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Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen (Teil 1)

Bei der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen müssen einige noch auf die Schulbank

Wechselnde Ressourcen, Mitarbeiter und Teilnehmer: Herausforderungen der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen (Teil 1)

Berufliche Weiterbildung ist ein weites und kostenintensives Feld, dessen effiziente Bewirtschaftung von einer äußerst flexiblen Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen abhängt. Denn nicht nur die Verteilung von Ressourcen und Mitarbeiter ist äußerst dynamisch, sondern auch die Teilnehmerzahlen sind es. Im Folgenden beschreiben wir die gängisten Anforderungen an sowie die wichtigsten Komplexitätstreiber in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen und zeigen auf, wie sie gelöst werden können.

In der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen dringend benötigt: Transparenz über Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen und verlässliche Dateneingaben

Generell kann über die Anforderungen an die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen gesagt werden, dass sie sich nicht so groß von denen anderer Unternehmen unterscheiden. So werden auch hier lange Planungsprozesse, eine aufwendige und fehleranfällige Dateneingabe sowie -übernahme und sowohl die Intransparenz der Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen als auch die Intransparenz der Ressourcenauslastung des Teams bemängelt.

Besonders werden diese Anforderungen nur im Kontext der doch speziellen Geschäftsprozesse von Weiterbildungseinrichtungen. Dazu gehören z.B. die unterschiedliche Dauer der beruflichen Weiterbildungen (zwischen 2 Tagen und 4 Jahren), die wöchentlich wechselnde, große Bandbreite von eingesetzten Ressourcen oder die vielfältigen Tätigkeitsprofile von Mitarbeitern unter unterschiedlichen Kostenstellen. Hier kommt ordentlich Bewegung in die Wirtschaftsplanung.

Auch unter dem hohen Kostendruck der Leistungsträger, wie z.B. den gesetzlichen Rententrägern, Berufsgenossenschaften sowie Arbeitsagenturen, sind in der Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen folgende Punkte besonders wichtig:

  • Planung und tagesgenaues Controlling bis auf Produktebene
  • Ausweis der Maßnahmen- und Team-Deckungsbeiträge zum Planungszeitpunkt
  • Möglichkeit zur Bewertung von Szenarien (wie z.B. Preisvariationen oder Angebotsportfolio)
  • Erkennen und Bewerten von Minderauslastungen (Leerkosten)
  • Deutliche Verbesserung von Planungsdauer-, -transparenz und -qualität

Dem stehen oft eine getrennte Erlös- und Kostenplanung auf Teamebene sowie verschiedene Systeme für die Lohnbuchhaltung und die Vertragsverwaltung entgegen, die ein Ins-Verhältnis setzen der relevanten Daten erschwert und damit auch die Berechnung von Szenarien aufwendig macht.

1.    Herausforderung: Flexible Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen mit umfangreichen Maßnahmen und dynamischer Ressourcennutzung

Klassischerweise sind die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung in Weiterbildungseinrichtungen sehr breit aufgestellt und reichen von der kaufmännischen und gewerblich-technischen Ausbildung bis hin zum Rehabilitationsvorbereitungstraining für Personen mit psychischen und/oder sozialen Problemen. Folgende Herausforderungen erwachsen aus diesem Tatsachenbestand:

  • Breite Palette an unterschiedlichen Maßnahmen und Ressourcen
  • Wöchentlich wechselnde Ressourcen pro Maßnahme
  • Aber auch an Teilnehmer gebundene Ressourcen
  • Teilen von Ausbildungsressourcen unter mehreren Teilnehmern, indem Ausbildungsteile konsolidiert werden
  • Ressourcen mit Folgeressourcen z.B. Raum mit PCs, Maschinen und Lizenzen

Lösung:

Aufgrund der breiten Produktpalette ist eine äußerst detaillierte Erfassung dieser für die Wirtschaftsplanung bei den Weiterbildungseinrichtungen unablässig. Doch die Produktpalette und damit die angebotenen Maßnahmen sind bei jeder Einrichtung sehr individuell zusammengestellt, weshalb hier nur eine Planungslösung unterstützen kann, die einen hohen Detaillierungsgrad aber auch viele Individualisierungsmöglichkeiten zulässt. So muss sowohl eine flexible Gruppierung von Ressourcen sowie eine kurzzeitige oder wöchentliche Maßnahmenplanung möglich als auch bestimmte Abhängigkeiten definierbar sein. Dann lässt sich auch sehr einfach eine Verrechnungspreisermittlung von solchen Ressourcengruppen verwirklichen.

Lesen Sie hier den 2. Teil des Artikels->

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