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Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen des EJF geht jetzt dezentral viel schneller

Dezentral schnell: Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit zentraler, sicherer Datenhaltung beim Evangelischen Jugend- und Fürsorgewerk (EJF gemeinnützige AG)

Die Abbildung der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen in Excel und sogar handschriftlich war wie bei vielen Unternehmen der Sozialwirtschaft auch beim EJF gängig. Dies bedeutete aber einen hohen Aufwand und ein gewisses Fehlerpotenzial verschiedene Datenformate zusammenzufügen. Mit SX DataFactory gelingt dem EJF jetzt bereits im 3. Jahr eine dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung, die mehr als doppelt so schnell und vor allem sicher durch eine zentrale Datenbasis ist.

Immer gerne noch mit Excel: Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen wird oft mit dem beliebten Tabellenverarbeitungsprogramm bewältigt. Grund dafür ist sicher auch, dass gerade in der Sozialwirtschaft Wirtschaftsdaten dezentral aus verschiedenen Einrichtungen und Häusern erhoben werden müssen, die nur Board-Mittel zur Verfügung haben. Auch die Schulung für eine andere Softwarelösung erscheint zu aufwendig, wenn der Wirtschaftsplanungsprozess nur einmal im Jahr durchgeführt wird. Doch der Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Zusammenführen diverser Excel-Listen ist nicht zu unterschätzen. Das bemerkte auch das EJF, welches den Wirtschaftsplanungsprozess schon immer dezentral organisiert hat, aber dabei sehr individuell vorging.

Auf der Suche nach Optimierung: Individuelle, handschriftliche oder Excel-Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF

Nicht nur die Form der Datenerfassung im Zuge der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF war individuell und reichte von Excel-Listen bis hin zu handschriftlichen Notizen. Sondern auch die Form und der Aufbau der Planung war höchst individuell. Dies führte zu einem enormen Aufwand, die verschiedenen Formen und Arten in eine einheitliche Excel-Liste zusammenzuführen. Ein erster Schritt der Optimierung war dann eine gemeinsame Excel-Liste, die aber auch durch Änderungen der Formatierung keine verlässliche Datenhaltungsquelle war. Letztendlich bot die SX DataFactory mit ihrer Excel-nahen Oberfläche aber zentralen Datenspeicherung in einer Datenbank die flexible aber sichere Alternative für die Wirtschaftsplanung vom EJF.

Um einen schnellen Projektstart in 2016 zu realisieren, wurde SX DataFactory anfangs in einer Cloud-Umgebung aufgebaut, die der EJF aber 2017 durch eigene Ressourcen abgelöste. Von einem System zur einfachen Erfassung von GuV-Plandaten auf Kostenstellenebene mauserte es sich in den Folgejahren zum umfassenden Tool für Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit Sachkostenplanung, Erlösplanung und Investitionsplanung. Dabei bewies es sowohl seine Flexibilität im Bereinigungsprozess der Kostenstellenstruktur als auch seine Vielseitigkeit im Einsatz als Vertragsmanagement-Tool für Miet-, Erbpacht-, und Darlehensverträge außerhalb der Wirtschaftsplanung. Im einmal im Jahr stattfindenden, dezentralen Planungsprozess erfassen nun etwa 100 Kostenstellen-Leiter ihre Planzahlen für etwa 700 Kostenstellen im Excel- oder Webclient von SX DataFactory, wobei einige davon auch zentral geplant werden.

Mehr zum Projekt lesen Sie hier in der Saxess Story vom EJF:

Saxess Story zur Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen den EJF

Nicht mehr 9 sondern 3 Monate: Dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen ist mit SX DataFactory schnell, flexibel und sicher

Nach mittlerweile 3 Planungszyklen mit SX DataFactory und diversen Anpassungen zur Optimierung des Planungsprozesses liegen die Vorteile für das EJF klar auf der Hand, denn nicht nur der Prozess der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen an sich konnte merklich verkürzt werden, sondern auch in vollem Umfang von der Flexibilität und Einfachheit des Systems profitiert werden. Das bedeutet im Einzelnen:

  • Verkürzung des dezentralen Planungsprozesses mit 3 Mitarbeitern im Controlling von 9 Monaten auf 3 Monate
  • Umfassende und akkuratere Wirtschaftsplanung mit der Berücksichtigung der Aspekte Erlöse und Investitionen, perspektivisch von Sachkosten & Verträgen
  • Mehr Flexibilität & Eigenständigkeit durch eigene Anpassung oder Erstellung von Planungsmasken
  • Höhere Qualität der Planungsdaten, da realitätsnah und medienbruchfrei eingesammelt
  • Hohe User-Akzeptanz durch Excel-nahe Oberfläche
  • Hohe Transparenz im Planungsprozess, da jeder jederzeit in der Planungsphase nachschauen und ggf. noch Korrekturen vornehmen kann.

In der langjährigen Zusammenarbeit mit Saxess Software hat sich ein gutes Modell der Zusammenarbeit eingespielt, die durch einen festgelegten, planerischen Rhythmus bestimmt wird, der angenehm für beide Seiten ist, aber auch durch ein gutes Projektmanagement von Seiten des EJF lebt. Weiterhin lobt das EJF die Reaktionsschnelligkeit, die Fachkompetenz sowie die Lösungsorientiertheit auf Seiten von Saxess Software.

