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Studie: Unternehmen planen jährlich und nutzen überwiegend für die Budgetplanung Excel

Neue Studie: Unternehmen planen überwiegend jährlich und nutzen trotz Planungssoftware für die Budgetplanung Excel

Zerrissen zwischen Anspruch und Realität – so möchte man es bezeichnen, wie in 2019 Unternehmen planen und wie eine Studie des Internationalen Controller Vereins (ICV) in Kooperation mit der Thining Networks AG aufgedeckt hat. Denn trotz vieler funktionsreicher Planungstools am Markt wird regelmäßig immer noch überwiegend jährlich geplant und trotz dediziertem Planungstool immer noch für die dezentrale oder zentrale Budgetplanung Excel eingesetzt. Warum, versuchen wir aus den Umfrageergebnissen zu ergründen.

Eine neue Studie vom Internationalen Controller Verein in Kooperation mit der Thinking Networks AG zum Thema „Unternehmensplanung als Gemeinschaft lösen“ wirft ein genaueres Licht auf die Prozesse und Probleme, wie heute Unternehmen planen. Diese wurde im Zeitraum von Juli bis August 2019 mit 212 Teilnehmer/innen aus dem gesamt deutschsprachigen BI-Markt durchgeführt. Neben einem von der Mehrheit der Befragten geteilten Bewusstsein, dass die Bedeutung der Unternehmensplanung gestiegen ist, findet sich ein Festhalten an bewährten, jährlichen Planungszeiträumen sowie an Controllers Lieblings-Tool Excel – trotz vieler ausgeklügelter Planungstools am Markt. Wie ist das zu erklären? Wir haben dafür die Studien-Ergebnisse in 3 Thesen zusammengefasst und eigene Erfahrungen mit unseren Kunden einfließen lassen.

These 1: Unternehmen planen immer noch regelmäßig jährlich – Angst vor komplexer Excel Budgetplanung oder einfach ausreichend fürs Geschäftsmodell?

Obwohl 62% der Befragten angaben, dass die Bedeutung der Planung im Unternehmen gestiegen ist, erscheint es ungewöhnlich, dass bei 81% von ihnen regelmäßig immer noch jährlich geplant wird. Nur 28% der befragten Unternehmen planen quartalsweise und nur 15% sogar monatlich. Jedoch scheint es zwischendurch auch einmal den Bedarf zu geben, Ad-hoc zu planen oder die Planung zumindest nachzuschärfen, denn nur 47% gaben „jährlich“ als ihr kleinstes Intervall der Planung an. Trotzdem ist auch das noch eine hohe Zahl. Knapp über die Hälfte der Befragten plant damit zwar unterjährig, aber die wenigsten, nämlich nur 12%, monatlich. Wie kann das zusammen gehen?

Erhöhte Planungsanforderungen in Komplexität, Detailtiefe und mehr Zeitdruck

Zur Erklärung ziehen wir die Antworten zu den Planungsanforderungen heran. Die Befragten erkennen mehrheitlich an, dass die Komplexität der Planung merklich gestiegen ist (73%), mehr Planungsdetails verlangt werden (58%) und der Zeitdruck zugenommen hat (54%). Möglicherweise sind die beiden erstgenannten Eindrücke auch der Grund dafür, dass immer noch überwiegend regelmäßig jährlich geplant wird, da in kürzeren Intervallen diese Anforderungen sonst nicht zu erfüllen sind. Auch der letztgenannte Aspekt des Zeitdrucks lässt jetzt nicht gerade darauf schließen, dass eine jährliche Planung alles andere als Däumchen-Drehen für alle Beteiligten ist. Entweder sind da die Planungsprozesse noch zu ineffizient, z.B. durch fehlende automatisierte Integration von Ist-Daten aus unterschiedlichen Systemen oder eben die Konsolidierung von Budgetplanung Excel-Listen. Offensichtlich ist aber auch das Bestreben schneller und damit vielleicht in kürzeren Abständen – wenn auch nur Adhoc – zu planen ersichtlich, denn auch das könnte den gestiegenen Zeitdruck erklären. Doch zum regelmäßigen, effizienten Prozess ist es noch ein weiterer Weg.

