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Investitionscontrolling ergänzt die Investitionsplanung

Investitionsplanung im Realitätscheck: Warum Sie mit Investitionscontrolling auch Ihr Unternehmen steuern können

Investitionsplanung ist mit den anstehenden Budgetplanungsrunden zum Jahresende wieder ein Thema für viele Unternehmen. Doch bloß mit der Top-Down-Planung von Investitionen oder dem dezentralen Einsammeln von Investitionsanträgen aus einzelnen Abteilungen ist es oft nicht getan. Investitionscontrolling ist mindestens genauso wichtig, um ein Unternehmen effizient zu steuern.

Planungen sind meist gute oder schlechte Vorsätze, die mal mehr oder weniger mit der Realität korrelieren. Das bemerken Unternehmen auch oft bei dem Thema Investitionsplanung – wenn Sie sich dazu überhaupt durchgerungen haben. Denn oft scheuen sich viele Unternehmen, Investitionen überhaupt zu planen und investieren eher bei Bedarf oder wenn die Kapitaldecke ausreichend ist. Doch von Unternehmenssteuerung kann da kaum die Rede sein. Obwohl es realitätsnaher wäre, schrecken viele Unternehmen vielleicht auch vor dem Aufwand zurück Investitionsanträge dezentral aus den Abteilungen einzusammeln. Dies erfordert nicht nur das Zusammenfügen vieler Excel-Listen, sondern zieht auch einen Wunsch nach Transparenz nach sich, was denn aus den Investitionsanträgen geworden ist. Top-Down-Planung wäre die einfachere Alternative. Wenn jedoch auch hier das Investitionscontrolling fehlt, können Unternehmen gar nicht feststellen, ob die Investitionsplanung realitätsnah war oder ob sie überhaupt umgesetzt wurde.

Investitionsplanung als fortlaufendes Projekt: Investitionscontrolling mit Soll-Ist-Abgleich auf Zeit und monatlichem Budgetabgleich

Stammdatenblatt eines Projektes im Investitionscontrolling

Anders als bei der Investitionsplanung steht beim Investitionscontrolling eher der Projektgedanke im Vordergrund: Was passiert mit der Investition nachdem sie genehmigt ist? Deshalb hilft erst einmal ein Stammdatenblatt, wo Projektleiter, Projektbeteiligte oder Projektstatus vermerkt sind. Wichtiger ist dann hingegen, dass jede Investition eine eindeutige ID-Nummer bekommen muss, die auch im Finanzbuchhaltungssystem bei den Eingangsrechnungen hinterlegt wird. So gewährleisten Sie eine genaue Zuordnung der Zahlungen zu den einzelnen Investitionsschritten. Durch Datenintegration, wie z.B. mit unseren SX Integrator Standardschnittstellen, können die Ist-Daten tagesgenau in eine Bewegungsdaten-Maske hineingeladen werden. Dabei handelt es sich sowohl um Daten aus der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung. Hier besteht dann sogar die Möglichkeit Investitionsbudgets auf verschiedene Perioden zu planen oder in ihnen zu realisieren

Maske für Plan- und Bewegungsdaten im Investitionscontrolling

Im Zusammenspiel mit der Finanzplanung oder dem Finanzcontrolling: Mit Investitionscontrolling das Unternehmen steuern

Wie lässt sich nun das Unternehmen mit Hilfe von Investitionscontrolling besser steuern? Hier ein paar der wichtigsten Erkenntnisse, die Ihnen bestimmte Handlungsoptionen bieten.

1. Wieviel Investitionsbudget ist noch übrig?

Egal, wie genau man plant, die Realität sieht meist oft anders aus. Da verzögert sich die Anschaffung eines bewilligten Investitionsguts oder der tatsächliche Kostenvoranschlag ist teurer als ursprünglich geschätzt. Je akribischer Sie solche Verschiebungen oder Veränderungen der Investitionsbeträge überwachen, umso genauer haben Sie reale Mittelabflüsse kurzfristig im Blick – besonders wenn die Liquidität im Fokus steht.

Mit einem genauen Fokus aufs tatsächliche Investitionsbudget können auch Prioritäten von Investitionen angepasst werden. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel das Investitionsgut mit Priorität 1 erst später geliefert werden kann, aber ein Investitionsgut mit Prio 2 vielleicht sofort verfügbar ist. Ebenso wissen Sie, ob Investitionsgüter überhaupt bestellt werden und Sie das Investitionsbudget voll ausgereizt haben oder dort vielleicht noch Kapitalreserven schlummern.

Zu guter Letzt können Sie im nächsten Planungszyklus auf realitätsnahe Daten zurück zu greifen, gerade, wenn regelmäßig Investitionen wie z.B. Maschinen getätigt werden. Umso genauer wird die nächste Planung.

