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Studie: Unternehmen planen jährlich und nutzen überwiegend für die Budgetplanung Excel

Neue Studie: Unternehmen planen überwiegend jährlich und nutzen trotz Planungssoftware für die Budgetplanung Excel

Zerrissen zwischen Anspruch und Realität – so möchte man es bezeichnen, wie in 2019 Unternehmen planen und wie eine Studie des Internationalen Controller Vereins (ICV) in Kooperation mit der Thining Networks AG aufgedeckt hat. Denn trotz vieler funktionsreicher Planungstools am Markt wird regelmäßig immer noch überwiegend jährlich geplant und trotz dediziertem Planungstool immer noch für die dezentrale oder zentrale Budgetplanung Excel eingesetzt. Warum, versuchen wir aus den Umfrageergebnissen zu ergründen.

Eine neue Studie vom Internationalen Controller Verein in Kooperation mit der Thinking Networks AG zum Thema „Unternehmensplanung als Gemeinschaft lösen“ wirft ein genaueres Licht auf die Prozesse und Probleme, wie heute Unternehmen planen. Diese wurde im Zeitraum von Juli bis August 2019 mit 212 Teilnehmer/innen aus dem gesamt deutschsprachigen BI-Markt durchgeführt. Neben einem von der Mehrheit der Befragten geteilten Bewusstsein, dass die Bedeutung der Unternehmensplanung gestiegen ist, findet sich ein Festhalten an bewährten, jährlichen Planungszeiträumen sowie an Controllers Lieblings-Tool Excel – trotz vieler ausgeklügelter Planungstools am Markt. Wie ist das zu erklären? Wir haben dafür die Studien-Ergebnisse in 3 Thesen zusammengefasst und eigene Erfahrungen mit unseren Kunden einfließen lassen.

These 1: Unternehmen planen immer noch regelmäßig jährlich – Angst vor komplexer Excel Budgetplanung oder einfach ausreichend fürs Geschäftsmodell?

Obwohl 62% der Befragten angaben, dass die Bedeutung der Planung im Unternehmen gestiegen ist, erscheint es ungewöhnlich, dass bei 81% von ihnen regelmäßig immer noch jährlich geplant wird. Nur 28% der befragten Unternehmen planen quartalsweise und nur 15% sogar monatlich. Jedoch scheint es zwischendurch auch einmal den Bedarf zu geben, Ad-hoc zu planen oder die Planung zumindest nachzuschärfen, denn nur 47% gaben „jährlich“ als ihr kleinstes Intervall der Planung an. Trotzdem ist auch das noch eine hohe Zahl. Knapp über die Hälfte der Befragten plant damit zwar unterjährig, aber die wenigsten, nämlich nur 12%, monatlich. Wie kann das zusammen gehen?

Erhöhte Planungsanforderungen in Komplexität, Detailtiefe und mehr Zeitdruck

Zur Erklärung ziehen wir die Antworten zu den Planungsanforderungen heran. Die Befragten erkennen mehrheitlich an, dass die Komplexität der Planung merklich gestiegen ist (73%), mehr Planungsdetails verlangt werden (58%) und der Zeitdruck zugenommen hat (54%). Möglicherweise sind die beiden erstgenannten Eindrücke auch der Grund dafür, dass immer noch überwiegend regelmäßig jährlich geplant wird, da in kürzeren Intervallen diese Anforderungen sonst nicht zu erfüllen sind. Auch der letztgenannte Aspekt des Zeitdrucks lässt jetzt nicht gerade darauf schließen, dass eine jährliche Planung alles andere als Däumchen-Drehen für alle Beteiligten ist. Entweder sind da die Planungsprozesse noch zu ineffizient, z.B. durch fehlende automatisierte Integration von Ist-Daten aus unterschiedlichen Systemen oder eben die Konsolidierung von Budgetplanung Excel-Listen. Offensichtlich ist aber auch das Bestreben schneller und damit vielleicht in kürzeren Abständen – wenn auch nur Adhoc – zu planen ersichtlich, denn auch das könnte den gestiegenen Zeitdruck erklären. Doch zum regelmäßigen, effizienten Prozess ist es noch ein weiterer Weg.

