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Bei der digitalisierten Abschlussprüfung arbeiten sich Robotter immer noch durch unstrukturierte Daten-Wiesen

Die digitale Abschlussprüfung jenseits RPA und KI: Was automatisierte Datenintegration und Datenmodellierung für die effiziente Analyse von Massendaten und die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung leisten kann

Wie Unternehmen über die digitale Abschlussprüfung denken und welche Hoffnungen sie an die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung knüpfen, das hat PwC bereits zum 3. Mal in einer Befragung unter 100 deutschen Großkonzernen und mittelständischen Unternehmen diverser Branchen versucht herauszufinden. Neben Trends wie Robotics und KI spielt für Unternehmen noch mehr die effiziente Analyse von Massendaten im Finanzbereich und der Ersatz von Excel-Spreadsheets eine Rolle. Doch alle benötigen eine standardisierte Datenbasis, die auch bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften noch sehr aufwendig erstellt wird.

Die Vorstellungen von der Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung im Allgemeinen und der digitalen Abschlussprüfung im Besonderen sind nicht arm an großen Erwartungen. Alle großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften adressieren Trends wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotics bzw. Robotic Process Automation (RPA) und Blockchain. Unternehmen, wie die von PwC zum dritten Mal in Folge befragten 100 deutschen Großkonzerne und Mittelständler, sind mit weitaus weniger zufrieden. 70% sehen eher Potentiale in Data Analytics und 40% wollen ihre Excel Spreadsheets ersetzen. Wie geht das zusammen? Unbestritten ist, dass sowohl für die kleinen als auch die großen Digitalisierungsträume eine einheitliche Datenbasis Grundvoraussetzung ist. Ebenso scheint es, dass das Potential von Datenintegration und Datenmodellierung zur effizienten Schaffung dieser Datenbasis bei Wirtschaftsprüfern noch nicht vollständig erkannt wurde.

Standardisierte Datenbasis als Voraussetzung für die digitale Abschlussprüfung: Datenintegration als Alternative zur homogenen IT-Landschaft und Excel-Sheets

Tatsächlich sah PwC in seiner Umfrage zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen in 2018 noch die Unternehmen in der Bringepflicht, Prozesse und Systeme zu standardisieren, um der weiteren Verbreitung von künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen den Weg zu ebnen. Um das zu bewerkstelligen, favorisieren die Wirtschaftsprüfer den Weg einer homogenen IT-Landschaft, denn die Implementierung von Schnittstellen wäre zu aufwendig. Gleichzeitig wird aber festgestellt, dass der Standardisierungsgrad von IT-Systemen im Finanz- und Rechnungswesen bei 44% der Befragten eher niedrig ist. Im Mitte 2019 veröffentlichten Update der Befragung wünschen sich auch noch 40% der Befragten einen Ersatz ihrer Excel-Sheets. Da scheint der Wunsch nach Individualisierung von einer homogenen IT-Landschaft nicht immer erfüllt zu werden. Der Grund dafür ist auch in den langen Entwicklungszeiten und begrenzten Anpassungen von großen ERP-Systemen zu finden. Die Folge: Zusätzliche Excel-Listen mit allen Formatierungsfreiheiten und mehr Aufwand für das Unternehmenscontrolling und die Wirtschaftsprüfung, diese effizient auswerten zu können.

