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Performante Datenintegration im System der 1000 Möglichkeiten: Vernetztes Vertriebscontrolling mit SX Integrator für SAP CO-PA
Als einziges SAP-Modul kommt die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (kurz SAP CO-PA) ohne festgelegte Datenstrukturen und Standardberichte zum Kunden, sodass dieser die volle Freiheit hat, sie individuell aufzubauen und an seine Organisationsstruktur anzupassen. Doch wollen die Daten der Ergebnisrechnung in einer BI-Lösung ausgewertet oder in einer Planungslösung weiterverarbeitet werden, stellen sich hohe Anforderungen an die Datenintegration. Auf kostengünstige Standardschnittstellen muss aber trotzdem nicht verzichtet werden.
Wer das SAP-Modul Ergebnis- und Marksegmentrechnung für ein effizientes Vertriebscontrolling nutzen will, benötigt noch zwei weitere Dinge: Einmal eine BI-oder Analyse-Lösung, um die Ergebnisse intuitiv und visuell auswerten zu können und eine performante Datenintegrationslösung, die beide Systeme miteinander vernetzt. Doch da die Sachverhalte im Vertriebscontrolling sehr viel komplexer sind als im normalen Controlling, bietet SAP CO-PA alle nur denkbaren Freiheiten in der Datenkombination. Nicht nur die Datenmengen, die dabei erzeugt werden, sind beachtlich, sondern auch die verschiedenen Datenstrukturen. Für die Datenintegration bedeutet das höchste Performance und Flexibilität, die mit einer Standardschnittstelle kaum abzudecken scheinen.
Viele Eventualitäten im Vertriebscontrolling – Datenintegration aus SAP CO-PA auf Hochtouren
Anders als in SAP CO-OM oder EC-PCA arbeitet die Ergebnisrechnung von SAP CO-PA mit Merkmalen und Wertefeldern statt mit festgelegten Kostenarten. Dabei bilden Merkmale wie Artikel, Kunde oder Region die Möglichkeit, Ergebnisse zu selektieren. Wertfelder sind dann die Werte der Ergebnisrechnung wie z.B. Absatz, Umsatz, variable oder fixe Herstellungskosten, Vertriebskosten, Marketingkosten. Doch im Gegensatz zur buchhalterischen Ergebnisrechnung werden hier betriebswirtschaftliche Kriterien angewendet, wobei das Wertfeld „Vertriebskosten“ sowohl Personalkosten, Abschreibungen aber auch Materialkosten durch Umlagen von Vertriebskostenstellen beinhaltet. Die Ergebnisrechnung von SAP CO-PA rechnet mit Stammdaten, die Ergebnisobjekte heißen, und aus Kombinationen von Merkmalen gebildet werden. Zum Beispiel können die Merkmalsausprägungen Kunde „Mustermann“ und die beiden Artikel „A“ und „B“ sowie kein Artikel sechs Mal unterschiedlich kombiniert werden und bilden somit sechs verschiedene Ergebnisobjekte (Abbildung1). Da in der Praxis der Ergebnisrechnung nicht nur zwei, sondern bis zu 100 Merkmale mit bis zu 1.000 Merkmalsausprägungen berechnet werden, führt das zum automatischen Anlegen von mehreren Millionen Ergebnisobjekten. Eine Summe, die unmöglich manuell und auch mit einer Schnittstelle für die Datenintegration nur hochperformant bewältigt werden kann, um ein effizientes Vertriebscontrolling zu ermöglichen.
Ein Standard für alle Datenmodelle – Datenintegration als Turbo fürs Vertriebscontrolling
Der Herausforderung, die vielfältigen, im SAP CO-PA erstellten Datenstrukturen so standardisiert und performant wie möglich in eine Vertriebscontrolling-Lösung wie Corporate Planner Sales zu übermitteln, begegnet der SX Integrator mit unterschiedlichen Vorlagen, die er standardmäßig mitliefert: Je nach Bedarf kann die Extraktion der Vertriebsdaten mit wenigen Klicks dahingehend konfiguriert werden, ob
- Summen pro Ergebnisobjekt oder Einzelposten verarbeitet werden,
- alle oder nur ausgewählte Merkmale und Wertfelder übernommen werden,
- die Bewegungsdaten vollständig ab einem definierten Startzeitpunkt oder inkrementell aktualisiert werden.