Möglich wäre aber auch ganz einfach die folgende Interpretation: Jährliche Planungszyklen sind vielleicht ausreichend für das eigene Geschäftsmodell. Zugegeben sind die Steuerungsmöglichkeiten des Unternehmens bei einer jährlichen Planung etwas begrenzt, aber auch die wenigsten Unternehmen haben eine so wettbewerbsintensive oder von Veränderungen gezeichnete Marktposition, dass sie monatlich planen müssen. Ein guter Kompromiss könnte da die quartalsweise Unternehmensplanung sein, die ja auch schon von mehr als ein Viertel der befragten Unternehmen regelmäßig durchgeführt wird.

These 2: Unternehmen planen höchst unterschiedlich aber mit wenig Personen überwiegend im Gegenstromverfahren – Einfachheit und Flexibilität als Grund, warum immer noch für die Budgetplanung Excel genutzt wird    

So gerne Standardlösungen für die Unternehmensplanung genutzt werden, um so häufiger muss doch festgestellt werden: Den einen Standard gibt es ganz selten, denn Unternehmen planen doch sehr individuell. Das beginnt schon bei der am Planungsprozess beteiligten Personen. Knapp weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen plant mit weniger als 10 Personen. Als nächstgrößere Gruppe werden 25-50 Personen (32%) angegeben. Bei dem Versuch der Studie, Rückschlüsse von der Anzahl der planenden Personen auf die Gesamtmitarbeiterzahl und damit Unternehmensgröße zu ziehen, fällt auf, dass im unteren Mittelstandsbereich ( 251-499 Mitarbeiter) überwiegend 5-10 planende Personen anzutreffen sind (37%), dicht gefolgt von entweder weniger als 5 planende Personen (27%) oder zwischen 25-50 Personen (27%). Im gehobenen Mittelstand (500-999 Mitarbeiter) ist zwar die Gruppe der 25-50 planenden Personen mit 41% stärker vertreten, aber auch dort plant knapp ein Viertel der befragten Unternehmen entweder mit 5-10 Personen (20%) oder sogar mit weniger als 5 Personen (20%). Eine klare Tendenz zu einem Standard wird hier nicht sichtbar.

Gegenstromverfahren üblich und Flexibilität von Excel sticht Planungstools aus

Erstaunlich erscheint dabei die mehrheitliche Aussage von 75% der befragten Unternehmen, dass sie im Gegenstromverfahren planen, wobei dies wohl vor allem zusätzlich zu Bottom-Up-Planungen (21%) und Top-Down-Planungen (23%) geschieht. Hier ist die geringere Anzahl von Planenden natürlich ein Vorteil, weil es das dezentrale Element des Gegenstromverfahrens durch Aussparung effizienter gestaltet. Genauso überraschend ist die Aussage, dass trotz dedizierter Planungssoftware überwiegend für die dezentrale Plandatenerhebung meist im Zuge der Budgetplanung Excel eingesetzt wird. Insgesamt 83% der befragten Unternehmen gaben das an.  Geschätzt wird daran vor allem der geringe Schulungsbedarf (30%) und dass die Software zu den bereits vorhandenen Boardmitteln des Unternehmens gehört (16%). Nur 11% der Befragten gab auch an, dass Excel alle notwendigen Funktionen für die Planungsaufgabe mitbringt. Ein noch klarerer, nicht abgefragter Grund für die Beliebtheit von Excel in der Unternehmensplanung könnte aber auch seine Flexibilität sein. Es ist so vielseitig und kann deshalb die unterschiedlichsten Lücken füllen, die von dedizierter aber oft auch starrer Planungssoftware nicht abgedeckt wird.