Mut zur Individualität: Datenintegration mit Standardschnittstellen als Lösung für die effiziente, digitale Abschlussprüfung in einer heterogenen IT-Landschaft

Hier kommt eine Datenintegration mittels Standardkonnektoren für die digitale Abschlussprüfung ins Spiel. Mithilfe eines zentralen Datenmodells ist es durch standardisierte ETL-Prozesse möglich Finanzdaten entweder per Lesezugriff auf die Datenbank der anzubindenden Systeme oder durch das automatisierte Einlesen von exportierten Summen- und Saldenlisten verschiedener Systeme in einer standardisierten Datenbasis zu aggregieren und zu modellieren. Um solche standardisierten ETL-Prozesse zu entwickeln, bedarf es natürlich ein großes Know-how unterschiedlicher Datenstrukturen von ERP-Systemen. Dieses Know-how ist z.B. in den Saxess GoBD-Konnektor eingeflossen, der auf den über 100 Standardkonnektoren unseres SX Integrators basiert. Das Ergebnis: Unternehmen können weiterhin die Spezialsysteme einsetzen, die ihren Unternehmensprozessen am besten dienen und Wirtschaftsprüfer können eine ganzheitliche und effiziente Auswertung von Massendaten auf einer standardisierten Datenbasis anbieten.

Die Delta-Beladung für Massendaten-Integrationen dargestellt im ETL
ETL-Prozesse des SX Integrators

Grundlagen für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung: Auch RPA und KI benötigen strukturierte Daten und standardisierte Datenintegration kann sie transparenter bereitstellen

Sicherlich sind Robotics bzw. Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) zukunftsweisende Themen, die eine Wertschöpfung für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung erreichen können. Doch sollte nicht vergessen werden, dass beide Technologien auch strukturierte Daten benötigen um zu funktionieren oder zumindest, um sich darauf zu entwickeln. Gerade Robotic Process Automation (RPA) scheint oft als einfachere und kostengünstigere Alternative zu fehlenden APIs gerade in einer heterogenen IT-Landschaft mit vielen Systemen dargestellt zu werden. Gern vergessen wird dabei, dass die digitalen Software-Roboter dabei auf dem User-Interface aufsetzen, um menschliche Handlungen nachzuahmen wie z.B. einen Daten-Export aus einem ERP-System auszuführen und diesen an einem bestimmten Ort abzulegen.

Ändert sich in der Benutzeroberfläche des ERP-Systems die Position des Export-Buttons oder wird eine weitere Option, welche Art des Exports ausgeführt werden soll, hinzugefügt, stoppt der Software-Roboter. Und noch schlimmer: Nur spezialisierte Entwickler können ihn umkonfigurieren bzw. muss die nachgeahmte Handlung noch einmal neu imitiert werden. In einer Welt, wo permanent die Benutzerfreundlichkeit von System-Oberflächen verbessert wird und rasche Update-Zyklen von Systemen Usus sind, ist dies ein nicht zu unterschätzender Kostentreiber. Zwar mag RPA an Lizenzkosten nur ein Drittel eines Vollzeitangestellten kosten, doch wird sie einerseits von hochspezialisierten Entwicklern konfiguriert und gewartet – Fachkräfte, die schwer zu finden und sicher mehr als ein normales Vollzeitangestellten-Gehalt beziehen. Andererseits geht der Einführung von Software-Robotern eine intensive Prozessanalyse und -definition voraus, die ebenfalls nicht kurz sein dürfte und damit viel Projektbudget benötigt. Wenn es tatsächlich nur um die Auswertung von Daten geht, kann eine Automatisierung auch schneller und kostengünstiger erreicht werden.

Jenseits teurer APIs und RPA: Standardisierte Datenintegration als verlässlicher und erlernbarer Wegbereiter für die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung

Anders als die Robotic Process Automation (RPA) setzt die standardisierte Datenintegration direkt an der Datenbank der verwendeten Systeme an. Dafür ist auch keine Entwicklung von teuren APIs notwendig, wenn lediglich Daten per Lesezugriff exportiert werden wollen, welches für die Datenanalyse im Wirtschaftsprüfungsprozess ausreichend ist. Im Gegensatz zu Benutzeroberflächen, die auf ständige Verbesserung der Nutzung getrimmt werden, ändern sich Daten-Strukturen von z.B. ERP-Systemen auch bei Updates wenig bis gar nicht. Die gesamten System-Funktionalitäten bzw. Logiken bauen darauf auf. Deshalb ist der Prozess der automatisierten, standardisierten Datenintegration in der Regel mit wenig Anpassungsaufwand verbunden. Auf Grundlage der hohen Standardisierung kann auch die Einrichtung in wenigen Wochen erfolgen und benötigt keine längere Projekt(Vor)laufzeit.

