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DasBundesteilhabegesetz (BTHG) macht detailliertes Vertragsmanagement durch Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen nötig

Getrennte Wohn- und Betreuungsverträge nach Bundesteilhabegesetz (BTHG) machen detailliertes Vertragsmanagement für Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen nötig

Zur Stärkung der Teilhabe von Menschen mit Behinderung müssen laut Bundesteilhabegesetz (BTHG) ab 2020 getrennte Wohn- und Betreuungsverträge mit Leistungserbringern vereinbart werden. Dies erfordert im selben Atemzug ein detaillierteres Vertragsmanagement bei Lebens- und Behindertenhilfen. Warum und wie Sie dieses am besten aufsetzen, erfahren Sie hier.

Das Bundesteilhabegesetz (BHTG) hat es sich zur Aufgabe gemacht die Inklusion in und damit auch die Teilhabe von Menschen mit Behinderungen an der Gesellschaft zu fördern. Teilhabe heißt dabei sowohl mehr Vielfalt, um Leistungen nach individuellen Bedürfnissen der Leistungsberechtigten zu erbringen als auch mehr Entscheidungsfreiheit diese in Anspruch zu nehmen. Doch gerade beim Thema Mietverträge wird klar, dass dies ab 2020 ein detaillierteres Vertragsmanagement auf Seiten der Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen erfordern wird. Denn was Menschen mit Behinderung an Unterstützungsleistung benötigen, hängt nicht länger vom Ort ab und der Leistungserbringer wird ab da an auch Vermieter oder sogar Verkäufer von Lebensmitteln sein. Damit dieser Zusatzaufwand auch entsprechend bei dem Leistungsträger abgerechnet werden kann, müssen Leistungserbringer ihn auch detailliert anhand der geschlossenen Verträge nachweisen.

Flexibles und genaues Vertragsmanagement für Leistungserbringer notwendig durch separate Wohn- und Betreuungsverträge für eine selbstbestimmtere Lebensführung nach Bundesteilhabegesetz (BTHG)

Im Zuge des Bundesteilhabegesetztes (BTHG) wurde auch das Eingliederungsrecht reformiert. Dessen Leistungen werden jetzt nicht mehr durch das SGB XII, dem Recht der Sozialhilfe,  geregelt sondern als „Besondere Leistungen zur selbstbestimmten Lebensführung für Menschen mit Behinderungen“ in das SGB IX aufgenommen. Auch für Menschen, die in Einrichtungen von Trägern der Eingliederungshilfe leben, gilt daher eine zukünftige Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen. Das heißt konkret sie schließen mit dem Leistungserbringer zukünftig 2 Verträge ab: einen Mietvertrag und einen Vertrag über die Eingliederungsleistungen, die in Anspruch genommen werden. Dies erfordert natürlich auf Seiten der Leistungserbringer, gerade im stationären Bereich, ein viel detaillierteres Vertragsmanagement von Mietverträgen pro Bewohner als es vorher der Fall war.

Um bei der Abrechnung mit den Leistungsträgern die Kalkulation der Gesamtkosten zur Wohnraumüberlassung so genau wie möglich nachzuweisen und idealerweise erstattet zu bekommen, ist nicht nur eine genaue Auflistung der Vertragsdetails wie z.B. Nettokaltmiete, Wohnraumgröße, Heizkosten oder Möbelierung wichtig, wie sie der Leistungsempfänger nutzt, sondern auch eine prozentuale Umlage der Gesamtkosten von Gemeinschaftsflächen und Fachflächen, die er in Anspruch genommen hat. Grundlage für die Leistungen zur Unterkunft und Heizung soll durch das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) geregelt werden. Der Leistungsempfänger erhält diese Leistungen zur Existenssicherung v.a. SGB XII 4. Kapitel vom SHB XII-Träger ausgezahlt, die er dann an den Leistungserbringer zahlt. Das macht nicht nur ein genaueres Vertragsmanagement von Mietverträgen für Lebens- und Behindertenhilfen nötig, sondern auch eine Kontrolle der Offenen Posten und konsequenterweise ein Forderungsmanagement.

