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Vertragscontrolling unterstützt das Liquiditätsmanagement in der Corona Krise

Liquiditätsmanagement in der Corona Krise: Wie sie jetzt mit detailliertem Vertragscontrolling ihre Liquidität verbessern

Liquiditätsmanagement ist in der derzeitigen Corona Krise für viele Unternehmen das A und O. Umsatzeinbrüche lassen sich nur durch verstärktes Kostenmanagement abfangen. Da viele Sachkosten vertragsgebunden sind, kann jetzt ein detailliertes Vertragscontrolling dabei helfen, die Liquidität ihres Unternehmens zu verbessern.

Die Corona Krise erhebt das Liquiditätsmanagement für alle Unternehmen zur höchsten Priorität. Bei fehlenden Einnahmen geraten automatisch die Ausgaben in den Fokus. In solchen Zeiten macht auch Kleinvieh viel Mist. Doch wer hat schon den Überblick über alle vertragsgebundenen Sachkosten in einem mittelständischen Unternehmen ab 100 Mitarbeiter? Welche Zahlungen stehen in der nächsten Zeit an? Welche Verträge sind zwingend nötig und welche schon längst überflüssig? Und wo kann eine Zahlung vielleicht verschoben oder gestundet werden? Ein detailliertes Vertragscontrolling kann die Antworten dafür geben. Und eine Excel-Liste muss nicht unbedingt der effizienteste Weg sein, den Sie dafür gehen können.

Abteilungsübergreifend vertragsgebundene Kosten aufspüren: Liquiditätsmanagement in der Corona Krise hängt von Vertragsdetails ab

Verschaffen sie sich zuerst einen Überblick über alle bestehenden Verträge ihres Unternehmens. In liquiden Zeiten wird diese Verwaltungstätigkeit gerne vernachlässigt, aber jetzt ist sie unumgänglich. Etwas mehr Zeit ist dafür jetzt auch gegeben. Starten sie mit den Verträgen, die regelmäßige, meist monatliche Zahlungen nach sich ziehen wie z.B. Mietverträge, Strom- und Wasser Telekommunikationsverträge, Leasingverträge, Reinigungsverträge usw.. Durchforsten sie sicherheitshalber die letzten Kontoauszüge nach regelmäßigen Zahlungen, die ihnen nicht gleich in den Sinn gekommen sind. Dann weiten sie ihre Suche nach größeren Zeiträumen, wie quartalsweise oder jährliche Zahlungen aus, wie z.B. Softwarewartungsverträge, ÖPNV-Abokarten, Zeitungsabonnements o.ä.

Wichtig ist nicht nur, dass sie diese Verträge aufspüren und in einer Excel-Liste auflisten. Sondern auch die Vertragsdetails wie Kündigungsfristen, Zahlungsdatum und Zahlungsziel, aber auch den Unternehmensbereich, wie viele Benutzer eine Software hat und der Nutzen, der dahintersteht, sollte aufgeführt werden. Gerade in größeren, mittelständischen Unternehmen kann es vorkommen, dass viele Abteilungen dasselbe Tool nutzen, aber unterschiedliche Verträge abgeschlossen haben oder für gleiche Tätigkeiten unterschiedliche Tools nutzen. Ein abteilungsübergreifendes Vertragscontrolling bringt hier mehr Transparenz und damit sowohl Kostenkontrolle als auch Nutzungskontrolle.

Doch anstatt verschiedentlich zusammen getragene Excel-Listen mit Vertragsdetails in eine Liste zu packen, geht die dezentrale Datenerhebung mit einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung wie z.B. mit unserer DataFactory viel effizienter.