Möglich wäre aber auch ganz einfach die folgende Interpretation: Jährliche Planungszyklen sind vielleicht ausreichend für das eigene Geschäftsmodell. Zugegeben sind die Steuerungsmöglichkeiten des Unternehmens bei einer jährlichen Planung etwas begrenzt, aber auch die wenigsten Unternehmen haben eine so wettbewerbsintensive oder von Veränderungen gezeichnete Marktposition, dass sie monatlich planen müssen. Ein guter Kompromiss könnte da die quartalsweise Unternehmensplanung sein, die ja auch schon von mehr als ein Viertel der befragten Unternehmen regelmäßig durchgeführt wird.

These 2: Unternehmen planen höchst unterschiedlich aber mit wenig Personen überwiegend im Gegenstromverfahren – Einfachheit und Flexibilität als Grund, warum immer noch für die Budgetplanung Excel genutzt wird    

So gerne Standardlösungen für die Unternehmensplanung genutzt werden, um so häufiger muss doch festgestellt werden: Den einen Standard gibt es ganz selten, denn Unternehmen planen doch sehr individuell. Das beginnt schon bei der am Planungsprozess beteiligten Personen. Knapp weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen plant mit weniger als 10 Personen. Als nächstgrößere Gruppe werden 25-50 Personen (32%) angegeben. Bei dem Versuch der Studie, Rückschlüsse von der Anzahl der planenden Personen auf die Gesamtmitarbeiterzahl und damit Unternehmensgröße zu ziehen, fällt auf, dass im unteren Mittelstandsbereich ( 251-499 Mitarbeiter) überwiegend 5-10 planende Personen anzutreffen sind (37%), dicht gefolgt von entweder weniger als 5 planende Personen (27%) oder zwischen 25-50 Personen (27%). Im gehobenen Mittelstand (500-999 Mitarbeiter) ist zwar die Gruppe der 25-50 planenden Personen mit 41% stärker vertreten, aber auch dort plant knapp ein Viertel der befragten Unternehmen entweder mit 5-10 Personen (20%) oder sogar mit weniger als 5 Personen (20%). Eine klare Tendenz zu einem Standard wird hier nicht sichtbar.

Gegenstromverfahren üblich und Flexibilität von Excel sticht Planungstools aus

Erstaunlich erscheint dabei die mehrheitliche Aussage von 75% der befragten Unternehmen, dass sie im Gegenstromverfahren planen, wobei dies wohl vor allem zusätzlich zu Bottom-Up-Planungen (21%) und Top-Down-Planungen (23%) geschieht. Hier ist die geringere Anzahl von Planenden natürlich ein Vorteil, weil es das dezentrale Element des Gegenstromverfahrens durch Aussparung effizienter gestaltet. Genauso überraschend ist die Aussage, dass trotz dedizierter Planungssoftware überwiegend für die dezentrale Plandatenerhebung meist im Zuge der Budgetplanung Excel eingesetzt wird. Insgesamt 83% der befragten Unternehmen gaben das an.  Geschätzt wird daran vor allem der geringe Schulungsbedarf (30%) und dass die Software zu den bereits vorhandenen Boardmitteln des Unternehmens gehört (16%). Nur 11% der Befragten gab auch an, dass Excel alle notwendigen Funktionen für die Planungsaufgabe mitbringt. Ein noch klarerer, nicht abgefragter Grund für die Beliebtheit von Excel in der Unternehmensplanung könnte aber auch seine Flexibilität sein. Es ist so vielseitig und kann deshalb die unterschiedlichsten Lücken füllen, die von dedizierter aber oft auch starrer Planungssoftware nicht abgedeckt wird.