Tagesaktuelle Auswertungen im Webclient über tatsächlichen Stand des Investitionsbudgets
2. Investitionen zum richtigen Zeitpunkt tätigen

Mit einem genauen Investitionscontrolling lässt sich auch der finanziell beste Zeitpunkt im Jahr bestimmen, wann eine Investition getätigt werden sollte. Das kann einerseits in Abstimmung mit dem Finanzcontrolling ein Zeitpunkt sein, an dem die Liquidität besonders gut ist oder gerade viel Umsatz gemacht wurde. Im Umkehrschluss erkennen Sie auch Liquiditätsengpässe oder eine kurzfristig unpassende Finanzlage schneller. Sie können Investitionen so rechtzeitig verschieben, um das Unternehmensergebnis nicht noch mehr zu belasten. Andererseits kann vielleicht auch die Preisentwicklung am Markt beobachtet und damit der ideale Zeitpunkt für einen Preisnachlass abgepasst werden.

3. Effekte von Investitionen erkennen und wie sie sich auszahlen

Investitionen dienen in erster Linie der Zukunftssicherung des Unternehmens und damit auch oft der Wettbewerbssteigerung. Gerade wenn neue Maschinen angeschafft werden, dann erhoffen sich Unternehmen auch ein Umsatzwachstum durch höhere Produktivität. Doch dies stellen Sie ebenfalls nur durch ein Investitionscontrolling fest. Ein einfacher Weg wäre hier, die Daten zu produzierten Stückzahlen und dem Verkauf in Beziehung zur Investitionssumme zu setzen. Wer es genauer wissen will, der sollte Produktionszahlen genau auf das Investitionsgut bzw. die Investitionsnummer zurückverfolgen können.
 

Realitätsnahe Investitionsplanung durch effizientes Einsammeln von Daten durch Kostenstellenleiter sowie mehr Transparenz

Nicht nur durch Investitionscontrolling unterziehen Sie ihre Investitionsplanung einem Realitätstest, sondern auch durch dezentrales Einsammeln von Investitionsanträgen durch Kostenstellenleiter. Denn diese sind schon im Planungszyklus näher an der Realität dran. Denn wer weiß besser, welche Investitionen zu tätigen sind als die Mitarbeiter, die operativ arbeiten. Wenn Sie sich vor diesem Aufwand bisher gescheut haben oder beim Versuch bereits zu viel Zeit beim Zusammenfügen aller Excel-Listen-Investitionsanträge vergeudet haben, dann gibt es auch hier Hoffnung. Das Einsammeln dieser Investitionsanträge kann schon viel effizienter ablaufen, wenn es über eine Weboberfläche geschieht und die Daten dann direkt in einer Datenbank gespeichert werden. Von dort aus können sie dann auch einfacher von anderen Lösungen für das Investitionscontrolling weiterverarbeitet werden.

Die digitale Investitionsliste für eine einfachere Investitionsplanung ohne Excel-Listen

Bei unserer Lösung SX DataFactory Investitionsplanung erfassen Kostenstellenleiter berechtigungsgesteuert Investitionsanträge dezentral im Web-Client. Alle Daten werden in einem zentralen Data Warehouse gesammelt, wohin bei Bedarf auch die Ist-Finanzdaten der Eingangsrechnungen – idealerweise gemappt auf die Investitions-ID – integriert werden. Durch simulierte Workflows können das Controlling oder die Anlagenbuchhaltung die Investitionsvorschläge mit weiteren Informationen ergänzen. Dies bildet dann die ideale Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. In Zusammenspiel mit dem anschließenden Investitionscontrollings können die Schritte des Einkaufs, der Inbetriebnahme und sogar des Monitorings im fortlaufenden Betrieb auch transparent verfolgt und gesteuert werden. Gleichzeitig ist es den Kostenstellenleitern möglich, das Ergebnis jeden Schritts per Leserechte transparent mit dem Webclient zu verfolgen. So bleibt z.B. immer ersichtlich, welche Investitionen von der Geschäftsführung bewilligt wurden oder aus welchem Grund auch nicht. Das fördert auch die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter weiterhin an der Investitionsplanung mitzuwirken.

Sie möchten mehr über unsere Lösungen zur Investitionsplanung und zum Investitionscontrolling erfahren? Dann zeigen wir Ihnen diese gern in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns über das Formular auf der linken Seite.

Integration der Anlagenbuchhaltung für das Finanzcontrolling oder Investitionsplanung

Daten zu Anlagen und Abschreibungen automatisiert in das Finanzcontrolling oder die Investitionsplanung übernehmen – Integration der Anlagenbuchhaltung von SAP-AA, Sage Office Line, Addison, Microsoft Dynamics NAV und CSS eGecko

Bereichern Sie Ihr Finanzcontrolling oder Ihre Investitionsplanung um die Daten zu Ihren Anlagen und deren Abschreibungen – und zwar ganz einfach per Knopfdruck. Der SX Integrator ermöglicht bereits die Integration der Anlagenbuchhaltung von SAP-AA, Sage Office Line, Addison, Microsoft Dynamics NAV und CSS eGecko.