Sie gestalten derzeit noch Ihre Wirtschaftsplanung mit Excel, wünschen sich aber mehr Sicherheit und Schnelligkeit in dem Prozess? Gern stellen wir Ihnen SX DataFactory in einer Webdemo vor.

Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten (Teil 2)

Im ersten Teil unserer Blogartikel-Reihe über die Herausforderungen der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten, haben wir die am häufigsten vorkommenden Anforderungen analysiert und sind auf die Schwierigkeit einer dynamischen Ressourcenplanung eingegangen. Jetzt betrachten wir die wechselnde Zuordnung von Mitarbeitern zu Kostenstellen und schwankende Teilnehmerzahlen.

1.    Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Mitarbeiter mit monatlich wechselnder Kostenstellenaufteilung und dezentrale Planung durch die Teamleiter

In der beruflichen Weiterbildung haben Mitarbeiter generell ein sehr breites Aufgabenfeld und führen demnach mehrere Maßnahmen durch. Diese wechseln zudem noch jede Woche. Das heißt auch die Kostenstellenzuordnung der Mitarbeiter ändert sich, was die Planungsprozesse verkompliziert. Hinzu kommen natürlich noch typische Änderungen in der Lohnberechnung, die ebenfalls einkalkuliert sein sollten. Darüber hinaus ist es auch für das Controlling von Weiterbildungsinstituten wünschenswert, wenn die Teamleiter, auch Profitcenter-Owner genannt, die Planung selbstständig durchführen können. Wird dieses Vorhaben wie so oft mit Excel umgesetzt, finden sich dann unterschiedliche Datei-Versionen im Umlauf und die Zusammenführung der unterschiedlichen Datenquellen kostet wertvolle Zeit und oft auch Genauigkeit in der Endberechnung. Darüber hinaus begleitet einen dauerhaft das Gefühl, dass Formeln hätten herausgelöscht oder verändert werden können, woraufhin eine noch aufwendigere Fehlersuche beginnt.

Lösung:

Das Problem der flexiblen Kostenstellenplanung in der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten löst sich in erster Hinsicht einmal dadurch, dass überhaupt eine Planung auf Kostenstellen möglich ist. Im zweiten Schritt lässt sich die Dynamik nur durch eine tagesaktuelle Datenintegration der Daten aus der Lohnbuchhaltung in das Planungssystem abbilden. Mit einer performanten Schnittstelle, wie unserer SX Integrator für DATEV, lassen sich diese zum Beispiel aus DATEV per Knopfdruck extrahieren und einfach, schon nach Kostenstellen sortiert in die Planungslösung eingespielt. Dann passt sich mit jedem neuen Datenimport auch die Unternehmensplanung dynamisch an. Um Lohnänderungen entsprechend einzuplanen, empfiehlt sich auch die Verwendung eines indizierten Lohnmodells

Das Chaos von ausgetauschten Excel-Listen lässt sich am Besten durch eine datenbankbasierte, aber immer noch Excel-nahe Lösung mit Web-Oberfläche lösen, wie bei unserer SX DataFactory. Dann können Teamleiter die geforderten Planungswerte einfach über den Internet-Browser in einem einheitlichen, festgelegten Format eingeben, ohne Gefahr zu laufen, Formeln zu löschen. Alle erfassten Daten werden zentral in einem Data Warehouse gespeichert. So hat die genutzte Planungslösung immer direkten Zugriff auf die Daten, die gerade benötigt werden. Wenn auch die IST-Daten, die per Schnittstelle aus den ERP oder FIBU-Systemen integriert werden, ebenfalls in diesem Data Warehouse gespeichert werden, lassen sich auch ganz einfach Soll- und Ist-Vergleiche erstellen, um die Unternehmensplanung kontinuierlich nachzuhalten.

2.    Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Unterschiedlichste Teilnehmertypen und schwankende Teilnehmerzahlen

Typischerweise finden sich bei der beruflichen Weiterbildung analog zum breiten Angebotsportfolio auch die unterschiedlichsten Teilnehmertypen. Da fängt die Unterscheidung schon beim Alter an, geht über den Schulabschluss oder bereits erworbene berufliche Kenntnisse bis hin zur Dauer der bewilligten Maßnahme. Ebenso schwanken die Teilnehmerzahlen, und das nicht nur, weil sich einige mehr den weiterbildenden Maßnahmen verpflichtet fühlen als andere. Einige schließen eine Maßnahme vielleicht besonders schnell ab und andere brauchen etwas länger. Wieder andere bekommen einen neuen Job oder die Maßnahme wird vom Leistungsträger nicht mehr länger bewilligt. Auch das bringt Bewegung in die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten.