Angemessene Wohnkosten nach Bundesteilhabegesetz (BTHG): Detailliertes Vertragsmanagement garantiert 25%-Zuschlag vom Leistungsträger bei Überschreitungen der Angemessenheitsgrenze

Erster Diskussionspunkt war bei diesem Thema zurecht die angemessenen Wohnkosten nach dem Bundesteilhabegesetz (BTHG). Denn wenn im Zuge der Umstellung ganzer EGH-Wohnheime auf private Wohnungsmietverhältnisse auch eine Berücksichtigung der Mietspiegel nicht ausbleibt, müssen demzufolge auch die Vergütungsstrukturen der Leistungsträger dieses aber genauso gut Mietausfälle oder Instandhaltungs- und Umbaukosten mitberücksichtigen. Einerseits werden also die angemessenen Wohnkosten einmal an der durchschnittlichen Warmmiete im Zuständigkeitsbereich des SHB XII-Träger festgemacht und andererseits aber ein großzügiger Puffer eingebaut, sollte dieser Betrag durch bestimmte Kosten überschritten werden. Eine Überschreitung der angemessenen Miete bis maximal 25% wird ebenfalls noch übernommen – wenn diese Kosten mietvertraglich fixiert und gesondert nachgewiesen werden. Dies können Zuschläge für Möblierung, Wohn- und Wohnnebenkosten, die im Verhältnis zu vergleichbaren Wohnformen angemessen sind, Haushaltsstrom, Instandhaltung der Mieträume sowie der Ausstattung mit Haushaltsgroßgeräten und Gebühren für Telefon, Rundfunk, Fernsehen und Internet. Hier gibt es dazu einen guten Überblick.

Auch hier wird deutlich, dass vertragsgebundene Kosten im Zuge des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) durch Leistungserbringer durch ein detailiertes aber auch flexibles Vertragsmanagement nicht nur von Mietverträgen, sondern auch von anderen Verträgen, nachgewiesen werden müssen, um diese Kosten erstattet zu bekommen.

Am schnellsten nur in Excel: Flexibles Vertragsmanagement von Mietverträgen für Leistungserbringer wie Lebens- und Behindertenhilfen

Falls Leistungserbringern wie Lebens- und Behindertenhilfen noch kein geeignetes Tool für das Vertragsmanagement verwenden, dann sollte man im Hinblick auf die vom Bundesteilhabegesetz (BTHG) festgelegte, nahende Deadline 01.01.2020 sich schon jetzt Gedanken machen, wie nach der Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen die neuen Mietverträge mit den Leistungsempfängern in Zukunft verwaltet werden sollen.

Die erste Wahl wären da natürlich Boardmittel wie z.B. Excel, worin die neuen Mietverträge mit ihren Vertragsdetails schnell angelegt und die Struktur auch flexibel anzupassen ist – falls doch einmal mehr oder weniger Informationen im Vertragsmanagement benötigt werden. Ebenso können schnell und unkompliziert Auswertungen erstellt werden. Doch sobald vielleicht mehrere Einrichtungen ihre eigenen Excel-Listen mit Mietverträgen pflegen und dann aber eine gesammelte Auswertung der Daten stattfinden soll, geht das Chaos oft los. Dabei wird oft viel Zeit aufgewendet die verschiedenen Excel-Listen zu konsolidieren. Für ein jährliches oder halbjährliches Reporting mag das noch verkraftbar sein. Doch sobald ein kontinuierliches Reporting mit Datenaktualisierungen pro Quartal oder Monat stattfinden soll, wird der Aufwand unzumutbar.

Um dem Aufwand der Excel-Listen-Konsolidierung entgegenzuwirken, wird dann oft nur eine Excel-Liste von mehreren Einrichtungen verwendet und hin- und hergeschickt. Doch auch hier gibt es die Gefahr, dass eine Einrichtung eine andere Excel-Version benutzt und schon das gut durchdachte Layout des Vertragsmanagements dahin ist oder Berechnungsformeln unbedacht herausgelöscht werden. Ebenso muss bedacht werden, dass bei mehreren 100 Verträgen mit vielen Details viele Daten zusammenkommen und eine Excel-Liste keine sichere Datenhaltungsmethode darstellt.

