Im ersten Teil unserer Blogartikel-Reihe über die Herausforderungen der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten, haben wir die am häufigsten vorkommenden Anforderungen analysiert und sind auf die Schwierigkeit einer dynamischen Ressourcenplanung eingegangen. Jetzt betrachten wir die wechselnde Zuordnung von Mitarbeitern zu Kostenstellen und schwankende Teilnehmerzahlen.

1. Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Mitarbeiter mit monatlich wechselnder Kostenstellenaufteilung und dezentrale Planung durch die Teamleiter

In der beruflichen Weiterbildung haben Mitarbeiter generell ein sehr breites Aufgabenfeld und führen demnach mehrere Maßnahmen durch. Diese wechseln zudem noch jede Woche. Das heißt auch die Kostenstellenzuordnung der Mitarbeiter ändert sich, was die Planungsprozesse verkompliziert. Hinzu kommen natürlich noch typische Änderungen in der Lohnberechnung, die ebenfalls einkalkuliert sein sollten. Darüber hinaus ist es auch für das Controlling von Weiterbildungsinstituten wünschenswert, wenn die Teamleiter, auch Profitcenter-Owner genannt, die Planung selbstständig durchführen können. Wird dieses Vorhaben wie so oft mit Excel umgesetzt, finden sich dann unterschiedliche Datei-Versionen im Umlauf und die Zusammenführung der unterschiedlichen Datenquellen kostet wertvolle Zeit und oft auch Genauigkeit in der Endberechnung. Darüber hinaus begleitet einen dauerhaft das Gefühl, dass Formeln hätten herausgelöscht oder verändert werden können, woraufhin eine noch aufwendigere Fehlersuche beginnt.

Lösung:

Das Problem der flexiblen Kostenstellenplanung in der Unternehmensplanung bei den Weiterbildungsinstituten löst sich in erster Hinsicht einmal dadurch, dass überhaupt eine Planung auf Kostenstellen möglich ist. Im zweiten Schritt lässt sich die Dynamik nur durch eine tagesaktuelle Datenintegration der Daten aus der Lohnbuchhaltung in das Planungssystem abbilden. Mit einer performanten Schnittstelle, wie OCT für DATEV, lassen sich diese zum Beispiel aus DATEV per Knopfdruck extrahieren und einfach, schon nach Kostenstellen sortiert in die Planungslösung eingespielt. Dann passt sich mit jedem neuen Datenimport auch die Unternehmensplanung dynamisch an. Um Lohnänderungen entsprechend einzuplanen, empfiehlt sich auch die Verwendung eines indizierten Lohnmodells

Das Chaos von ausgetauschten Excel-Listen lässt sich am Besten durch eine datenbankbasierte, aber immer noch Excel-nahe Lösung mit Web-Oberfläche lösen, wie bei OCT. Dann können Teamleiter die geforderten Planungswerte einfach über den Internet-Browser in einem einheitlichen, festgelegten Format eingeben, ohne Gefahr zu laufen, Formeln zu löschen. Alle erfassten Daten werden zentral in einem Data Warehouse gespeichert. So hat die genutzte Planungslösung immer direkten Zugriff auf die Daten, die gerade benötigt werden. Wenn auch die IST-Daten, die per Schnittstelle aus den ERP oder FIBU-Systemen integriert werden, ebenfalls in diesem Data Warehouse gespeichert werden, lassen sich auch ganz einfach Soll- und Ist-Vergleiche erstellen, um die Unternehmensplanung kontinuierlich nachzuhalten.

2. Herausforderung der Unternehmensplanung bei Weiterbildungsinstituten: Unterschiedlichste Teilnehmertypen und schwankende Teilnehmerzahlen

Typischerweise finden sich bei der beruflichen Weiterbildung analog zum breiten Angebotsportfolio auch die unterschiedlichsten Teilnehmertypen. Da fängt die Unterscheidung schon beim Alter an, geht über den Schulabschluss oder bereits erworbene berufliche Kenntnisse bis hin zur Dauer der bewilligten Maßnahme. Ebenso schwanken die Teilnehmerzahlen, und das nicht nur, weil sich einige mehr den weiterbildenden Maßnahmen verpflichtet fühlen als andere. Einige schließen eine Maßnahme vielleicht besonders schnell ab und andere brauchen etwas länger. Wieder andere bekommen einen neuen Job oder die Maßnahme wird vom Leistungsträger nicht mehr länger bewilligt. Auch das bringt Bewegung in die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten.

Lösung:

Auch hier ist es wichtig, erst einmal die Vielfalt der Teilnehmertypen in der Planungslösung abbilden zu können, das heißt, individuell neue Typen in die Planung aufzunehmen, zu erweitern oder löschen zu können. Weiterhin hilft die Erstellung eines Deflationsindex, um die Teilnehmerentwicklung in Tendenzen anzunehmen. Die Berechnung dieses Index speist sich aus den IST-Daten der vorherigen Jahre und kann auch hier bei einheitlicher Datenhaltung im Data Warehouse entsprechend der aktuellen Werte angepasst werden.

Schlussendlich lässt sich sagen, dass die Unternehmensplanung von Weiterbildungsinstituten durchaus dynamisch durchgeführt werden kann, wenn eine gute Integration der IST-Daten besteht, eine einheitliche Datenhaltung im Data Warehouse und eine Planungslösung eingesetzt wird, die selbst flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassbar ist – auch ohne Programmieraufwand.

Sind Sie ein Weiterbildungsinstitut und haben mit anderen Herausforderungen zu kämpfen? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie unten ein Kommentar schreiben.