Manueller Aufwand keine Investition: Verhältnis von Investition und Leistung der dezentralen Planung als gut eingeschätzt

Zu guter Letzt wird das Verhältnis der Investition gegenüber der Leistung einer dezentralen Planung mit insgesamt 68% überwiegend als befriedigend (37%) und gut (29%) bezeichnet – vermutlich aufgrund der großen Planungsabstände, der geringen Zahl der Planungsverantwortlichen und dabei der kostengünstige Einsatz von Excel. Mit einer geringen Investition wurden auf diese Weise positive Ergebnisse wie z.b. eine höhere Genauigkeit oder Realitätsnähe der Planung erreicht. Dabei hat dieses Ergebnis bei 63% der befragten Unternehmen auch schon mehr als 1 Monat Aufwand erzeugt. 25% hingegen schaffen es in mehreren Wochen. Hier wäre eine genauere Nachfrage, um wieviel Monate es sich im Schnitt handelt, interessant gewesen. Offensichtlich schmälert der Aufwand nicht das Ergebnis und wir nicht oder nur beschränkt als Investition gesehen.     

These 3: Egal, wie Unternehmen planen, die Datenzusammenführung, d.h. die Datenintegration und eine einheitliche Datenbasis sind bei der Budgetplanung mit Excel die größten Herausforderungen

Trotz überwiegender Zufriedenheit mit dem dezentralen Planungsprozess, gilt es für knapp mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen (51%) als Herausforderung, die erhobenen Daten zusammen zu führen. Dieser Prozess wäre softwareseitig nur unzureichend unterstützt. Das kann sich auf den zusätzlichen, manuellen Aufwand bei der Konsolidierung zahlreicher Excellisten beziehen, muss es aber nicht zwingend. Auch unterschiedliche Systeme und eine fehlende Datenintegration zwischen beiden kann ein Punkt sein – auch im Hinblick auf die Einbeziehung von Ist-Daten. Das Bewusstsein für die Notwenigkeit einer einheitlichen Datenbasis ist also durchaus gegeben. Als weitere Punkte werden die fehlende Prozessübersicht und Steuerungsfunktion (35%) und die mangelnde Transparenz in der finalen Planung im dezentralen Planungsprozess angesehen (35%). Wobei bei dem erstgenannten Punkt die technische Unterstützung des dezentralen Planungsprozesses, also auch die Planungssoftware, offensichtlich auch mehr Prozesssteuerungskomponenten vertragen könnte. Die Verschmelzung oder zumindest die Integration eines dezentralen Planungs-Tools mit einem Prozessmanagement-Tool scheint hier wünschenswert.

Eine mangelnde Transparenz in der finalen Planung kann auch nur darauf zurückgeführt werden, dass die Teilpläne der dezentralen Planung nicht genügend in die Hauptplanung integriert sind. Das mag einerseits der Fall sein, wenn für die dezentrale Budgetplanung Excel genutzt wird und andererseits aber auch die Planungssoftware für die Hauptplanung nicht detailliert genug ausgerichtet ist. Zwangsläufig muss dieser Mangel in einem Ausweichen auf Excel oder einem anderen Detailplanungstool, wie z.B. unsere SX DataFactory gelöst werden, wenn man dezentral planen und dann diese kleinteiligen Ergebnisse gesammelt und zentral analysieren will. Weiterhin spannend aber nicht wirklich überraschend ist auch der Fakt, dass 18% der befragten Unternehmen die Bindung von viel Zeit und Ressourcen eines Software-Roll-outs scheuen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine ideale Kombination von Datenintegration und/oder das Excel-nahe einsammeln aber zentrale Speichern von dezentralen Plandaten sowie eine flexible, detaillierte Planungslösung den regulären jährlichen Planungsprozess der befragten Unternehmen beschleunigen könnten, sodass auch diese pro Quartal oder sogar monatlich planen könnten.