Bundesteilhabegesetz (BTHG) steigert auch den Bedarf an Datenintegration – nicht nur für das Vertragsmanagement

Für alle, die die Flexibilität und die einfache Bedienung von Excel schätzen, aber ihre Vertragsdaten sicher und zentral gespeichert wissen wollen, um darauf aktuelle Auswertungen zu fahren, den möchten wir einmal unsere SX DataFactory Solution Vertragsverwaltung ans Herz legen. Neben einer Excel-nahen Oberfläche aber auch einem Webclient für das einfache dezentrale Verwalten von Mietverträgen, werden hier die Daten sicher in einem Data Warehouse gespeichert. Durch unsere Integrationskompetenz und mehr als über 100 Standardschnittstellen zu den gängisten ERP Systemen, ermöglichen wir es zudem mit dem SX Integrator die IST-Daten zu einzelnen Posten der Mietabrechnungen oder Offene Posten bei Mietausständen ebenfalls dort zu integrieren.

Sie können deshalb jederzeit umfassende Auswertungen mit Ist- und Plan-Daten entweder ebenfalls im Webclient mit Power Pivot-Tabellen oder in jedem anderen Auswertungstool erstellen. Aufgrund seiner flexiblen, leicht anpassbaren Struktur ist SX DataFactory für alle noch kommenden Änderungen durch das Bundesteilhabegesetz gewappnet und kann auch individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus wird auch das Thema Datenintegration im Kontext des vom Bundesteilhabegesetz (BTHG) geforderten Wirkungscontrolling immer essentieller.

Sie suchen im Zuge der durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG) beschlossenen Trennung von Wohn- und Betreuungsverträgen eine flexible Lösung für das zukünftige Vertragsmanagement? Wir zeigen Ihnen die SX DataFactory Solution Vertragsmanagement gerne in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns dafür einfach!

Aufzeichnung Webinar „Effizientes & detailliertes Vertragsmanagement mit SX DataFactory“ ist online

Datum: Freitag, den 02.03.2018

In diesem Webinar zeigt Gerd Tautenhahn, Geschäftsführer der Saxess Software GmbH, wie wichtig das Vertragsmanagement für die Kostenplanung eines Unternehmens ist und wie einfach sie mit der excel-nahen Vertragsverwaltungslösung SX DataFactory umzusetzen ist.

IFRS 16 Leases stellt Vertragsmanagement-Software auf die Probe

Leasingverträge nach IFRS 16 richtig managen: Das muss Ihre Leasingvertragsmanagement-Software können (Teil 2)

Im ersten Teil unserer Artikel-Reihe zum neu beschlossenen Rechnungslegungsstandard zur Leasingbilanzierung, IFRS 16 „Leases“ haben wir bereits aufgezeigt, wie wichtig der Detailierungsgrad und die Vielseitigkeit Ihrer Leasingvertragsmanagement-Software sein sollte, um Sie bei der Erfüllung der neuen Richtlinien entsprechend zu unterstützen. Hier folgen zwei weitere, wichtige Kriterien.

3.      Die intelligente Leasingvertragsmanagement-Software: Von Abhängigkeiten über Erinnerungsfunktion bis zur richtigen tabellarischen Darstellung

Die detailreichste Auflistung von Leasingverträgen nützt Ihnen nichts, wenn sie nicht den Kriterien und Logiken für eine Bilanzpflichtigkeit unterworfen sind, um Ihr Leasingvertragsmanagement auch wirklich IFRS 16 konform zu machen. Neben einer Pflege der Kriterien selbst, sollten auch die Abhängigkeiten und Zuordnungen hinterlegt werden können, damit eine automatische Zuordnung der bilanzpflichtigen Leasingverträge in die tabellarische Bilanzdarstellung möglich wird. Sollte dann zum Beispiel die Vertragslaufzeit eines Leasingvertrages auf unter 12 Monate verkürzt werden, könnte automatisch die Anwendung des RoU-Ansatzes ausgesetzt und der Leasingvertrag nicht mehr in der Bilanz aufgeführt werden.

