Saxess Story VSB

Frischer Wind für integriertes Controlling & Detailplanung von Finanzen, Krediten und Projekten

Mit der flexiblen Integrations und Planungslösung von Saxess Software

Integriertes Controlling wurde für die VSB Holding GmbH (VSB), Komplettanbieter im Bereich erneuerbare Energien, im Zuge eines starken Unternehmenswachstums immer wichtiger, da ein Quartalsreporting gefordert wurde. Doch hierbei mussten sowohl die Finanzdaten aus dem heimischen DATEV als auch die der ausländischen Tochtergesellschaften in unterschiedlichen Buchhaltungssystemen berücksichtigt werden. Lesen Sie hier, wie das Projekt umgesetzt wurde und wie VSB jetzt sogar von einem tagesgenauen Reporting auf Knopfdruck profitiert.

Ausgangslage

Unternehmenswachstum – Erhöhte Anforderungen an das Reporting und ein integriertes Controlling

Die VSB Holding GmbH (VSB) investiert seit über zwei Jahrzehnten in den Ausbau der Erneuerbaren Energien. Mit dem Unternehmenswachstum und der starken internationalen Vernetzung steigen die Anforderungen an das Reporting. Als optimal haben sich dafür ein quartalsweiser Auszug der konsolidierten Bilanz und GuV sowie eine CashFlow-Betrachtung erwiesen. Grundlage dafür sind zum einen aktuelle Finanzdaten aus dem DATEV-System und zum anderen Informationen, die von ausländischen Tochtergesellschaften aus unterschiedlichen Buchhaltungstools zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus besteht der Anspruch, die Planung und das Controlling von Projekten sowie die Verwaltung von Krediten und internen Darlehensbeziehungen zu den Projektgesellschaften effizienter zu gestalten. VSB benötigte ein Produkt, das möglichst viele Anforderungen abdeckt und die Unternehmensplanungssoftware Professional Planner ergänzt.

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Windenergie- und Photovoltaikprojekte sind vielschichtig und individuell auf jeden Standort zugeschnitten. Bei der Planung und Umsetzung erwarten unsere Kunden zu Recht höchste Qualität und Flexibilität von uns. Für die schnelle und exakte Datenauswertung nutzen wir deshalb Saxess Software-Lösungen, sowohl im Finanz- und Projektcontrolling als auch in der Darlehensverwaltung. Denn sie lassen sich entsprechend unserer Bedürfnisse anpassen und weiterentwickeln.

Olaf Heiland, Prokurist und Abteilungsleiter Controlling

Projekt & Lösungsszenario

Gefordert: Quartalsweises Finanzreporting, Kreditverwaltung und Projektcontrolling

Das Projekt startete 2014 mit der Zielsetzung, ein zeitnahes, konsolidiertes Quartalsreporting zu erstellen und den Mitarbeitern aktuelle Daten für die Auswertung zur Verfügung zu stellen. Dazu waren folgende Schritte notwendig:

  • Einsatz der bereits bestehenden DATEV-Schnittstelle des SX Integrators
  • Entwicklung einer neuen Schnittstelle zu Sage Symfonia, um die polnische Unternehmensgesellschaft anzubinden
  • Anbindung von Access-Datenbanken für die Unternehmenstochter in Frankreich
  • Zentrale Kontoverwaltung und Konzernkontenmapping

Alle Quellsysteme liefern dank SX Integrator automatisiert die gewünschten Finanzdaten in das zentrale Data Warehouse und können von dort von jedem berechtigten Mitarbeiter und jedem beliebigen BI- oder Auswertungstool zu Analyse- und Reportingzwecken ausgelesen und aufbereitet werden. VSB setzt hierfür auf BI-Lösungen von Microsoft.