Darüber hinaus werden die relevanten Stammdaten (Kunden, Material, Branchen etc.) ebenfalls standardmäßig extrahiert, um sofort aussagekräftige Auswertungen in Corporate Planner Sales zu erhalten. Wer hier noch nicht genug hat, kann weitere, benötigte Stammdatentabellen komfortabel über eine grafische Benutzeroberfläche zum Extraktionsprozess hinzufügen.
Von der Analyse direkt in die Planung: Effizientes Self-Service-Vertriebscontrolling mit Corporate Planner Sales
Wer mit seiner BI- oder Analyse-Lösung wichtige Erkenntnisse gewonnen hat, möchte diese natürlich auch gern in seine Zukunftsplanung einfließen lassen. Doch genau das ist bei modernen Self-Service-BI-Lösungen wie QlikSense, Tableau oder Power BI nicht ohne weiteres möglich, weil diese eher den Analyse-Bedürfnissen von Anwendern gerecht werden wollen, als den Planungs-Bedürfnissen. Als einzige technische Alternative für ein umfassendes Vertriebscontrolling blieben somit nur multidimensionale OLAP-Datenbanken. Diese erfordern jedoch eine umfangreiche technische Datenmodellierung und lassen es mit ihren festen Strukturen an Flexibilität und Self-Service-Fähigkeit vermissen. Einzig Corporate Planner Sales scheint hier den Spagat zwischen beiden Welten zu schaffen, indem die Lösung sowohl eine intuitive Oberfläche sowie flexible, fachanwenderorientierte Datenmodellierungen bietet als auch bewährte Planungsfunktionalitäten. Dabei ist besonders die Baumstruktur der Lösung für die Planungsprozesse hilfreich, da nicht nur Planungsknoten flexibel und schnell erstellt werden können, um das ganze besser zu strukturieren, sondern auch Felder intuitiv per Drag’n Drop miteinander verknüpft und damit in Beziehung gesetzt werden können.
Timo Hülsmann, Controller bei der Rügenwalder Mühle Carl Müller GmbH & Co.KG ist begeistert von der performanten Datenintegration seines Corporate Planner Sales: „Nachdem unsere Vertriebspla-nung immer unübersichtliche Excel-Tapeten umfasste und gerade das Ergänzen von neuen oder geänderten Produkten zeitaufwendig war, freuen wir uns jetzt über eine nahtlose und tagesaktuelle Integration von Vertriebs-daten aus SAP sowie eine punktgenaue, übersichtliche und flexible Vertriebsplanung. Mit Corporate Planner Sales und SX Integrator sind wir daher bestens für die Herausforderungen eines agilen Marktes gerüstet.“
Automatisierte Integration von Finanzdaten selbst von überall steuern – Mit dem SX Integrator Webclient
Der neue SX Integrator Webclient bringt mehr Sichtbarkeit und Flexibilität in die automatisierte Integration von Finanzdaten, denn hiermit lassen sich die Datenübernahme- und Datenaktualisierungsprozesse bequem von überall mit jedem beliebigen Webbrowser starten und überprüfen.
Die automatisierte Integration von Finanzdaten ist eine eher unsichtbare Sache, die im Hintergrund der eingesetzten Systeme abläuft. Hauptsache, die richtigen Daten werden im Zielsystem angezeigt. Wenn dies nicht der Fall ist, musste bisher zur Datenaktualisierung oder Fehlerdiagnose ein fachkundiger Mitarbeiter aus der IT oder dem Controlling oder ein Saxess-Mitarbeiter per Remote-Zugriff auf den lokal installierten SX Integrator und seine Dateien zugreifen. Mit dem SX Integrator Webclient gehört dieses Szenario der Vergangenheit an, denn jetzt kann auch das Controlling selbst Datenübernahme- oder Datenaktualisierungsprozesse einfach starten.
