Bei der Planung der Pflegepersonalkosten in Krankenhäusern zeigt das 2018 verabschiedete Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) mit seinem Pflegebudget erste Auswirkungen. Für die Budgetplanung 2020 und Entgeltverhandlungen mit den Krankenkassen müssen die Pflegepersonalkosten differenzierter und detaillierter geplant aber auch im IST nachgewiesen werden. Doch es gibt noch Unklarheiten, auf die mit flexiblen Lösungen am Besten reagiert werden kann.

Mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) wurde 2018 unter anderem auch die krankenhausindividuelle Finanzierung von tatsächlichen Pflegepersonalkosten für die sogenannte Pflege am Bett neu geregelt. Dies beinhaltet eine Herausrechnung der Kosten für die Pflege aus den bisherigen Fallpauschalen. Das dafür bereitgestellte Pflegebudget umfasst die ausgegliederten Pflegepersonalkosten inklusive der Kosten für Leiharbeit sowie Honorarkräfte und bewirkt, dass diese Kosten stets vollständig durch den Kostenträger gedeckt sind.

Pflegebudget 2020 fordert Abgrenzung und Aufschlüsselung der Pflegepersonalkosten

Dies erfordert sowohl eine genauere Abgrenzung sowie Aufschlüsselung der geplanten als auch einen Nachweis der tatsächlichen Pflegepersonalkosten bei den Entgeltverhandlungen. Doch aufgrund des Verhandlungsstaus scheinen diese erst spät in 2020 zu starten. Darüber hinaus gibt es noch Klärungsbedarf, ob auch die Kosten für Servicekräfte, MFAs oder Pflegeassistenten ins Pflegebudget gehören bzw. wie eng oder weit dieses gefasst wird. Deshalb hier aus unserer Sicht ein paar Anregungen, wie Sie in dieser Unsicherheit Ihre Planung etwas flexibler und genauer gestalten können.

Genauere und flexible Planung der Pflegepersonalkosten mit Fokus auf die Mitarbeiter mit Qualifikationen, Stellenanteilen für die Pflege, individuellen Gehaltbestandteilen sowie Tarifsteigerungen

Um in den Genuss der krankenhausindividuellen Refinanzierung für die Pflege am Bett durch das Pflegebudget 2020 zu kommen, gilt es, einer erhöhten Nachweispflicht nachzukommen, die bereits mit einer detaillierten und transparenten Planung der Pflegepersonalkosten auf Personenebene beginnen könnte. Dabei soll der Bezug zur Pflege am Bett einmal durch direkte Mitarbeiterqualifikation aber auch durch maßnahmenorientierte Zuarbeit von anderen Bereichen wie eben Servicekräfte, MFAs oder Pflegeassistenten dargestellt werden. Ebenso sind Kosten für Leiharbeit und Honorarkräfte einzubeziehen. Wird eine Planung des Pflegepersonals pro Person vorgenommen, können dort nicht nur Qualifikationen hinterlegt und individuelle Gehaltsbestandteile miterfasst werden, sondern auch anteilige Stellenberechnungen für die Pflege oder Tarifsteigerungen und deren Auswirkungen auf die Zukunft sowie Kündigungsfristen. So lässt sich auch ein sehr differenzierter Mix aus Personalkosten z.B. aus verschiedenen Haustarifen, gesetzlichen Tarifen, befristeten Verträgen, Ausbildungsstellen oder Honaren abbilden.

Denn nicht nur die Kosten für zu erwartende, strukturelle Veränderungen wie z.B. Anzahl und/oder Qualifikation der Pflegevollkräfte sind im Pflegebudget 2020 zu berücksichtigen, sondern auch zu erwartende Kostenentwicklungen wie u. a. lineare und strukturelle Tarifsteigerungen, Steigerungen bei den Lohnnebenkosten etc. Diese Vorausschau sollte bereits in der Planung der Pflegepersonalkosten der Krankenhäuser enthalten sein. Um auch der noch herrschenden Unsicherheit vorzubeugen, welche Pflegekosten denn jetzt wirklich ins Pflegehonorar gehören bzw. um in harten Entgeltverhandlungen flexibel reagieren zu können, ermöglicht eine Pflegepersonalkostenplanung pro Person durch entsprechende Parameter, die an der Person vermerkt sind, auch eine einfache Zuordnung zum oder Aussparung aus dem Pflegebudget sowie entsprechende Simulationen.

Tatsächliche Pflegeausgaben entscheidend: Integration der Ist-Daten und regelmäßiges Controlling von Plan und Ist schärft die Planung von Pflegepersonalkosten in den Folgejahren

Auch wenn der Planung des Pflegebudgets jetzt aufgrund der Neustrukturierung und Abgrenzungen mehr Aufmerksamkeit zu kommt, so entscheidet sich in den Entgeltverhandlungen mit den Krankenkassen alles mit den tatsächlichen Pflegekosten. Denn Fehlschätzungen sind über die Budgetvereinbarung des jeweils folgenden Jahres zu 100% auszugleichen und zu berichtigen. Wo bei anderen Posten im Wirtschaftsplan die Pauschalvergütung weiter greift, ist die Kontrolle der Ist-Daten sicherlich aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, aber nicht zwingend Bestand der Entgeltverhandlungen. Anders beim neuen Pflegebudget: Hier muss das Controlling der Ist-Daten entsprechend der Planung der Pflegepersonalkosten genau abgegrenzt sein z.B. nach Berufsbezeichnungen, nach Pflegevollkräften ohne gesondert berücksichtigte Überstunden u.a.

Nun mag der manuelle Aufwand, der beim Zusammentragen dieser Daten aus den Bereichen Finanzen, Personalabrechnung und Dienstplan nur einmal jährlich zu den Entgeltverhandlungen entsteht, vertretbar sein. Doch wird ebenfalls auch eine Entwicklungsperspektive von Anzahl und beruflicher Qualifikation der Pflegevollkräfte sowie der Kostenentwicklung gefordert. Diese kann eigentlich nur durch ein mindestens quartalsweises oder besser noch monatliches Controlling relevanter Zahlen erreicht werden. Nichts anderes fordert schon die Einhaltung der Pflegepersonaluntergrenzen, die ebenfalls mit dem PpSG festgelegt wurden.

Ein solches Monitoring kann nur durch automatisierte Datenintegration durch Schnittstellen geleistet werden, wenn mehrere unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Doch auch bei bewährten KIS-Systemen mit zentraler Datenhaltung muss überprüft werden, ob die Auswertungen so flexibel und anpassbar sind, wie es die momentane Unsicherheit erfordert. Auch hier kann eine erhöhte Flexibilität erreicht werden, wenn die Daten in einem externen Data Warehouse nach einem standardisierten Datenmodell flexibler zu Auswertungen kombiniert werden können.