Darüber hinaus basieren die angesprochenen ETL-Prozesse, die in der standardisierten Datenintegration zur Anwendung kommen, auf einfachen oder komplexen SQL-Prozeduren. Dabei ist SQL eine gängige Sprache zur Abfrage von Datenbanken, die auch von Laien erlernt werden kann – anders als vielleicht die Programmierung eines Software-Roboters. Die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung kann also auch auf einfacherem Weg vorangetrieben werden, um erst einmal die Grundlage für weiterführende Technologien wie z.B. Künstliche Intelligenz zu schaffen.    

50 Teilnehmer des 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffens

Effiziente Unternehmenssteuerung mit einheitlicher Datenbasis, flexibler Planung & Auswertungen für die Anwender – 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffen mit 50 begeisterten Anwendern

Wie effiziente Unternehmenssteuerung mithilfe einer einheitlichen Datenbasis, flexibler Planung und einfachen Auswertungen sowohl für das Controlling als auch für Kostenstellenleiter erfolgreich umgesetzt werden kann, zeigte auch das diesjährige 4. Saxess Software Controlling-Anwendertreffen. Bis zu 50 wissbegierige Teilnehmer lauschten den Vorträgen mit Praxisbeispielen und bildeten sich in der Sprache der Datenbanken, Microsoft SQL, sowie ETL und Microsoft Power BI fort.

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Integration der Anlagenbuchhaltung für das Finanzcontrolling oder Investitionsplanung

Daten zu Anlagen und Abschreibungen automatisiert in das Finanzcontrolling oder die Investitionsplanung übernehmen – Integration der Anlagenbuchhaltung von SAP-AA, Sage Office Line, Addison, Microsoft Dynamics NAV und CSS eGecko

Bereichern Sie Ihr Finanzcontrolling oder Ihre Investitionsplanung um die Daten zu Ihren Anlagen und deren Abschreibungen – und zwar ganz einfach per Knopfdruck. Der SX Integrator ermöglicht bereits die Integration der Anlagenbuchhaltung von SAP-AA, Sage Office Line, Addison, Microsoft Dynamics NAV und CSS eGecko.

Sei es für ein genaueres Konzernreporting bei der legalen Konsolidierung oder die Beschleunigung der Investitionsplanung – die Daten von Anlagen und Abschreibungen automatisiert in das Finanzcontrolling oder die Planung zu übernehmen, macht in einigen Szenarien Sinn. Im Zuge der Anforderungen unserer Kunden haben wir bereits die Integration der Anlagenbuchhaltung der folgenden Systeme mit Erfolg umgesetzt:

Es werden sowohl die Daten aus dem Anlagenstamm, d.h. die Anlagenkontonummer und -bezeichnung sowie die Anlagenbewegungen d.h. Anlagekonto, Bewegungsart, Periode und Wert in das Planungs- oder BI-Tool integriert.

Aber auch für nicht genannte Systeme lässt sich eine Integration der Anlagenbuchhaltung – sofern im ERP-System vorhanden – unkompliziert vornehmen. Eine Erweiterung des bereits bei Ihnen eingesetzten SX Integrators oder dessen Neuinstallation für eines unserer bereits standardisiert angebundenen Systeme nehmen wir zum Festpreis vor. 

