Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften in unterschiedlichen Ländern ist die permanente Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung ein erheblicher Zeitaufwand. Gerade im Bereich der Abgrenzungsbuchungen, die oft mit Zusatzjournalen in den ausländischen Gesellschaften erfasst werden, bedeuten die wechselnden Kurse einige Betragsdifferenzen, die sich negativ in der Bilanzerstellung oder GuV-Erstellung auswirken können. Besonders bei Quartalsberichten steigt der Arbeitsaufwand bei der Anpassung von Wechselkursen in Zusatzjournalen. Wir zeigen zwei Möglichkeiten, wie diese Hürde genommen werden kann.
1. Möglichkeit der Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GUV-Erstellung: Formular zur monatlichen Schlusskurs- sowie Durchschnittskurserfassung und Übertragung in eine Umrechnungstabelle für die Anpassung der Zusatzjournale
Die erste Möglichkeit der halbwegs automatischen und damit aktuellen Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung lässt sich durch ein Formular zur monatlichen Schlusskurs- und Durchschnittskurserfassung in der eigenen Finanzplanungs- oder Controllinglösung lösen. In unserem Fall war das Corporate Planner. Wenn also die ausländischen Gesellschaften die Zusatzjournale in der Heimatwährung erfassen, in unserem Fall in unserer Detailplanungssoftware SX DataFactory, dann wird monatlich der Schlusskurs und der errechnete Durchschnittskurs in das Formular von Corporate Planner eingepflegt. Dabei wird der Schlusskurs für die Bilanzkonten und der Durchschnittskurs für die GuV-Konten benötigt. Dann können die Daten per Skript von dem Formular in eine Umrechnungstabelle von SX DataFactory übertragen werden. Durch eine integrierte Funktion rechnet diese die dort angelegten Zusatzbuchungsjournale automatisch um.
Denkbar wären in diesem Szenario auch ein Kursvortrag und eine Vorprognose der Kursentwicklung aufgrund von Kalkulationen der bereits eingetragenen Werte.
Doch auch hier ist noch etwas manuelle Arbeit notwendig, wenn der Schlusskurs erst recherchiert und der monatliche Durchschnittskurs aus den Tageskursen errechnet werden muss – ohne Frage zeitaufwendig und fehleranfällig. Dies kann mit unserer zweiten Möglichkeit noch weiter verbessert werden.
2. Möglichkeit der Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung: Tagesaktuelle Wechselkurse aus dem Web mit Power Query einbinden und Zusatzjournalwerte automatisch anpassen
Bei dieser zweiten Möglichkeit ist ein bisschen technisches Geschick gefragt, aber mit der genauen Anleitung von Robert Lochner von Linearis auf seinem Blog – von dem auch wir uns haben leiten lassen – dürfte die Einrichtung auch für Laien kein Hexenwerk sein.
Grundsätzlich werden bei dieser Methode die Wechselkurse tagesaktuell von der Website der Europäischen Zentralbank per XML-Feed von PowerQuery in Excel oder in unsere Excel-nahe SX DataFactory übertragen. Dabei muss nach der Auswahl aller Felder des XML-Feeds im Power Query Editor die intuitive Listenform in die Felder Datum und Wert mit Dezimalzahl transformiert werden. Bis auf die Textfelder mit den Währungsbezeichnungen können alle anderen Spalten entfernt werden. Danach ist es möglich, sich die Werte in eine Exceltabelle oder auch zusätzlich in ein PowerPivot Datenmodell zu laden und anzeigen zu lassen. Eine Aktualisierung der Wechselkurse findet dann mit dem Befehl „Aktualisieren“ statt.
Wer noch eine visuelle Aufbereitung der Wechselkurse benötigt, behilft sich einfach mit einer Pivot-Tabelle mit einem PivotChart, welches die Kurse auf Tagesbasis visualisiert.
Eine detaillierte Anleitung der Anbindung des XML-Feeds der Europäischen Zentralbank finden Sie auf dem Blog von Linearis.
Haben Sie mithilfe von Power Query schon einmal Ihren Controller-Alltag erleichtert? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.