Änderungen möglich. Speziell die Grenzwerte ihre bisherige Preiskalkulation sollten sie genauer in den Blick nehmen. Um Lager leer zu bekommen oder anfänglicher Kaufzurückhaltung entgegenzuwirken mögen Mengenrabatte sinnvoll sein. Doch ein kalkulierter Rahmen wie z.B. günstigere Einkaufspreise ist ebenfalls nötig. Möglicherweise macht es aber auch Sinn mehrere Produktkomponenten zu bündeln und im Paket zu einem höheren Preis zu verkaufen.

Behalten sie bei solchen Kalkulationen auf der Kostenseite nicht nur den Einkaufspreis im Blick, sondern ggf. Produktionskosten, Verwaltungskosten, Lieferkosten, aber auch Vertriebs- und Marketingkosten. Gerade im Dienstleistungsbereich dienen da als Richtwert oft nur die Personalkosten. Doch wie die Arbeitszeit jedes einzelnen in verschiedene Bereiche in die Rechnung mit einzahlt, wird aus Komplexitätsgründen oft außen vorgelassen. Hier können einerseits Kostenstellenumlagen-Rechnungen helfen. Andererseits schadet es nicht neben der Absatzplanung auch eine detaillierte Kostenplanung und Personalplanung oder Marketingplanung zu betreiben. Wenn das in einem Tool wie in unserer SX DataFactory geschieht, wo alles in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen kommt, dann sind auch bereichsübergreifende Auswertungen und damit komplexe Kalkulationen möglich.

Denn letztendlich gilt:  Viel Absatz macht nicht immer viel Gewinn, wenn man wahllos mit Rabatten um sich wirft. 

3. Auf alle Eventualitäten gefasst: In der Absatzplanung Corona-Krisen-Szenarios durchrechnen und mit einer integrierten Lösung alle Auswirkungen auf die Unternehmensplanung im Blick haben

Jetzt haben sie innerhalb der Absatzplanung alle Parameter gesetzt, kalkuliert und auch schon einiges ausprobiert. Doch bei Planung geht es immer ein Stück weit um Idealvorstellungen, die erreicht werden wollen. Äußere Umstände wie Investitionszurückhaltung, ungewisse Produktivität im Home Office oder weniger Personal wegen Kurzarbeit sowie Abstandsregelungen lassen den geplanten Absatz vielleicht nicht zu.

Die Lösung heißt: Annahmen und Szenario-Rechnungen. So können sie auch die Faktoren, die sie nicht unmittelbar beeinflussen können, als Erfolgsrisiko mit einplanen. Dies erfordert nicht nur eine einheitliche Datenbasis und kombinierte Kennzahlen, sondern auch vernetzte sprich integrierte Teilplanungen mit definierten Abhängigkeiten. Denn nur so können sie sehen, wie sich das Drehen von gewissen Stellschrauben auf alle Bereiche der Unternehmensplanung auswirkt. Wenn der Absatz von Produkten zwar steigt, aber die eine Hälfte der Mitarbeiter überlastet ist, weil sie für die andere Hälfte in Kurzarbeit mitarbeitet, dann haben sie langfristig nichts gewonnen.

GUV Planung mit Corporate Planner

Bei dem Spiel mit Eventualitäten und Zahlen helfen integrierte Planungslösungen wie z.B. der Corporate Planner Sales durch Schieberegler auf Knopfdruck Szenarien zu kreieren und durchzurechnen. Weil sie dabei alle Unternehmensbereiche im Blick haben, können auch schneller Kompromiss-Ergebnisse für Negativ-Szenarien gefunden werden. Sprich die Antwort auf die Frage „Welchen Mindestabsatz muss ich mit welchen Mindestkriterien in welcher Zeit erreichen, um wieder profitabel zu sein“ finden sie mit einer integrierten Unternehmensplanung sehr viel schneller.

4. Fahren auf Sicht in der Corona-Krise: Wöchentliches Umsatzsontrolling mithilfe von Datenintegration

Selbst wenn sie mit integrierter Absatzplanung und Unternehmensplanung ein Stück weit in die Zukunft blicken, handelt es sich auch hier nur um Planungsszenarien ohne reale Grundlage. In der Corona-Krise gilt deshalb ein Fahren auf Sicht, das heißt, der engmaschige Abgleich von Planung und realem Absatz bzw. Umsatz ist essenziell. Ein monatliches Reporting kann da schon fast zu träge sein, um Anpassungen an der Absatzplanung vorzunehmen. Doch meist liegen bei Mittelständlern die IST-Finanzdaten aus der Buchhaltung auch nicht schneller vor.

Unbestritten ist aber: Engmaschige Abgleiche lassen keine Zeit für das Hantieren und Zusammenfügen von Excel-Listen. Das ist auch vollkommen unnötig, denn eine direkte Datenintegration mit den ERP-Systemen in der Finanzbuchhaltung, wie mit unserem SX Integrator, liefert Finanzdaten auf Knopfdruck. Sie speichert die Ist-Daten in einer einheitlichen, zentralen Datenbasis, dem Data Warehouse, und aktualisiert sie jede Nacht. So kann der Plan-Ist-Vergleich zumindest schon nach jeder Buchung ausgewertet werden und notfalls Anpassungen in der Absatzplanung vorgenommen werden.

Wer schnellere Ergebnisse braucht, für den kann aber auch die Integration des CRM-Systems Sinn machen, wo Verkaufsabschlüsse oder Bestellungen direkt in die Absatzplanung zurück gespiegelt werden können. Somit ist es möglich, auch die Absatzplanung auf wöchentlicher Basis anzupassen und mehrere Szenarien mit Blick auf den Erfolg durchzuspielen.Doch auch hier sollte im Hinblick auf die Liquidität beachtet werden, dass eine Bestellung noch keine Liquidität bedeutet, denn gerade in der Corona-Krise werden Zahlungsziele möglicherweise mehr ausgereizt als sonst. Deshalb hilft auch hier eine kurzfristige Liquiditätsplanung vorzuhalten.

Sie haben Interesse Ihren Umsatz durch eine Absatzplanung wieder zu steigern oder ihr Unternehmen mit anderen Planungsmöglichkeiten auf Sicht durch die schwierige Zeit zu führen. Dann kontaktieren sie uns gerne.

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