Wenn Sie daran Interesse haben, dann stellen wir Ihnen gern einmal unsere Datenintegrationslösung SX Integrator und unsere Detailplanungslösung SX DataFactory in einer Webdemo vor. Kontaktieren Sie uns einfach!      

Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten (Teil 2)

Im ersten Teil unserer Blogartikel-Reihe über die Herausforderungen der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten, haben wir die am häufigsten vorkommenden Anforderungen analysiert und sind auf die Schwierigkeit einer dynamischen Ressourcenplanung eingegangen. Jetzt betrachten wir die wechselnde Zuordnung von Mitarbeitern zu Kostenstellen und schwankende Teilnehmerzahlen.

1.    Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Mitarbeiter mit monatlich wechselnder Kostenstellenaufteilung und dezentrale Planung durch die Teamleiter

In der beruflichen Weiterbildung haben Mitarbeiter generell ein sehr breites Aufgabenfeld und führen demnach mehrere Maßnahmen durch. Diese wechseln zudem noch jede Woche. Das heißt auch die Kostenstellenzuordnung der Mitarbeiter ändert sich, was die Planungsprozesse verkompliziert. Hinzu kommen natürlich noch typische Änderungen in der Lohnberechnung, die ebenfalls einkalkuliert sein sollten. Darüber hinaus ist es auch für das Controlling von Weiterbildungsinstituten wünschenswert, wenn die Teamleiter, auch Profitcenter-Owner genannt, die Planung selbstständig durchführen können. Wird dieses Vorhaben wie so oft mit Excel umgesetzt, finden sich dann unterschiedliche Datei-Versionen im Umlauf und die Zusammenführung der unterschiedlichen Datenquellen kostet wertvolle Zeit und oft auch Genauigkeit in der Endberechnung. Darüber hinaus begleitet einen dauerhaft das Gefühl, dass Formeln hätten herausgelöscht oder verändert werden können, woraufhin eine noch aufwendigere Fehlersuche beginnt.

Lösung:

Das Problem der flexiblen Kostenstellenplanung in der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten löst sich in erster Hinsicht einmal dadurch, dass überhaupt eine Planung auf Kostenstellen möglich ist. Im zweiten Schritt lässt sich die Dynamik nur durch eine tagesaktuelle Datenintegration der Daten aus der Lohnbuchhaltung in das Planungssystem abbilden. Mit einer performanten Schnittstelle, wie unserer SX Integrator für DATEV, lassen sich diese zum Beispiel aus DATEV per Knopfdruck extrahieren und einfach, schon nach Kostenstellen sortiert in die Planungslösung eingespielt. Dann passt sich mit jedem neuen Datenimport auch die Unternehmensplanung dynamisch an. Um Lohnänderungen entsprechend einzuplanen, empfiehlt sich auch die Verwendung eines indizierten Lohnmodells

Das Chaos von ausgetauschten Excel-Listen lässt sich am Besten durch eine datenbankbasierte, aber immer noch Excel-nahe Lösung mit Web-Oberfläche lösen, wie bei unserer SX DataFactory. Dann können Teamleiter die geforderten Planungswerte einfach über den Internet-Browser in einem einheitlichen, festgelegten Format eingeben, ohne Gefahr zu laufen, Formeln zu löschen. Alle erfassten Daten werden zentral in einem Data Warehouse gespeichert. So hat die genutzte Planungslösung immer direkten Zugriff auf die Daten, die gerade benötigt werden. Wenn auch die IST-Daten, die per Schnittstelle aus den ERP oder FIBU-Systemen integriert werden, ebenfalls in diesem Data Warehouse gespeichert werden, lassen sich auch ganz einfach Soll- und Ist-Vergleiche erstellen, um die Unternehmensplanung kontinuierlich nachzuhalten.