Vertragsmanagement mit DataFactory als Ergänzung zur GUV Planung

Mit Vertragscontrolling die Kündigungsfristen und Zahlungsabflüsse im Blick: Liquidität verbessern durch Vertragskündigungen oder Verhandlungen

Haben sie alle Verträge und deren Details zusammengetragen, dann können sie jetzt nicht nur die vertragsgebundenen Gesamtkosten sehen, sondern auch, wann, welche Zahlungen in welcher Höhe in nächster Zeit anstehen. Eine Übersicht über die Kündigungsfristen zeigt ihnen, welche Verträge sie zudem sehr schnell kündigen könnten und wieviel Kosten dadurch einzusparen sind. Das hilft Ihnen dann auch ihre Kosten zu steuern und damit die Liquidität zu verbessern. Dabei sollten sie nach Nützlichkeit der Verträge sowie die Anzahl von Mitarbeitern, die von einer Einschränkung durch die Kündigung betroffen wären, abwägen. So macht es vielleicht Sinn, die Monatskarten für den ÖPNV erst einmal zu kündigen, da Mitarbeiter im Homeoffice sie derzeit nicht benötigen. Ebenso sind Softwarewartungsverträge bei unkritischem Einsatz der Lösung tatsächlich erst einmal auch verzichtbar. Wir sprechen hier als Software-Dienstleister aus eigener Erfahrung.

Je detaillierter ihr Vertragscontrolling auch die monatlichen Kostenflüsse abbildet, umso genauer können sie Szenario-Rechnungen für ihr Liquiditätsmanagement in der Corona Krise durchführen. Denn wenn eine Kündigung möglicherweise nicht möglich ist, dann hilft vielleicht eine Verhandlung des Zahlungsziels oder die Stundung der Vertragskosten mit ihrem Vertragspartner. Doch dafür sollten sie genau wissen, welche Spielräume sie haben und benötigen. Denn aufgeschoben heißt ja nicht aufgehoben. Sondern alle Kosten stehen dann später auf einmal an. Auch das kann ihre Liquidität gerade in der Anfangsphase nach der Corona Krise stark belasten. Möglicherweise ist eine Teilzahlung dann die bessere Alternative. Da jetzt alle im gleichen Boot sitzen, können sie sicher sein, dass ihre Verhandlungspartner gesprächsbereit sein werden. Doch aus sie müssen die eigene Liquidität im Auge behalten.

Entdecken sie mit detailliertem Vertragscontrolling als Ergänzung zum Liquiditätsmanagement in der Corona Krise ihre vorhandenen Spielräume um ihre Liquidität zu verbessern – auch ganz ohne Excel-Aufwand, denn es gibt bereits gute vorgefertigte Lösungen.

IFRS 16 Leases stellt Vertragsmanagement-Software auf die Probe

Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren: Vertragscontrolling nach IFRS 16 Standard auch für Unternehmen mit HGB-Bilanz von Vorteil

Bisher hat der IFRS 16 Standard und wie ihm entsprechend Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanziert werden die Unternehmen mit HGB-Bilanz nicht groß interessiert. Doch auch wenn das HGB weiterhin keine Ausweisung von Operativem Leasing in der Bilanz verlangt, könnte Ihre Bank bei der nächsten Kreditvergabe danach fragen.

Bereits seit fast einem Jahr ist der neue IFRS 16 Standard, nach dem vorrangig deutsche DAX-Unternehmen Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren müssen, in Kraft. Unternehmen mit HGB-Bilanz hören bei dem Thema immer noch weg. Interessiert mich nicht, betrifft mich nicht, heißt es oft. Solange das HGB mit seiner „Bilanzneutralität“ noch leasingfreundlich eingestellt ist und das Operative Leasing nicht in der Bilanz ausgewiesen werden muss, scheinen sie zumindest rechtlich gesehen auf der sicheren Seite. Doch der IFRS 16 Standard zieht trotzdem seine Kreise – und zwar bei den Banken.

Rating von Banken stark vom IFRS 16 Standard beeinflusst: Kreditvergabe an Unternehmen mit HGB-Bilanz verlangt mehr Details zu Verträgen im Leasing und macht Vertragscontrolling nötig

Durch ihre starke internationale Vernetzung beeinflusst der neue IFRS 16 Standard für die Leasingbilanzierung auch die deutschen Banken. Denn deren interne Ratingmodelle für die Kreditvergabe müssen mit den divergierenden Bilanzierungsstandards umgehen können. Da Banken- und Ratingagenturen einen größeren internationalen Fokus haben, richten sie sich eher nach dem neuen Bilanzierungsstandard. Das hat entweder umfangreichere Berichtswünsche oder Ratingveränderungen zufolge. Deshalb liegen bei einer Finanzierung die Unternehmen mit HGB-Bilanz vorne, die ihre Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren oder zumindest durch ein Vertragscontrolling nach dem IFRS 16 Standard Ihre Leasingverbindlichkeiten transparent nachweisen können.