Um nicht nur das Leasingvertragsmanagement effizienter zu gestalten, sondern auch Kündigungsfristen von Miet-, Nebenkosten-, IT- und Telekommunikationsverträgen fristgerecht wahrzunehmen, wenn ein Dienst nicht mehr benötigt wird, bietet sich eine automatische Erinnerungsfunktion an. Anhand der erfassten Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen läuft die Zeitmessung ganz automatisch und hält Sie immer auf den Laufenden, wann Sie Ihre Verträge kündigen und somit unnötige Kosten vermeiden können.

Ebenso hilfreich ist die automatische tabellarische Auflistung der bilanzpflichtigen Leasingverträge in der Bilanz selbst als Unterposten oder in einem Anhang. Dann erspart man sich das einzelne, fehlerhafte Übertragen der einzelnen Positionen in das Controlling-Tool mit dem die Bilanz erstellt wird und auch kurzfristige Änderungen von Vertragsdetails werden sofort in die Auflistung übernommen, sodass der Pflegeaufwand für das Leasingvertragsmanagement geringgehalten wird. Im Anhang müssen unter anderem folgende Informationen tabellarisch aufgeführt werden:

  • potentielle, künftige Mittelabflüsse (z.B. aus variablen Leasingzahlungen)
  • Kündigungs- und Verlängerungsoptionen
  • Restriktionen und Covenants, die in Leasingverhältnissen begründet sind
  • Art der Leasingverhältnisse
  • Sales-and-Lease-back-Transaktionen

4.      Die performante Leasingvertragsmanagement-Software: Wo Sie mit Excel scheitern

Die wichtigste Fähigkeit, die eine Leasingvertragsmanagement-Software mitbringen sollte, wenn es um das Verwalten von Leasingverträgen nach IFRS 16 geht, ist natürlich eine Kalkulation- und Rechenfunktion. Denn nicht nur die Auflistung der Leasingverträge in der Bilanz ist für den neuen Rechnungslegungsstard wichtig, sondern natürlich auch seine monetäre Auswirkung im Hinblick auf wichtige Unternehmenskennzahlen wie EBIT und EBITDA sowie die Eigenkapitalquote. So sollen Unternehmensbilanzen zukünftig transparenter und vergleichbarer werden.

Wer bis jetzt glaubt, er wäre hier mit Excel ausreichend gut bedient, der merke nun auf. Es geht hier nicht nur um einfache Berechnungen. Gerade bei der erstmaligen Bewertung der Leasingverbindlichkeit müssen folgende Berechnungen beachtet werden:

  • Höhe der Leasingverbindlichkeit entspricht dem Barwert der künftigen Leasingzahlung
  • Deren Bestandteile sind die Summe aller fixen Leasingzahlungen abzüglich z.B. Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss (auch lease incentives genannt).
  • Hinzurechnung aller indexbasierten, variablen Leasingzahlungen, wobei der Indexstand zu Beginn des Leasingverhältnisses für die Bewertung ausschlaggebend ist.
  • Berücksichtigung erwarteter Zahlungen, die bei Restwertgarantien zu leisten sind
  • Berücksichtigung variabler Zahlungen, die aber wirtschaftlich betrachtet fixe Zahlungen darstellen
  • Einbezug von Kaufpreisoptionen, sofern die Optionsausübung hinreichend sicher ist
  • Einbezug von vertraglich vereinbarten Entschädigungszahlungen bei vorzeitiger Vertragsbeendigung
  • Nichteinbezug von variablen Leasingzahlungen, die vom Umsatz abhängig sind (erst wenn sie anfallen)
  • Ermittlung des Barwertes durch den Zinssatz
  • U.v.m.

Die Menge der zu verarbeitenden Daten könnte in Excel bereits Probleme in Sachen Performance und Genauigkeit bereiten. Eine Leasingvertragsmanagement-Software, die mit einem performanten Data Warehouse im Hintergrund arbeitet, wo alle Leasingvertragsdaten standardisiert erfasst sind, könnte diese Probleme im Handumdrehen lösen.

Lesen Sie hier den 3. Teil unserer Artikel-Serie->
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