Die automatisierte Integration von Finanzdaten im Griff: Jederzeit und von überall Zugriff auf den SX Integrator per Webbrowser
Jetzt ist es möglich, den SX Integrator von überall aus mit jedem beliebigen Browser zu steuern und somit die automatisierte Integration von Finanzdaten sowohl flexibler als auch transparenter zu gestalten. Folgende Funktionen bietet der SX Integrator Webclient:
- Überblick über alle aktiven Datenbankverbindungen und Datenbankinformationen
- Verbindungen zu Datenbanken von überall mit jedem Browser hinzufügen, aktivieren, updaten und testen
- Übersichtliches ETL-Log zur Live-Verfolgung und Fehleranalyse bei der Integration von Finanzdaten
- Historie der letzten Protokolle zur Datenübertragung
- Bequeme und dedizierte Auswahl von Mandanten/Gesellschaften zur Datenaktualisierung
- Start der Datenübernahme- und Datenaktualisierungsprozesse von überall mit jedem gängigen Browser
- Eigenständiges User Management
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- Protokoll zur Datenbübertragunmg
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- Datenbankverbindung hinzufügen
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- Auswahl der Gesellschaften
Self-Service Integration von Finanzdaten: Mehr Unabhängigkeit für Fachanwender im Controlling
Der SX Integrator Webclient ermöglicht es Fachanwendern im Controlling nun auch selbstständig die Integration von Finanzdaten in seinem Unternehmen zu steuern – ganz unabhängig von der IT oder Saxess Software. Dies ist besonders vorteilhaft bei Datenaktualisierungsprozessen, die vielleicht nur für bestimmte Mandanten oder Gesellschaften durchgeführt werden sollen. Eine einfache Auswahl dieser verkürzt auch den Aktualisierungsprozess und spart dem Controlling Zeit. Ebenso könnten fortgeschrittene Fachanwender auch Datenbanken selbstständig anbinden oder sogar erste Fehleranalysen mithilfe der ETL-Log-Protokolle durchführen.
Natürlich bleibt die Entwicklung des SX Integrator Webclient jetzt nicht stehen, sondern in den folgenden Monaten werden noch diese Funktionen hinzugefügt:
- Selbstständige Pflege von Datenbanktabellen, z.B. für Intercompany-Mappings
- Standardreports für Datenvalidierung und -analyse.
Möchten Sie auch mehr Unabhängigkeit für Ihr Controlling und den SX Integrator von überall aus bedienen? Kontaktieren Sie uns einfach!
Viele Unternehmensbeteiligungen – Viele Buchhaltungssysteme: Dreimal so schnelles Beteiligungscontrolling durch Datenintegration mit Schnittstellen
In Unternehmen, die vorrangig anorganisch wachsen, sieht sich das Beteiligungscontrolling mit jedem zugekauften Unternehmen auch mit weiteren, meist unterschiedlichen Buchhaltungssystemen konfrontiert, die es zu integrieren gilt. Dabei kann mit der Datenintegration durch Standardkonnektoren über zwei Drittel der Zeit gespart werden, die für den manuellen Export von Daten und der Konsolidierung von Excel-Listen aufgewendet wird.
Durch Unternehmensbeteiligungen wächst nicht nur der Umsatz eines Unternehmens, sondern initial erst einmal der Aufwand – besonders im Beteiligungscontrolling. Denn um zu überprüfen, welche Beteiligung gewinnbringend arbeitet, muss nicht nur ein einheitliches Kennzahlensystem, sondern vor allem auch eine gemeinsame Datenbasis geschaffen werden. Doch da es sich bei den Beteiligungen ebenfalls um gewachsene Unternehmen handelt, bringen diese auch ihre eigenen ERP-Systeme mit. Somit beginnt dann das Export- und Excel-Chaos.