Lösung:

Auch hier ist es wichtig, erst einmal die Vielfalt der Teilnehmertypen in der Planungslösung abbilden zu können, das heißt, individuell neue Typen in die Planung aufzunehmen, zu erweitern oder löschen zu können. Weiterhin hilft die Erstellung eines Deflationsindex, um die Teilnehmerentwicklung in Tendenzen anzunehmen. Die Berechnung dieses Index speist sich aus den IST-Daten der vorherigen Jahre und kann auch hier bei einheitlicher Datenhaltung im Data Warehouse entsprechend der aktuellen Werte angepasst werden.

Schlussendlich lässt sich sagen, dass die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten durchaus dynamisch durchgeführt werden kann, wenn eine gute Integration der IST-Daten besteht, eine einheitliche Datenhaltung im Data Warehouse und eine Planungslösung eingesetzt wird, die selbst flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassbar ist – auch ohne Programmieraufwand.

Sind Sie ein Weiterbildungsinstitut und haben mit anderen Herausforderungen zu kämpfen? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie unten ein Kommentar schreiben.

Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen (Teil 1)

Berufliche Weiterbildung ist ein weites und kostenintensives Feld, dessen effiziente Bewirtschaftung von einer äußerst flexiblen Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen abhängt. Denn nicht nur die Verteilung von Ressourcen und Mitarbeiter ist äußerst dynamisch, sondern auch die Teilnehmerzahlen sind es. Im Folgenden beschreiben wir die gängisten Anforderungen an sowie die wichtigsten Komplexitätstreiber in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen und zeigen auf, wie sie gelöst werden können.

In der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen dringend benötigt: Transparenz über Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen und verlässliche Dateneingaben

Generell kann über die Anforderungen an die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen gesagt werden, dass sie sich nicht so groß von denen anderer Unternehmen unterscheiden. So werden auch hier lange Planungsprozesse, eine aufwendige und fehleranfällige Dateneingabe sowie -übernahme und sowohl die Intransparenz der Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen als auch die Intransparenz der Ressourcenauslastung des Teams bemängelt.

Besonders werden diese Anforderungen nur im Kontext der doch speziellen Geschäftsprozesse von Weiterbildungseinrichtungen. Dazu gehören z.B. die unterschiedliche Dauer der beruflichen Weiterbildungen (zwischen 2 Tagen und 4 Jahren), die wöchentlich wechselnde, große Bandbreite von eingesetzten Ressourcen oder die vielfältigen Tätigkeitsprofile von Mitarbeitern unter unterschiedlichen Kostenstellen. Hier kommt ordentlich Bewegung in die Wirtschaftsplanung.

Auch unter dem hohen Kostendruck der Leistungsträger, wie z.B. den gesetzlichen Rententrägern, Berufsgenossenschaften sowie Arbeitsagenturen, sind in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen folgende Punkte besonders wichtig:

  • Planung und tagesgenaues Controlling bis auf Produktebene
  • Ausweis der Maßnahmen- und Team-Deckungsbeiträge zum Planungszeitpunkt
  • Möglichkeit zur Bewertung von Szenarien (wie z.B. Preisvariationen oder Angebotsportfolio)
  • Erkennen und Bewerten von Minderauslastungen (Leerkosten)
  • Deutliche Verbesserung von Planungsdauer-, -transparenz und -qualität

Dem stehen oft eine getrennte Erlös- und Kostenplanung auf Teamebene sowie verschiedene Systeme für die Lohnbuchhaltung und die Vertragsverwaltung entgegen, die ein Ins-Verhältnis setzen der relevanten Daten erschwert und damit auch die Berechnung von Szenarien aufwendig macht.

1.    Herausforderung: Flexible Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen mit umfangreichen Maßnahmen und dynamischer Ressourcennutzung

Klassischerweise sind die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung in Weiterbildungseinrichtungen sehr breit aufgestellt und reichen von der kaufmännischen und gewerblich-technischen Ausbildung bis hin zum Rehabilitationsvorbereitungstraining für Personen mit psychischen und/oder sozialen Problemen. Folgende Herausforderungen erwachsen aus diesem Tatsachenbestand:

  • Breite Palette an unterschiedlichen Maßnahmen und Ressourcen
  • Wöchentlich wechselnde Ressourcen pro Maßnahme
  • Aber auch an Teilnehmer gebundene Ressourcen
  • Teilen von Ausbildungsressourcen unter mehreren Teilnehmern, indem Ausbildungsteile konsolidiert werden
  • Ressourcen mit Folgeressourcen z.B. Raum mit PCs, Maschinen und Lizenzen

Lösung:

Aufgrund der breiten Produktpalette ist eine äußerst detaillierte Erfassung dieser für die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen unablässig. Doch die Produktpalette und damit die angebotenen Maßnahmen sind bei jeder Einrichtung sehr individuell zusammengestellt, weshalb hier nur eine Planungslösung unterstützen kann, die einen hohen Detaillierungsgrad aber auch viele Individualisierungsmöglichkeiten zulässt. So muss sowohl eine flexible Gruppierung von Ressourcen sowie eine kurzzeitige oder wöchentliche Maßnahmenplanung möglich als auch bestimmte Abhängigkeiten definierbar sein. Dann lässt sich auch sehr einfach eine Verrechnungspreisermittlung von solchen Ressourcengruppen verwirklichen.

Lesen Sie hier den 2. Teil des Artikels->

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