Bewegungen von Anlagen genau nachvollziehen und die Investitionsplanung durch automatisierte Abschreibungen vereinfachen

Die Integration der Anlagenbuchhaltung und damit die automatisierte Übernahme von Daten und Bewegungen zu Anlagen sowie Abschreibungen erweist sich im Finanzcontrolling als sinnvoll, wenn beispielsweise im Konzernreporting und der legalen Konsolidierung größere Klarheit darüber bestehen muss, welche Anlagebewegungen genau stattgefunden haben. Aus den Daten der Finanzbuchhaltung ist das nicht immer ersichtlich, da dort mehrere Anlagengüter oft auf einem Sachkonto zusammengefasst sind und nur die Gesamtbewegung angezeigt wird.

Bei der Investitionsplanung erspart die automatisierte Übernahme der Abschreibungswerte eine manuelle Fortschreibung der Werte in der jeweiligen Planungslösung. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich Änderungen im Abschreibungsplan wie z.B. Änderung der Nutzungsdauer oder nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die die Restnutzungsdauer verlängern, ergeben.

Performante Datenintegration im System der 1000 Möglichkeiten: Vernetztes Vertriebscontrolling mit SX Integrator für SAP CO-PA

Als einziges SAP-Modul kommt die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (kurz SAP CO-PA) ohne festgelegte Datenstrukturen und Standardberichte zum Kunden, sodass dieser die volle Freiheit hat, sie individuell aufzubauen und an seine Organisationsstruktur anzupassen. Doch wollen die Daten der Ergebnisrechnung in einer BI-Lösung ausgewertet oder in einer Planungslösung weiterverarbeitet werden, stellen sich hohe Anforderungen an die Datenintegration. Auf kostengünstige Standardschnittstellen muss aber trotzdem nicht verzichtet werden.

Wer das SAP-Modul Ergebnis- und Marksegmentrechnung für ein effizientes Vertriebscontrolling nutzen will, benötigt noch zwei weitere Dinge: Einmal eine BI-oder Analyse-Lösung, um die Ergebnisse intuitiv und visuell auswerten zu können und eine performante Datenintegrationslösung, die beide Systeme miteinander vernetzt. Doch da die Sachverhalte im Vertriebscontrolling sehr viel komplexer sind als im normalen Controlling, bietet SAP CO-PA alle nur denkbaren Freiheiten in der Datenkombination. Nicht nur die Datenmengen, die dabei erzeugt werden, sind beachtlich, sondern auch die verschiedenen Datenstrukturen. Für die Datenintegration bedeutet das höchste Performance und Flexibilität, die mit einer Standardschnittstelle kaum abzudecken scheinen.

Viele Eventualitäten im Vertriebscontrolling – Datenintegration aus SAP CO-PA auf Hochtouren

Anders als in  SAP CO-OM oder EC-PCA arbeitet die Ergebnisrechnung von SAP CO-PA mit Merkmalen und Wertefeldern statt mit festgelegten Kostenarten. Dabei bilden Merkmale wie Artikel, Kunde oder Region die Möglichkeit, Ergebnisse zu selektieren. Wertfelder sind dann die Werte der Ergebnisrechnung wie z.B. Absatz, Umsatz, variable oder fixe Herstellungskosten, Vertriebskosten, Marketingkosten. Doch im Gegensatz zur buchhalterischen Ergebnisrechnung werden hier betriebswirtschaftliche Kriterien angewendet, wobei das Wertfeld „Vertriebskosten“ sowohl Personalkosten, Abschreibungen aber auch Materialkosten durch Umlagen von Vertriebskostenstellen beinhaltet. Die Ergebnisrechnung von SAP CO-PA rechnet mit Stammdaten, die Ergebnisobjekte heißen, und aus Kombinationen von Merkmalen gebildet werden. Zum Beispiel können die Merkmalsausprägungen Kunde „Mustermann“ und die beiden Artikel „A“ und „B“ sowie kein Artikel sechs Mal unterschiedlich kombiniert werden und bilden somit sechs verschiedene Ergebnisobjekte (Abbildung1). Da in der Praxis der Ergebnisrechnung nicht nur zwei, sondern bis zu 100 Merkmale mit bis zu 1.000 Merkmalsausprägungen berechnet werden, führt das zum automatischen Anlegen von mehreren Millionen Ergebnisobjekten. Eine Summe, die unmöglich manuell und auch mit einer Schnittstelle für die Datenintegration nur hochperformant bewältigt werden kann, um ein effizientes Vertriebscontrolling zu ermöglichen.