Investoren halten es ähnlich wie die Banken, da sie nicht verschiedene Bilanzierungspraktiken unterschiedlicher Länder im Blick behalten können. Hier gewinnen auch die HGB-Bilanzierer, die transparent ihre wirtschaftliche Verfassung darlegen können – ohne aufwendige Recherche im Kleingedruckten eines Bilanz-Anhanges.

Detailliertes Vertragscontrolling um Verträge im Leasing nach IFRS 16 zu bilanzieren: Erfüllung des IFRS 16 Standard mit Excel-naher aber datenbankbasierter Lösung

Nun denken sich viele Unternehmen mit HGB-Bilanz, dass so ein Vertragscontrolling nach IFRS 16 Standard einfach mit einer Excel-Liste umgesetzt werden kann. Oft wird ein rudimentäres Vertragsmanagement bereits von der Verwaltung oder Organisation des Unternehmens geführt – bevorzugt in Excel. Doch bei Leasingverträgen, die nach IFRS 16 bilanziert werden sollen, müssen mehr als die üblichen Vertragsdetails erfasst oder berechnet werden wie z.B.

  • Stammdaten des Vertrags
  • Zu zahlende Raten
  • Bereits gezahlte Raten
  • Variable Zahlungen
  • Zinssätze (wenn bekannt) sonst Berechnung durch ein Näherungsverfahren
  • Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss, „lease incentives“
  • Vertragslaufzeiten
  • Kaufpreisoptionen
  • Vereinbarte Entschädigungszahlungen
  • Servicekomponenten

Diese Detailfülle resultiert aus der unterschiedlichen Betrachtung von Leasingverträgen nach IFRS 16, wo konsequent zwischen Finanzierung und Dienstleistung unterschieden wird.

Eine Excelliste ist für Details und Berechnungen von mehreren 100 Leasingverträgen nicht ausgelegt und kann Berechnungsfehler aufweisen. Sollten mehrere Personen diese Liste bearbeiten, dann können durch unterschiedliche Excel-Versionen Formatierungen und Berechnungen geändert werden. Doch für ein effizientes Vertragscontrolling, mit welchem Sie auch die Verträge im Leasing nach IFRS 16 bilanzieren können, muss sich nicht gleich eine komplett neu zu erlernende IFRS 16-Software angeschafft werden. Besonders die Lösungen der Wirtschaftsprüfer sind oft sehr mächtig, unflexibel und unhandlich zu bedienen. Die Lösung könnten Dankenbank-basierte Tools mit Excel-Oberfläche sein, wie z.B. unsere SX DataFactory. Der Vorteil besteht in einem geringen Schulungsbedarf, da mit einer bekannten Oberfläche gearbeitet wird, aber die Daten sicher in einer Datenbank gespeichert und viel einfacher weiterverarbeitet werden können.

Kosteneinsparungen durch ein flexibles Tool für Vertragscontrolling & Anwendung der Trennung von Leasing und Services

Wird das Vertragscontrolling mit einem flexiblen Tool umgesetzt, mit dem Sie sowohl normale Verträge als auch Leasingverträge, die nach IFRS 16 Standard bilanziert werden müssen, erfassen, sparen sie bares Geld. Einmal natürlich durch den Einsatz eines einheitlichen Tools.

Andererseits auch durch die Kostentransparenz, welche mit einem Vertragscontrolling von Leasingverträgen erzielt wird. Nach Berechnungen von Experten lassen sich allein bei den Dienstleistungen Einsparungen von 5 % bis 10 % erzielen. Durch eine Umstellung auf ein „Open-End“-Leasingmodell sind Einsparungen von weiteren 10 % möglich. Im Gegensatz zum gängigen Closed-end-Model mit fester Laufzeit und Kilometerabrechnung wird der Restwert nicht aufgrund grober Annahmen fixiert, sondern er ergibt sich aus dem fairen Weitervermarktungserlös bei Vertragsende.

Wenn Sie mehr zu unserer IFRS 16 Lösung SX DataFactory erfahren möchten, zeigen wir sie Ihnen gern in einer unverbindlichen Webdemo. Kontaktieren Sie uns einfach! 

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