Sei es für ein genaueres Konzernreporting bei der legalen Konsolidierung oder die Beschleunigung der Investitionsplanung – die Daten von Anlagen und Abschreibungen automatisiert in das Finanzcontrolling oder die Planung zu übernehmen, macht in einigen Szenarien Sinn. Im Zuge der Anforderungen unserer Kunden haben wir bereits die Integration der Anlagenbuchhaltung der folgenden Systeme mit Erfolg umgesetzt:

Es werden sowohl die Daten aus dem Anlagenstamm, d.h. die Anlagenkontonummer und -bezeichnung sowie die Anlagenbewegungen d.h. Anlagekonto, Bewegungsart, Periode und Wert in das Planungs- oder BI-Tool integriert.

Aber auch für nicht genannte Systeme lässt sich eine Integration der Anlagenbuchhaltung – sofern im ERP-System vorhanden – unkompliziert vornehmen. Eine Erweiterung des bereits bei Ihnen eingesetzten SX Integrators oder dessen Neuinstallation für eines unserer bereits standardisiert angebundenen Systeme nehmen wir zum Festpreis vor. 

Bewegungen von Anlagen genau nachvollziehen und die Investitionsplanung durch automatisierte Abschreibungen vereinfachen

Die Integration der Anlagenbuchhaltung und damit die automatisierte Übernahme von Daten und Bewegungen zu Anlagen sowie Abschreibungen erweist sich im Finanzcontrolling als sinnvoll, wenn beispielsweise im Konzernreporting und der legalen Konsolidierung größere Klarheit darüber bestehen muss, welche Anlagebewegungen genau stattgefunden haben. Aus den Daten der Finanzbuchhaltung ist das nicht immer ersichtlich, da dort mehrere Anlagengüter oft auf einem Sachkonto zusammengefasst sind und nur die Gesamtbewegung angezeigt wird.

Bei der Investitionsplanung erspart die automatisierte Übernahme der Abschreibungswerte eine manuelle Fortschreibung der Werte in der jeweiligen Planungslösung. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich Änderungen im Abschreibungsplan wie z.B. Änderung der Nutzungsdauer oder nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die die Restnutzungsdauer verlängern, ergeben.

Unterlagen zur BVCB Anlagenbuchhaltertagung

Fazit zur 9. BVBC Anlagenbuchhalter-Tagung 2018: „Mit uns redet ja keiner!“ und warum die Investitionsplanung die Anlagenbuchhaltung dringend braucht

Saxess Software war zum ersten Mal auf der BVBC Anlagenbuchhalter Tagung in Mönchengladbach dabei, nicht nur um die letzten Updates zu IFRS 16 Leases zu erfahren und Interessierten die SX DataFactory IFRS 16 Leasingvertragsmanagement-Lösung zu präsentieren, sondern auch um weitere Trends in der Anlagenbuchhaltung und Investitionsplanung zu entdecken.

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Aufzeichnung Webinar „Investitionen planen, wo sie entstehen“ – Mit SX DataFactory

In diesem Webinar lernen Sie, wie Sie Investitionen planen können, wo sie entstehen. Präsentator Gerd Tautenhahn zeigt zu Anfangs ein typisches Projektszenario, wie Unternehmen Investitionen planen und dabei u.a. folgende Fragestellungen beantworten müssen:

  • Geht es um Ersatz- oder Erweiterungsinvestitionen?
  • Steuert die Anlageklasse die Nutzungsdauer oder muss die Nutzungsdauer ggf. übersteuert werden?
  • Müssen wie bei umfangreichen Investitionen Teilaktivierungen und Folgeaktivierungen berücksichtigt werden
  • Soll es einen Entscheidungsprozess für die Genehmigung der Investitionsplanung geben?

Im folgenden werden verschiedene Templates, der excelnahen aber Datenbankbasierten Lösung SX DataFactory gezeigt, die dafür verwendet werden können, Investitionen zu planen, darunter z.B.:

  • eine Standard Investitionsliste
  • Template für Investitionen mit Teilaktivierungen
  • Template für Investment-Vorschläge/Investment Proposals
  • Template für den Investitionsgüterkatalog
  • Template für einen Entscheidungsprozess beim Investitionen planen
  • Template für Anlageklassen mit Nutzungsdauer
  • Diverse Auswertungen/Übersichten der Abschreibungen auf Neuinvestitionen
  • uvm.

Was klar wird: Investitionen planen ist ein hoch komplexes Thema und bedarf oft einer individuell gefertigten Lösung. In diesem Beispiel wird deutlich, dass SX DataFactory die nötige Flexibilität und Einfachheit in der Bedienung besitzt, dass Kunden größtenteils selbstständig Templates nach Ihren Bedürfnissen anpassen können und somit auch ihre Investitionen invidivdueller planen können.

Bussiness Intelligence und Controlling ganz natürlich – Corporate Plannings Natural BI Summit begeistert über 260 Teilnehmer

Saxess Software-Vorträge Personalplanung en Detail und Investitionsplanung stoßen auf große Ressonanz

Letzte Woche ging die erste Natural BI Summit vom Business Intelligence- und Planungslösungshersteller Corporate Planning äußerst erfolgreich zu Ende und entließ über 260 zufriedene Teilnehmer mit neuen Ideen in ihren Arbeitsalltag. Ein Event, nicht nur mit grandiosem Ausblick über Hamburg, sondern auch in die Zukunft der Unternehmensplanung. Und das ganze erfrischend natürlich.

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