2.    Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Unterschiedlichste Teilnehmertypen und schwankende Teilnehmerzahlen

Typischerweise finden sich bei der beruflichen Weiterbildung analog zum breiten Angebotsportfolio auch die unterschiedlichsten Teilnehmertypen. Da fängt die Unterscheidung schon beim Alter an, geht über den Schulabschluss oder bereits erworbene berufliche Kenntnisse bis hin zur Dauer der bewilligten Maßnahme. Ebenso schwanken die Teilnehmerzahlen, und das nicht nur, weil sich einige mehr den weiterbildenden Maßnahmen verpflichtet fühlen als andere. Einige schließen eine Maßnahme vielleicht besonders schnell ab und andere brauchen etwas länger. Wieder andere bekommen einen neuen Job oder die Maßnahme wird vom Leistungsträger nicht mehr länger bewilligt. Auch das bringt Bewegung in die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten.

Lösung:

Auch hier ist es wichtig, erst einmal die Vielfalt der Teilnehmertypen in der Planungslösung abbilden zu können, das heißt, individuell neue Typen in die Planung aufzunehmen, zu erweitern oder löschen zu können. Weiterhin hilft die Erstellung eines Deflationsindex, um die Teilnehmerentwicklung in Tendenzen anzunehmen. Die Berechnung dieses Index speist sich aus den IST-Daten der vorherigen Jahre und kann auch hier bei einheitlicher Datenhaltung im Data Warehouse entsprechend der aktuellen Werte angepasst werden.

Schlussendlich lässt sich sagen, dass die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten durchaus dynamisch durchgeführt werden kann, wenn eine gute Integration der IST-Daten besteht, eine einheitliche Datenhaltung im Data Warehouse und eine Planungslösung eingesetzt wird, die selbst flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassbar ist – auch ohne Programmieraufwand.

Sind Sie ein Weiterbildungsinstitut und haben mit anderen Herausforderungen zu kämpfen? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie unten ein Kommentar schreiben.

Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen (Teil 1)

Berufliche Weiterbildung ist ein weites und kostenintensives Feld, dessen effiziente Bewirtschaftung von einer äußerst flexiblen Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen abhängt. Denn nicht nur die Verteilung von Ressourcen und Mitarbeiter ist äußerst dynamisch, sondern auch die Teilnehmerzahlen sind es. Im Folgenden beschreiben wir die gängisten Anforderungen an sowie die wichtigsten Komplexitätstreiber in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen und zeigen auf, wie sie gelöst werden können.

In der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen dringend benötigt: Transparenz über Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen und verlässliche Dateneingaben

Generell kann über die Anforderungen an die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen gesagt werden, dass sie sich nicht so groß von denen anderer Unternehmen unterscheiden. So werden auch hier lange Planungsprozesse, eine aufwendige und fehleranfällige Dateneingabe sowie -übernahme und sowohl die Intransparenz der Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen als auch die Intransparenz der Ressourcenauslastung des Teams bemängelt.

Besonders werden diese Anforderungen nur im Kontext der doch speziellen Geschäftsprozesse von Weiterbildungseinrichtungen. Dazu gehören z.B. die unterschiedliche Dauer der beruflichen Weiterbildungen (zwischen 2 Tagen und 4 Jahren), die wöchentlich wechselnde, große Bandbreite von eingesetzten Ressourcen oder die vielfältigen Tätigkeitsprofile von Mitarbeitern unter unterschiedlichen Kostenstellen. Hier kommt ordentlich Bewegung in die Wirtschaftsplanung.

Auch unter dem hohen Kostendruck der Leistungsträger, wie z.B. den gesetzlichen Rententrägern, Berufsgenossenschaften sowie Arbeitsagenturen, sind in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen folgende Punkte besonders wichtig:

  • Planung und tagesgenaues Controlling bis auf Produktebene
  • Ausweis der Maßnahmen- und Team-Deckungsbeiträge zum Planungszeitpunkt
  • Möglichkeit zur Bewertung von Szenarien (wie z.B. Preisvariationen oder Angebotsportfolio)
  • Erkennen und Bewerten von Minderauslastungen (Leerkosten)
  • Deutliche Verbesserung von Planungsdauer-, -transparenz und -qualität

Dem stehen oft eine getrennte Erlös- und Kostenplanung auf Teamebene sowie verschiedene Systeme für die Lohnbuchhaltung und die Vertragsverwaltung entgegen, die ein Ins-Verhältnis setzen der relevanten Daten erschwert und damit auch die Berechnung von Szenarien aufwendig macht.