Ein Standard für alle Datenmodelle – Datenintegration als Turbo fürs Vertriebscontrolling

Der Herausforderung, die vielfältigen, im SAP CO-PA erstellten Datenstrukturen so standardisiert und performant wie möglich in eine Vertriebscontrolling-Lösung wie Corporate Planner Sales zu übermitteln, begegnet der SX Integrator mit unterschiedlichen Vorlagen, die er standardmäßig mitliefert: Je nach Bedarf kann die Extraktion der Vertriebsdaten mit wenigen Klicks dahingehend konfiguriert werden, ob

  • Summen pro Ergebnisobjekt oder Einzelposten verarbeitet werden,
  • alle oder nur ausgewählte Merkmale und Wertfelder übernommen werden,
  • die Bewegungsdaten vollständig ab einem definierten Startzeitpunkt oder inkrementell aktualisiert werden.

Darüber hinaus werden die relevanten Stammdaten (Kunden, Material, Branchen etc.) ebenfalls standardmäßig extrahiert, um sofort aussagekräftige Auswertungen in Corporate Planner Sales zu erhalten. Wer hier noch nicht genug hat, kann weitere, benötigte Stammdatentabellen komfortabel über eine grafische Benutzeroberfläche zum Extraktionsprozess hinzufügen.

Von der Analyse direkt in die Planung: Effizientes Self-Service-Vertriebscontrolling mit Corporate Planner Sales

Datenintegration für das Vertriebscontrolling im Corporate Planner Sales mit Baumstruktur
Baumstruktur im Corporate Planner Sales

Wer mit seiner BI- oder Analyse-Lösung wichtige Erkenntnisse gewonnen hat, möchte diese natürlich auch gern in seine Zukunftsplanung einfließen lassen. Doch genau das ist bei modernen Self-Service-BI-Lösungen wie QlikSense, Tableau oder Power BI nicht ohne weiteres möglich, weil diese eher den Analyse-Bedürfnissen von Anwendern gerecht werden wollen, als den Planungs-Bedürfnissen. Als einzige technische Alternative für ein umfassendes Vertriebscontrolling blieben somit nur multidimensionale OLAP-Datenbanken. Diese erfordern jedoch eine umfangreiche technische Datenmodellierung und lassen es mit ihren festen Strukturen an Flexibilität und Self-Service-Fähigkeit vermissen. Einzig Corporate Planner Sales scheint hier den Spagat zwischen beiden Welten zu schaffen, indem die Lösung sowohl eine intuitive Oberfläche sowie flexible, fachanwenderorientierte Datenmodellierungen bietet als auch bewährte Planungsfunktionalitäten. Dabei ist besonders die Baumstruktur der Lösung für die Planungsprozesse hilfreich, da nicht nur Planungsknoten flexibel und schnell erstellt werden können, um das ganze besser zu strukturieren, sondern auch Felder intuitiv per Drag’n Drop miteinander verknüpft und damit in Beziehung gesetzt werden können.

