Nun ist der Leasing IFRS 16 Standard seit einem Jahr in Kraft und alle betroffenen Unternehmen müssten eine Lösung gefunden haben, um ihre bewertungsrelevanten Leasingverträge zu berechnen und in der Bilanz aufzuführen. Doch Vertragsdetails können sich ändern und somit die Leasing IFRS 16 Folgebewertung. Ist Ihre Lösung fit genug dafür?

Nach dem Stress der Einführung einer Lösung für das Leasingvertragsmanagement nach dem neuen IFRS 16 Standard in 2018 und 2019, wähnen sich viele Firmen in sicherem Fahrwasser – besonders wenn die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Wirtschaftsprüfer ohne schwerwiegende Rüge ausfiel. Doch wirklich aufatmen können Unternehmen bezüglich Leasing IFRS 16 nur, wenn sich die Details ihrer Leasingverträge niemals ändern. Dann gilt die Erstbewertung auf Vertragslebenslaufzeit. Doch wo ist das schon der Fall? Wenn sich auch nur der Zinssatz oder die Rate einer ihrer Leasingverträge ändert, muss dieser unter diesen Gesichtspunkten neubewertet und damit Operating und Finance Lease neu berechnet werden. Diese Leasing IFRS 16 Folgebewertung ist nicht nur vom Datenvolumen eine schwer zu bewältigende Aufgabe für das Excel-Vertragsmanagement, sondern kann auch in gestandenen IFRS 16-Tools zu vermehrtem Aufwand führen.

Änderungen in Leasingverträgen bemerken & verwalten: Datenintegration von Vertragsdetails hilft bei der Leasing IFRS 16 Folgebewertung jenseits eines Excel-Vertragsmanagements

Egal mit welcher Lösung das Vertragsmanagement nach Leasing IFRS 16 umgesetzt wurde, es liegt klassischerweise in zwei oder mehr Abteilungen. Das sind nämlich die Verwaltung und das Controlling oder die Bilanzbuchhaltung. Die, die eine IFRS 16 Folgebewertung vornehmen müssen, wissen oft nichts von einer Zinsänderung oder einer Anpassung der Leasingrate. Die hat vielleicht nur die Verwaltung zur Kenntnis genommen, aber nicht weitergeleitet. Diese Diskrepanz tritt natürlich häufiger auf, wenn es bereits ein Vertragsverwaltungstool gibt, aber die IFRS 16-Berechnungen außerhalb davon oder von einem IFRS 16-Tool durchgeführt werden. Mithilfe von Datenintegration per Schnittstelle könnte die Leasing IFRS 16 Folgebewertung automatisiert angestoßen werden, sofern die Vertragsdaten nächtlich exportiert werden und die IFRS 16-Lösung eine Änderung der Vertragswerte registriert.

Was beim Excel-Vertragsmanagement mit 20 Verträgen vielleicht noch mit manuellem Aufwand neuberechnet werden kann, führt bei einer größeren Anzahl von Leasingverträgen und vielen Vertragsänderungen zu einem großen Zeitverlust und erhöht die Fehleranfälligkeit. Hier sollte sich nach einer professionellen und wirtschaftsgeprüften IFRS 16-Lösung umgeschaut werden, die im besten Fall eine flexible Schnittstelle zum automatisierten Import der Vertragsdaten gleich mitliefert. Denn auch das manuelle Übertragen von Vertragsänderungen aus der Vertragsmanagement-Lösung in die IFRS 16-Lösung ist nicht wirklich zu empfehlen.

Neubewertung & Historisierung monatlich pro Vertrag: Was eine Leasing IFRS 16 Folgebewertung bei hohem Detailgrad des Vertragsmanagements außer Datenmengen bringt

In der Hast der Einführung eines IFRS 16-gerechten Vertragsmanagements und aufgrund fehlender Erfahrungswerte mit dem neuen Bilanzierungsstandard, predigten viele erst einmal Einfachheit in der Umsetzung und setzten diese sicher auch in einigen IFRS 16-Lösungen um. Nun kann es sein, dass einzelne Vertragsdetails gar nicht direkt am Vertrag geändert werden können, sondern vielleicht nur global im Vertragsportfolio. Ebenso ist es möglich, dass Zinsen nicht nach Laufzeiten gestaffelt anpassbar sind oder die Leasingrate sich nur pro Laufzeit ändern lässt, aber nicht innerhalb dieser. Noch aufwendiger wird es, wenn jede Zahlung einzeln angelegt werden muss oder mehrere Währungen ins Spiel kommen.

Doch genau diese Details können im Zuge eines kostenbewussten und gesteuerten Leasingvertragsmanagements entscheidend sein. Vielleicht sollen Leasingverträge z.B. für Schiffe nur abgeschlossen werden, wenn diese auch wirklich etwas zu transportieren haben oder vielleicht wählen sie gern zwischen verschiedenen Anbietern den günstigsten Zins. Doch dafür muss ihre Leasingvertragsmanagement-Lösung mit IFRS 16-Bewertung nicht nur flexibel genug sein, um diese Detailgrade zu erfüllen, sondern dabei auch bedienungsfreundlich. Denn nach der 4. Untermaske hat niemand mehr Lust noch etwas auszufüllen.

Natürlich sorgt dieser Ansatz im Zuge der Leasing IFRS 16 Folgebewertung zu größeren Datenmengen, die vor allem durch eine notwendige Historisierung zustande kommt. Wenn sich der Zinssatz ändert und sie deswegen eine Neubewertung ihrer Leasingverträge vornehmen müssen, dann sollte trotzdem transparent bleiben, wie sie die Berechnung in der Vergangenheit getätigt haben. Dass hier aufgrund größerer Datenmengen ein Excel-Vertragsmanagement in die Knie gehen muss, ist selbstverständlich. Doch das muss kein Grund sein, das IFRS 16 Leasingvertragsmanagement nicht auch aktiver zu seinem Vorteil zu nutzen, wenn es denn dazu dient Leasingverträge regelmäßig zu kontrollieren, neu zu bewerten und zu historisieren. In einem leistungsstarken System können Sie somit auch Szenario-Rechnungen tätigen, die helfen, im Leasingvertragsmanagement die richtigen, kostenbewussten Entscheidungen zu treffen.