Im nächsten Schritt erfolgtedie Einführung der SX DataFactory für die Kreditverwaltung, wobei nur geringe Anpassungen vorgenommen werden mussten. Der Meilenstein konnte bereits nach 3 Monaten abgeschlossen werden. Die Umsetzung beinhaltete folgende Punkte:

  • Standardisierte Erfassung von internen Darlehensbeziehungen der Projektgesellschaften mit dem Excel-Client
  • Nutzung von vorgefertigten Templates mit Gesamtbeträgen, monatlichen Raten und Laufzeiten
  • Automatisierte Berechnung von fortlaufenden Zinsen
  • Zentrale Speicherung der Daten im Data Warehouse und Nutzung für Auswertung sowie Planung

Weiterhin wurde die SX Data Factory für das Projektcontrolling eingeführt. Eine besondere Herausforderung bestand in der bilanziellen Darstellung (Umsatz/Anzahlungen), sowohl in der Erfassung als auch im Ist. Folgende Punkte waren hier von besonderer Relevanz:

  • Detaillierte Projektplanung anhand von Templates mit der cloudbasierten SX DataFactory, auf die alle involvierten Mitarbeiter Zugriff haben
  • Aufführung von laufenden Kosten
  • Integration der Daten des Zeiterfassungssystems ISGUS ZEUS in das Data Warehouse durch SX Integrator
  • Vergleich der Plandaten aus SX DataFactory mit den integrierten Ist-Daten und Analyse der Rentabilität von Projekten

Alle drei Meilensteine wurden 2016 erfolgreich abgeschlossen. Das Reporting wird kontinuierlich angepasst und weiterentwickelt. VSB kann dies in Teilen eigenständig umsetzen. Für 2018 ist eine Harmonisierung des Quartalsreportings mit dem Jahresabschluss geplant. Die Herausforderung liegt dabei in der Standardisierung der verschiedenen Auswertungen der Nebenbuchhaltung.

Wir haben einen Partner gesucht, der sich in unsere Strukturen und Anforderungen hineindenkt und vorausschauend arbeitet. Hier hat uns Saxess Software mit Erfahrung begleitet und mit starker Serviceorientierung überzeugt. Auch in Zukunft wollen wir gemeinsam Softwareprojekte implementieren und weiterentwickeln.

Olaf Heiland, Prokurist und Abteilungsleiter Controlling

Vorteile & Nutzen

Schnelles und genaues Quartalsreporting, höhere Planungs- und Projektqualität

Schon nach dem ersten Meilenstein, mit dem den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wurde mithilfe des SX Integrators eigene Auswertungen einfach und tagesaktuell aus dem zentralen Data Warehouse zu erstellen, zeigten sich folgende Vorteile für das Controlling:

  • Weniger Daten-Exporte aus dem System
  • Effiziente Quartalsberichterstattung innerhalb der geforderten sechs Wochen nach dem Stichtag
  • Höhere Qualität im Reporting durch Kontrollsummen und bessere Performance
  • Einheitliche sowie zügige Weiterverarbeitung der Daten ganz im Sinne des Single-Point of Truth

Im Projektcontrolling mit SX DataFactory zeigen sich folgende Verbesserungen:

  • Einheitliche Datenbasis und Überblick über die Projekte
  • Höhere Qualität des Projektcontrollings
  • Höhere Planungsqualität
  • Mehr Zeit für das Risikocontrolling und die inhaltliche Controlling-Arbeit

VSB HOLDING GMBH

Die VSB Gruppe mit Hauptsitz in Dresden zählt zu den führenden Komplettanbietern im Bereich der Erneuerbaren Energien. Das Kerngeschäft liegt in der internationalen Projektentwicklung von Wind- und Photovoltaikparks mit umfangreichem Dienstleistungsspektrum.

Seit 1996 wurden mehr als 450 Windenergie- und Photovoltaikanlagen mit rund 860 Megawatt installierter Leistung und einem Investitionsvolumen von 1,3 Milliarden Euro errichtet. Im Konzern und den verbundenen Unternehmen sind 300 Mitarbeiter tätig. Sie betreuen die komplette Wertschöpfungskette von der Entwicklung über  die Planung bis hin zur Betriebsführung der Anlagen. VSB ist weltweit tätig mit Niederlassungen in Frankreich, Italien, Polen, Rumänien und Finnland.

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