Manueller Aufwand keine Investition: Verhältnis von Investition und Leistung der dezentralen Planung als gut eingeschätzt

Zu guter Letzt wird das Verhältnis der Investition gegenüber der Leistung einer dezentralen Planung mit insgesamt 68% überwiegend als befriedigend (37%) und gut (29%) bezeichnet – vermutlich aufgrund der großen Planungsabstände, der geringen Zahl der Planungsverantwortlichen und dabei der kostengünstige Einsatz von Excel. Mit einer geringen Investition wurden auf diese Weise positive Ergebnisse wie z.b. eine höhere Genauigkeit oder Realitätsnähe der Planung erreicht. Dabei hat dieses Ergebnis bei 63% der befragten Unternehmen auch schon mehr als 1 Monat Aufwand erzeugt. 25% hingegen schaffen es in mehreren Wochen. Hier wäre eine genauere Nachfrage, um wieviel Monate es sich im Schnitt handelt, interessant gewesen. Offensichtlich schmälert der Aufwand nicht das Ergebnis und wir nicht oder nur beschränkt als Investition gesehen.     

These 3: Egal, wie Unternehmen planen, die Datenzusammenführung, d.h. die Datenintegration und eine einheitliche Datenbasis sind bei der Budgetplanung mit Excel die größten Herausforderungen

Trotz überwiegender Zufriedenheit mit dem dezentralen Planungsprozess, gilt es für knapp mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen (51%) als Herausforderung, die erhobenen Daten zusammen zu führen. Dieser Prozess wäre softwareseitig nur unzureichend unterstützt. Das kann sich auf den zusätzlichen, manuellen Aufwand bei der Konsolidierung zahlreicher Excellisten beziehen, muss es aber nicht zwingend. Auch unterschiedliche Systeme und eine fehlende Datenintegration zwischen beiden kann ein Punkt sein – auch im Hinblick auf die Einbeziehung von Ist-Daten. Das Bewusstsein für die Notwenigkeit einer einheitlichen Datenbasis ist also durchaus gegeben. Als weitere Punkte werden die fehlende Prozessübersicht und Steuerungsfunktion (35%) und die mangelnde Transparenz in der finalen Planung im dezentralen Planungsprozess angesehen (35%). Wobei bei dem erstgenannten Punkt die technische Unterstützung des dezentralen Planungsprozesses, also auch die Planungssoftware, offensichtlich auch mehr Prozesssteuerungskomponenten vertragen könnte. Die Verschmelzung oder zumindest die Integration eines dezentralen Planungs-Tools mit einem Prozessmanagement-Tool scheint hier wünschenswert.

Eine mangelnde Transparenz in der finalen Planung kann auch nur darauf zurückgeführt werden, dass die Teilpläne der dezentralen Planung nicht genügend in die Hauptplanung integriert sind. Das mag einerseits der Fall sein, wenn für die dezentrale Budgetplanung Excel genutzt wird und andererseits aber auch die Planungssoftware für die Hauptplanung nicht detailliert genug ausgerichtet ist. Zwangsläufig muss dieser Mangel in einem Ausweichen auf Excel oder einem anderen Detailplanungstool, wie z.B. unsere SX DataFactory gelöst werden, wenn man dezentral planen und dann diese kleinteiligen Ergebnisse gesammelt und zentral analysieren will. Weiterhin spannend aber nicht wirklich überraschend ist auch der Fakt, dass 18% der befragten Unternehmen die Bindung von viel Zeit und Ressourcen eines Software-Roll-outs scheuen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine ideale Kombination von Datenintegration und/oder das Excel-nahe einsammeln aber zentrale Speichern von dezentralen Plandaten sowie eine flexible, detaillierte Planungslösung den regulären jährlichen Planungsprozess der befragten Unternehmen beschleunigen könnten, sodass auch diese pro Quartal oder sogar monatlich planen könnten.

Wenn Sie daran Interesse haben, dann stellen wir Ihnen gern einmal unsere Datenintegrationslösung SX Integrator und unsere Detailplanungslösung SX DataFactory in einer Webdemo vor. Kontaktieren Sie uns einfach!      

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