3 Tage Konsolidierungsaufwand von Excellisten der Unternehmensbeteiligungen vs. 0 Aufwand für das Beteiligungscontrolling durch vollautomatische Datenintegration mit Schnittstellen
Der Aufwand, sich die benötigten Daten manuell aus dem Buchhaltungssystem zu exportieren, ist hierbei nicht mal so dramatisch. Doch da jedes Buchhaltungssystem andere Exportformate liefert, besteht der größte Aufwand und auch die größte Fehlerquelle darin, diese Excel- oder CSV-Listen händisch zu konsolidieren, um eine auswertbare Datenbasis zu haben. Erfahrungsgemäß kann dies 3 Tage und bei Korrekturläufen noch länger dauern. Sind dann monatliche Auswertungen und damit Datenaktualisierungen gefordert, beschäftigt sich das gesamte Team des Beteiligungscontrollings nur noch mit der Zusammenführung der Daten statt mit der eigentlichen Auswertung und Interpretation – ganz zu Schweigen vom hohen Arbeitsdruck, der die Fehleranfälligkeit noch steigen lässt.
Ganz anders sieht das bei der vollautomatischen Datenintegration mithilfe von Standardkonnektoren aus, die gerade beim Beteiligungscontrolling zwingend nötig scheint. Einer unserer Kunden konnte somit den Konsolidierungsaufwand für die Excellisten seiner Unternehmensbeteiligungen von 3 Tagen vollständig eliminieren – bei einer viel niedrigeren Fehlerquote. Dabei werden die Daten aus den Buchhaltungssystemen Sage, Addison und DATEV vollautomatisch in das cloudbasierte Reportingsystem übertragen. Das heißt, die benötigten Daten werden automatisch über Nacht und bei Bedarf auf Knopfdruck aus den Systemen nach einem fest definierten Datenmodell extrahiert, verschlüsselt auf den Cloudserver übertragen und dort zentral in einem Data Warehouse gespeichert. Auf dieses greift das interne Business Intelligence System zu und stellt die benötigten Auswertungen tagesaktuell zur Verfügung. Darüber hinaus werden die benötigten Daten in einer definierten Struktur in eine Excel-Liste für das Reporting an den Mutterkonzern geladen.
Unternehmensbeteiligungen volle Kraft voraus: 3 Gründe, warum gerade das Beteiligungscontrolling von der vollautomatischen Datenintegration durch Standardkonnektoren profitiert
Damit das Wachstum durch Unternehmensbeteiligungen wirklich gelingt und auch im Beteiligungscontrolling nachvollziehbar und kontrollierbar ist, sollten sich rasch expandierende Unternehmen folgende 3 Gründe zu Herzen nehmen, die für eine vollautomatische Datenintegration durch Standardkonnektoren sprechen:
- Mehr Datenauswertung statt Datenkonsolidierung: Um herauszufinden, welche Unternehmensbeteiligung im Gesamtunternehmensverbund wie zu wirken hat, müssen Sie sich voll und ganz auf die Datenauswertung und -interpretation konzentrieren und nicht darauf, wie sie die erforderlichen Daten zusammen bekommen. Eine einheitliche Datenbasis ist dabei Grundvoraussetzung, die von Standardkonnektoren ohne viel Aufwand geschaffen werden kann.
- Kürzere Auswertungszeiträume: Um Ihr Unternehmenskonglomerat effizient zu steuern, muss immer öfter der Kurs mithilfe von Auswertungen überprüft werden. Das führt zu immer kürzeren Auswertungszeiträumen, die eine schnelle Datenaktualisierung erfordern. Spätestens bei wöchentlichen Auswertungen ist dies manuell nicht mehr zu schaffen.
- Schnelles weiteres Wachstum: Mit jeder weiteren Unternehmensbeteiligung kommen auch neue Buchhaltungssysteme dazu und der manuelle Aufwand diese ins Beteiligungscontrolling zu integrieren steigt ins Unermessliche. Das Wachstum wird gebremst. Durch Standardkonnektoren kann jedes System innerhalb weniger Wochen angebunden und die Daten ins Unternehmenscontrolling integriert werden.