Timo Hülsmann, Controller bei der Rügenwalder Mühle Carl Müller GmbH & Co.KG ist begeistert von der performanten Datenintegration seines Corporate Planner Sales: „Nachdem unsere Vertriebspla-nung immer unübersichtliche Excel-Tapeten umfasste und gerade das Ergänzen von neuen oder geänderten Produkten zeitaufwendig war, freuen wir uns jetzt über eine nahtlose und tagesaktuelle Integration von Vertriebs-daten aus SAP sowie eine punktgenaue, übersichtliche und flexible Vertriebsplanung. Mit Corporate Planner Sales und SX Integrator sind wir daher bestens für die Herausforderungen eines agilen Marktes gerüstet.“

Der SX Integrator Webclient macht die automatisierte Integration von Finanzdaten mit dem Protokoll zur Datenübertragung sichtbar

Automatisierte Integration von Finanzdaten selbst von überall steuern – Mit dem SX Integrator Webclient

Der neue SX Integrator Webclient bringt mehr Sichtbarkeit und Flexibilität in die automatisierte Integration von Finanzdaten, denn hiermit lassen sich die Datenübernahme- und Datenaktualisierungsprozesse bequem von überall mit jedem beliebigen Webbrowser starten und überprüfen.

Die automatisierte Integration von Finanzdaten ist eine eher unsichtbare Sache, die im Hintergrund der eingesetzten Systeme abläuft. Hauptsache, die richtigen Daten werden im Zielsystem angezeigt. Wenn dies nicht der Fall ist, musste bisher zur Datenaktualisierung oder Fehlerdiagnose ein fachkundiger Mitarbeiter aus der IT oder dem Controlling oder ein Saxess-Mitarbeiter per Remote-Zugriff auf den lokal installierten SX Integrator und seine Dateien zugreifen. Mit dem SX Integrator Webclient gehört dieses Szenario der Vergangenheit an, denn jetzt kann auch das Controlling selbst Datenübernahme- oder Datenaktualisierungsprozesse einfach starten.

Die automatisierte Integration von Finanzdaten im Griff: Jederzeit und von überall Zugriff auf den SX Integrator per Webbrowser

Jetzt ist es möglich, den SX Integrator von überall aus mit jedem beliebigen Browser zu steuern und somit die automatisierte Integration von Finanzdaten sowohl flexibler als auch transparenter zu gestalten. Folgende Funktionen bietet der SX Integrator Webclient:

  • Überblick über alle aktiven Datenbankverbindungen und Datenbankinformationen
  • Verbindungen zu Datenbanken von überall mit jedem Browser hinzufügen, aktivieren, updaten und testen
  • Übersichtliches ETL-Log zur Live-Verfolgung und Fehleranalyse bei der Integration von Finanzdaten
  • Historie der letzten Protokolle zur Datenübertragung
  • Bequeme und dedizierte Auswahl von Mandanten/Gesellschaften zur Datenaktualisierung
  • Start der Datenübernahme- und Datenaktualisierungsprozesse von überall mit jedem gängigen Browser
  • Eigenständiges User Management

Self-Service Integration von Finanzdaten: Mehr Unabhängigkeit für Fachanwender im Controlling

Der SX Integrator Webclient ermöglicht es Fachanwendern im Controlling nun auch selbstständig die Integration von Finanzdaten in seinem Unternehmen zu steuern – ganz unabhängig von der IT oder Saxess Software. Dies ist besonders vorteilhaft bei Datenaktualisierungsprozessen, die vielleicht nur für bestimmte Mandanten oder Gesellschaften durchgeführt werden sollen. Eine einfache Auswahl dieser verkürzt auch den Aktualisierungsprozess und spart dem Controlling Zeit. Ebenso könnten fortgeschrittene Fachanwender auch Datenbanken selbstständig anbinden oder sogar erste Fehleranalysen mithilfe der ETL-Log-Protokolle durchführen.

Natürlich bleibt die Entwicklung des SX Integrator Webclient jetzt nicht stehen, sondern in den folgenden Monaten werden noch diese Funktionen hinzugefügt:

  • Selbstständige Pflege von Datenbanktabellen, z.B. für Intercompany-Mappings
  • Standardreports für Datenvalidierung und -analyse.

Möchten Sie auch mehr Unabhängigkeit für Ihr Controlling und den SX Integrator von überall aus bedienen? Kontaktieren Sie uns einfach!

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