1.    Herausforderung: Flexible Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen mit umfangreichen Maßnahmen und dynamischer Ressourcennutzung

Klassischerweise sind die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung in Weiterbildungseinrichtungen sehr breit aufgestellt und reichen von der kaufmännischen und gewerblich-technischen Ausbildung bis hin zum Rehabilitationsvorbereitungstraining für Personen mit psychischen und/oder sozialen Problemen. Folgende Herausforderungen erwachsen aus diesem Tatsachenbestand:

  • Breite Palette an unterschiedlichen Maßnahmen und Ressourcen
  • Wöchentlich wechselnde Ressourcen pro Maßnahme
  • Aber auch an Teilnehmer gebundene Ressourcen
  • Teilen von Ausbildungsressourcen unter mehreren Teilnehmern, indem Ausbildungsteile konsolidiert werden
  • Ressourcen mit Folgeressourcen z.B. Raum mit PCs, Maschinen und Lizenzen

Lösung:

Aufgrund der breiten Produktpalette ist eine äußerst detaillierte Erfassung dieser für die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen unablässig. Doch die Produktpalette und damit die angebotenen Maßnahmen sind bei jeder Einrichtung sehr individuell zusammengestellt, weshalb hier nur eine Planungslösung unterstützen kann, die einen hohen Detaillierungsgrad aber auch viele Individualisierungsmöglichkeiten zulässt. So muss sowohl eine flexible Gruppierung von Ressourcen sowie eine kurzzeitige oder wöchentliche Maßnahmenplanung möglich als auch bestimmte Abhängigkeiten definierbar sein. Dann lässt sich auch sehr einfach eine Verrechnungspreisermittlung von solchen Ressourcengruppen verwirklichen.

Lesen Sie hier den 2. Teil des Artikels->

Unser neues Baby - Unser Blog Unternehmenssteuerung mit Saxess

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Dann Herzlich Willkommen in unserem neuen Blog Unternehmenssteuerung mit Saxess!

Hier werden Sie fündig zu allen Themen der modernen, operativen Unternehmenssteuerung, angefangen bei der Planung bis hin zur Integration mit Drittlösungen wie z.B. ERP-Systemen oder anderen Planungslösungen.

Wir möchten Ihnen neue Ideen geben, wie Sie Ihre operative Unternehmenssteuerung effizienter gestalten können – und natürlich auch Ihre Ideen und Kommentare hören, um diese gemeinsam weiterzuentwickeln. Oder wieder zu verwerfen. Oder zusammen ganz andere zu Tage fördern. Nutzen Sie dafür gerne die Kommentarfunktion unter den Beiträgen.

Hier stehen Ihr Success, Ihr Erfolg, aber auch unsere Saxess Software-Lösungen SX Integrator und SX DataFactory im Mittelpunkt. Diese sind natürlich aus dem Wunsch entstanden die Unternehmenssteuerung zu erleichtern, dafür verwendete Systeme besser miteinander zu verbinden und eine einheitliche Datenbasis für Ist- und Plan-Daten zu schaffen. Aber Sie werden hier genauso Tipps & Tricks rund um Excel, PowerPivot oder PowerQuery finden, die uns die Arbeit erleichtert haben, Erfahrungsberichte unserer Kunden, Kommentare zu Veranstaltungen, die wir besucht haben und zu aktuellen Themen im Controlling.

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Dann bleibt uns abschließend nur noch zu sagen: Viel Spaß beim Lesen und entdecken!

Ihr Saxes Software-Team

 

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